シフト管理システムを比較する

シフト作成には従業員から希望シフトを収集する、収集した希望を調整する、シフトを決定する、決定したシフトを共有するといったステップが必要です。これまで紙やエクセルファイルで管理していたシフトを、専用のシステムで一元管理できるようにしたものが「シフト管理システム」です。

シフト管理システムの中には、スマホやアプリから提出された希望シフトを管理画面に自動で反映したり、シフト作成パターンが登録できたりと、シフト作成の手間を大幅に削減できる機能が備わった製品があります。また日勤や夜勤などの、変則的な勤務形態に対応したシフト管理システムを選べば、複雑なシフト作成も容易に行えるでしょう。

さらにスマホアプリから手軽にシフトの希望を提出できたり、勤務日時のアラート表示が届いたりする機能は、管理者だけでなく従業員にも多くのメリットがあります。

シフト管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。シフト管理に何を求めるかによって選び方が変わるため、タイプの違いを把握した上で比較しましょう。

シフトの作成や管理に特化したタイプ

シフト管理システムの主な機能である、シフト収集・作成・共有をより効率的に行うことに特化しています。提出されたシフトが自動で反映されるものや、時間帯ごとの必要人数やスキルを一括で管理できる製品は、シフト管理者の負担を軽減してくれるでしょう。

専用のアプリが用意されているものを導入すれば、シフトの提出や確認が楽になり、従業員の手間を削減できます。

無料で利用できるタイプ

シフトを集め、作成し共有するという基本機能が無料で利用できるタイプです。「シフトの作成や管理に特化したタイプ」の一部機能を無料で使用できる製品が多いでしょう。しかし多くの製品は、登録できる人数や機能に制限があります。

無料プランから有料プランへ簡単に切り替えられる製品を選べば、スタッフが増えた場合やより高度な機能が必要になった場合でも安心です。

勤怠管理システムに搭載されているタイプ

出退勤を記録して就業状況を把握する勤怠管理システムの中の一機能として、シフト管理が組み込まれているタイプです。勤怠管理と自動で連携されるため、シフトと打刻時間の照合や実働時間の管理が容易になります。総残業時間や有給取得数などを正確に把握できるため、法令を順守したシフトを簡単に作成できるようになります。

オプションでシフト管理を追加できる勤怠管理システムもあるので、自社に合わせて導入したい機能があれば問い合わせてみると良いでしょう。

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管理者と従業員両方のシフト作成・管理業務が効率化される

シフト管理システムには、従業員がスマホやアプリから手軽にシフトを提出できる機能が備わっています。どこからでもすぐに入力できるため、シフト提出のために出勤する必要がありません。

アプリやスマホ経由で提出された希望は自動で管理画面に反映されます。スタッフそれぞれの希望を転記する必要がなく、転記ミスや漏れを防ぐことが可能です。管理画面でシフトの全体像を確認しながら作成できるので、最適な人員配置が実現するでしょう。

最終的に完成したシフトをアプリで共有すれば、スタッフはスマホなどの端末からすぐに確認できます。従業員と管理者両方の作業工数を減らし、業務の効率化に繋がります。

管理者側が一元管理することでシフト管理の属人化を防止する

シフト作成は時間帯ごとの最適な人数や、スキルを持つスタッフの効果的な配置などの要件を考えながら作成しないといけません。そのため作成者によってシフトが偏りやすく、結果的にシフト作成が属人化してしまいがちです。

シフト管理システムには、管理者が時間帯別の必要人数やスキル、役職を登録して一元管理できるものがあります。それぞれの条件を考慮しながらのシフト作成が容易になるため、属人化の抑制に繋がるでしょう。中には条件を設定すれば自動でシフトを作成してくれるシステムもあるため、あとは少し手直しするだけで誰でもシフト作成が可能になります。

管理者側の業務ミスと従業員の確認モレを防ぐ

紙やメールを活用したシフト作成で起こり得るのが、管理者の転記ミスです。シフト管理システムは従業員から提出された希望シフトが自動で管理画面へ反映されるため、転記ミスは起こりません。各従業員の総勤務時間や休憩なども一元管理できるため、シフト作成において人的ミスを大幅に減らせるでしょう。

従業員側は、シフト提出期限がアラート表示されることで提出漏れを防ぐことが可能です。またシフトが確定した際には従業員のカレンダーに自分がシフトに入っている日時が表示されるため、確認漏れも防げます。

管理者は自動集計によるデータを蓄積し活用できる

シフト管理システムでは、従業員の勤務時間や有給取得、給与などが自動で計算され蓄積されていきます。管理者はそれらのデータを活用し、さまざまな業務に役立てることが可能です。たとえば勤怠管理システムと連携して総勤務時間や残業時間を把握したり、シフト実績に応じた給与計算が実現できるでしょう。

多くのシフト管理システムではデータをCSVなどの形式に変換できるため、外部システムとの連携が容易です。ただし連携できるシステムは製品によってさまざまなので、連携させたいシステムが決まっている場合は事前に確認しておきましょう。

管理者は突発的な人数調整の対応が容易になる

シフト管理システムには、管理者がスタッフへ一斉にチャットを送ってシフトに入れる人を募集したり、他店へのヘルプ要請を送れたりといった機能を持つものがあります。急な欠員や自店のスタッフでは手が足りない場合にすぐに呼びかけができ、人数調整が容易になるでしょう。

またシフト管理システムで情報を一元管理することで、人員が不足しがちな曜日や時間帯がひと目で把握できるようになります。不足している曜日・時間帯に絞って募集をかけるなどの対策が可能になるため、より安定したシフト組みが実現します。

自社の勤務体系に必要な機能が揃っているか

業種や雇用形態によって、勤務体系はさまざまです。たとえば早番・中番・遅番の3交代制とスタッフそれぞれで勤務時間が異なる時間単位シフトでは、必要となるシフト管理機能は異なります。管理者の負担を減らすためにも、勤務体系に合わせて条件設定や時間単位設定ができるかを確認しましょう。

またアルバイトの多い職場では連絡手段や共有方法の利便性が重要です。専用アプリやLINE連携でスマホからシフトの提出・確認ができると、スタッフのシフト提出忘れや確認

漏れを防げます。急に欠員が出た際にもすぐにスタッフへ連絡できるため、調整が楽になるでしょう。

シフト管理以外の業務が効率化できるか

シフト作成以外に効率化したい業務があるなら、勤怠管理システムと一体化している製品や、追加機能が豊富なものを選びましょう。たとえば出退勤の打刻機能を備えた勤怠管理システムでは、作成したシフトを元に出退勤時刻を突合し管理者が遅刻や残業などを簡単に把握できます。またマイナンバーを管理できる労務管理システムを選べば、従業員のマイナンバー情報を安全に管理できるでしょう。

企業に義務付けられている「働き方改革関連法案」に対応したシステムも増えているため、労務管理を効率化することも可能です。最初から勤怠管理システムに組み込まれている製品や必要な機能を後から追加できるものなどさまざまなので、自社に合った方法で効率化できるものを選びましょう。

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簡単に操作ができるか

シフト管理を属人化させないためには、誰でも簡単にシステムを操作できることが大切です。シフト作成者の負担を減らすためにも、操作性に優れた製品を選びましょう。とは言え、どのシステムが使いやすいかは実際に使ってみないと分からない部分が多くあります。シフト管理システムには無料トライアル期間を1カ月から2カ月程度設けているものがあるので、トライアルで使い心地を試すのも1つの手です。

従業員の使いやすさに関しては、シフト提出と確認が手軽にできるものが良いでしょう。モバイルアプリが装備されているものなら、わざわざブラウザからログインせずに操作ができます。中にはLINEで提出・確認・連絡のすべてが完了する製品もあります。

希望する外部システムと連携できるか

すでに使用している勤怠管理システムや給与計算ソフトなどがあれば、データ連携できるシフト管理システムが便利です。CSVデータ出力に対応しているシフト管理システムなら、多くの外部システムとデータ連携が可能でしょう。

ただし、CSV出力に対応していても同一メーカーのシステムとしか連携できない製品もあるため、他メーカーとのシステム連携が可能か確認が必須です。製品によってはオプションで対応可能な場合もあるため問い合わせると良いでしょう。また段階的に機能を拡張していく予定があるなら、拡張性の確認も必要です。

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予算に見合っているか

シフト管理システムは1ユーザーごとに課金されるものや、一定の人数まで一律料金で使えるものなど料金体系はさまざまです。料金体系によって少人数に適しているのか人数が多いほうがお得になるのか変わるため、将来的なスタッフ数の増減を予測した上で比較することが重要です。

シフト作成や管理に特化したシステムには、無料プランがある製品も存在します。難しい機能は必要なく、シフト作成を効率化したいのなら無料プランから始めてみるのも良いでしょう。

シフト勤務を採用している企業にとって、シフト管理は工数がかかる業務のひとつです。しかしシフト管理システムを導入すれば、シフト管理が効率化され会社と従業員両方にとって最適なシフトが実現します。

ただし、すべてのシフト管理システムが自社にとって最適とは限りません。勤務形態の違いや求める機能によって選ぶべきシフト管理システムは異なります。またシフト作成に特化した製品が良いのか、勤怠管理など他の業務も効率化したいのかなども考慮する必要があるでしょう。

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