給与計算を自動化する4つのメリットを解説！

毎月や毎年など決まったタイミングで行う必要がある給与計算業務。煩雑で時間や手間もかかってしまうことから、なるべく効率化したいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そんな給与計算業務は、給与計算ソフトの導入で自動化が可能です。この記事では給与計算の自動化による効率化のメリットや、自動化できる業務をわかりやすく解説します。

給与計算を自動化する4つのメリット

給与計算の自動化には、次のようなメリットがあります。

• 担当者の業務負担軽減
• 手入力によるミスの軽減
• 人件費の削減と人員配置の最適化
• 法令改正への速やかな対応

担当者の業務負担軽減

給与計算はプロセスが複雑なため、確認項目は多岐にわたります。従業員の勤務形態ひとつとっても、正社員・契約社員・パートなどそれぞれに対応しなくてはなりません。

さらに給与計算は期日までに完了させなくてはならないという、時間制限もあります。加えて正確性も要求されるため、従業員数が増えるほど担当者の負担も多くなるでしょう。

給与計算ソフトを利用すれば、登録されている従業員の情報をもとに、自動で給与を計算できます。担当者の負担を軽減するだけでなく、効率化や正確性の確保も可能です。

手入力によるミスの軽減

計算や入力間違いはどうしても起こるものです。場合によってはミスを見つけるために複数人でチェックしたり、修正したりといった作業が必要になることも。しかし人間が行う以上、ミスをゼロにするのは難しいことです。

こうした悩みは給与計算ソフトの導入によって軽減できます。データベースの参照や自動計算などによって、手入力する箇所を減らせます。

人件費の削減と人員配置の最適化

給与計算の自動化を進めていけば、人件費の削減と人員配置の最適化も実現します。

給与計算に関わる業務時間が自動化によって削減され、生まれた時間を別のコア業務に割けるようになります。

法令改正への速やかな対応

給与計算の自動化をクラウド型の給与計算ソフトで進めれば、法令改正への速やかな対応も進められます。

クラウド型のソフトウェアのほとんどは提供会社がアップデートを継続的に繰り返しており、法令改正にもいち早く対応するケースが多いです。たとえば税制改正による所得税率や厚生年金の保険料率が変わったとしても、手元で計算式を変更する必要はありません。

いつも通りの給与計算処理を行うだけで、最新の改正内容に沿った計算へ自動的に対応できます。

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給与計算ソフトで自動化できること

給与計算ソフトにはさまざまな機能が搭載されています。自社に合ったものを選べば、給与計算に関する業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。どのようなことができるのか、主な機能を紹介します。

経費の申請・処理

交通費をはじめとする各種経費の精算も、経理担当者の業務です。しかし申請は従業員自身が行うため、間違いや不備が起こりやすくなります。その結果、担当者が確認や修正に時間を取られてしまうことも少なくありません。また担当者が入力や記入ミスをする可能性も、考えられるでしょう。

給与計算ソフトには、経費精算や同シリーズの経費精算ソフトと連携できるものがあります。経費の入力項目を分かりやすくカスタマイズしたり、桁間違いなどの入力ミスを警告したりする機能があれば、業務の簡略化やミスの発見も可能です。申請する従業員自身が間違いに気づきやすくなるため、担当者の負担軽減や作業効率の向上にもつながります。

給与計算ソフトを導入すると、経費の申請と処理作業の効率化の一助になります。

給与計算

給与計算には多くのプロセスがあります。まず従業員の勤怠チェックや必要な情報を登録し、基本給や手当を各企業のルールに沿って計算します。各種保険料などを差し引いて総支給額を算出したら、従業員の指定口座への振り込み手続きも必要です。さらに各種保険料や税金を納付する手続きもしなくてはなりません。

給与計算ソフトを活用すれば、必要事項の入力やデータベースの情報をもとに自動計算してくれます。手間を省くだけでなく、ミスも削減できるでしょう。

次月の準備やデータのバックアップ

給与計算ソフトには、当月の給与処理完了と同時に次月用のフォーマットを生成する機能を備えたものが多くあります。担当者が手動で行う必要がないだけでなく、次月の作業もスムーズに始められるのがメリットです。

また給与計算に関するデータの暗号化や、過去データのバックアップも可能です。紙ベースで保管せずに済むため、コスト削減につながります。過去の給与データを確認したいときや万一データが消失・破損したときにも安心です。

「どのような給与計算ソフトがあるのか見てみたい」という方は、以下の記事をご覧ください。