プロジェクトや人員配置の効率化のためには、適切な工数管理が欠かせません。工数管理ではWBSの設定やガントチャートの作成が必要なことから、初めにエクセルを使う方が多いのではないでしょうか？
最終更新日: 2024年05月29日
当記事では、エクセルを使って工数管理する具体的な方法や成功のポイントを解説します。参考までに是非ご覧ください。
エクセルを使った工数管理とは？
エクセルを使った工数管理とは、Microsoft Excelの表計算機能を活用してプロジェクトの作業時間やタスクの進捗状況を管理する方法です。
エクセルは直感的で使いやすく、多くの企業や個人にとって馴染みのあるツールです。カスタマイズも容易なため、比較的簡単に工数管理を始めることができます。
また、関数やピボットテーブルを使ってデータを集計したり、グラフ化したりすることで、視覚的に状況を確認することも可能です。ただし、更新には手間がかかるなどのデメリットも存在します。
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エクセルで工数管理する方法
エクセルを使って工数管理する方法を手順に沿って説明します。
1.どのようなタスクがあるか管理項目を決める
プロジェクト全体を把握し、どのようなタスクが存在するかを洗い出し、管理項目を策定しましょう。
例えば、タスク名や担当者、開始日や終了日、所要時間や進捗状況などを設定します。管理項目はメンバー全員にとって明確で、記入しやすいものにしましょう。
2.WBS(作業分解構造図)を作成する
管理項目を設定したら、WBS（作業分解構造図）を作成します。WBSはプロジェクトを細かい作業単位に分解し、階層構造で整理する方法です。
エクセルでWBSを作成する場合、ツリー構造やインデント機能を使って階層を表現しましょう。各タスクに対して番号を付けることで、進捗管理やデータ集計が容易になります。
3.ガントチャートを作成する
WBSに基づいたガントチャートを作成します。ガントチャートはタスクの開始日と終了日を視覚的に示し、全体のスケジュールを一目で把握できる表です。
エクセルの条件付き書式やバーグラフ機能を利用して、タスクの期間をバー形式で表現できます。主にこのガントチャート機能を使い、プロジェクトの進行状況や締め切りを視覚的に確認します。
4.実績を記録し、進捗管理する
ガントチャートの作成後は日々の実績を記録し、進捗管理を進めます。各タスクの進捗状況や実際にかかった時間をエクセルに入力し、計画との差異を確認します。
進捗状況は色分けやコメント欄を利用して視覚的に表現することができます。これにより、必要な修正やリソースの調整が迅速に行えます。
5.各タスクに掛かった時間について分析する
記録した実績データを基に各タスクにかかった時間を分析します。エクセルのグラフ機能やピボットテーブルを利用すれば、データを視覚的に表示し、どのタスクが予算を超過したり遅延しているのか確認できます。
分析結果を基に、改善策を講じることで、プロジェクトの成功率を高めることができます。
エクセルで工数管理するメリット
エクセルを使って工数管理するメリットとしては以下のようなものがあります。
操作を1から覚える必要がなく、すぐに作れる
エクセルは多くの人にとって馴染みのある表計算ソフトであるため、基本的な操作方法は把握している可能性が高いでしょう。そのため、1から操作方法を覚える必要がなく、工数管理シートをすぐに作成できるという利点があります。
セルの編集や関数、フィルタ機能など、エクセルの基本的な機能だけでも使えれば、工数管理表の作成から入力までは問題なくこなせます。
テンプレートを使うことができるので簡単
エクセルには工数管理に役立つテンプレートが多数存在します。これを利用することで短時間で簡単に工数管理表を作成できるという点も大きなメリットとなります。
テンプレートには基本的な項目が既に設定されているため、必要な情報を入力するだけで使えます。また、必要な管理項目を自由にカスタマイズ可能なので、プロジェクトの特性に合わせて最適な管理表を作成できるでしょう。
既存ツールなので導入費用がかからない
エクセルは多くの企業や個人が既に所有しているケースが多いソフトウェアであるため、新たに導入するための費用がかかりません。
このため、追加のコストをかけずに工数管理を始めることができ、小規模なプロジェクトや予算の限られたチームでも手軽に利用できます。
エクセルを使った工数管理のポイント
エクセルを使って工数管理する際は以下のポイントを抑えておくといいでしょう。
関数や条件付き書式を使って効率化する
エクセルの関数を使用して工数を自動計算したり、条件付き書式を設定して、特定条件に合致するデータを強調表示したりすると効率的に工数入力できます。
SUM関数やSUMIF関数を用いて、特定の条件に基づく合計工数を自動計算できるよう設定するといいでしょう。
特定の時間以上の工数が入力された場合に自動的にセルを赤くするなどの条件付き書式を組み込むと、より管理がしやすくなります。
コメント機能を活用し定期的にレビューする
エクセルのコメント機能を利用して、タスクやデータに関する補足情報を定期的にレビューすると他メンバーとの情報共有がスムーズになります。
タスクが変更されたり、新しいタスクが追加された場合に、コメントを残しておくことも大事です。誰もが変更事項を理解している状態が理想的と言えるでしょう。
アクセス権限を設定する
ファイルを複数人で編集する場合、編集権限を適切に設定し、重要なデータが意図せずに変更されるのを防ぎましょう。
特にクラウドで共有する場合、閲覧のみの権限や特定の範囲のみ編集可能とする設定は有効です。
エクセルを使った工数管理の注意点
エクセルを使って工数管理する際は下記の点に注意が必要です。
複数人での編集が難しい
エクセルは複数人での同時編集が基本的に難しいというデメリットがあります。ファイルがローカルに保存されている場合、ファイルのバージョン管理や変更の追跡が煩雑になりがちです。
複数人での編集やチーム全体で作業進行が多い場合は注意が必要です。
リアルタイム更新や自動更新はできない
エクセルでローカルファイルを使用する場合、リアルタイムでのデータ更新が難しいです。最新の変更を他のメンバーに通知するためには手動での更新が必要となります。
プロジェクトの進捗管理に時間がかかる点は留意しておく必要があるでしょう。
更新に手間や時間がかかってしまう
エクセルを使った工数管理では、データの入力や更新に手間がかかります。大量のデータを扱う場合、手動での入力ミスや時間の浪費が発生しやすくなります。
扱う管理項目やデータの量、更新作業にかかる時間を考慮して利用することを勧めます。
工数管理を適切なツールを利用して効率化しよう！
エクセルを使った工数管理では複数人での編集や自動更新が難しいです。そのために編集権限を管理したり、定期的なレビューが大事になってきます。
一方で、工数管理ツールを利用すればリアルタイム更新やファイルのバージョン管理の手間はなくなります。
エクセルでの工数管理に限界や難しさを感じた場合は、工数管理ツールの利用を検討してみましょう。工数管理ツールの詳しい概要や製品ごとの特徴について下記記事にまとめましたので、ご参照ください。
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