建設業界では、多数の現場と職人との複雑なやり取りが日常的に発生し、経理業務の効率化が急務です。
最終更新日: 2024年11月21日
最近、政府が進めるデジタル化支援策や経済産業省の「IT導入補助金」が、多くの建設企業にとって業務改善の後押しとなっています。働き方改革の影響を受け、限られた人員で業務効率を向上させつつ、費用削減を達成する必要性が高まる中で、1つの解決策が経費精算システムの導入です。
システムを導入することで、経費を迅速かつ正確に精算できるようになり、さまざまなメリットが生まれます。たとえば現場で経費申請ができるため、従業員がわざわざ帰社する必要がありません。さらに経理担当者はリモートでの業務処理が可能となり、柔軟な働き方が実現できます。
本記事では、有効な経費精算システムを4つ厳選し、そのメリットと選び方を詳しく解説します。
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建設業におすすめの経費精算システム4選
建設業におすすめの経費精算システムを4製品紹介します。
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経費精算WAO
経費精算WAOは建設業に特化した経費精算システムで、経費を個別工事原価に振り替たり、一般管理費として処理することもできる優秀なシステムです。
他には仮払い申請機能や振替伝票機能、ワークフロー機能なども搭載。
設定を行わなくても元からシステムが建設業専用に組まれているため、導入後もすぐに使い始められるでしょう。
楽楽精算
楽楽精算は18,000社以上の累計導入実績（2024年9月時点）がある経費精算システム。建設業、不動産業、小売業、製造業など業界問わず多くの企業が導入しています。
経費の申請項目やレイアウト、承認フローが自由にカスタマイズ可能。建設業会計に沿ったカスタマイズを行えば、あとは自動仕訳もしてくれます。
HRMOS経費
HRMOS経費は経費申請から承認、支払処理の電子化まで、経費に関わる業務を一元管理できるシステム。
紙ベースでの経費管理を一切排除。振込データを簡単出力して、従業員への振り込みも効率化します。仕訳ルールを設定しておけば、建設業の複雑な会計処理も完全対応できます。
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は経費処理の工数を1/10に削減してくれる経費精算システム。ジョブカンシリーズ累計15万社以上の導入実績がある人気のシステムなんです。
専用アプリを使えばスマホから簡単に経費申請ができるほか、外出先で手が離せない場合に助けになる代理申請・承認機能もあります。
またチャットツールで申請や承認の通知が受けられる機能もあるので、経費の申請漏れを削減できるでしょう。
建設業向け経費精算システムの比較ポイント
建設業向け経費精算システムを選ぶ際の比較ポイントは重要です。業界特有のニーズに応える機能が揃っているかを見極めることが不可欠です。ここでは3つの視点から、最適なシステム選びの参考になるポイントを解説します。
建設業独自の科目が設定できるか
建設業は長期の工事期間や、前受け金の授受があることから建設業会計という業界独自の会計方式がとられています。
その方式に則った会計処理が必要であるため、建設業会計で使用する科目が設定できるシステムを選ぶことが大切です。
初めから建設業会計独自の科目や項目があるのは多くないでしょう。その場合は勘定科目が変更できるなど、建設業会計の仕様にカスタマイズできるものを選んでください。
会計ソフトと連携可能か
経費精算システムを導入しても、既存の会計ソフトと連携できなければデータを移行させる手間がかかってしまいます。経費のデータも会計処理ではまとめて集計するので、使っている会計ソフト連携できるものを選びましょう。
せっかく経費処理を効率化させても、会計処理のために違うシステムにデータを入力することになると、ムダな仕事を増やすことになります。
また、中には会計ソフト以外のものと連携可能なシステムもあるので、より幅広い業務を効率化したい場合は外部連携の有無をチェックするのがおすすめです。
現場でも使いやすい操作性か
建設現場での経費申請は、迅速で簡単におこなえることが求められます。操作性のよい経費精算システムは、スマートフォンやタブレットで直感的に操作できるユーザーインターフェースを備えています。
現場の作業員はストレスを感じることなく経費処理をおこなうことができ、申請に要する時間も大幅に短縮されます。結果として、操作性に優れたツールを選ぶことで、業務の無駄を減らし、全体の効率を高めることが可能となります。
建設業に経費精算システムを導入するメリット
建設業で経費精算システムを導入することは、多くのメリットをもたらします。従業員と経理担当者の双方に対し、業務効率の向上と負担軽減が実現されることから、より円滑な組織運営が可能になります。
本記事では、従業員側と経理担当者側の利点について、それぞれ具体的に掘り下げて解説します。
従業員側のメリット
領収書の整理や申請書の記入といった手間が軽減される
経費精算システムを利用することで、紙の申請書や領収書の整理が不要になります。従業員はシステム上で簡単に経費申請をおこなうことができ、これによりデスクワークが大幅に軽減されます。日々の業務がシンプルになり、従業員はより重要な業務に集中することができるでしょう。
現場から直接申請ができる
スマートフォンやタブレットを使用することにより、現場から直接経費申請をおこなえるようになります。申請のために事務所に戻る必要がなくなり、郵送の手間も省けます。この機能は、とくに時間が限られた現場作業において非常に有用で、生産性を向上させる重要な要素です。
経理担当者側のメリット
効率的なデータ処理が可能
経費精算システムは、経費データを自動で集計・分類してくれるため、手作業によるデータ入力ミスを削減します。また、経理担当者の作業負担が大幅に軽減され、より効率的な業務処理が可能となります。人手を介さない自動処理で業務の正確性が増します。
透明性とコンプライアンスの強化ができる
経費申請のプロセスがシステム化されることで、透明性が向上し、適切なチェックが可能になります。これにより、不正や誤りを未然に防ぐことができ、企業全体のコンプライアンスが強化されます。
経理部門は、情報の一元管理によって、迅速かつ正確な対応が求められる状況でも信頼性を維持することができます。
具体的な経費精算システムの導入手順
経費精算システムの効果を最大限に引き出すためには、計画的な導入手順が欠かせません。以下では、建設業界の特性を踏まえた具体的な導入ステップを解説します。
各段階でのポイントを押さえることで、スムーズな導入と運用開始を実現しましょう。
現状確認とニーズの明確化
まず、現在の経費管理における課題を洗い出し、組織全体のニーズを明確化することから始めます。具体的には、経費処理にかかる時間や労力、頻発するミスの原因を特定し、何を改善したいのかを全社的に共有します。
これにより、システムに求める機能やサービスが明らかになります。
システム選定と無料トライアル
次に、複数の経費精算システムをリストアップし、それぞれの特徴や機能を比較します。このステップでは、無料トライアルを活用し、実際の使用感を確認します。とく操作性や現場での使いやすさを重視し、自社のニーズに最も適したシステムを選びましょう。
導入決定と初期設定の実施
システムの選定が終わったら、導入を正式に決定し、初期設定に取り掛かります。ここで重要なのは、組織の経理プロセスに合ったカスタマイズを施すことです。
製造元のサポートを活用しながら、必要な設定を完了させ、現場でのトラブルが発生しないように準備します。
従業員への操作説明
システムが運用可能な状態になったら、従業員に向けた操作説明会をおこないます。シンプルで直感的なインターフェースがある場合でも、基本的な使い方や注意点を共有することが重要です。
これにより、システムに対する抵抗感を減らし、スムーズな運用のスタートをサポートします。
段階的な運用開始と調整
最後に、システムの使用を段階的に開始し、必要に応じて調整をおこないます。最初は選ばれたプロジェクトや部門で導入し、フィードバックを基に最適化します。全社展開する際のリスクを最小化しつつ、システムのメリットを最大限に活用できるようにします。
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