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最終更新日: 2025年11月11日
シフト管理システム15選！おすすめのサービスや選び方を解説
「タイムカード15名分の勤怠集計に毎月5時間以上かかっている」
「締め日から給与支給日まで10日間しかなく、給与処理と明細作成がギリギリ」
「スタッフ全員の有給休暇の残日数や取得状況を正確に把握できていない」
こうした課題を解決できるのが、シフト管理システムです。シフトの自動作成から勤怠打刻の集計や給与計算など、規模や業種に合わせて運用できます。この記事では、おすすめのシフト管理システムを比較し、選び方のポイントを解説します。
シフト管理システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりのサービスを最短1分で自動診断。理想のシフト管理システムが見つかります。
目次
シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、企業や店舗が従業員のシフト作成や勤怠管理を効率化し、人員配置を最適化します。紙やエクセルでの作業が一般的でしたが、現在ではクラウド型のシステムを利用することで効率化を支援します。
複数店舗のシフトを一元管理、スタッフの希望をアプリから収集、AIが最適なシフトを自動作成できる、売上データと連携して必要人員を予測といったことが可能です。
勤怠データに基づいた戦略的な人員配置や人件費の最適化など、経営効率を向上させ事業成長を支援する役割を担っています。
シフト管理システムおすすめ15選
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特徴1 シフト希望収集から自動作成まで一元管理oplus（オプラス）は、シフト希望の収集から転記や作成までを一元管理し、稼働計画にもとづいて自動作成ができるサービスです。あらかじめ設定した稼働計画に従い、わずか数クリックでシフト表を作成できます。30日分のシフト作成にかかる作業時間を大幅に削減でき、最終調整のみで完成します。特徴2 勤怠打刻から予実管理まで一気通貫でサポートシフト管理から勤怠打刻や集計、予実差分の確認まで一元化しています。WEB打刻やQRコード打刻など、業種や業態にあわせた多様な打刻方法を提供し、GPS機能による不正打刻の防止にも対応しています。シフト情報と打刻情報が自動で突合されるため、予実管理を効率的におこなえます。特徴3 業務連絡とチーム連携を統一した専用チャット機能シフト調整だけでなく、業務連絡や日々のコミュニケーションまで対応する専用チャット機能を搭載しています。個人SNSを使わず、安全かつ円滑に情報共有やチーム連携が可能です。管理者による監視や、メッセージの既読確認など、ビジネス利用に適した機能も備えています。
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特徴1勤怠管理、シフト管理、給与計算など一元管理が可能スマレジ・タイムカードは勤怠管理、シフト作成、給与計算などの機能を搭載し、日々の業務負担を軽減するクラウド型勤怠管理システムです。職場環境にあわせて、あらゆるデバイスから勤怠打刻がおこなえます。自社の規模にあわせたプランで各機能を利用できます。特徴2 パスコード入力、写真撮影、GPSで勤怠不正を防止高精度な不正防止機能を搭載。打刻前に事前に登録したおいたPINコード入力や顔写真撮影を要求します。またGPSを利用して出退勤時に位置情報を記録できるため安否確認にも役立ちます。特徴3 アップデートがあり法改正にも即対応できる労働基準法などの法改正にも機能アップデートで瞬時に対応できます。労務アラート機能を備えており36協定に沿った時間外労働の注意喚起や自社で作成した規定遵守を周知するアラートを作成できます。
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マネーフォワード クラウド勤怠とは、株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。中小企業を中心に幅広く利用されており、バックオフィス業務の効率化を支援しています。出退勤の打刻から休暇申請、シフト管理まで、勤怠管理に必要な機能を網羅しています。同社が提供する「マネーフォワード クラウド給与」との連携により、勤怠データを給与計算にスムーズに反映させることが可能です。打刻方法は、スマートフォンやPC、ICカードリーダーなど複数の選択肢から選べます。管理画面は視覚的にわかりやすく設計されており、メールやチャットでのサポートにも対応しています。APIを公開しており、ほかのシステムとのデータ連携が可能。既存システムとの統合や、業務フローにあわせたカスタマイズに対応できます。働き方改革関連法への対応機能も搭載されており、時間外労働の上限管理や有給休暇の取得状況の把握など、コンプライアンスに配慮した勤怠管理を実現します。特徴1 出退勤打刻と勤怠管理の効率化マネーフォワード クラウド勤怠なら、シフト機能や自動集計機能、またICカードを活用した勤怠管理が可能です。これにより、出退勤の打刻漏れを防ぎ、タイムカードによる収集や集計作業の手間を大幅に削減します。これまで手動でおこなっていた煩雑な作業をシンプルにまとめることで、管理者の負担を軽減し、正確で迅速な管理を実現します。特徴2 Webで完結する残業や休暇の申請、承認残業や有給休暇の申請、承認プロセスをWeb上で完結させることができるため、紙の書類や対面での手続きを必要としません。これにより、申請や承認の時間を短縮し、管理が効率化されます。管理者にとっても従業員にとっても、ストレスのない手続きが実現し、業務のスムーズな流れが促進されます。特徴3 有給休暇の自動付与で安心の管理有給休暇の自動付与機能を備えており、従業員ごとに異なる入社日にも対応可能です。有給休暇を正確かつ簡単に管理でき、人為的なミスを防ぎます。従業員へのフェアな有給の付与がおこなわれることで、企業全体のコンプライアンスも強化され、安心して運用を続けられます。
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KING OF TIME(キングオブタイム)とは、クラウド型勤怠管理システムです。月額300円/人という低価格ながら、多様な打刻方法や勤務形態に対応する柔軟性、給与計算システムとの連携機能を備えています。テレワークや直行直帰など現代の多様な働き方にも対応し、リアルタイムでの勤怠状況把握が可能です。手厚いサポート体制も評価されており、紙のタイムカードからの移行による業務効率化や労働時間の正確な把握、有給管理の円滑化など、企業の労務管理における課題解決に貢献しています。特徴1 10種類以上の打刻方法でさまざまな勤務形態に対応共用のパソコンや各自のパソコンで打刻する以外にも、多様な打刻方法に対応しています。Windowsのログオンとログオフで自動的に打刻できるタイプや、普段使いのLINEやビジネスチャットのWowTalkにて、出勤や退勤ボタンをクリックして記録できるタイプも便利です。スマホで打刻するときはGPSの位置情報も一緒に保存できるため、不正打刻が防げます。さらになりすましを防止するために本人が登録したICカードをかざしたり、指紋、指静脈、顔認証といった生体認証も人気です。またマスクした状態でも温度検知をし、顔認証のみで勤怠打刻が完了するAI機能もあります。このように従業員の働き方にあわせて、透明性の高い勤怠打刻ができるKING OF TIMEは、クラウド勤怠サービスにおいて市場シェアが第1位になりました。（※）特徴2 打刻だけではない！従業員をサポートする豊富な機能フレックスタイムや変形労働時間制など、さまざまなシフトにも対応しているKING OF TIMEには、勤怠管理に紐づく機能が充実しています。たとえば残業管理では残業の申請から承認までがスマホで完了、休暇管理では自動付与したりアラートを出したりと、従業員の労務周りが整うでしょう。打刻修正やスケジュール申請も、あらかじめ設定した承認フローに沿って一元管理できるため、抜け漏れの発生はかなり少ないです。外部サービスの給与計算ソフトや人事管理システムともAPI連携ができ、従業員の働き方を全面的に支援します。特徴3 複数のコンサルテーションで働き方改革を支援勤怠管理システムは多くの企業に導入されています。ただ1社1社で働き方が異なるため、自社の実態にあうか不安を覚えるかもしれません。そこでKING OF TIMEでは顧客へのサポート体制を強化しています。導入前に相談できることはもちろん、導入後にわからないことがあっても、1カ月に何回でも専門スタッフへ問い合わせできるため、安心です。しかも無料であり、問い合わせ内容によってはリモートコントロールで問題の端末を直接操作します。また勤怠管理システムは24時間365日稼働するため、システムダウンを発生させないようにデータベースの冗長化、サーバーの負荷分散、エラーログの監視などを徹底しています。※ 富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2025年版」 勤怠管理ソフトSaaS/PaaS市場 利用ID数 2024年度実績 ベンダーシェア
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ジンジャー勤怠とは、jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。PCやスマホ、ICカードなど多彩な打刻方法に対応し、労働時間と残業時間をリアルタイム集計することで、集計作業の負荷を低減し、入力ミスを防止します。フレックスタイム制や変形労働時間制、テレワークなど多様な勤務形態にも柔軟に対応可能です。また、有給の自動付与や残日数管理、各種アラート機能により、労務法令遵守を支援します。導入企業数は18,000社を超えており、業種や規模を問わず、勤怠管理の効率化や適正化に取り組む企業から選ばれています。（※）※ jinjer株式会社調べ（2025年6月時点）特徴1 誰でも使える、柔軟な打刻方法PCやスマートフォン、タブレット、ICカードから打刻方法を選べます。社内勤務の従業員はPCで打刻、出先からの直帰が多い従業員はスマホで打刻、というように柔軟な対応が可能です。従業員は打刻をスムーズにおこなえるようになり、また管理者は雇用形態に関わらず一括で集計できるようになるため、業務効率の改善につながるでしょう。多様な働き方を推進する企業の心強い味方です。特徴2どんな業界にもどんな働き方にもフィット働き方改革への対応など複雑化する従業員の働き方をシンプルに一元管理、従来の管理工数をぐっと削減できます。以下の勤務形態にも対応しています。シフト制/時差出勤テレワーク（フル/ハイブリッド）フレックスタイム制（コアタイムあり/なし）みなし労働夜勤特徴3 月末月初のミス、漏れがなくなる月々の労働時間を自動集計します。従業員が打刻すると管理画面にリアルタイムで反映されるため、面倒な入力作業も要りません。残業時間を勘定に入れたり、休憩時間を差し引いて計算したりと、詳細な設定が可能です。またフレックス制や裁量労働時間制など多様な働き方にも対応しています。エクセル入力や集計作業に時間がかかってしまう、毎月の勤務データに計算ミスが生じる、といった経理担当者の悩みを解消する製品です。特徴4 初期導入から運用定着まで支える専任担当者のサポート導入初期から導入後の運用に至るまでサポートが用意されています。初期設定をおこなったり、自社にあわせた運用スケジュールを組んだり、はじめての導入でも安心です。サポート担当者が豊富なノウハウを共有するため、業務効率化が見込めるでしょう。
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特徴1 シフト/様式9の自動作成機能にて管理者の心身的負担を軽減エピタルHRは、医療や福祉業界特化型のシフト自動作成機能です。事前に勤務パターンやスタッフのレベルを考慮した配置、優先/NGペアを設定することで、AIがシフトを瞬時に提案します。シフト作成時間が短くなることで、管理職者のワークライフバランス向上と定着に寄与します。特徴2 専任担当者のサポートにより、システム利用の不安を解消導入後にサポートチームから専任担当が1人つくため、手厚い導入支援が可能です。オンライン会議や電話、チャットツール以外だけでなく、必要に応じて現地訪問にも対応します。手厚いサポートにより、多くの方がシステムを使いこなすことができるため、契約更新率は97.2％となっています。（※）特徴3 常に新しいシステムが利用可能エピタルHRはクラウド型のサービスであるため、定期的にリリースされる新機能を無料で利用することが可能です。新機能については実際に利用している現場の声を重視して、開発をおこなうため、より使いやすいシステムに進化していきます。また、診療報酬改定にともなう様式9の仕様変更も自動で変更できます。※ 株式会社エピグノ（2025年5月時点）
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ジョブカン勤怠管理とは、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムで、中小企業から大手企業まで幅広い業種で利用されています。ジョブカンシリーズ全体での導入実績は20万社を超えており、多様な打刻方法、シフト管理機能、休暇申請管理機能などを備えている点が特徴です。ICカード打刻、モバイルGPS打刻、LINE打刻、Slack打刻など、企業のニーズに応じた柔軟な打刻方法を提供。直感的に操作できるインターフェースで、はじめて勤怠管理システムを導入する企業でも利用しやすい設計です。メール、チャット、電話での問い合わせに対応しており、初期設定から運用開始まで専門スタッフがサポートします。勤怠データの自動集計機能により、手作業による集計ミスを防ぎ、リアルタイムで正確な勤怠状況を把握することが可能です。労務管理の効率化と人的ミスの削減を実現し、管理業務にかかる時間と経費の削減に貢献します。特徴1 出勤管理がリアルタイムでできる管理画面で出勤している従業員全員の状態が把握できます。本社はもちろんのこと、支社の従業員の出勤管理も可能です。支社だけ、本社だけといった切り替えもできます。シフトの時間になっても打刻がない、打刻の数が出勤しているはずの数が合わないなどの不備がある場合は、アラートメールが送信されます。無断欠勤や事故などがすぐに把握できて便利です。特徴2 給与ソフトとの連携が可能ジョブカン給与計算、freee、MFクラウド（API連携あり）、給料王、給与奉行、弥生給与など主たる給与ソフトと連携が可能です。いちいち計算をしなくても働いた時間が給与に反映されます。有給や残業も打刻から管理が可能なので、計算ミスなども発生する可能性が皆無に近くなるでしょう。また、打刻ミスがあった場合は従業員の申し出により1カ月間は修正が可能です。特徴3 初期費用とサポート費用は0円30日間は無料で利用できます。この間に正式使用するかどうかが決められ、たとえ期間内に利用を修了しても追加料金などは必要ありません。有料プランも必要な機能だけチョイスできます。1機能月220円からで、全部購入しても月550円なため、無理なく利用できるでしょう。サポート費用もかかりません。
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特徴1 急な調整にスムーズに対応できるチャット機能希望シフトの収集や作成、共有ができるシフト管理システムです。早番や遅番などのパターン作成や、概算人件費を見ながらのシフト作成など、業務を効率化する機能が多数搭載されているため、管理者の負担を軽減できるでしょう。またチャット機能がシフト表と一体化しているので急な欠員発生時にすぐにスタッフへ調整依頼ができ、シフトを円滑に回すことが可能です。特徴2 無料で使えるタイムカードや勤怠管理タイムカード機能と勤怠管理は無料で利用可能です。ボタンひとつで打刻した出退勤時間を勤怠記録として保管できたり、概算人件費のシミュレーションができたりと人事や労務の手間を省けます。複数店舗の勤怠を一括管理できるためタイムカード収集の必要がなく、給与計算の効率が向上するでしょう。特徴3 スタッフ用のシフト管理アプリと連携できる実際に現場で働くスタッフ用のアプリ「シフトボード」との連携が可能です。予定を入力すればそのまま提出が完了し、シフトが決まると自動でカレンダーに反映されます。アルバイト先がAirシフトを導入していれば複数の掛け持ちにも対応するため、スケジュール管理が容易になるでしょう。
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特徴1 シフト作成を完全自動化し手直しゼロを実現高性能自動化エンジンによって、シフト作成を完全に自動化できるシフト作成ツールです。スタッフの希望を集めて自動作成の操作をするだけで、希望勤務日数や休日数、繁忙期や閑散期の過不足から理想のシフトを導き出します。人の手では難しい先を見通した戦略的なシフトが実現するため、管理者の負担が大幅に削減されるでしょう。特徴2 働き方改革に対応したシフト作成ができる幹部の右腕は絶対条件として、月間労働時間や勤務パターン禁止ルール、飛び休禁止などの6つの労働条件を厳守してシフトを作成します。人の手で作成するとどうしても偏りがちなシフトを平準化し、かつ労働条件を守ったシフト作りが叶うためスタッフの不平不満解消に繋がります。特徴3 スタッフごとの作業スキルに応じてシフト作成が可能スタッフごとに、1つの作業に対して6段階でスキルの習熟度を設定できます。スタッフのスキルはシフトへの反映が可能なため、スキルの低いスタッフばかりが同じ時間帯に入ってしまうことを防ぎ、現場の負担を減らせるでしょう。
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特徴1 クラウド管理とアプリでシフト管理を効率化GMOシフトマネージャーは、クラウドタイプなので、さまざまなデバイスから使えるシフト管理システムです。スタッフはiOSやAndoroid対応のアプリでいつでもシフトを提出し、閲覧可能です。提出された希望はすぐに管理画面へ反映されるため、紙から書き写す必要はありません。特徴2 急な調整がスムーズに完了するグループチャット機能病欠や急用などで急な調整が必要になった際に便利な、スタッフ間のグループチャット機能が搭載されています。代わりに出勤できる人員がすぐに見つけられ、変更をシフト表に自動で反映できます。急な調整もスムーズに完了し、現場の混乱を抑えられるでしょう。特徴3 ガイドラインに則ったマイナンバー管理が実現GMOシフトマネージャーはセキュアな環境下でマイナンバー提出から管理、廃棄までをシステム化します。基本機能でマイナンバー管理が可能なため、安全管理措置にかかる費用を大幅に削減可能です。
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特徴1 アルゴリズムによる自動シフト作成が可能Optamo for Shiftは、アルゴリズムを活用したシフト管理システムです。複数の条件をもとにスタッフを組み合わせ、契約条件や労務規定を遵守しながら効率的な勤務シフトを作成します。手作業によるシフト作成の負担を軽減します。特徴2 スタッフの働きやすさを重視した機能設計勤務回数上限やインターバルなど働き方を重視したシフト作成機能を搭載しています。スタッフの相性を考慮したアンマッチ機能により、希望に沿った結果が出るよう重視したい項目の優先度を調整。スタッフ一人ひとりが働きやすい環境の実現をサポートします。特徴3 複数の勤怠管理サービスとの連携対応作成した勤務予定を各種勤怠管理サービスで取り込むことが可能です。KING OF TIMEやジョブカン勤怠管理をはじめとする複数の勤怠管理サービスとの連携に対応しており、各サービス専用のCSVファイルをダウンロードできます。
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特徴1 LINE連携でシフト提出が簡単LINEと連携しているため、シフトの提出はLINE経由で簡単に行えます。シフト募集開始連絡や未提出者への催促もLINEが自動で行うため、シフト管理担当者が個別に連絡する必要はありません。シフト収集に関する作業が自動化され、業務の効率化に繋がります。特徴2 適正な人材配置で無駄な人件費を削減できるモデルシフト機能で人件費を最適化できます。時間帯ごとに必要な人員数と人件費を設定して、実際のシフトと照らし合わせながらの調整が可能です。最適な人数を把握し、無駄な人件費の削減に繋がるでしょう。特徴3 労働時間や休日取得状況を管理し働き方改革に対応働き方改革関連法には長時間労働の是正などさまざまな要件が盛り込まれているため、人の手で全てを把握し実行するのは困難でしょう。らくしふは労働時間や休日取得に関する働き方改革の労務管理に対応しています。さらに外国人留学生の労務管理にも対応できるため、留学生アルバイトを受け入れている企業も安心です。法に抵触すること無く、信頼性の高いシフト管理が実現するでしょう。
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特徴1 シフト作成に必要な情報を分かりやすく集約シフト作成時に参照するべきスタッフの希望や人件費、売上、労務管理に関するデータなどの情報がシンプルで分かりやすい画面に集約されています。必要な情報がひと目で分かるので、シフト作成の際にあれこれと帳票を開く必要はありません。また収集した希望シフトは自動でシフト作成画面に反映されるため、作業の効率化が実現します。特徴2 シフトの提出と確認を楽にする専用アプリシフトの提出や確認は専用アプリから行います。スマホ対応のためいつでもどこからでも希望を提出可能です。また提出期限の2日前には自動でリマインダー通知が送られるため、提出漏れを防ぎます。提出から確認までの一連の流れがアプリで完了し、スタッフの負担軽減に繋がるでしょう。特徴3 複数店舗のシフトを共有して人手不足を解消複数店舗のシフトが共有されているため、人員が足りない際には余っている店舗にヘルプ要請が送れます。ヘルプ要請は「募集シフト登録」をするだけと簡単です。要請から調整のやり取りまでが一元化されるので、スムーズに調整が完了し人手不足と人員の偏りを解消するでしょう。
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特徴1 時間ごとの人員や作業割当でシフト作成を効率化SHIFTEEは、シフト管理画面で月次と日次の両方を管理できます。シフト作成は日次の「タイムライン表示」で作業内容や休憩時間を割り当てながら進められます。シフト表の完成とともに作業指示も完成するため、効率の良いシフト作成が実現するでしょう。特徴2 個々のスキルをシフトに反映可能スタッフそれぞれにスキルを登録し、シフトに反映できます。たとえば発注業務ができる人やレジ締めなど、1日に必要なスキルを持ったスタッフがシフトインしているかがひと目でわかります。現場の業務が滞ることのない、効率的なシフトが完成するでしょう。特徴3 予実管理を楽にする勤怠管理システムとのデータ連携各種勤怠管理システムとのデータ連携が可能です。作成したシフトをCSV出力し勤怠管理システムにアップロードするだけで連携は完了します。勤怠管理と連携することで予定データと実績データが一元管理でき、タイムリーに予実管理をおこなえます。
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特徴1 交代勤務や時間割当それぞれにあった製品タイプ勤務シフト作成お助けマンは、スタッフの希望にあわせてシフト作成を自動化するシフト管理ツールです。「Day」は早番や遅番といった交代勤務にあわせ、法令や働き方改革に合わせたシフト作りができます。「Time」はパートやアルバイトの時間管理に特化し、休憩時間管理や高校生の22時以降勤務禁止など、さまざまなルールに則ったシフト作りが可能です。特徴2 外部システムとデータ連携し業務を効率化勤怠データや給与情報はCSVなどの形式で出力可能です。そのまま勤怠管理や給与管理システムとデータ連携できるため、データを転記する手間は必要ありません。経理や人事の作業工数を削減し、業務の効率化が実現します。特徴3 わかりやすい料金体系で費用管理が容易になる「Day」は50人まで月額13,200円で51人以上は要見積もり、「Time」は20名まで月額6,600円で以降10名追加ごとに課金される分かりやすい料金体系です。利用する従業員数で金額がわかるため、費用計算が容易になるでしょう。どちらも2カ月間の無料トライアルが用意されているので、じっくりと使い勝手を試せます。
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シフト管理システムの主な種類
シフト管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。シフト管理に何を求めるかによって選び方が変わるため、タイプの違いを把握した上で比較しましょう。
シフトの作成や管理に特化したタイプ
シフト管理システムの主な機能である、シフト収集・作成・共有をより効率的に行うことに特化しています。提出されたシフトが自動で反映されるものや、時間帯ごとの必要人数やスキルを一括で管理できる製品は、シフト管理者の負担を軽減してくれるでしょう。
専用のアプリが用意されているものを導入すれば、シフトの提出や確認が楽になり、従業員の手間を削減できます。
無料で利用できるタイプ
シフトを集め、作成し共有するという基本機能が無料で利用できるタイプです。「シフトの作成や管理に特化したタイプ」の一部機能を無料で使用できる製品が多いでしょう。しかし多くの製品は、登録できる人数や機能に制限があります。
無料プランから有料プランへ簡単に切り替えられる製品を選べば、スタッフが増えた場合やより高度な機能が必要になった場合でも安心です。
勤怠管理システムに搭載されているタイプ
出退勤を記録して就業状況を把握する勤怠管理システムの中の一機能として、シフト管理が組み込まれているタイプです。勤怠管理と自動で連携されるため、シフトと打刻時間の照合や実働時間の管理が容易になります。総残業時間や有給取得数などを正確に把握できるため、法令を順守したシフトを簡単に作成できるようになります。
オプションでシフト管理を追加できる勤怠管理システムもあるので、自社に合わせて導入したい機能があれば問い合わせてみると良いでしょう。
シフト管理システム導入のメリット
管理者と従業員両方のシフト作成・管理業務が効率化される
シフト管理システムには、従業員がスマホやアプリから手軽にシフトを提出できる機能が備わっています。どこからでもすぐに入力できるため、シフト提出のために出勤する必要がありません。
アプリやスマホ経由で提出された希望は自動で管理画面に反映されます。スタッフそれぞれの希望を転記する必要がなく、転記ミスや漏れを防ぐことが可能です。管理画面でシフトの全体像を確認しながら作成できるので、最適な人員配置が実現するでしょう。
最終的に完成したシフトをアプリで共有すれば、スタッフはスマホなどの端末からすぐに確認できます。従業員と管理者両方の作業工数を減らし、業務の効率化に繋がります。
管理者側が一元管理することでシフト管理の属人化を防止する
シフト作成は時間帯ごとの最適な人数や、スキルを持つスタッフの効果的な配置などの要件を考えながら作成しないといけません。そのため作成者によってシフトが偏りやすく、結果的にシフト作成が属人化してしまいがちです。
シフト管理システムには、管理者が時間帯別の必要人数やスキル、役職を登録して一元管理できるものがあります。それぞれの条件を考慮しながらのシフト作成が容易になるため、属人化の抑制に繋がるでしょう。中には条件を設定すれば自動でシフトを作成してくれるシステムもあるため、あとは少し手直しするだけで誰でもシフト作成が可能になります。
管理者側の業務ミスと従業員の確認モレを防ぐ
紙やメールを活用したシフト作成で起こり得るのが、管理者の転記ミスです。シフト管理システムは従業員から提出された希望シフトが自動で管理画面へ反映されるため、転記ミスは起こりません。各従業員の総勤務時間や休憩なども一元管理できるため、シフト作成において人的ミスを大幅に減らせるでしょう。
従業員側は、シフト提出期限がアラート表示されることで提出漏れを防ぐことが可能です。またシフトが確定した際には従業員のカレンダーに自分がシフトに入っている日時が表示されるため、確認漏れも防げます。
管理者は自動集計によるデータを蓄積し活用できる
シフト管理システムでは、従業員の勤務時間や有給取得、給与などが自動で計算され蓄積されていきます。管理者はそれらのデータを活用し、さまざまな業務に役立てることが可能です。たとえば勤怠管理システムと連携して総勤務時間や残業時間を把握したり、シフト実績に応じた給与計算が実現できるでしょう。
多くのシフト管理システムではデータをCSVなどの形式に変換できるため、外部システムとの連携が容易です。ただし連携できるシステムは製品によってさまざまなので、連携させたいシステムが決まっている場合は事前に確認しておきましょう。
管理者は突発的な人数調整の対応が容易になる
シフト管理システムには、管理者がスタッフへ一斉にチャットを送ってシフトに入れる人を募集したり、他店へのヘルプ要請を送れたりといった機能を持つものがあります。急な欠員や自店のスタッフでは手が足りない場合にすぐに呼びかけができ、人数調整が容易になるでしょう。
またシフト管理システムで情報を一元管理することで、人員が不足しがちな曜日や時間帯がひと目で把握できるようになります。不足している曜日・時間帯に絞って募集をかけるなどの対策が可能になるため、より安定したシフト組みが実現します。
シフト管理システムの比較ポイント
自社の勤務体系に必要な機能が揃っているか
業種や雇用形態によって、勤務体系はさまざまです。たとえば早番・中番・遅番の3交代制とスタッフそれぞれで勤務時間が異なる時間単位シフトでは、必要となるシフト管理機能は異なります。管理者の負担を減らすためにも、勤務体系に合わせて条件設定や時間単位設定ができるかを確認しましょう。
またアルバイトの多い職場では連絡手段や共有方法の利便性が重要です。専用アプリやLINE連携でスマホからシフトの提出・確認ができると、スタッフのシフト提出忘れや確認
漏れを防げます。急に欠員が出た際にもすぐにスタッフへ連絡できるため、調整が楽になるでしょう。
シフト管理以外の業務が効率化できるか
シフト作成以外に効率化したい業務があるなら、勤怠管理システムと一体化している製品や、追加機能が豊富なものを選びましょう。たとえば出退勤の打刻機能を備えた勤怠管理システムでは、作成したシフトを元に出退勤時刻を突合し管理者が遅刻や残業などを簡単に把握できます。またマイナンバーを管理できる労務管理システムを選べば、従業員のマイナンバー情報を安全に管理できるでしょう。
企業に義務付けられている「働き方改革関連法案」に対応したシステムも増えているため、労務管理を効率化することも可能です。最初から勤怠管理システムに組み込まれている製品や必要な機能を後から追加できるものなどさまざまなので、自社に合った方法で効率化できるものを選びましょう。
簡単に操作ができるか
シフト管理を属人化させないためには、誰でも簡単にシステムを操作できることが大切です。シフト作成者の負担を減らすためにも、操作性に優れた製品を選びましょう。とは言え、どのシステムが使いやすいかは実際に使ってみないと分からない部分が多くあります。シフト管理システムには無料トライアル期間を1カ月から2カ月程度設けているものがあるので、トライアルで使い心地を試すのも1つの手です。
従業員の使いやすさに関しては、シフト提出と確認が手軽にできるものが良いでしょう。モバイルアプリが装備されているものなら、わざわざブラウザからログインせずに操作ができます。中にはLINEで提出・確認・連絡のすべてが完了する製品もあります。
希望する外部システムと連携できるか
すでに使用している勤怠管理システムや給与計算ソフトなどがあれば、データ連携できるシフト管理システムが便利です。CSVデータ出力に対応しているシフト管理システムなら、多くの外部システムとデータ連携が可能でしょう。
ただし、CSV出力に対応していても同一メーカーのシステムとしか連携できない製品もあるため、他メーカーとのシステム連携が可能か確認が必須です。製品によってはオプションで対応可能な場合もあるため問い合わせると良いでしょう。また段階的に機能を拡張していく予定があるなら、拡張性の確認も必要です。
予算に見合っているか
シフト管理システムは1ユーザーごとに課金されるものや、一定の人数まで一律料金で使えるものなど料金体系はさまざまです。料金体系によって少人数に適しているのか人数が多いほうがお得になるのか変わるため、将来的なスタッフ数の増減を予測した上で比較することが重要です。
シフト作成や管理に特化したシステムには、無料プランがある製品も存在します。難しい機能は必要なく、シフト作成を効率化したいのなら無料プランから始めてみるのも良いでしょう。
ぴったりのシフト管理システム選びはミツモアで
シフト管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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シフト管理システムについて
無料で利用できるシフト管理システムはありますか？
「oplus」は基本機能を100人まで無料で利用可能です。基本機能にはシフトの提出・管理・確定機能やスマホアプリ対応、メッセージの一斉送信などシフト管理に必要な機能が揃っています。またほとんどのシフト管理システムには1カ月から2カ月ほどの無料お試し期間が設けられているため、じっくりと試してから導入を検討できます。
シフト作成・管理に特化したシステムはありますか？
「Sync Up」や「Optamo for Shift」、「SHIFTEE」などは勤怠管理やタイムカード機能が付属せず、シフト作成と管理に特化したシステムです。また「ジョブカン勤怠管理」は4つの機能の中から必要なものだけを選べるので、シフト管理機能だけを導入することができます。
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