IT業界をはじめとした製造業や建設業、コンサルティング業などでおこなわれる工数管理。
最終更新日: 2024年05月29日
プロジェクトの進捗や従業員やチームごとの労働時間や作業負荷を把握するために必要不可欠な業務です。
当記事では、そんな工数管理の目的やメリット、業務の流れについて解説しました。合わせて、工数管理効率化におすすめのツールについても紹介しています。
具体的なツール比較記事のリンクも添付していますので、製品検討の際はご利用ください。
工数管理とは？目的や業務の流れ
工数管理とはプロジェクトや業務においての作業時間や資源を効率的に管理する業務を指します。工数は「作業時間」×「人数」という式で算出される特定の作業やタスクにかかる労働量や時間を表す言葉です。
工数管理では工数を明確に割り出し、どれだけの時間がかかっているか？スケジュール通りに進んでいるか？人件費はどの程度になるか？などを把握し、調整します。
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工数管理の目的
工数管理の主な目的としては以下のようなものがあります。
- 進捗の正確な把握:プロジェクトがどの程度進んでいるかの確認、対策立案
- リソースの効率的な配分: 人材や時間の配分が適切かの確認、調整
- コストと予算の管理: 予算内でプロジェクトを完遂するために、無駄な工数を削減
- プロジェクトの品質向上: 人材や予算を調整し、プロジェクトの品質を向上
工数管理の流れ
PMや部門マネージャーごと、業種や企業ごとに異なる点もありますが、工数管理業務のおおまかな業務の流れとしては以下のようになります。
- 計画立案
プロジェクトや業務の目的を設定し、必要なタスクを細分化し明確にする。各タスクに必要な工数を見積もる。 - リソース割り当て
各タスクに適切な人員を割り当て、リソースの過不足を調整し、効率的な配置を行う。 - 作業記録・実績収集
各タスクにかかった実際の時間を記録する。定期的な報告書を作成し、進捗を共有する。 - 進捗管理
計画と実績の差異を定期的にチェックし、課題や遅延などの問題点を早期に把握する。 - 評価とフィードバック
作業記録と想定した工数を比較し、パフォーマンスを評価し、フィードバックをおこなう。 - 改善策の実施
評価結果に基づいて、次回以降のプロジェクトに向けたプロセスの改善を行う。
工数管理のメリット
工数管理には主に以下のようなメリットがあります。
工数削減につながり費用を抑えられる
工数管理を適切に行うことで、各タスクに必要な時間が正確に見積もられ、無駄な作業時間を削減できます。
プロジェクト全体の工数が削減され、結果として費用の圧縮が可能となります。無駄な工数を減らすことで、予算内でのプロジェクト完了を完遂できるでしょう。
従業員の働き方や時間意識を改善できる
定期的なタイムトラッキングと進捗確認により、従業員は自分の時間の使い方について意識が高まります。
意識が高まることで作業効率が向上し、無駄な残業を避けることができるでしょう。従業員のワークライフバランスも改善可能です。
時間に対する意識が向上することで、モチベーションと生産性の向上にもつながります。
効率的な人員配置や作業分配ができる
工数管理を通じて、各タスクに対して誰がどれだけの時間を費やしているかが明確になります。
特定のタスクに過重な負担がかかっているメンバーを発見し、適切にリソースを再配分することができます。リソースの最適化により、チーム全体の生産性が上がり、作業の均等化が図られます。
工数管理に利用されるツール
工数管理をおこなう場合、以下のようなツールが主に利用されます。
エクセルやスプレッドシートを活用する
MicrosoftExcelやGoogleスプレッドシートは一般的に定着している表計算ソフトです。データの入力や整理、集計に必要な機能が揃っており、グラフやチャートも作成できるため、工数管理に利用可能です。
具体的にはタスク名、担当者、予定工数、実績工数、進捗状況などを項目としたガントチャートを作成し、各担当者に入力を依頼します。この際の入力データを利用して、進捗管理や分析を進めて工数管理できます。
ただ集計データが多いと処理に時間がかかる、リアルタイム更新が難しい点には留意が必要です。
工数管理ツールを利用する
工数管理ツールとはプロジェクトに必要な人員や時間、業務量を正確に管理できるツールです。
エクセルなどに比べてタスクやプロジェクトに関する情報を簡単に入力でき、またタイムトラッキング機能を使って、作業時間をリアルタイムで記録できるなどの特徴があります。
既に利用しているカレンダーツールやチャットツールと連携できる製品も多く、エクセルやスプレッドシートよりも速く、正確に工数管理ができます。
工数管理を成功させるために必要な要素を整理しよう
工数管理をおこなうことで、無駄な費用や従業員への余計な負担を減らすことができます。
一方で工数管理を効率的に実行するには自社の目的や流れに合わせて、適切なツールを使用する必要があります。
工数管理の流れや方法を整理して、成功させるために必要な要素をまとめていきましょう。以下の関連記事もご参照ください。
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