KPTとは？やり方やメリット、効果を最大限に高める3つのコツ

KPTとは現状を整理して、今後の行動指針を決定するためのフレームワークです。定期的に行えば課題の早期発見やチーム力の向上につながり、業務を効率的に改善できるでしょう。

「KPTを活用して成長を実現したい」あなたのために、実施の手順やコツ、メリットや導入に役立つITツールを紹介します。

振り返りの手法「KPT」とは

「KPT(ケプト)」とは現在の業務を振り返り、ブラッシュアップするためのフレームワークです。「Keep(できたこと/継続すること)」「Problem(改善するべき問題点)」「Try(挑戦したいこと)」の3つの要素を洗い出し、仕事やプロジェクトの改善につながる具体的な施策・アクションを導き出します。

KPTはもともとシステム開発における振り返りの手法として活用されていました。要素を分解して整理することで、これまでの仕事や活動内容をわかりやすく把握・分析し、次に何をすればよいのかがハッキリとするのが特徴です。

KPTを活用できる場面はビジネスの場だけにとどまりません。振り返りの手法として個人から集団まで・仕事からプライベートまで、さまざまな取り組みに対して活用可能です。

Keep【できたこと/継続すること】

「Keep」にはできたことや継続することをあてはめていきます。業務やプロジェクトを進めていくうえで工夫したことやスムーズにできたこと、実績や顧客の評価などのよかった点を振り返り、これからも続けてくべき事柄を抽出しましょう。

これまでに個人やチームが「どのような経験をしてきたか」「どのような成果を得ることができたか」といった観点から細かく振り返り、前後でどのようなことが起こったのかを洗い出していきます。

Problem【改善するべき問題点】

「Problem」は改善するべき問題点を記載する項目です。「どこに問題があるのか」「なぜそのようなことが起こったのか(原因)」といった要素を洗い出していきましょう。

ここで具体的な問題点を見出してKeepと照らし合わせることで、改善のために何が必要なのかがハッキリと浮かび上がってきます。客観的な事実に基づいて、悪かった事柄を分析していきましょう。

Try【挑戦したいこと】

「Try」では今後挑戦したいことを記載します。「Problem」で浮かび上がった問題点に関する原因の解決策や、「Keep」で判明したよかったことの改善案を考えていきます。

「これまでにどうするべきだったか」「今後はどうするべきか」などの観点から具体的なアクションに落とし込んでいくとよいでしょう。

このとき「心がける」「次から気を付ける」という内容のTryは具体性に欠けるため、好ましくありません。どのような作業を取り入れるのか、組織でどのような仕組みを導入するかなど、行動に移せる具体的な施策を導き出しましょう。

KPTのやり方

KPTは次の手順で進めていきます。

KPTは複数人でも個人でも進められますが、やり方の手順は変わりません。複数人で行う場合は5～6人前後を目安にメンバーを構成し、それぞれから意見を募ったうえでディスカッションをすれば、新たな発見や気づきにもつながります。

複数人で行う場合はホワイトボードとふせん、ボールペンさえ準備すればOKです。個人で行う場合はホワイトボードの代わりに、紙やエクセルを使って内容をまとめていくのもよいでしょう。

ここでは「新商品説明会の実施」をテーマに、チームの複数人でKPTを行った場合を例に挙げて解説します。

フレームワークを設計する

まずはホワイトボードや紙、エクセルなどを使ってKPTのフレームワークを設計します。線を引いて「Keep」「Problem」「Try」の各セクションにスペースを分けていきましょう。

「Keep」の欄にできたことを記載する

「Keep」の欄に「うまくいったこと」や「このまま継続するべきこと」を記載していきます。まずはじめに「できたこと」である「Keep」から振り返りを進めることで、会議中の雰囲気がポジティブに運ぶ効果も期待できます。

【Keepの記載例】

• アンケート調査や消費者の動向を記載したプレスリリースを事前配布できた
• 新商品発売の1か月前に説明会をスケジュールできた

このとき、同じ色のふせんを使って意見を洗い出していくとよいでしょう。以降の各要素でも同様に色を揃えていくことで、視覚的に認識しやすくなります。5分ほどの時間を取って各自で振り返り、ホワイトボードに意見を集めていきましょう。

「Problem」の欄に課題や問題点を記載する

「課題となってしまった行動」や「考え方」を「Problem」の欄に記載していきます。

【Problemの記載例】

• 商品サンプルの生産が間に合わず、商品体験の機会損失があった
• 300枚用意した当日配布用資料が無くなりそうになった

Problemは単純にマイナス点を書き出すのではなく、なぜそうなってしまったのかを一緒に考えることが大切です。さらにProblemには課題に対して個人が感じた思い、考えたことを一通り出し切りましょう。

「Try」の欄に挑戦したいことを具体的に記載する

「Keep」と「Problem」で出てきた意見を元にして「Try」の欄に「挑戦したいこと」を具体的に明記していきます。

【Tryの記載例】

• プレスリリースの事前配布にあわせて、商品の販促写真も用意する
• 商品サンプルの生産進捗を週次単位で確認する
• 当日配布用資料を座席数プラス100枚分の余裕を持って持参する

Tryを決める際には「Keepをよりよいものにできるかどうか」「Problemを解決できるかどうか」といった2つのポイントに沿って考えれば、議論がまとまりやすくなります。

また「Try」で出た改善施策については「いつまでに」「誰が」「どのように」行うのかを決めておくと、迷いなくスムーズに実行可能です。

3つのセクションの記載内容を整理する

それぞれのセクションの記載内容を整理していきます。

チームで行う場合、分析が終わるまでは個人の主観による考えがバラバラに出ている状態です。「個人の問題として出されているが、実はチームの仕組みに原因があるのではないか」「Tryの内容は本質的に改善につながるアクションかどうか」といった視点を持って、意見の振り返りを行いましょう。

このとき、よかったと考えてKeepとしたものの中に本質的にはProblemである事項が含まれていないか、誰かにとってのKeepが他の人のProblemになっていないかも確認します。

それぞれのアクションを実行する

KPTの振り返りによって着想を得たアクションを実行しなくては、業務やプロジェクトの改善は実現しません。「Try」で出たアクションを「Keep」「Problem」で出た意見も参考にしながら、実行に移していきましょう。

このとき、改善策を実行しながら「できたこと」や「できなかったこと」をメモしたり、チーム内で共有したりしておけば、次の振り返りの際に活かすことが可能です。

KPT法でふたたび振り返る

前回のKPTで得たアクションプランを実施した後、ふたたび振り返りを行いましょう。前回作成した表をふたたび使用して、各要素の改良や取捨選択を進めていきます。

「Try」に設定していてできたことは「Keep」に移動したり、不要だと感じたものは削除したりして、表のブラッシュアップをしながら振り返りの精度を高めていきしょう。

KPTは定期的かつ、短期間で繰り返し行うほど高い効果を発揮します。改善策の実施による「Problem」の解消はもちろん、「Try」のさらなる改善につなげるためにも、振り返りとアクションのループを繰り返していきましょう。期末やプロジェクトの終了後など、ひと区切りとなるタイミングで実践するのがおすすめです。

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KPTの効果を最大限に高める3つのコツ

KPTはちょっとしたポイントを意識するだけで、振り返りを効率よく進められます。

• テーマを絞り込む
• ファシリテーターを設置する
• 意見を引き出す問いかけを行う

KPTでは広い意見を集めつつ、各要素を深堀りしていきましょう。そうすれば成功要因やボトルネックを導き出し、より効果的な改善施策に結びつけていくことが可能です。

テーマを絞り込む

KPTを実施する際はテーマを絞り込みましょう。テーマが広すぎると振り返りの項目が増えて議論の効率が落ちてしまうだけでなく、思考の整理もうまく進みません。

たとえば「上半期の業務を振り返る」といった漠然としたテーマは好ましくありません。「チーム体制」や「売上実績」、「5月に発売した新商品」や「今年度の新卒採用」など、振り返りのテーマを持たせておけば何を議論するのかがハッキリとするため、意見出しもスムーズに行えます。

また決定したテーマは目的とあわせて、会議前日までにKPTの参加者に事前共有しておきましょう。参加者があらかじめ内容について考える時間が取れるので、会議開始後すぐに活発な意見交換ができるようになります。

ファシリテーターを設置する

KPTを行う際にファシリテーターを置くことで、効果的な会議になります。KPTは最初に個人の考えを出し合うため主観が強くなり、話し合いが進まなくなる事態も考えられるためです。

ファシリテーターは会議の進行や段取りを整え、参加者一人ひとりの意見を整理する役割を持ちます。適切な時間管理ができて話しやすい雰囲気が作られるだけでも、会議の流れは大きく変わるでしょう。

さらにゴールを明確にして意見を集約したり、ファシリテーターを中心に合意形成ができたりすれば、議論がまとまり全員が納得する結果を得やすくなります。

意見を引き出す問いかけを行う

KPTの意見出しを行った後は、意見を引き出す問いかけを行います。できたことやできなかったことの事実をベースに「なぜそう考えるのか」「だから何なのか」の観点から、各要素の背景や因果関係を深堀りしていきましょう。

【問いかけの例】

ファシリテーターによる質問設計や、個人レベルでも自問自答を繰り返すことが大切です。表面的な結果にとらわれず、その根本となる要因や原因を明確にすれば、そのぶん改善策も具体的かつ的を得たものとなるでしょう。

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KPTのメリット

KPTの実施は次の3つのメリットをもたらします。

• 課題を早期発見して整理できる
• チーム力の向上につながる
• 今後やるべきことが明確になる

課題を早期発見して整理できる

KPTを定期的に実施することで、自らの活動を客観的に分析して問題を洗い出す習慣が身に付きます。KPTの回数が多ければ仕事や活動の内容に向き合う機会も多くなるため、課題を早期発見できるのです。

現状を整理して問題が小さいうちに軌道修正できれば、後々に大きな問題に発展する事態を未然に防げます。チームで課題を共有して認識しておけば、一人ひとりの迅速な対応も期待できるでしょう。

チーム力の向上につながる

定期的なKPTの実施はチーム力を向上させて、組織としての一体感向上にもつながります。意見交換の場を設ければ互いの考えや課題に感じている事柄を発言しあって考えをすり合わせられるため、チーム全員が同じ方向を向くようになるのがメリットです。

またKPTではマイナス要素の「Problem（問題）」だけでなく今後も続けたいプラス要素を「Keep（継続）」で確認し、Try（新たな実施）に何を据えるかを決定します。

チームはマイナスの現状を冷静に受け止めつつも、今後に向けてのモチベーションを高められるでしょう。

今後やるべきことが明確になる

KPTを実施すれば今後やるべきことが明確になります。やるべきことを決定するうえでの根拠となる「よかった点」や「問題点」も共有できるので、なぜやるのかといった目的意識も育むでしょう。

同じ目的を共にすることでチームの一体感が生まれ、コミュニケーション向上による組織活性化や、新アイデアの創出による生産性向上の効果も期待できます。

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KPTの実施に役立つツール

KPTはアナログでも実施できますが、より便利で手軽に取り入れるためにITツールを活用するのもおすすめです。KPTの実施にはどのようなツールが役立つのか、具体的な例を挙げて解説します。

タスク管理でチーム力向上「Trello」

ビジネスで本格的なタスク管理を実現する、無料のITツールです。導入も使い方も単純なため、複数人での使用に向いています。

個々人のタスクをカード形式で管理できる仕組みが特徴です。追加・変更はタスク単位で行える上に、タスクの配置場所を変更すれば進捗状態を表示できます。チーム内で個人の仕事の状況を共有しあうときに役立つでしょう。

タスクを担当別や進捗状況別に絞り込む・タスクに関するプロジェクトの工数と実績を確認するといった使い方もできるため、チーム全体での業績管理に便利です。

ログを自動で収集「ラジログ」

日報テンプレートにあらかじめKPTが導入されているITツールで、毎日のログを時系列で自動収集できます。アクションログを確認すれば1日の作業時間や作業内容がわかるため、個人でいちいち作業メモを取る必要がありません。

1日の終わりに日報を作成するときに、思い出せない作業があって困る心配もないでしょう。作業のログを付けられる機能を使えば、チーム内でKPTの会議を行う際にも抜け漏れなく業務をリストアップできます。

KPIを元にしたテンプレートも用意されており、振り返りと記録を行う習慣付けがしやすい点も魅力です。

無料でKPTをサポート「KPTon」

リモートワークなどでなかなか集まって会議ができない場合は、KPTonのようにオンラインでの意見交換に役立つツールがおすすめです。効果的なKPTを行うための機能をいくつも搭載しており、無料で使えます。

他の人に見られたくないKeepやProblemも遠慮なく書き出せる個人用ホワイトボードや、全員が閲覧可能な会議用ホワイトボードなど、フェーズによって使いわけができる点が魅力です。

ホワイトボードに見立てた画面にKPTの3要素を書き出す形式で、前回のTryも必要に応じて確認できます。

個人でも複数人でも活用可能「スプレッドシート」

Googleが無料提供する表計算ソフトの「スプレッドシート」は、個人の場合でも複数人の場合でもKPTに活用できます。クラウドにデータが自動保存されるため作業後に保存を押す必要がなく、URLをやり取りするだけでシートのリアルタイム共有が可能です。

エクセルと同様の操作感で使用できるので操作も簡単。シートに枠線を設けて「Keep」「Problem」「Try」の要素で区切って内容を書き溜めていけば、パソコン上でKPTの意見出しを完結することも可能です。KPTの実施タイミングごとに別シートを設けておき、時系列に応じた変化を比較するのもよいでしょう。

個人で思ったことを書き連ねていったり、会議前に参加者から意見を事前募集したりするなど、KPTのやり方に応じたさまざまな使い方が可能です。

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KPTとYWTの違い

同じく振り返りの手法であるビジネス用語に「YWT」があります。日本語の単語「Y(やったこと)」「W(分かったこと)」「T(次にやること)」の頭文字を取った造語です。

KPTと響きも似ていますが、目的としているものが違う点に注意しましょう。

KPTは現在の仕事が抱えている問題を洗い出して、今後どのように改善するかを目的としたフレームワークです。

一方でYWTは仕事で経験したことを振り返るという点では同じですが、経験から何を学び、どのように成長していくかに重点を置いています。

「やったことは何か」「経験から何がわかったか」「経験・わかったことを踏まえて次に何をやるか」を決定するという一貫した流れになっており、KPTのようにそれぞれが独立した要素ではありません。

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KPTを活用して課題の明確化を

KPTは現在の仕事や行動の中で継続すべき点と課題、今後の具体的な行動を明らかにできるフレームワークです。

一人ひとりが振り返りを通じて業務やプロジェクトの内容と真剣に向き合い、改善策を自ら進言していくサイクルを構築することで、課題の早期発見や組織力・生産性の向上につながります。

「どうすればより効率的な仕事ができるのか？」「どうすれば現在の状況が改善されるのか？」といった観点を通じた振り返りは「自ら考える人材」の育成に大きく寄与するでしょう。KPTを取り入れて、業務やプロジェクトの改善を大きく加速させてみてはいかがでしょうか。

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