求職者との連絡や面接日程の調整、選考情報の管理など何かと負担が掛かる採用業務。採用を効率化する方法を知っておくことで、明日からの業務が驚くほど楽になるかもしれません。
最終更新日: 2024年06月28日
本記事では採用業務を効率化する7つの方法と、効率化のメリットを解説します。ぜひ、業務効率化に向けたアイデア探しにご活用ください。
採用業務の効率化における課題
採用業務を効率化するにあたって「コミュニケーション業務の削減が難しい」「採用の質と効率化を両立しなければならない」の2点が主な課題として挙げられます。
コミュニケーション業務の削減が難しい
社内外におけるコミュニケーション業務の煩雑さは、採用業務を効率化する際の障壁となりがちです。特に外部とのコミュニケーションは思い通りに進まないことが多く、効率化が難しいと感じている方もいるかもしれません。
例えば社外のエージェントとのやり取りが多く把握しきれなかったり、応募者との面接日程の調節に時間がかかってしまったりと悩みを抱えている企業は多くあります。
また社内におけるコミュニケーションも改善が進みにくい課題の1つです。選考が進むたびに進捗状況を共有する必要があり、面接官や管理職との連絡業務が発生することは避けられません。
応募者の個人情報を扱っているので、厳重に情報共有を行わなければならないというのも、効率化をする際の懸念点となります。
採用の質と効率化を両立しなければならない
採用業務の効率化を実現するには、業務スピードの向上や工数の削減が重要になります。その際に業務の無駄を省いたつもりでも、採用の質を落としてしまっては本末転倒です。
優秀な人材を効率的に採用するために、手作業での定型業務などを効率化しつつ、長期的な選考をスムーズに行える体制を整える必要があります。
選考回数を増やしたり、求人を掲載するエージェントの幅を広げたりする場合は、システム導入による採用の自動化も1つの有効な手です。
採用業務を効率化する7つの方法
採用業務を効率化する方法を7つ紹介します。
フレームワークを活用して選考プロセスを見直す
フレームワークの活用は効率化に有効です。例えば「ECRSの法則」を活用することで採用業務の効率化を見込めます。業務の工程を洗い出し、優先順位の見直しや簡素化できる箇所を探すという手法です。
具体的には、工程を1つずつリストアップした上で「削れる部分はないか」「複数の業務をまとめられないか」「順序を入れ替えて最適化できないか」「単純化できないか」と検討します。
フローを一度可視化して業務の本当に無駄な部分を見つけることで、選考プロセスを最適化することが可能です。
システムの導入など行わず手作業で行える点で、今すぐにコストを掛けず効率化を図れる方法でもあります。
面接のスケジュール管理を一元化する
カレンダーアプリを担当者同士で共有し、面接のスケジュール管理を一元化するのもおすすめです。
カレンダーを一目みるだけで空き時間が分かりやすく、面接予定日の重複や入力ミスを防げます。
急な日程変更が起きてもすぐに対応でき、スムーズな面接日の決定で面接辞退の低減にもつながるでしょう。
採用基準のフォーマットを作成する
採用基準を明確にし、関係者の間で共有することで効率よく採用を進められます。企業が求める人物像と採用結果にずれが生じるリスクも防げます。
採用基準を客観化するには、採用したい人物像を基にした面接評価のフォーマットがあると便利です。スキルや経歴は具体的に数値化し、担当者同士で人物像を共有しやすくなります。
対人能力や仕事への姿勢など見えにくい部分も、主な項目を一覧表にしてチェックすることで正確に量れるようになるでしょう。
採用管理システムの導入で自動化と見える化を図る
採用業務のプロセス全体を効率化したいなら、「採用管理システム」の導入をするのも1つの手です。採用管理システムは、採用に関わる業務の自動化や可視化に役立ちます。
自社にぴったりの人材を効率的に採用するには、立場や部署の異なる採用担当者同士の採用基準の統一や情報共有が重要です。
採用管理システムなら必要な情報の管理と共有を一箇所で行えるので、求職者への対応も一貫して迅速に行えるようになります。業務の効率化はもちろん、企業イメージの向上にもつながるでしょう。
システム導入でオンライン面接への対応を進める
面接を効率化する手段の1つに、オンライン面接システムがあります。求職者に合わせた柔軟な対応ができる上、面接会場の用意が不要になるのがメリットです。遠方に住む人でも応募しやすいので、より広い人材にアプローチできます。
オンライン面接はWeb会議システムやオンライン商談ツールを利用することで可能になります。面接評価シートや、面接進捗の一元管理機能が付いた「採用管理システム」はさらに便利です。
システム導入で連絡メールを自動化する
採用管理システムの自動返信メール機能を利用すると、説明会の案内や応募受付後の選考説明といった、定型的な返信作業を簡単にできます。
特に内定通知は、複数の企業で求職活動する応募者が、他の企業を選んでしまわないように、スピーディな返信を求められます。
求職者への連絡業務を効率化できれば、担当者の負担や、コストを大幅に減らせるでしょう。
外部委託サービスを利用する
RPOと呼ばれる採用代行サービスを活用するのもおすすめです。採用業務の一部、あるいは全体をプロに委託できます。
人手不足を補おうとしても、人材育成には時間がかかります。外部委託サービスなら短期間で採用プロセスを効率化できるでしょう。
面倒な採用日程の調整や面接の代行など、サービスの種類はさまざまです。費用は安くないため、一時的に採用業務の人手不足を補ったり、経験豊富なプロから採用ノウハウを吸収したい企業におすすめと言えます。
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採用業務を効率化するメリット
採用業務を効率化するメリットは「採用業務の負担が軽くなる」「内定率をアップする」「採用の質が改善する」の3点です。
採用業務の負担が軽くなる
採用業務を効率化すると大幅に時間や費用を削減できます。一般に採用業務は人事担当者によって、通常業務と並行して行われていますが、何十人・何百人単位の求職者との連絡や面接は、個々のケースごとに多少の調整もあり、作業量が多くなりがちです。
そのため求職者への対応が遅れたり、逆に採用業務が人事部の他の業務を圧迫したりしかねません。採用業務の工数を減らせれば、業務時間や人件費が浮くでしょう。また採用業務の負担も減り、通常業務に支障をきたすこともなくなるといえます。
スピーディな対応で内定率をアップ
採用業務の効率化は、選考の長期化による優秀な人材の取り逃がしを防ぎます。有望な人材ほど、他の企業との獲得競争が激しいのが一般的です。
なかなか結果が出ないと求職者を不安にさせたり、興味を薄れさせたりしやすいため、選考辞退や内定辞退が起きやすいものです。
採用業務を効率化すれば、求職者へのスピーディな対応が実現できます。さらに企業理解を深めるための情報提供や、入社後を見越した関係構築など、コミュニケーションの質を上げれば、内定率を上げて企業が求める人材を獲得しやすくなるでしょう。
採用の質が改善できる
採用業務の負担やコストを減らすと、担当者が採用のクオリティ改善に力を入れられるようになります。例えば企業の採用ページの作り込みや、求人媒体・採用アプローチの見直しが考えられます。
求人媒体が自社のターゲットに合っているのかを再考したり、自社と同じ業種を専門に扱う求人媒体を試したり、社内や知人から人材を紹介してもらうリファラル採用を検討するのもよいでしょう。
採用基準や面接体制などのコア業務を改善すれば、より自社に合った人材を獲得しやすくなります。
採用管理システムの活用で業務の効率化を実現しよう
求職者との連絡や面接日程の調整、選考情報の管理など、人事担当の負担になりがちな採用業務。業務をスムーズに行うには、ルーチン業務の自動化やシステム導入による情報の一元管理が効果的です。
採用業務の効率化を実現させるなら、採用管理システムの導入を検討してはいかがでしょう。
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