飲食店のシフト管理の課題はシステム導入で解決！機能や選び方を解説

飲食店のシフト作成では、スタッフの希望聞き取りやシフト作成に大きな手間と時間がかかります。シフト管理システムを導入すると、シフト希望の収集から調整まで自動化できるため効率的にシフト管理ができます。

ただし飲食店のシフト作成では、飲食店特有の注意点があります。シフト管理システムを選ぶときは、飲食店のシフト作成における課題を解決できる製品を選びましょう。

本記事では飲食店向けのシフト管理システムを10個紹介します。システム導入時の参考にしてください。

シフト作成の主な流れ

飲食店におけるシフト作成の流れは以下の通りです。

1.必要な人員と役割の把握

キッチンスタッフやホールスタッフ、マネージャーなど各業務に必要な人数を曜日や時間帯ごとに決定します。

ピークタイム(ランチ・ディナー時)には、ホールスタッフの人員を増やす、平日と休日によっても人員を変動させます。

また、曜日や季節による客数の変動や、大型連休、地元イベントなどによる客数増加の見込みを考慮して、スタッフの人数設定を行う必要があります。

2.スタッフの希望シフト・勤務条件の収集

希望休や勤務可能時間などをチャットツールや店舗にあるカレンダーに書き込む、口頭で伝えるなどをして、希望を伝えます。

3.シフト表の作成

スタッフから収集した情報とポジション・時間ごとに設定した必要人員を照らし合わせながら店長がシフト表を作成します。

ピーク時に十分な人員を配置し、閑散時は効率的に人数を調整すること、経験豊富なスタッフを重要な時間帯に配置することがポイントです。

4.シフトの調整を行う

メールやチャットツールにてシフトの確認をしてもらい、スタッフからの意見や要望を取り入れながら柔軟に対応します。

5.シフトの公開とスタッフへの共有

確定したシフトを全スタッフに共有し、スタッフがいつでも確認できる環境を整えます。

6.シフト運用と管理

実際の運用中に発生する変更やトラブルに対応します。

例えば、欠勤や遅刻の発生に備えて、急な欠勤が発生した場合の代替策を準備したり、スタッフ間でのシフト交換を許可する場合はルールを設定したりします。

飲食店のシフト作成・管理にありがちな課題

シフト作成・管理には様々な課題が発生しやすいです。以下では、飲食店におけるシフト作成・管理でありがちな問題を取り上げています。

シフト希望の収集に手間と時間がかかる

飲食店ではアルバイトやパートが多く、シフト作成時には各スタッフの希望を基に調整することが基本です。しかし、全員が期限内に希望を提出するわけではなく、出勤日数が少ないために店長と直接顔を合わせる機会が限られているスタッフも存在します。

このような状況では、毎月シフト作成の際に未提出のスタッフに対して提出を促す手間がかかり、管理者にとって時間的・精神的な負担となります。

さらに、従業員がシフト希望の提出を忘れたり遅れたりすることで、迅速かつ適切なシフト管理が困難になります。

シフト作成が大変

飲食店では、スタッフのシフト希望を集めた後、それを基にシフト表を作成し、必要な人員とのバランスを取る作業が非常に時間と労力を要します。しかし、経営者やマネージャーは店舗運営、調理、顧客対応など多岐にわたる業務を同時にこなさなければならないため、シフト作成に十分な時間を割くことが難しい状況です。

その結果、シフト作成が通常業務の合間に行われ、残業となってしまうことが多く、管理者に大きな負担がかかります。また、飲食店特有の予測しにくい繁忙期や急なスタッフの欠勤にも対応しなければならず、計画的かつ柔軟なシフト管理が求められます。

しかし、他の業務が優先されることでシフト管理が後回しにされ、急な変更が必要になるケースも増え、効率的なシフト作成が困難となります。

シフト調整や欠員調整が困難

飲食店では、多くのスタッフが学生やパートタイムで働いているため、学業や家庭の予定とシフトを調整することが非常に難しい場合が多く見受けられます。

例えば、部活動や塾の時間、年末年始やお盆の帰省など、特定の時間帯に出勤が難しいスタッフが存在します。さらに、当日に急な欠勤が発生すると、通常業務の中で急遽代替スタッフを探さなければならず、業務に支障をきたすことも少なくありません。

このような状況では、シフトの調整に多大な時間と労力が必要となり、管理者にとって大きな負担となります。

繁閑の差に合わせたシフト作成が必要

飲食店では、季節や曜日によって来客数や業務の需要が大きく変動します。例えば、週末や祝日には多くの顧客が訪れるため、通常よりも多くのスタッフが必要となります。

一方で、平日や閑散期には人手を減らし、効率的に人件費を管理することが求められます。このような繁忙期と閑散期の違いを無視してシフトを組むと、スタッフが不足してサービスに支障をきたしたり、逆に余剰人員が発生してコストが増加したりする可能性があります。

したがって、店舗の運営効率を保つためには、繁閑の差をしっかりと考慮したシフト作成が不可欠です。

まとまった人員の入れ替えが起こりがち

飲食店では、特に学生アルバイトが多いため、学年の進級や卒業、引越しなどの理由でスタッフの入れ替えが頻繁に発生します。

特に、春先は新学期の開始や生活環境の変化が重なる時期であり、多くのスタッフが一斉に退職することが一般的です。このような大規模な人員の変動に対応するためには、新たに入社するスタッフへのシフトや業務内容の教育・トレーニングが必要となります。

また、退職するスタッフのスキルや特性、プライベートの状況を再評価し、効率的にシフトを調整することも重要です。これにより、シフト管理者には継続的な教育と柔軟なシフト調整が求められ、時間と労力の負担が増大するという課題が生じます。

法令違反リスクが高い

飲食店でのシフト管理は以下の理由で法令違反となるリスクが高いです。

シフト管理を適切に行うためには、法令理解やスタッフとの合意形成が重要です。そしてシフト管理業務を効率化するためにはシフト管理システムの導入がおすすめです。

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シフト管理システムで使える便利な機能

次に、シフト管理システムを導入すると、どのような便利機能が使えるかを紹介します。

スタッフの希望シフトをスマホで収集

シフト管理システムを比較する際には、スタッフの勤務希望をスマホを通して収集できるかどうかが重要なポイントです。従来のシフト作成方法では、紙や口頭、メッセージアプリを介して勤務希望を集めるケースが多く、その後のシフトへの転記に時間がかかり、ミスも発生しやすいです。

しかし、最近のシステムでは、スタッフが自分のスマホを使って直接勤務希望を登録することが可能で、これにより集約の手間や転記ミスを大幅に減らせます。また、システムによっては、スタッフの提出した希望がリアルタイムで反映されるため、管理者側もシフト作成や変更を効率的に行うことができます。

このように、スマホを通じたシフト希望の収集機能は、特に飲食業界の複雑な勤務形態に対して強力なサポートになります。

スタッフの勤務時間の自動調整

シフト管理システムを選ぶ際には、スタッフの勤務希望を集約するだけでなく、さらに効率化を図るために、勤務時間を自動で調整してくれる機能があるかどうかが重要です。

この自動シフト作成機能は、店長の裁量に依存せず、設定した条件に基づいて効率的にシフトを組むことが可能です。具体的には、必要な人数や各スタッフの勤務条件、さらには法令や就業規則を考慮しながら、適切なシフトを容易に作成できます。

この機能を活用すれば、手作業の煩雑さやミスを大幅に減らすことができ、時間の節約にもつながります。ただし、自動作成機能の内容はサービスによって異なるため、各社の特徴をしっかり確認し、適切なシステムを選択することが重要です。

スタッフのヘルプ調整補助

シフト管理システムを選ぶ際には、スタッフのヘルプ調整が簡単に行えるかどうかが重要なポイントです。

どれだけ綿密にシフトを組んでも、急な欠員やスタッフの不足が発生することは避けられません。そのような状況において、ツールを用いて休みのスタッフや現在非勤務のスタッフに対して、出勤の打診をスムーズに行えると、多大な労力を省けます。

また、勤務時間の調整やヘルプの募集をシステム上で一括管理できる機能があると、手間を大幅に削減し、迅速に対応が可能となります。体調不良や急用による不在にも柔軟に対応できるシステムを選べば、管理効率が向上し、スタッフ間の調整にも役立ちます。

店舗をまたいだ人員の調整

複数店舗を持つ飲食店にとって、スタッフの柔軟な調整は運営に欠かせません。特にスタッフ不足時に他店舗からヘルプを呼ぶことは日常的です。

しかし、エクセルや手書きで管理する場合、片方の店舗には記載されているヘルプが、もう片方の店舗には記載漏れがあるなど、情報伝達ミスが起こることも少なくありません。そこで、多店舗対応のシフト管理システムを選ぶことで、スタッフの一元管理が可能になり、一店舗での応援依頼が即座に他店舗でも反映されます。

これにより、伝達漏れや勘違いを防ぎ、業務の効率化と売上向上に貢献するだけでなく、各店舗の状況確認やシフト比較を通じた経営分析も容易になります。

法令を遵守できているかのチェック

シフト管理システムを選ぶ際には、法令や就業規則に適合しているかを確認できる機能があるかどうかを重視することが重要です。

エクセルや手書きでシフトを作成する場合、法令や契約条件を守れているか確認するのは手間がかかり、ミスが生じるリスクもあります。しかし、システムに勤務条件を登録できる機能があれば、自動でシフトを作成する際や手動で修正する際に、条件に反した場合はエラー表示がされるため、労務コンプライアンスを強化することができます。

このようなシステムを活用することで、労働基準法に基づく休日設定やその他の細かい法令内容を遵守したシフト作成が可能になり、安心して店舗運営を行うことができます。

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飲食店向けシフト管理システムおすすめ10選

飲食店のシフト管理に対応しているおすすめのシフト管理システムを10製品紹介します。

「勤務シフト作成お助けマンTime」

• 勤務時間を割り当てるシフト表を自動で作成してくれる
• LINEにてシフト確認・ヘルプ調整が可能
• タブレットにも対応している

「勤務シフト作成お助けマンTime」は、スタッフから収集した勤務希望をそのまま割り当てるのではなく、最適なシフトになるように、自動で調整してくれます。例えば、「連続勤務は5日までとする」、「時間帯別の必要人数を割り当てる」などの条件を考慮して、自動でシフト表を作成してくれます。

スタッフはメール・LINEにて完成したシフトを受け取ることができます。欠員がある場合、スタッフにヘルプ要請を送信し、LINEにて対応可否を返答してもらいます。「伝えた」「伝えられていない」などのトラブルを防ぎ、より簡単にコミュニケーションを取ることができるという点においても魅力的です。

また、タブレットにも対応しているため、パソコンを設置するスペースを取ることが難しいという方や、パソコンの操作が不慣れなため、直感的に操作できるものを求めているという方にもおすすめです。

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「はたLuck」連絡ノート機能で共有漏れを防げる

• 20万人以上の導入実績を誇る
• 連絡ノート機能で共有漏れを防ぐことができる
• レポート機能で他店舗への横展開にも活用可能

「はたLuck」は、20万人以上の導入実績を誇るシフト管理システムです。店舗内でスムーズな情報共有ができていない、店長の店舗運営力にばらつきがあるというお悩みを抱えている方にはおすすめです。

連絡ノート機能を活用することで、店舗内の情報共有を簡単に行うことができます。また、各スタッフの閲覧状況も把握することができるため、共有漏れを事前に防ぐことが可能です。

また、レポート機能により、店舗業務のデータを可視化することができます。店舗ごとのオペレーション内容を把握することができるため、他店舗への横展開にも活用することが可能です。

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「Fooding Journal」販売状況や財務管理も可能

• 必要な機能のみを利用できて無駄がない
• 販売管理やグループウェアとしても活用可能
• 24時間365日対応のサポートで安心

多種多様な機能の中から、本当に必要だと感じるものだけを選んで設定できる、シフト管理システムです。店舗の形態に合った無駄のないシステムを作れます。

従業員は自分専用のモバイルサイトにアクセスし、シフトの希望を提出できる仕組みです。上限労働時間を超えてシフトに入ることがないように、警告する機能もあります。知らない間に法律違反していたというリスクを減らせます。

勤怠管理だけでなく販売管理や財務管理も可能です。本部・店舗・従業員のコミュニケーションを円滑にするための、グループウェアとしても利用でき、業務の効率化を目指せます。

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「MAIDO SYSTEM」低コストで始められるシフト管理システム

• 飲食店に必要な機能をオールインワンで管理
• 不正を防止できるタイムカード機能
• 低コストでほとんどの機能を利用可能

勤怠管理・売上管理・損益管理・連絡機能など、飲食店に必要な機能を全て搭載しているシステムです。

タイムカードアプリ「MAIDO TIMECARD」を使用すれば、スマホや交通系ICカードを利用した打刻が可能。個人のICカードの利用や、勤務店舗からのみの打刻に限定できるので、不正打刻はできません。

打刻されたデータは自動で計算され、給与に反映されます。給与明細は従業員が自分で発行できるため、店側が印刷して1人1人に渡す手間がありません。

1店舗あたりの基本料金が2,178円(税込み)というコスパの良さも魅力。最大2ヶ月の無料お試し期間があり、費用をかけずに自店舗に向いているか精査できます。

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「らくしふ」LINE連携で使いやすい

• LINEでシフト管理ができる
• スタッフのスキルやポジションを考慮したシフト作成
• 他店舗を含めたヘルプ調整が可能

従業員にLINEを利用してシフトの申請をしてもらい、回収したシフトは自動でシステム内に転記されます。

従業員の経験や能力を考慮して、最適な配置になるように調整する機能があります。売上・客数・人件費などのデータを利用し、無駄のない配置が可能です。人件費や採用費用の削減にもつながります。

他店舗の人員の過不足状況を確認し、スタッフの補充がスムーズに行える点もポイント。急な休みがあっても迅速に対応できるでしょう。

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「SHIFTEE（シフティ）」複雑なシフトの管理も可能

• シフト作成に必要な情報を集約
• 独自のカスタマイズができる
• トップクラスのセキュリティ体制

あらゆる業種に利用できるシフト管理システムです。従業員はスマホから希望のシフトを申請でき、収集されたデータは自動で、シフト作成画面にまとめられます。

店舗独自の手当の加算や、各種情報との連携も可能。最適な運用を目指して、細かくカスタマイズできる点も魅力です。

収集されたデータは24時間365日の監視体制が整った、国内のデータセンターで、厳重に管理されます。データは自動的にバックアップされ、万一の事態が起きたときも安心です。

自店の業務のスタイルに合わせて、ブラウザか専用アプリどちらで使うかを決めましょう。

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「シフオプ」大規模なユーザー管理を実現

• 欠員の可視化でシフト管理を最適化
• 人件費をモニタリングして徹底管理
• 労務コンプライアンスを強化できる

従業員のシフト希望からシフトを作成し、共有や調整ができます。確定したシフトは従業員宛てに、メールやアプリで自動的に通知される仕組みです。

シフトに関する「メッセージ機能」もあり、コミュニケーションも円滑に。必要な人数に対する過不足をリアルタイムで確認することもでき、最適な状態に調整が可能です。

また事前に予算を設定し、人件費を自動的に計算できる機能も搭載。過剰な人員を配置することなく、適正な人件費の管理を実現できます。

労務規定違反や企業独自のアラートを設定すれば、小さなエラーも見逃しません。労務コンプライアンスの強化をかなえてくれます。

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「assift（アシフト）」10人までは無料のシフト管理システム

• 自動で下書きを作成でき、シフト作成の負担を軽減
• タブレット端末を含む、幅広いデバイスに対応
• スタッフ10人までは無料など、柔軟な料金プラン

「assift（アシフト）」は、直感的なUIと簡単な操作でシフト表を作成できる勤怠管理システムです。スタッフごとの希望シフトや働ける曜日を設定すると、ボタン一つで自動的にシフトの下書きを作成する機能も備えています。

スマートフォン、パソコン、タブレット端末に対応し、あらゆるデバイスからアクセス可能です。作成したシフト表はURLで共有でき、LINEやメールでスタッフに送信でき、シフトの変更はリアルタイムに反映されます。

スタッフ10人までは無料で利用できます。11人以上は月額料金が発生しますが、柔軟な料金プランが用意されており、スタッフ数に応じた従量課金制になっています。

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「シェアフルシフト（旧Sync Up）」2ヶ月無料で全機能が使える

• シンプル操作で楽にシフト表を作成
• データを生かした分析や管理も任せられる
• 2ヶ月無料で機能を試せる

従業員の希望を効率よく収集でき、シフト作成が楽になるシステムです。操作がシンプルなので、初めてでも簡単にシフト表を作成できます。

個々の希望だけでなく、人件費・売上・労務管理など、さまざまな情報を生かした調整が可能。従業員は自分のシフトや、近くの店舗で募集しているヘルプの情報を確認できるので、理想のバイト時間を目指せます。

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「アールシフト」多店舗運営でも効率的にシフト作成

• AI搭載でシフト作成が最短1分で完了
• 多店舗運営に対応し店舗間応援も楽々
• 800以上の標準機能をカスタマイズ

データからスピーディーに最適解を見つける技術を利用し、複雑な条件のシフトを自動作成できるシステムです。直感的に操作できる仕様でスムーズに使えます。

他の店舗と連携して、人員の過不足を確認する機能も搭載しています。人員を確保する手間を大幅に減らし、業務の効率化が可能です。

備えている標準機能は800以上。業種や店舗の特徴に合わせて自店にピッタリなシステムを作れます。

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飲食店のシフト作成を効率化するにはシステム導入がおすすめ

シフト希望の収集や調整に時間がかからなくなれば、仕入業務やサービスの向上に注力できるようになり、売上を伸ばす効果も期待できます。

人員の過不足や人件費などを、一目でチェックできる機能を備えたシフト管理システムも多く、導入すれば店舗の経営が楽になるはずです。

現状抱えている課題を明らかにして必要な機能をピックアップしていくと、使いやすいものを選べます。自店にぴったりなシステムを導入し、シフト管理を効率化しましょう。

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シフト管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのシステムを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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