値引きが発生したとき、請求書をどのように書けばよいか迷ってしまう人は多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年02月07日
請求書に値引きが発生する具体的なケースや、取引先が処理しやすい請求書のマイナス表記の方法について紹介します。また値引き時の注意点も解説していきます。
値引き時の書き方
実際に上記のような値引きが発生した場合には、請求書にも取引の経緯が分かるような記載をしなければなりません。値引き時には請求書にどのような書き方をすればよいのか、表記方法を解説していきます。
マイナスの表記方法に決まりはない
実は請求書に記載するマイナスの表記方法に厳密な決まりはありません。ただし会計処理時のミスや取引先とのトラブルを回避するためにも、取引先や第三者に分かりやすい表記を心がけるのが原則です。
基本的には品番、数量、単価、値引き金額、金額の順に書くとわかりやすいでしょう。値引き金額の箇所は分かりやすく記号を付けるのが一般的です。
一般的な値引き金額部分のマイナスの表記方法は以下の3種類です。
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この3つの表記方法であれば、大抵の場合マイナスであることが先方にスムーズに伝わるでしょう。
値引きの詳細が分かるように記載
取引先との認識のズレを防ぐためには、勘定科目と値引き額だけでなく具体的な取引の経緯を詳細に記載するのがポイントです。手間がかかるからといって詳細を省略してしまうと、のちのち取引先とのトラブルに発展する可能性もゼロではありません。
詳細の記載場所としては請求書の備考欄が一般的です。あとから見たときにも分かりやすいように、どのような理由で値引きが発生したのかを明確に記載しましょう。
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値引き時の注意点
請求書にマイナスの表記をする際にはどのような点に注意をすればよいのでしょうか。2つの注意点を解説します。
カンマを付ける
請求書に金額を記載する際にはトラブル防止のため、「500,000」といったようにカンマ記号を付けるのがおすすめです。カンマ記号は数字が読み取りやすくなるだけでなく、桁数を増やしたり消したりといった改ざんや訂正ができなくなります。
改ざん防止に役立つ記号はカンマだけではありません。
例えば金額の先頭に「￥」マークを付けたり、金額の最後に「−」を付けたりする方法もあります。漢数字を利用する場合には「一」の代わりに「壱」を「二」の代わりに「弐」を記載するのも一案です。
消費税の金額を明確に
値引きと消費税のどちらを先に計算するかによって、処理方法や請求金額に差が生じるため注意しましょう。
消費税を先に計算する場合には、経理の際に税抜価格を算出したり端数が発生してしまったとき処理が煩雑になります。対して値引きの計算を消費税の計算より先に行えば、最後に税込みの金額を計算するだけなのでスムーズな処理が可能です。
そのため消費税よりも先に値引きの計算をしておくのが無難と言えます。請求書の内訳に値引きの金額を明記して、計算のタイミングを分かりやすくしておきましょう。
請求書にマイナスが出るケース
請求書にマイナスが出るのはどのようなケースでしょうか。具体的な値引きの事例を解説していきます。
売上割戻
請求書にマイナスが出る事例の一つ目は「売上割戻」です。他に「リベート」や「キックバック」「ボリュームディスカウント」といった呼び方もあります。
セット購入やまとめ買いセールなど、商品を一定量以上購入したときに発生する割引です。売上割戻が発生したときは、契約時の販売価格から割戻した分の金額をマイナスして計上する必要があります。
割引
「割引」によるマイナスが発生する代表的な例は商品購入者からのクレームです。販売した商品に欠陥などの不具合があったとき、返品ではなく販売額からの値引きを行うケースを「割引」とみなします。「キックバック」と呼ばれる場合もあります。
売上割戻と間違えやすい勘定科目ですが、割引は商品が単体であっても発生するため量が少なくても適用されるかで判断しましょう。
割引の際にも見積もり時の金額との差異を生じさせないために、実際の販売価格からのマイナス表記で処理をしなければなりません。このようにしっかり経緯を記載しておかないと、請求時のミスやトラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。
相殺
売掛金が発生したときに現金で回収する代わりに、もともとあった買掛金を減じて取引を完結させる処理方法を「相殺」と呼びます。
例えばA社がB社に500,000円の請求を行うとき、A社にB社との別の取引で発生した500,000円の買掛金があれば相殺を行えます。すると売掛金と買掛金がともに0円になり、二つの取引が完結できるのです。
また買掛金の金額が売掛金を下回っている場合にも、売掛金の一部を相殺できます。
相殺処理を行えば自社でも取引先でも現金を動かす必要がなくなり、回収の手間もかかりません。ただし取引先との合意をとった上で、請求書にも第三者が見ても分かるような形で記載をする必要があります。
処理しやすい請求書を作成しよう
請求書にマイナスが出るケースには売上割戻や割引・相殺などがあり、請求書に値引きがあった旨を記載する必要があります。
表記の方法に厳格な決まりはないものの、トラブル回避のためには取引先や第三者が見ても分かりやすい書き方を心がけましょう。
数字の前にはマイナス記号( – )や三角形(△)(▲)を付けるのが一般的です。またどのような経緯で値引きが発生したのかも詳細に記載しておくと、トラブルに発展する心配がありません。
加えて改ざんを防ぐために記号を付ける、消費税の計算のタイミングを明確にするといった点にも注意が必要になります。自社にも取引先にも処理のしやすい請求書を作成して、業務を円滑に進めましょう。
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