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請求書はPDF化&メール添付でも大丈夫!メール文例や件名の付け方は?

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最終更新日: 2019年03月13日

請求書は紙で送るのが一般的ですが、実はPDFにしてメールで送っても良いのはご存じでしょうか。

とはいっても「本当に大丈夫なの?」「印鑑はどうするの?」という疑問も生まれてきますよね。本記事では請求書のPDF送付が可能な理由や、実際に贈る際のチェックポイントなどを、実際のメール画面を交えてご説明します。

請求書はPDFにしてメール添付でも大丈夫!

請求書をメールで送る男性
請求書はPDFで送ればコスト・手間の削減に!

近年、個人事業主やベンチャー企業などで、請求書をメールで送るケースが増えているようです。今までの請求書といえば、社印が押された紙の請求書を郵送するのが一般的でしたが、本当に請求書のPDFファイルを添付したメールを送るだけで大丈夫なのでしょうか。もしPDFの請求書でも問題ないとしたら、その根拠はどこにあるのかみていきましょう。

PDF化した請求書も有効!

請求書は、相手方に支払いを求める意思を示すものです。請求書を提示することで、振込金額・請求内容・振込先口座・振込(入金)期限が明確になるため、取引先の入金忘れを防ぐ効果があります。

なお、請求書の発行は法律では義務付けられておらず、口頭による請求でも有効です。

したがって、PDF化した請求書をメールで送付しても法的に有効であり、まったく問題はありません。

請求書に印鑑は不要

請求書をメールで送る際に、請求書への押印をどうすればいいのかを懸念する方もいるかもしれません。

しかし、請求書へ印鑑を押すことへの法的根拠はありません。税務対策上も請求者の印鑑がなくても問題はありませんので、請求書に押印することに固執する必要はまったくないのです。

請求書をPDF化するメリット・デメリット

請求書をPDFで送付することに法的な問題がないことはご理解いただけたかと思います。では次に、PDF化することで、どのようなメリットとデメリットがあるのかみていきましょう。

請求作業をPDF化するメリット

請求書をPDF化することで、郵送にかかる手間やコストを削減できると共に、宛名・住所の書き間違いによる未着という事態を防ぐことができます。また、取引先へスピーティーに請求書を届けられる点も大きなメリットです。

請求作業をPDF化するデメリット

請求書をメールで送信することは、取引上の常識として定着しているわけではありません。このため必ず取引先の理解と協力が必要です。

また、PDFはWordやExcelに比べて改ざんしづらいのですが、相手方に悪意があれば改ざんされるリスクはゼロではありません。

請求書送付メールの文例

請求書をメール送付する男性
請求書送付の文例やメール画面を紹介します!

請求書をPDF化してメールで送付する場合、どのような文面を添えるのが適切なのでしょうか。具体的な文例を示していきましょう。

件名で「請求月」「請求内容」が分かるように

取引先担当者が多くの会社とやりとりをしている場合、いろいろなメールを日々取り扱っていることになります。相手方の労力を軽減する意味でも、メールは件名を見ただけで用件が理解できるようにしておきましょう。

そのためには、件名に「請求月」や「請求内容」「請求者」を書き込んでおくことが大切です。たとえば次のような記載をします。

件名:4月分 事務用品代の請求 △△文具店(株)

請求書PDFのファイル名は件名・請求日を分かりやすく

請求書をPDF化した場合はファイル名を付けることになるのですが、その際は後日ファイル名を見ただけで内容が分かるようにしておきましょう。

自分にとっても、クライアントにとっても、過去の請求書を管理しやすくなります。

おすすめのファイル名の付け方は「取引内容+日付」です。

例:現状回復工事 請求書 2019.02

請求書をPDFで送る際の文例

では、実際にPDF化した請求書をクライアントに送る場合の文例を以下の通りご紹介します。

ご自分でメールを作成する際の参考にしてくださいね。

件名:2019年1月分 デザイン料 請求書の送付【池田デザイン事務所】

大川商事 株式会社
大川様

平素より大変お世話になっております。
池田デザイン事務所の池田です。

1月分デザイン料の請求書を、本メール添付にてご送付申し上げます。
ご査収、ご確認のほど、よろしくお願い致します。
なお、本請求書のお支払期限は、以下の通りでございます。

お支払期限:2019年2月28日

以上、何卒よろしくお願い致します。


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池田デザイン事務所

池田 宏洋 Hiroshi Ikeda

〒100-8111
東京都千代田区千代田1−2

Email: Hiroshi.ikeda@d.ikeda.com
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請求書添付メール画面

実際のメール送付画面は、以下のようになっています。

請求書PDFメール 画面