日々の業務の中で、給与計算は欠かせない業務のひとつです。しかし、「給与計算ソフトを導入するほどの規模ではない」と考える中小企業の方々や、「エクセルで十分ではないか」と思う方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年11月26日
実際、エクセルを使って給与計算を行うことには多くのメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。
この記事では、給与計算をエクセルで行う際の具体的な計算方法や、管理に役立つエクセル関数などをわかりやすくまとめました。また、給与計算にエクセルを使うメリットやデメリットについても解説します。
給与計算をエクセルで行いたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
給与計算をエクセルで行うメリット
エクセルを用いた給与計算には、さまざまなメリットがあります。例えば、以下のような点はエクセルならではの魅力です。
- コストを削減できる
- カスタマイズの自由度が高い
- 操作の簡単・慣れている
- 自動計算機能がある
それぞれ具体的に解説していきます。
コストを削減できる
多くの企業では既にエクセルが導入されているため、新たに給与計算ソフトを購入する必要がありません。そのため初期投資を抑えつつ、手間なく給与計算を行うことが可能です。
特に中小企業にとっては、コストを意識した運営が求められるため、エクセルでの給与計算にメリットを感じる方も多いことでしょう。
また、エクセルなら業務に必要なデータをまとめることができるため、追加の投資が必要ない点も大きな魅力です。新たなソフトウェア導入に伴う教育やサポートコストも発生しないため、経済的な負担を軽減できる可能性が高いです。
カスタマイズの自由度が高い
カスタマイズ性の高さもエクセルならではの魅力です。企業ごとの給与体系や手当の計算方法に応じて、エクセルのシートを自由に設定することができます。自社の実情に合わせた給与計算ができるため、他のソフトウェアでは実現しにくい独自のワークフローを構築できます。
たとえば、会計ソフトでは対応しきれないような特定の手当や控除の追加も、エクセルなら計算方法を変更するだけで対応できます。特殊な業種や複雑な給与形態の企業にとっては、エクセルを使うメリットは大きいでしょう。
操作の簡単・慣れている
多くの人が日常的にエクセルを使用しているため、基本的な操作に慣れていることが多いです。新しいソフトウェアを導入する際には、使い方を覚えるためのトレーニングが必要ですが、エクセルであればその手間を省けます。
オンラインや書籍を通じて学べる情報も豊富にあるため、分からないことがあればすぐに解決できるのもメリットです。
自動計算機能がある
エクセルでは関数や数式を活用することで、給与計算を自動化できます。たとえば、基本給や各種手当、控除額などの入力に基づき、瞬時に給与総額を算出できます。
数式を一度設定してしまえば、あとは必要項目を入力するだけで計算結果が表示されるため、作業時間を短縮できます。
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給与計算をエクセルで行うデメリット
続いて、給与計算をエクセルで行うデメリットを解説します。以下のような点は押させておきたいポイントです。
- セキュリティ上のリスクがある
- 法改正への対応が難しい
- 大規模な給与計算には不向き
- 人為的なミスが発生しやすい
セキュリティ上のリスクがある
エクセルは手軽に使える一方で、セキュリティ面においては注意が必要です。特に、給与データには個人情報が含まれるため、漏えいには注意が必要です。パスワード保護を施すことは可能ですが、それでも100%の安全を確保することは難しいでしょう。
また、データが1つのファイルに集中している場合、万が一ファイルが消失したり、破損したりした際に、復旧が難しくなることもあります。
個人情報を扱う場合には、より高度なセキュリティ対策が求められます。
法改正への対応が難しい
税制や社会保険料率の変更に対応するためには、手動での更新が必要です。エクセルでは、自動的に最新の法令に準拠した計算を行うことができないため、改正があった場合には都度チェックし、数式を見直す必要があります。
大規模な給与計算には不向き
エクセルは小規模な企業や従業員数が少ない場合には非常に便利ですが、従業員数が多くなると限界が見えてきます。大量のデータを扱う場合、エクセルの操作が煩雑になり、データの整合性を保つことが難しくなります。
従業員数が数百人、数千人の規模になると、個々のデータを管理するための手間が膨大になります。データの参照や変更に多くの時間を要し、結果的に作業効率が低下する恐れがあります。
人為的なミスが発生しやすい
エクセルでは自動計算ができる一方で、手動での入力も必要です。そのため、人為的なミスが発生しやすい点には注意が必要です。
たとえば計算式を間違えたり、データを誤って入力したりすることで、給与計算結果に影響が出ることがあります。
このようなミスが発生すると、従業員に不利益をもたらす可能性があり、信頼関係を損なう恐れがあります。最悪の場合はトラブルに発展してしまうかもしれません。
特に、締切が迫っている中で急いで作業を進めると、うっかりミスが発生する可能性が高くなります。これを防ぐためには、ダブルチェックの体制を整える必要がありますが、それもまた手間がかかる作業です。
給与計算をエクセルで行う方法
ここからは、具体的にエクセルを使った給与計算の方法について詳しく説明します。ステップごとに解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
- テンプレートを活用する
- 給与情報を入力する
- 計算式を設定する
- 給与明細を作成する
- 勤怠管理シートを作成する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. テンプレートを活用する
給与計算を行う際に活用したいのがエクセルのテンプレートです。無料で利用できる給与計算用テンプレートが多くあるので、活用すると効率的です。
基本的なレイアウトや計算式が既に設定されているため、初めての方でもスムーズに運用できます。
エクセルでの給与計算を検討している場合は、ぜひテンプレートの活用を検討してみましょう。ネットで「給与計算 エクセル テンプレート」といったキーワードで検索すれば、無料でつかえるテンプレートを探せます。
自社のニーズに合ったものを選んで利用しましょう。
2. 給与情報を入力する
給与計算を行う際は、必要な項目を決めておくことが重要です。以下のような項目をあらかじめ設定しておきましょう。
- 従業員名
- 基本給
- 残業手当
- 各種手当（交通費、資格手当など）
- 控除額（所得税、社会保険料など）
- 総支給額
- 差引支給額
これらの項目をエクセルのセルに設定しておくことで、給与計算をスムーズに行えます。
3. 計算式を設定する
エクセルの強みは関数を使った自動計算にあります。以下のような基本的な関数を使って、計算を自動化しましょう。
- SUM関数…特定の範囲の合計を求める関数です。例えば、基本給や手当を合計して総支給額を計算する際に使用します。
- IF関数…条件によって異なる値を返す関数です。例えば、残業時間に応じて手当を変動させる場合に役立ちます。
- VLOOKUP関数…他のシートやテーブルからデータを引っ張ってくる関数です。手当や控除額を別のシートにまとめておき、VLOOKUPで参照することで計算の効率を上げることができます。
これらの関数を組み合わせて、自動計算を行うことで、手動での計算ミスを減らし、作業時間を短縮できます。
4. 給与明細を作成する
設定が完了したら、実際にデータを入力して給与明細を作成していきます。基本給や手当、控除額などの必要な数値を入力し、設定した関数に基づいて自動計算が行われるか確認しましょう。
従業員ごとにデータを整理し、定期的に更新を行うことがポイントです。
5. 勤怠管理シートを作成する
給与計算をエクセルで管理する際、紐づける勤怠管理シートも作成が必要です。
- 従業員の名前
- 社員番号
- 出勤日
- 出勤時間
- 退勤時間
- 実働時間
- 残業時間
上記の入力項目を作成しましょう。その上で、出勤時間と退勤時間から実働時間を自動計算する数式「=退勤時間 – 出勤時間」を入力します。
残業時間についても、通常労働時間を超えた分を計算するためのIF関数を使用して、自動的に表示されるようにします。
見やすい形式に整えつつ、必要に応じて条件付き書式も活用しましょう。
給与計算に役立つエクセルの関数
ここからは、給与計算に役立つエクセルの関数をご紹介します。給与計算では、以下の関数を押さえておくと重宝します。
- SUM関数
- IF関数
- VLOOKUP関数
- ROUNDDOWN/ROUNDUP関数
それぞれの特徴と、給与計算での使い方を解説します。
SUM関数
合計を計算するための基本的な関数です。複数のセルに入力された数値の合計を簡単に算出することができます。たとえば、従業員の基本給や手当を集計する際に活用できるでしょう。
合計値を出すことで、月ごとの給与の傾向を把握することも可能です。
IF関数
条件分岐を使った計算を行う際に非常に便利な関数です。たとえば、残業代の計算において、通常の労働時間を超えた分を自動的に計算することができます。
IF関数を使うことで、異なる条件に基づいた給与計算も柔軟に行えます。
VLOOKUP関数
税率表などの外部データを参照し、自動計算を行う際に使用します。VLOOKUP関数を使うことで異なる税率や控除額を自動で反映させることができ、計算ミスを防げます。
給与計算の精度を高めるためにも、ぜひ活用したい関数です。
ROUNDDOWN/ROUNDUP関数
端数処理を行う際に用いる関数です。必要に応じて、数値を切り捨てたり切り上げたりしてくれます。
たとえば、税金や保険料の計算において、端数が生じた場合の処理を行いたい場合に便利です。
給与計算をエクセルで行う際の注意点
最後に、給与計算をエクセルで行う際の注意点を解説します。
- アクセス権限を設定する
- 定期的にシートを更新する
- 人為ミスをなくせる仕組みを作る
トラブルなく管理するために、上記のポイントを意識してみてください。
アクセス権限を設定する
企業情報の中でも、給与データは非常にセンシティブな情報です。エクセルは情報漏ええいのリスクがあるため、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です。
パスワード保護を施すことで不正アクセスを防ぎ、情報漏えいのリスクを軽減できます。また、必要な権限を持つ者のみがデータにアクセスできるよう、管理者権限を明確にすることも大切です。
定期的にシートを更新する
定期的にシートを更新するようにしましょう。エクセルは会計ソフトとは異なり、税制改正や保険料率の変更に伴う自動アップデートがありません。
シートの更新は、給与計算にとって非常に重要です。変更があった場合には、迅速に対応し、最新の情報を反映させることで、正確な計算を維持できます。定期的に確認を行う習慣をつけると良いでしょう。
人為ミスをなくせる仕組みを作る
自動計算を活用していても、エクセルを用いた給与計算では、どうしても人為的なミスが発生しがちです。
ダブルチェックやセルに対する入力制限など、ミスを防ぐための仕組みを整えておくことがポイントです。特に重要な数値を入力する際には、別の担当者による確認を行うといった仕組みを整えましょう。
まとめ
エクセルでの給与計算には多くのメリットがある一方で、注意点も多いため、自社との相性を慎重に見極める必要があります。
正確な給与計算を行うためには、適切な関数や手順を理解し、データの管理に留意することが不可欠です。
エクセルを使いこなせる人材がいない場合や、大人数のデータ処理が必要な場合などは担当者の負担が大きく、人為的なミスも発生しやすくなります。
そういった環境下では、給与計算ソフトの導入を検討してみることも一つです。
エクセルを活用した給与計算の効率化を図りつつ、必要に応じて会計ソフトなどの専門サービスを利用することをおすすめします。
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