介護業向けシフト作成・管理システム6選！利用できる機能や特徴を比較

介護業では運営形態や事業所の規模に伴って、適切なシフト作成・管理が求められます。たとえば介護老人福祉施設やグループホームでは24時間対応で3交代制のシフト作成などが必要になります。

管理者は人員配置基準の順守はもちろん、希望休暇の調整、スタッフ間の負担軽減なども考えてシフトを組むため、作成・管理に時間と負担がかかるケースが多いです。

この記事では、そんな介護業の管理者負担を軽減できる、おすすめのシフト作成・管理システム6製品紹介。それぞれのツールの特長も説明しています。参考までにご覧ください。

介護業のシフト管理・作成を楽にするシステムとは？

介護業界において、法令や人員配置に則ったシフトの管理・作成は負担の大きい作業となりがちです。ただ、近年提供されているシフト管理システムにより、大幅な業務効率化が可能になっています。

これらのシステムは、職員のグループ設定やシフト自動作成機能を備えているため、管理者の負担を軽減し、バランスの取れたシフト管理に貢献します。

おもに「介護業に特化したシフト作成システム」「汎用的なシフト管理システム」「介護業に特化した勤怠管理システム」の3つがあり、それぞれ以下のような特長を持ちます。

介護業に特化したシフト作成システム

介護業に特化したシフト作成システムは、介護業の条件に合わせたシフトの自動作成ができるシステムです。

シフト作成に特化した機能を多く備え、新人同士を組ませない回避ペアの設定や資格、経験を考慮した人員配置最適化などが可能です。夜勤や早出などのシフト設定や介護士やケアマネなどのグループ設定がかんたんにできるため、ツール初心者でも使いこなしやすいでしょう。

比較的、柔軟性の高いツールであるため、急な欠勤や利用者のニーズ変化にも即座に対応できるのが大きな強みです。より柔軟かつかんたんにシフト作成、管理がしたいというユーザーにおすすめです。

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汎用的なシフト管理システム

汎用的なシフト管理システムは、シフト作成のほか、シフト提出や職員との調整、集計機能なども備えたシフト管理全般を効率化するシステムです。

業種を問わずさまざまな企業で使用されており、働き方や職種に合わせたカスタムもしやすい製品が多いです。そのため介護業向けに自由にカスタマイズして利用できます。

シフトの収集から職員との調整、シフト作成まで、シンプルなUIでシフト管理全般を効率化したいユーザーにおすすめです。

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介護業に特化した勤怠管理システム

介護業に特化した勤怠管理システムは、シフト管理に加えて、介護業における勤務状況の確認や残業・有給日数の管理、月締めや給与計算との連携などの機能を備えたシステムのことです。

シフト管理システムよりも機能が豊富で、職員単位ではなく拠点や事業規模単位で月額料金が設定されている製品が多いのが特徴となります。

ただ、介護業に合わせたシフト作成や管理はできるものの、シフトの自動作成やチーム単位での登録、回避シフトを設定するといった細かい機能はありません。そのため勤怠管理とシフト管理を双方ともに効率化したいユーザーにおすすめです。

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介護業に特化したシフト作成システム3選

介護業向けのシフト作成システムについて、おすすめの3製品を紹介します。業種に特化しているため、介護における独特の法的要件について軒並みクリアしています。

「ジョブズマイスター for 介護福祉」効率的かつバランスの取れたシフトを作成

• シフト希望を簡単に選択でき、手際よくシフト表を作成できる
• 新人同士の組み合わせを避けるなど、さまざまな条件に対応できる
• 利用人数の制限なく使える

「ジョブズマイスター for 介護福祉」は介護施設向けのシフト管理システムです。

この製品の最大の特徴は、効率的かつバランスの取れたシフトを自動で組めること。事前に設定した条件をもとに、公平なシフトを瞬時に自動作成します。スタッフ間の不公平さをなくしたり、シフト作成にかける時間を減らしたりするのに有効です。

シフト作成時に細かく条件をつけられる点も、この製品の大きな特徴です。たとえば新人同士の組み合わせを避ける「回避ペア」を設定することができます。

また嬉しい点として、シフトをスマホやタブレットで確認することが可能です。現場で介護を行っている従業員にとって確認しやすく、便利だと感じるでしょう。

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「ほすぴタッチ」AIがシフトを自動作成！業務負担を削減

• 複雑なシフトでもAIが自動作成してくれる
• 複数拠点・単一拠点を問わず管理運用
• 導入前・導入後のサポートあり

「ほすぴタッチ」の大きな特徴として、シフト表を自動作成してくれます。特殊なシフトでもルールに従ってAIが自動で組んでくれるので、勤務管理の負担が抑えられるでしょう。

拠点数にかかわらず、管理・運用できる点が魅力です。複数拠点を掛け持ちするスタッフがいるケースにも対応できます。スマホを利用したスタッフ間のシフト交換も可能です。

導入前後の手厚いサポートがあるため、分からないこと・トラブルが発生した場合にも、安心して利用できます。初期設定代行サービスを利用する場合も、追加費用は不要です。

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「CWS for Care」介護業向けの細かな要件をそなえたシフト作成・管理システム

• 複数職種・事業所の兼務が簡単に反映
• AIによる自動シフト作成で業務が楽に
• 休暇管理や労働時間の自動集計が可能

「CWS for Care」はAIが過去のシフト情報を学習して自動でシフト案を作成することで、複雑な条件設定を必要とせずにシフト作成ができる介護業向けシフト作成システムです。シフト作成の手間や工数は大幅に軽減できるでしょう。

また、複数職種や事業所をまたいでの兼務を自動で反映できる機能があり、異なる職場で働く職員の管理が非常に簡単になります。職員の希望休や月毎の休日を入力するだけで、柔軟なシフト作成が可能です。

休暇や代休などの多様な休暇設定も管理でき、シフトと出勤情報を照らし合わせて予実管理まで実現できます。

介護業におすすめのシフト管理システム3選

「oplus」100人まで無料で利用できる

• シフトの自動作成で管理時間を短縮
• クラウドを活用してどこでもシフト提出が可能
• 出退勤データを簡単に一括ダウンロード

「oplus」は設定した条件に基づいてシフトを自動作成する機能を備えたシフト管理システムです。勤務日数の均等化やインターバル設定など、詳細な条件も簡単にセットでき、管理者の作業負担を大きく軽減します。

また、クラウドサービスを活用しており、PCやスマホからいつでもシフトを提出・編集できるのが魅力です。端末間で常に最新の情報が同期されるため、どこにいても管理が行えます。

さらに、打刻機能と連携して記録された出退勤データをExcelで一括ダウンロード可能です。多くのシステムを使うことなく、シンプルにシフト管理ができるので、管理職やスタッフの手間を削減できます。

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「ジョブカン勤怠管理」 シフト管理機能だけに絞ってコストカットを実現

• 複数の機能から必要なものだけを組み合わせて使える
• 超過労働や複雑なシフトパターンに対応可能
• 電話・メール・チャットによるサポートが充実

「ジョブカン勤怠管理」はあらゆる勤務形態に対応できるシフト管理システムです。スタッフの勤務形態が多岐にわたる場合でも、柔軟にシフト管理を行えます。

最大の特徴として、複数の機能から必要なものだけを組み合わせて使うことが可能です。「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つから選択して利用できます。無駄な機能を省くことで余計なコストをカットできるので、コスパの高さはバツグンです。

時間外労働が多いとアラート通知を設定したり、日勤・夜勤や複数回の休憩に対応したシフトパターンを組めたりと介護業でも利用しやすいUIとなっています。

また電話・メール・チャットで、随時サポートを受けられます。導入作業に不安を感じる場合でも、初期設定代行サービスがあるので、安心して利用可能です。

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「shiftmation」AIが5秒でシフトを自動作成してくれる

• 人工知能が5秒でシフト作成してくれる
• タスクや休憩も自動で割り当て可能
• スマホで希望のシフトを提出できる！自動集計で手間も削減

「shiftmation」の最大の特徴として、AIが約5秒でシフトを自動作成します。複雑な条件設定に対応するほか、公平性も担保できるのがうれしい点です。

またタスクや休憩も自動で割り当てることができます。怪しい部分については色・グラフで分かりやすく表示されるため、補正すべきポイントも把握しやすいでしょう。

さらにスタッフはスマホから簡単にシフトを提出できるので、使い勝手がいいです。管理者にとっても、シフトが自動で管理画面に反映されるため、転記する必要がなく負担が少ないでしょう。

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介護業のシフト作成・管理システムの選び方

介護業に適したシフト作成・管理システムを選ぶ際は、次の点に注意しましょう。

職種の細かな設定や兼務に対応できるか

介護業向けのシフト作成・管理システムを選ぶ際は、職種の細かな設定や兼務に対応できるかを確認しましょう。

必要な職種や人数などの要件を満たしたシフトを作成するには、システム上での職種の設定が欠かせません。またシフトを細かく調整するには、1人の職員に複数の職種を設定できることが重要です。

たとえばシフト管理システムを導入しても、人員配置基準などを満たせなければ、導入した意味がありません。

公式HPを参考に「職種を細かく設定できるか」「複数の職種を設定できるか」確認してください。

人員配置の自動チェックができるか

介護業向けのシフト作成・管理システムを選ぶ際は、人員配置の自動チェックができるかを確認するようにしましょう。

シフトを作成する際は人員配置基準を満たす必要がありますが、すべてを完璧にチェックするのは難しいです。そこでツールを活用すれば、ヒューマンエラーを防げるうえに、管理者の負担を軽減できます。

たとえば「人員配置基準を満たしていない場合アラートが出る」といった機能がついていないか確認してください。

労働基準法や就業規則の自動チェックができるか

介護業向けのシフト管理システムを選ぶ際「労働基準法や就業規則の自動チェックができるか」は重要です。

管理者は基準を満たしたシフトを作成することで忙しく、従業員1人1人の労働時間まで注意するのは困難でしょう。また職員の過重労働を未然に防ぐことは、介護事業を続けていくうえで必要不可欠です。

徹底したシフト管理・負担軽減のために、法令違反にあたらないか自動で確認する機能がおすすめです。

「過重労働の恐れがあるとアラートが出る」といった機能を搭載しているか確認してください。

勤務形態一覧表の出力が可能か

介護業向けのシフト作成・管理システムを選ぶ際、勤務形態一覧表の出力が可能かも確認しておきましょう。

勤務形態一覧表は厚生労働省が指定した形式で、定期的に作成・提出する必要があります。普段のシフト表とは別の形式で保存しておくのは、管理者にとって大きな負担になるでしょう。

手軽かつ効率的に勤務形態一覧表を作成できるよう、勤務形態一覧表の出力が可能なシステムがおすすめです。

公式HPや問い合わせなどを活用して、勤務形態一覧表の出力が可能か確認してください。

勤怠管理や給与計算に対応しているか

介護業向けのシフト管理システムを選ぶ際、勤怠管理や給与計算に対応しているかも確認しておきましょう。

ツールの中にはシフト管理のデータを活用して、勤怠管理や給与計算を行ってくれるものもあります。わざわざ別のツールで勤怠管理や給与計算を行う手間が省けるので、効率的かつ手軽に業務を完了できるでしょう。

「業務を効率化したい」という方は、積極的に勤怠管理などの機能が搭載されていないか確認してください。

スタッフにとって使いやすいツールか

介護業向けのシフト作成・管理システムを選ぶ際は「スタッフにとって使いやすいツールか」に注意しましょう。

「使いにくい」「操作がわからない」など、スタッフに使ってもらえなければ、シフトの管理ができません。

「現場のスタッフにとって使いやすい製品か」はよく確認するようにしましょう。たとえば次のような特徴があるか確認してください。

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シフト作成には便利な管理システムの導入を

介護業界ではスタッフごとの働き方が異なることが多いため、シフト表の作成が面倒になりがちです。しかし、シフト作成・管理システムを導入すれば、誰でも簡単にシフト表を作成できます。

システムを利用することで、勤怠管理・給与計算などの業務効率も改善するでしょう。最適な製品を導入して、シフト管理の負担軽減・業務効率化を実現してください。

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