請求書は紙で送るのが一般的ですが、実はPDFにしてメールで送っても良いのはご存じでしょうか。
最終更新日: 2024年06月28日
本記事では請求書のPDF送付が可能な理由や、実際に贈る際のチェックポイントなどを、実際のメール画面を交えてご説明します。
PDF化した請求書は有効？
PDF化した請求書をメールで送付しても法的に有効であり、まったく問題はありません。
請求書に印鑑は必要？
請求書へ印鑑を押すことへの法的根拠はありません。税務対策上も請求者の印鑑がなくても問題はありませんので、請求書に押印することに固執する必要はまったくないのです。
取引先から印鑑の押印を求められた場合など、どうしても印鑑が必要な場合は、一度紙に印刷し押印した後、またスキャンしてPDF化する方法、印鑑の画像をPDFに差し込む方法、電子印鑑で押印する方法のいずれかで対応できます。ただ電子印鑑の信用・効力はそれほど高くないことに注意しておきましょう。
請求書はPDFにしてメール添付でも大丈夫！
PDF化した請求書も有効！
請求書は相手方に支払いを求める意思を示すものです。請求書を提示することで、振込金額・請求内容・振込先口座・振込(入金)期限が明確になるため、取引先の入金忘れを防ぐ効果があります。
なお請求書の発行は法律では義務付けられておらず、口頭による請求でも有効です。したがってPDF化した請求書をメールで送付しても法的に有効であり、まったく問題はありません。
WordやExcelよりもPDFの方が安心
メールで請求書を送る際は、データの送信方法を注意しましょう。
まずメールの文面に直接請求書を書き込むのは完全にマナー違反であり、常識を疑われることになります。
メールで送る請求書とはいえ、単独で決済に添付したり、請求書綴りに保管したりするので、請求書のデータを添付ファイルで送信するのが基本です。
データのファイル形式にも配慮が必要です。WordやExcelは簡単に改ざんすることができます。また、意図しなくとも、わずかな操作ミスによって簡単に数字が変わってしまうことがあります。
特にExcelの場合は、自動計算で合計金額まで変わってしまうことがあるので、絶対に避けましょう。
メールで請求書データを送付する場合に最も信用できるファイル形式は、PDFです。PDFであれば簡単に修正できませんから、知らないうちに数字が変わっていたという問題は発生しません。
7年間の原本の保管が必要
請求書をPDF化して送付した場合でも、発行側・受取側共に原本の保管が義務付けられています。原本は原則紙での保存であり、PDFファイルを印刷したもので結構です。
また例外として、電子帳簿法の要件に満たすものは電子データでの保存も認められています。ただ、その要件が厳しかったり、変更の3カ月前には所轄の税務署長に承認を得る必要があったりと、手続きが煩雑です。どちらの場合でも、その保存期間は法人税の申告期限日から7年間です。
請求書送付メールの文例
請求書をPDF化してメールで送付する場合、どのような文面を添えるのが適切なのでしょうか。具体的な文例を示していきましょう。
取引先にPDF請求書を送付する際の注意点
PDFで請求書を送付する際には、事前に取引先に了承を得ておくとよいでしょう。余裕をもって了承を得ておくと、PDF請求書に対応していない取引先をリスト化し、個別に対処できます。
また添付したPDFファイルにパスワードを設定しておくと、情報保護の観点から有効です。
件名で「請求月」「請求内容」が分かるように
取引先担当者が多くの会社とやりとりをしている場合、いろいろなメールを日々取り扱っていることになります。相手方の労力を軽減する意味でも、メールは件名を見ただけで用件が理解できるようにしておきましょう。
そのためには、件名に「請求月」や「請求内容」「請求者」を書き込んでおくことが大切です。たとえば次のような記載をします。
件名：4月分 事務用品代の請求 △△文具店(株)
請求書PDFのファイル名は件名・請求日を分かりやすく
請求書をPDF化した場合はファイル名を付けることになるのですが、その際は後日ファイル名を見ただけで内容が分かるようにしておきましょう。
自分にとっても、クライアントにとっても、過去の請求書を管理しやすくなります。
おすすめのファイル名の付け方は「取引内容＋日付」です。
例：現状回復工事 請求書 2019.02
請求書をPDFで送る際の文例
では、実際にPDF化した請求書をクライアントに送る場合の文例を以下の通りご紹介します。
ご自分でメールを作成する際の参考にしてくださいね。
件名：2019年1月分 デザイン料 請求書の送付【池田デザイン事務所】
大川商事 株式会社
大川様平素より大変お世話になっております。
池田デザイン事務所の池田です。1月分デザイン料の請求書を、本メール添付にてご送付申し上げます。
ご査収、ご確認のほど、よろしくお願い致します。
なお、本請求書のお支払期限は、以下の通りでございます。お支払期限：2019年2月28日
以上、何卒よろしくお願い致します。
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池田デザイン事務所池田 宏洋 Hiroshi Ikeda
〒100-8111
東京都千代田区千代田１−２Email: Hiroshi.ikeda@d.ikeda.com
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請求書添付メール画面
実際のメール送付画面は、以下のようになっています。
請求書をPDF化するメリット・デメリット
請求書をPDFで送付することに法的な問題がないことはご理解いただけたかと思います。では次に、PDF化することで、どのようなメリットとデメリットがあるのかみていきましょう。
請求作業をPDF化するメリット
請求書をPDF化することで、郵送にかかる手間やコストを削減できると共に、宛名・住所の書き間違いによる未着という事態を防ぐことができます。また、取引先へスピーティーに請求書を届けられる点も大きなメリットです。
請求作業をPDF化するデメリット
請求書をメールで送信することは、取引上の常識として定着しているわけではありません。このため必ず取引先の理解と協力が必要です。
また、PDFはWordやExcelに比べて改ざんしづらいのですが、相手方に悪意があれば改ざんされるリスクはゼロではありません。
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