ビジネスで求められるスキルとして、タイムマネジメントの重要性が注目されています。タイムマネジメントが必要になる背景や、メリットについて解説します。実践に当たってポイントを把握し、見落としやすい落とし穴に注意しましょう。
最終更新日: 2024年06月28日
タイムマネジメントとは
ビジネスシーンにおいてタイムマネジメントは、成功を掴むために非常に重要です。まずはタイムマネジメントの意味を確認しましょう。
ビジネスシーンにおける定義
タイムマネジメントの本質は、自分の行動を管理することです。時間を意識してタスクごとの時間の割り振りや、自分の行動を変えていくことこそが、ビジネスにおけるタイムマネジメントの真髄です。
ビジネスシーンにおける時間の使い方として、かつては「スケジュール管理」という言葉が使われていました。スケジュール管理は予定を把握して物事を進めることですが、タイムマネジメントの意味するところは、スケジュール管理に留まりません。
タイムマネジメントにおいては予定の把握に加えて、タスクをいかに効率的に処理していくかという点も、考慮する必要があります。
タイムマネジメントでは、限られた時間の中で効率的に仕事を行うために、上手く時間を管理するという視点が重要です。
タイムマネジメントの重要性
従来のスケジュール管理に代わって、タイムマネジメントが重要視されるようになったのには、理由があります。タイムマネジメントの重要度が高まった背景について、確認しましょう。
時間は誰にとっても等しく有限
タイムマネジメントが重要な理由の一つとして、時間の有限性があります。与えられる時間は誰でも平等です。しかし実際には、業務効率が悪い人もいれば、ハイパフォーマンスを叩き出す人もいます。
平等に与えられた時間の中で、他者よりも優れた結果を出すために、タイムマネジメントが重要なのです。処理すべき仕事が山積みになり、タスクに追われるように日々を過ごすのではなく、時間を有効活用できる配分を考え、業務効率を向上させることが求められます。
働き方が多様化している
働き方が多様化しているのも、タイムマネジメントが注目を集めている理由です。フリーランスとして働く人が増えた他、リモートワークが広まったことで、一人で仕事をするケースが増えてきました。
同僚や上司がいない環境では、スマホやゲームなど多くの誘惑があり、なかなか仕事に集中して取り組めないものです。就業形態が多様化した現代では、周囲の目がない環境でも、自分自身をコントロールし、集中して仕事に取り組む姿勢が求められます。
環境に左右されずタスクを処理するためには、個々人がタイムマネジメントを心得ていなければなりません。
日本は労働生産性が低い
日本における一人当たりの労働生産性は、1970年以降、OECDに加盟している38カ国中20位前後をキープしています。
新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、2020年には過去最低の28位を記録しました。欧米の先進諸国に大きく差をつけられており、東欧諸国やバルト諸国と同水準です。
日本が国際競争力を維持するためには、労働生産性の向上が欠かせません。労働生産性を向上させる方法の一つとして、タイムマネジメントの重要性に、目が向けられるようになってきました。
タイムマネジメントのメリット
タイムマネジメントを行うことで、さまざまな恩恵を得られます。タイムマネジメントが与えるメリットについて、確認しましょう。
効率アップにより残業を減らせる
タイムマネジメントを行うことで、効率的かつ計画的に業務を進められるようになります。スケジュール通りに仕事が進めば、残業の削減につながるでしょう。
残業を減らせば、社員は自分の時間を十分に確保でき、プライベートの充実を図れます。残業が減ると、会社にとってもメリットがあります。残業代や光熱費を抑えることができるので、コストカットにつながるのです。
仕事のストレスが軽減できる
時間に追われるように仕事をしたり、締め切りを強く意識したりしながら日々を過ごしていると、大きなストレスが溜まるものです。タイムマネジメントによって効率的に仕事を進められれば、時間に追われなくなり、重圧から解放されるでしょう。
時間に余裕を持って仕事に取り組めば、以前は注意を払えなかった対象に、意識を傾けられるようになります。部下の話に耳を傾けることで、職場の雰囲気が改善したり、主体的に業務に向かうことで、成果物の質をアップさせたりできる可能性があります。
仕事への意欲が向上する
タイムマネジメントの結果、社員の仕事に対する意欲向上も期待できます。タイムマネジメントで重要なのは、小さな個々の行動を変えていくことです。
小さな成功体験をたくさん積む中で、自己肯定感や自己効力感が高まります。タイムマネジメントを通じて、モチベーションの向上が見込めるのです。
モチベーションが向上した社員は、仕事に対して積極的に取り組むようになります。以前と比べて仕事に没頭するようになり、高いパフォーマンスの発揮も期待できます。
空いた時間で新しいことに取り組める
タイムマネジメントによって短時間で仕事を完了できれば、時間の余裕が生まれます。空いた時間を使って新しいことにチャレンジできるのも、タイムマネジメントがもたらす恩恵の一つです。
空いた時間を使って成果物の質を上げられないか、検討するのもいいでしょう。今後のタイムマネジメントのために、改善点を確認するのも効果的です。スキルを身につけて業務に生かすという選択肢もあります。
タイムマネジメントを実践する際のポイント
ポイントを押さえることで、効果的なタイムマネジメントが可能です。タイムマネジメントを実践する手順と、注意すべきポイントについて解説します。
業務に優先順位をつける
まずは組織内や自分の業務の範囲内で、あらゆる業務を書き出します。業務を把握したら、タスクに優先順位をつけます。優先順位をつけることで、やるべき業務の種類と量が明確になる他、捨てるべき業務もはっきりするものです。
曖昧な感覚をもとに優先順位をつけるのではなく、明確な根拠に基づき、緊急度と重要度のマトリックスを作成するのがおすすめです。緊急度と重要度の、両方が高い事柄から優先して取り組むことで、ハイパフォーマンスを実現できるでしょう。
目標を設定する
タスクを洗い出したら、業務の効率化に関する目標を設定します。少し負荷のかかる目標を設定することで、社員のモチベーションアップにつなげられます。
社員が意識しやすいように、目標は具体的で分かりやすいことに加え、実現可能なものを設定するのがポイントです。
目標は立てるだけで終わりではなく、達成できたかを確認しなければなりません。後で結果を確認して評価できるように、具体的な数値を含む目標にするよう、意識しましょう。
タスクを細かく分ける
目標が設定できたら、目標達成までの道のりをイメージして、タスクを細かく分けます。
具体的なアクションまで落とし込むと、やるべき内容が明確になり、スムーズに仕事を遂行できます。細かいタスクを確実に処理していくことで、モチベーションも上がっていくものです。
タスクの細分化は、大きなミスや時間の無駄遣いを避ける上でも役立ちます。業務のスケールが大きいと、つまずいたときに大きなロスをしてしまいます。
大きな失敗を取り戻すのは非常に大変なものですが、細かく振り返りを行い、修正を加えていけば、軌道修正が容易です。
優先度の低い業務は得意な人に任せる
タスクを処理していく際は、適切な業務の割り振りが大切です。全ての業務を自分だけで処理する必要はありません。
優先度は低いけれど重要なタスクには、想定以上に時間を取られるものです。苦手なことは自分で抱え込まず、得意な人や時間に余裕のある人に任せるといいでしょう。
業務を同僚や部下に任せるためには、普段からの綿密なコミュニケーションが重要です。日常的にやりとりがある相手なら、業務をお願いする上で、尻込みしなくて済むでしょう。
タイムマネジメントを実践する際の注意点
タイムマネジメントは仕事において重要なスキルですが、使い方を間違えると意味をなさない他、周囲の迷惑になってしまう恐れもあります。タイムマネジメントで陥りやすいミスを把握した上で、十分に注意して実践することが大切です。
従来の業務を疎かにしない
タイムマネジメントにおいては、優先順位の高いタスクから順番に処理するため、緊急度と重要度が低いタスクは、後回しになってしまうものです。
しかし優先順位の低いタスクでも、片付ける必要のない業務はありません。新しいことにばかり手をつけるのではなく、従来の業務も確実な処理が重要です。
タイムマネジメントにより空いた時間を活用して、面倒な業務はまとめて処理するといいでしょう。優先度の低い業務をまとめて片付けることで、普段は優先度の高い業務に集中して取り組めるものです。
やりっぱなしにしない
タイムマネジメントを実践する上で、目標を立てただけで満足したり、一回きりの実践で終わらせたりしない姿勢が求められます。
タイムマネジメントで最も重要なのは、数多くのタスクを確実に処理していくことです。タイムマネジメントの概念に気を取られてばかりで、片付けるべきタスクが残らないように、注意が必要です。
タイムマネジメントを行ったら、忘れずに振り返りの時間も設けましょう。実践した内容をこまめに振り返り、改善を繰り返す中で、少しずつタイムマネジメントを上手に行えるように、工夫していきます。
タイムマネジメントで上手に仕事をこなそう
タイムマネジメントとは仕事の効率を上げるための時間管理ですが、その本質は自分の行動の管理にあります。
有限な時間で高いパフォーマンスが求められるようになってきたことで、タイムマネジメントが重要なスキルとして、位置づけられるようになりました。
タイムマネジメントの実践により、生産性の向上の他、モチベーションアップやストレスの軽減にもつなげられます。実践に当たっては、ポイントを守って手順に従うことに加えて、落とし穴にはまらないように注意が必要です。
正しいタイムマネジメントを心がけ、上手に仕事を進めていきましょう。
タスク管理ツールの比較はミツモアで
タスク管理ツールの比較が2分で完了！
タスク管理ツールを使うとよりラクに、かつ質の高いタイムマネジメントができるでしょう。
ミツモアなら簡単な質問に答えるだけで見積もり依頼が2分で完了します。タスク管理ツールの導入目的や欲しい機能等の質問に答えることで、あなたの会社に最適なプランが必ず見つかります。
質問はパソコンやスマートフォンからお手軽に答えることが可能です。
あなたにぴったりの見積もりが届く！
見積もり依頼をすると、あなたの条件に合った最大5件の会社から概算金額、おすすめプランの見積もりが届きます。その見積もりから、条件にあったプランを探してみましょう。もちろん見積もり費用は無料です。
