大きな反応を得られる営業メールを作成するには、開封したくなる件名や、読みやすい本文が欠かせません。具体的にどのような点に注意すればよいのでしょうか？成果につなげるために重要な、送信後のフォローについても解説します。
最終更新日: 2024年03月02日
営業メールの特徴
電話や訪問による営業と比べ、メールによる営業は時間の融通がきくのが特徴です。ただし必ず読まれるとは限らず、送信してもコミュニケーションに発展しにくい点は、デメリットといえます。
都合のよいタイミングで営業できる
顧客候補に電話や訪問で営業をする場合には、相手にとって都合のよい時間を選ぶのが一般的です。営業のために、顧客の営業終了後や休業日に合わせて、仕事をするケースもあります。
一方でメール営業は、時間に縛られることがありません。自分の仕事の都合に合わせたスケジュールで、メールの作成・送信といった作業を行えます。
加えてメールであれば場所も関係ないため、リモートワークでも営業活動に取り組みやすい方法です。
コミュニケーションを取りにくい
都合のよいタイミングで実施しやすいメール営業ですが、顧客候補とのコミュニケーションは手薄になりがちです。メールは必ず読まれるとは限りません。
そのため顧客候補にとって、役立つ商品やサービスであっても、十分に魅力を伝えられない可能性があります。メールが開封されているかはもちろん、既読・未読も確認しにくいでしょう。
そのため営業メールからアポにつながる確率は、電話や訪問による営業よりも、低いケースがほとんどです。
営業メールを効率化する方法
コミュニケーションが取りにくく、アポにつながりにくい営業メールですが、効率よく多くの顧客候補にアプローチできれば、それだけ成果が出る可能性は高まります。営業メールの効率化に役立つ、「テンプレート化」と「一斉送信」を紹介します。
メールをテンプレート化する
メールを送信するにあたり、どの顧客にも共通して使える文章は、テンプレート化するとよいでしょう。例えば「お世話になっております。○○株式会社の△△です」といった冒頭文は、どのようなメールでも必要です。
そこでテンプレート化し、コピー＆ペーストですぐに使えるようにします。辞書登録の機能を使い、「ぼうとうぶん」といった任意の言葉で、変換できるように設定するのもおすすめです。
テンプレートは必要なパターンごとに、複数用意しておくとよいでしょう。
一斉送信の活用
「一斉送信」の活用も便利です。営業メールの中には、全員に同じ内容のメールを送るケースもあります。例えばセミナーや新商品の案内は、顧客ごとに内容を変える必要がありません。
そのため一斉送信の機能を使い、一度にメールを送れば、一通ずつ送る手間が省けます。一斉送信はメールの宛先追加で、簡単に実施が可能です。ただし宛先を追加する際には、CCとBCCの違いに注意しなければいけません。
- CC(Carbon Copy)：他の送信者に宛先が見える
- BCC(Blind Carbon Copy)：他の送信者に宛先が見えない
セミナーや新商品の案内で、多数の顧客に営業メールを送るなら、BCCの使用が適切です。
営業メールは件名が重要
営業メールを積極的に開封する人は、あまり多くないのが実情です。役立つ内容のメールだとしても、開封されないままごみ箱に捨てられてしまいます。開封されるためには、件名の工夫が必要です。伝えたいことを具体的かつ簡潔に言葉にしましょう。
伝えたい内容を具体的に
件名はメールの内容が伝わるよう、具体的に表現するのがポイントです。例えば「お世話になっております、○○です」という件名では、メールの内容が何も伝わりません。
メールの本文で紹介するのがセミナー開催のお知らせなら、「○○セミナー開催のお知らせ」というように、具体的に記載するとよいでしょう。
また伝えたいことをできるだけ目立つ位置に配置するのも、開封率を高めるのに役立ちます。そのため重要な内容は、件名の冒頭に記載するとよいでしょう。
文字数は短く
文字数をできるだけ短くするよう意識すると、読みやすい件名を作れます。仕事に関するメールでも、スマホで確認するシーンが増えているため、16～18文字を目安にするとよいでしょう。
わざわざ読もうとしなくても、ぱっと見ただけで内容が理解できるような件名が理想です。本文の内容を説明するために、文字数が多くなってしまうなら、「｜」といった記号を使って区切る方法もあります。
顧客にとって価値のある情報を、簡潔に伝える点を意識して作成します。
読みやすい本文で問い合わせにつなげる
成果につながる営業メールを作るには、本文の読みやすさも重要です。まずは顧客にとって役立つ情報と分かるよう、「ベネフィット」を意識し作成します。
最も伝えたいこと一つだけに内容を絞り込むのもポイントです。加えて情報の抜け漏れがないよう記載します。
本文はベネフィットを意識する
顧客が商品やサービスの購入を決めるのは、購入後に自分が得られる利益を想像できたときです。そこで提供する商品やサービスの、ベネフィットを伝えます。
ベネフィットとは商品やサービスのメリットによって、得られる利益です。例えば最新型のスマートフォンで得られるメリットは、従来品よりも高い性能です。
そして高い性能によって便利な暮らしや、親しい人たちとのスムーズなコミュニケーションなど、多様なベネフィットを得られます。メリットは同じでも、ベネフィットは顧客ごとに異なる点にも、注目するとよいでしょう。
顧客にとってどのような利益があるのか、具体的に想像できれば、アポにつながりやすくなるはずです。
伝えたい内容を一つに絞る
営業メールで伝える内容は「一つ」に限定します。多くても二つまでにしておくと、すっきりまとまりやすく、魅力を印象的に伝えやすくなります。
魅力的な商品やサービスであるほど、アピールしたいポイントはたくさんあるでしょう。しかしアピールポイントが多過ぎると、どれも印象に残りません。顧客に対して最も伝えたい内容を選んで作成すれば、読みやすさにもつながります。
必要な情報を漏れなく盛り込む
必要な情報を全て盛り込むのもポイントです。商品の魅力を効果的にアピールでき、顧客が「ぜひ購入したい」と思っても、連絡先が記載されていなければ成果につながりません。
また今後必要な情報や、知識を得られそうなセミナーだと顧客が感じ、「参加したい」と思っても、開催日時が不明では参加の可否を判断できません。このように必要な情報が不足していると、機会損失につながります。
加えてメールを読んだ後に、どのような行動を取ってほしいかについても記載しておくとよいでしょう。問い合わせがほしいなら問い合わせ先へ、セミナーへの申し込みをしてほしいなら申し込みフォームへ促す導線作りを意識します。
シーン別営業メールの例文
営業メールは具体的な内容の分かる簡潔な件名と、アピールポイントを絞った読みやすい本文を意識することで、成果アップを期待できるでしょう。では具体的に、どのようなメールを作成するとよいのでしょうか？営業メールの作成に役立つ例文を紹介します。
新規開拓の営業メール
これまで接点のない相手に営業メールを送る場合には、分かりやすい文章を心がけると同時に、親しみやすい文章も意識するのがポイントです。フォーマルでかしこまった文章になり過ぎると、堅苦しい印象を与えてしまいます。
件名は商品やサービスの魅力が分かりやすく伝わるよう、「1,000社以上が導入！労務管理のコスト削減は当社まで」というように、具体的な数字や実現できることを盛り込むことがおすすめです。
続いて本文の冒頭では、「突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の営業担当△△と申します。」とあいさつの一文を挿入しましょう。
次に「弊社の提供する労務管理システムが、貴社のお役に立つのではないかと思い、ご連絡いたしました」と、商品やサービスについての説明です。返信しやすいよう、商談日時の希望や連絡先も記載します。
久しぶりに連絡する顧客への営業メール
既にやり取りしたことのある顧客への営業メールは、タイミングに注意が必要です。商品やサービスを、再び検討するタイミングを見極めて連絡することで、返信が来る可能性が高まります。
営業メールの件名は「過日は大変お世話になりました」としてもよいですし、例えば商品メンテナンスのタイミングなら「○○の調子はいかがでしょうか？」とするのもよいでしょう。本文は「お世話になっております」で始めます。
あいさつに続いて「弊社製品の○○をご使用いただき、誠にありがとうございます。導入後の調子はいかがでしょうか？メンテナンスもぜひお申し付けいただければと思います」と、提供したい商品やサービスをアピールしましょう。
送信後の対応も重要
どれだけ魅力的な営業メールを送信しても、その後のフォローが不十分では成果にはつながりません。アポにつながる送信後のフォローとして、何を実施すればよいか解説します。
返信にはすぐに対応
営業メールに対して返信が来たならば、すぐに対応するのが基本です。対応が遅いと顧客は不安やストレス、不満を感じてしまうでしょう。
そして不安やストレス、不満を感じた相手からは、商品やサービスを購入したくないと感じるのは自然な反応です。そのため迅速に対応しない場合には、顧客を逃してしまう可能性があります。
すぐに明確な回答ができないなら、回答がいつごろになるかだけでも伝えると、顧客に安心感を与えられます。
ヒアリングでスムーズな商談につなげる
返信が帰ってきて顧客候補とアポを取れたなら、商談に向けてヒアリングの機会を設けるとよいでしょう。顧客が何を望んでいるのか、自社製品やサービスにどのような期待を持っているのかなどを知ることは、成果を出すために重要です。
ヒアリングの結果に基づき商談に向けた準備を実施すれば、顧客のニーズに合致した提案ができるでしょう。
フォローメールも活用する
営業メールは顧客とコミュニケーションを取りにくい営業方法です。そのデメリットをカバーするには、「フォローメール」を活用するとよいでしょう。例えば以下のようなシーンで送信します。
- アプローチ中の情報提供
- 商談後のお礼
- 電話がつながらなかったときのフォロー
顧客の状況や関係性に応じたフォローメールを送信することで、営業メールのみで対応するよりも、コミュニケーションが深まりやすいでしょう。
また来たメールをしっかり管理するのも大切です。メール管理についてはこちらもご参照ください。
営業メールのコツを生かし顧客獲得に活用を
時間や場所に縛られることなく、営業活動ができる営業メールは、多様な働き方が増えている現状に適した方法といえます。ただしコミュニケーションが深まりにくい点はデメリットです。
成果を上げるにはメールの件名や本文を工夫し、内容が伝わりやすく読みやすいよう作成しなければいけません。また単に送信するだけでなく、その後の対応も重要です。
例文も参考にしつつ取り組むことで、営業メールを顧客獲得に生かせるでしょう。
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