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請求書には送付状が必要な訳は?記載内容・テンプレートを紹介

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最終更新日: 2019年03月19日

「請求書を送る時に送付状って必要だったかな?」

個人事業主やフリーランスになったら、請求書の作成から発送まですべて自分で行う必要があります。特にはじめて取引した相手に対しては、請求時にミスや失礼がないようにしたいもの。

今回は、請求書に添付する送付状について、なぜ必要なのか、何を記載すればよいのかを解説します。記事の後半には請求書テンプレートも添付しましたので、ぜひご活用ください。

請求書を郵送するなら送付状を付けよう

請求書を送る男性
請求書には送付状を付けた方がいいの?

請求書を郵送する際には、送付状(送り状)をつけた方が丁寧です。送付状を作成する手間は掛かりますが、それ以上に、送付物にミスがないことを確認できるなどのメリットもあります。まずは、送り状を添える目的や、請求書送付時になぜ送り状を添付するのかを説明します。

送付状(送り状・添え状)とは?目的は?

送付状とは、郵便物やFAXを送る際に添える書状で、送り状や添え状とも呼ばれます。送付状をつける一番の目的は送付するものに間違いがないか確認するためで、送付物の内容やその数量を明記して添えるのが一般的です。

また、送付物について追加の説明や補足が必要な場合にも使用されます。最近のビジネスシーンでは、相手に丁寧な印象を与えることもあり、郵便物やFAXを送る場合には必ず送付状をつけることが習慣となっています。

請求書には送付状を付けた方がミスを防げる

請求書に送付状をつけることで、請求作業で起きうるミスを防げることも多いです。例えば、請求書送付枚数が少ない(多い)、送付先の部署を間違える等です。

送り状に、発行した請求書の枚数を記載することで、枚数については過不足がすぐに分かるようになります。

また、送付先の部署などを間違えても、送付状に送り先をつけておくことでクライアント側でもミスの発見が容易になります。

特に、請求書の再発行を行う場合は、送付先での二重払いなどが起こらないように、送付状にその旨を分かりやすく記載することが重要です。

送付状に記載すべき項目

請求書に送付状を添える目的は既に述べた通り送付ミスなどを防ぐためです。また、請求書に送付状を添付することはビジネス上の礼儀にもなっています。そのような送付状には何を記載したらいいのでしょうか。まずは、送付状に必ず記載すべき事項について確認し、その他の記載事項についても詳しく確認してみましょう。

日付・宛先・送付内容は必ず記載

請求書に添える送付状には必ず日付・宛先・送付内容を記載します。日付には発送した日付を記載することが一般的です。また、送付状の宛先ですが、会社宛に請求書を送付する場合は「○○株式会社 御中」と記載し、担当者宛に送付する場合は担当者の氏名だけでなく役職なども忘れずに記載するようにしてください。送付内容には送付物と枚数を必ず明記して、送付内容に間違がないか確認できるように記載することも重要です。

その他送付状の記載事項

送付状は特に決められた様式などはありませんが、上記の必須となる記載事項以外にも以下のような記載を行います。

  • 発信者(送り主)
    この送付状の送り主を記載します。郵便番号や住所、電話番後、会社名(屋号)などは必須です。
  • 発信者(担当者)
    発信者の欄には必要に応じて担当者名も記載します。
  • 前文(挨拶)
    「いつも大変お世話になっております。」や拝啓で始まり敬具で終わるような当たり障りのない挨拶で文章を始めます。
  • 本文
    請求書送付の旨など内容を記載し、「御査収くださいますよう、よろしくお願い致します。」などの依頼形式で文章を締めると印象が良くなります。
  • その他
    送付する請求書だけでは把握できないような補足事項があれば併せて記載します。

送付状のテンプレート【保存版!】

こちらでは、請求書に添える送付状のテンプレートを公開します。再請求時には事情によって通常の送付状と区別する必要があるため、それぞれ別々のテンプレートになっています。用途に応じて文例を変更して利用してください。

請求書に同封する送付状テンプレート

請求書に同封する送付状テンプレートです。日常の業務でよく使用するものなので、前文の挨拶も含めて簡素に作ってあります。

請求書 送付状 テンプレート
請求書 送付状 テンプレート

再請求時に同封する送付状テンプレート

この送付状テンプレートは、支払期日を過ぎても入金がない場合の再請求に使用することを想定しています。得意先の紛失などによる再発行の場合は、請求書に再発行の印を付けて通常の送付状で送付する方が無難です。

再請求 送付状 テンプレート
再請求 送付状 テンプレート