建設業向け経費精算システム5選！選び方のポイントも解説

建設業では「現場」を中心に業務が行われる一方で、経費精算などの管理業務は本社に集中しています。物理的に離れている場所で管理業務が行われているため、建設業の経費精算は非効率的になりがちです。

建設業の経費精算を効率的に行うために、建設業特有の習慣にマッチした経費精算システムを導入しましょう。

建設業におすすめの経費精算システムを5つご紹介します。選ぶ時のポイントや注意点も解説するので、経費精算システムを選ぶ時の一助にしてください。

建設業向け経費精算システムの特徴

建設業の会計処理では、「建設業会計」という業界固有の特殊な会計基準が用いられます。経費精算システムを導入する時には、建設業会計に対応しているか確認することが必須です。

その他にも、建設業向けの経費精算システムでは以下の特徴があります。

これらの特徴を備えた経費精算システムを導入することは、単に経理業務を効率化するだけでなく、正確な原価管理による収益性の向上、ペーパーレス化によるコスト削減、そして現場従業員の負担軽減による満足度向上にも繋がり、企業全体の生産性を高める上で大きな助けとなります。

建設業における経費精算の課題

建設業における経費精算には大きく4つの課題があります。

「建設業会計」が複雑

建設業では「建設業会計」という特殊な会計処理が求められます。

一般会計とは異なり、「完成工事高」や「未成工事支出金」といった独自の勘定科目を使用します。さらに工事ごとに原価を集計する「個別原価計算」が基本となるため、経費精算時には、その費用がどの工事の材料費、労務費、外注費、経費のいずれに該当するのかを正確に仕訳する必要があります。

建設業会計の複雑さが経理担当者の負担を増大させ、専門的な知識と多くの手間を要求される点が大きな課題です。

現場経費が多く管理が難しい

建設業は本社だけでなく、各地に点在する工事現場で多くの経費が発生します。

現場で急に必要になった資材の購入費や、作業員の交通費、駐車場代など、従業員による立替経費が多岐にわたります。

これらの経費をどの工事に紐づけるのか、現場担当者が正確に記録し、報告しなければなりません。複数の現場を掛け持つ従業員もいるため、経費の計上漏れや、どの工事の費用か分からなくなるといった問題が発生しやすく、正確な原価管理を困難にしています。

紙ベースでの処理が多い

建設業では紙の領収書や申請書を用いた、紙ベースの経費精算が行われることが多いです。現場で受け取った大量の領収書を保管し、申請書に手書きで記入、台紙に糊付けして本社に郵送または持参するといったアナログな作業が残っています。

この作業は現場担当者にとって大きな負担であり、経費精算のためだけに帰社する必要も生じます。また経理担当者も受け取った書類を手入力するため、入力ミスや確認作業に多くの時間を費やし、業務全体の生産性を低下させる要因です。

申請・承認プロセスが煩雑になりやすい

建設業の経費精算では、担当者や承認者が多いことから申請と承認のプロセスが煩雑になりやすい点が課題です。直属の上司、部門長、経理担当というように、複数名による多段階チェックが必要になることが多いです。

複数名による多段階チェックが申請・承認プロセスに組み込まれているため、担当者が不在の場合は申請や承認がストップしてしまうこともあります。ほかにも月末に申請が集中し、承認業務が滞ることもあります。

建設業の経費精算を劇的に変えるシステム選び5つの鉄則

経費精算における建設業特有の課題を解決するためには、多種多様な経費精算システムの中から自社にフィットした製品を選ぶことが大切です。建設業向け経費精算システムを選ぶうえで絶対に外せない「5つの鉄則」を解説します。

鉄則1：『建設業会計』を理解しているか？ — 勘定科目のカスタマイズは絶対条件

解決する課題：「建設業会計」の複雑性

建設業の経費精算システム選びで最も重要なのが、業界独自の会計ルールに対応できるかどうかです。汎用的なシステムでは、未成工事支出金や外注費といった特殊な勘定科目を扱いきれず、結局手作業での修正が必要になり、導入効果が半減してしまいます。

〈チェックポイント〉

システムが建設業特有の勘定科目を標準で備えているか、あるいは勘定科目を自由にカスタマイズできる機能があるかを確認してください。申請画面で経費を特定の「工事番号」や「現場名」に紐づけ、それを工事原価として自動で仕訳できる柔軟性が不可欠です。このカスタマイズ性こそが、精度の高い経費管理を実現する第一歩となります。

鉄則2：『現場の職人さん』でも使えるか？ — スマホ操作の圧倒的な「わかりやすさ」

解決する課題：現場社員の負担と、システム導入後の定着率の低さ

どんなに高機能なシステムでも、実際に使う現場の従業員が「面倒だ」「使いにくい」と感じてしまえば、利用されずに形骸化してしまいます。特に、ITツールに不慣れな従業員も多い建設業界では、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性が成功の鍵を握ります。

〈チェックポイント〉

スマートフォンアプリの使いやすさを最優先で評価しましょう。具体的には、以下の機能がストレスなく使えるかを確認します。

• スマホで領収書を撮影するだけで、日付や金額が自動入力されるか（AI-OCR機能）
• 交通系ICカードをスマホにかざすだけで、交通費明細が読み取れるか
• 申請画面がシンプルで、迷わず入力できるか

目標は「経費精算を数分で終わらせる」ことです。現場の隙間時間に手軽に申請できるシステムでなければ、本当の意味での業務効率化は実現できません。

鉄則3：『今の会計ソフト』と連携できるか？ — 「二重入力」の撲滅が真の自動化

解決する課題：経理担当者の手作業による二重入力と、それに伴う入力ミス

経費精算システムを導入しても、最終的にそのデータを会計ソフトに手で打ち込んでいては、本当の自動化とは言えません。経理担当者の負担を根本から解消するには、既存の会計システムとのスムーズな連携が不可欠です。

〈チェックポイント〉

自社で利用している会計ソフトとの連携実績があるかを確認しましょう。特に、建設業界で広く使われている「勘定奉行」や「弥生会計」との連携は重要なポイントです。

経費精算システムで承認されたデータが、会計ソフトに取り込み可能な仕訳データとして自動で出力される機能は必須です。これにより転記作業が不要になり、入力ミスを撲滅できます。さらに理想的なのは、API連携によってデータが自動で同期されるシステムです。

鉄則4：『全社導入』を支えるサポート体制はあるか？ — 導入はゴールではなくスタート

解決する課題：導入プロセスの複雑さと、導入後のトラブル

経費精算システムの導入は、ボタンを押せば完了するような単純なものではありません。自社の複雑なルールに合わせて設定を行い、全従業員に使い方を周知し、定着させるまでには様々なハードルがあります。このプロセスを乗り越えるには、ベンダーのサポート体制が極めて重要です。

〈チェックポイント〉

マニュアルやFAQサイトだけでなく、電話やチャットで直接相談できる窓口があるかを確認しましょう。特に、導入初期に自社の状況を理解した専任の担当者がサポートしてくれるサービスは心強い存在です。導入時の設定支援から、運用開始後の疑問点まで、手厚いサポートを提供してくれるベンダーを選ぶことが、導入成功の確率を大きく高めます。

鉄則5：『法改正』に自動で対応できるか？ — 電帳法・インボイス制度への備え

解決する課題：電子帳簿保存法やインボイス制度など、頻繁な法改正への対応負荷

経理業務を取り巻く法律は、年々変化しています。特に、電子帳簿保存法（電帳法）やインボイス制度への対応は、全ての企業にとって喫緊の課題です。これらの法改正に手作業で対応し続けるのは、多大な労力を要します。

〈チェックポイント〉

クラウド型のシステムを選びましょう。クラウド型であれば、法改正があった際にベンダー側でシステムを自動的にアップデートしてくれるため、自社で特別な対応をする必要がありません。これにより、常に最新の法令に準拠した状態でシステムを運用でき、将来にわたって安心して利用し続けることができます。

建設業におすすめの経費精算システム5選

解説した建設業向け経費精算システム選び5つの鉄則をふまえて、数ある経費精算システムの中から建設業に特におすすめできる5つの製品を厳選しました。各製品の強みや弱み、そしてどのような企業に最適なのかを、比較しながら解説していきます。

〈建設業向け経費精算システム 比較一覧表〉（比較表は右へスクロールできます）

楽楽精算 – カスタマイズ性とサポート力で選ぶ、不動のオールラウンダー

「楽楽精算」は、経費精算システム市場で圧倒的なシェアを誇る、まさに王道と言える製品です。その最大の強みは、業界・業種を問わない圧倒的なカスタマイズ性と、手厚いサポート体制にあります。建設業特有の複雑な社内ルールや承認フローを、システム導入を機に変えるのではなく、そのまま再現したいと考える企業にとって、最も確実な選択肢となるでしょう。

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経費精算WAO – 建設業特化型。導入後すぐに使える安心感

「経費精算WAO」は、汎用的なシステムとは一線を画す、建設業に特化して開発された専門的なシステムです。もともと「建設WAO」という建設業向けERP（統合基幹業務システム）の一部で、原価管理や工事管理といった建設業のコア業務を深く理解した設計になっています。

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HRMOS経費 – 現場の使いやすさを最優先。浸透の速さで選ぶなら

「HRMOS経費」は、モダンで直感的な操作画面に定評があり、現場の従業員への浸透しやすさを重視する企業から高い評価を得ています。システム導入の成否が「現場で使われるかどうか」にかかっていることを考えると、そのシンプルさは大きな武器になります。

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マネーフォワード クラウド経費 – 自動化とデータ連携で経理を解放する

「マネーフォワード クラウド経費」は、個人向け家計簿アプリで培った金融機関との連携技術を活かした、徹底的な入力作業の自動化が最大の強みです。会計、請求書、給与計算など、同社の提供する他のクラウドサービスとシームレスに連携し、バックオフィス業務全体の効率化を実現します。

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ジョブカン経費精算 – コストパフォーマンスを追求する賢い選択

「ジョブカン」シリーズのひとつである「ジョブカン経費精算」は、業界トップクラスの低価格で、経費精算に必要な基本機能を一通り揃えている点が最大の魅力です。コストを抑えつつ、紙やExcelでの管理から脱却したいと考える中小企業にとって、非常に有力な選択肢となります。

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建設業が経費精算システムの導入で失敗しないための3ステップ

最適なシステムを選定しても、それが全社に受け入れられ、正しく使われなければ投資は無駄になってしまいます。特に建設業では、現場と本社の従業員双方の協力が不可欠です。ここでは、システム導入を成功に導き、形骸化させないための「社内浸透」の3つのステップを解説します。

Step 1：経営層を巻き込み「なぜやるのか」を共有する

経費精算システムの導入は、単なる「経理部の業務改善」ではありません。「会社全体の生産性向上と経営基盤強化のための戦略的プロジェクト」として位置づけ、経営層が主導することが成功の第一歩です。

まず、経営層を巻き込み、導入の目的とメリットを関係者全員に明確に伝える必要があります。伝えるべきメッセージは、相手の立場によって変えるのが効果的です。

• 現場の従業員へ：「皆さんの負担を減らすための改革です」と伝えます。経費精算のためだけに会社に戻る必要がなくなること、立替金の精算がスピーディーになること、面倒な書類作成から解放されることなど、現場にとっての直接的なメリットを強調します。
• 経理担当者へ：手入力や目視でのチェック、差し戻しの連絡といった非生産的な作業からの解放を約束します。これにより、より付加価値の高い分析業務などに時間を使えるようになります。
• 経営層・管理職へ： 経費のリアルタイムな可視化による正確な原価管理の実現、プロジェクトごとの収益性分析の精度向上、そして経営事項審査（経審）への好影響といった、経営に直結する戦略的なメリットを訴求します。

全社で「なぜやるのか」という目的意識を共有することが、導入後の協力を得るための土台となります。

Step 2：小さく始めて、丁寧に育てる

いきなり全社で一斉に導入するのはリスクが伴います。まずは、ITツールに比較的抵抗のない部署や、特定のプロジェクトチームを選んで試験導入を行うのが賢明です。

多くのベンダーが提供している無料トライアル期間を最大限に活用し、実際の業務フローでシステムを試してみましょう。この段階で課題や改善点を洗い出し、本格導入に向けた設定を最適化します。

そして、本格導入の際には、全従業員を対象とした操作説明会を必ず実施してください。マニュアルを配布するだけでなく、実際にスマートフォンアプリを操作しながら、申請から承認までの一連の流れをデモンストレーションすることが重要です。これにより、従業員のシステムに対する心理的な抵抗感を和らげ、スムーズな利用開始をサポートします。

Step 3：新しいルールを明確にし、徹底する — 「移行期間」と「完全移行日」の設定

新しいシステムを導入する際には、明確なルール作りが不可欠です。特に、旧来の紙ベースの申請をいつまで受け付けるのかをはっきりと定める必要があります。

導入直後は、従業員が慣れるまでの移行期間を設け、紙の申請と新しいシステムを併用することも一つの手です。しかし、この期間が長すぎると、結局古いやり方から抜け出せなくなってしまいます。

最も重要なのは、「この日以降、紙での経費申請は一切受け付けません」という完全移行日を設定し、全社に繰り返し周知徹底することです。厳しい決断に思えるかもしれませんが、この断固とした姿勢がなければ、業務改革は中途半端に終わってしまいます。新しい、より効率的な業務フローを文化として根付かせるためには、後戻りできない状況を作ることが必要なのです。

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『紙とハンコ』の時代はもう終わり。現場と経理が一体となる経営基盤を

この記事で見てきたように、建設業における経費精算の近代化は、単なる事務作業の効率化にとどまるものではありません。それは、現場の生産性を解放し、経理担当者を戦略的な役割へとシフトさせ、そして経営者にリアルタイムの正確な情報を提供することで、会社全体の競争力を高めるための根幹的な改革です。

クシャクシャの領収書を追いかける日々は、もう終わりにできます。経費精算システムを導入することで、経理担当者はもはや「紙の番人」ではなく、正確な原価データを基に経営判断を支える「ビジネスパートナー」へと変わります。現場の従業員は、煩雑な事務作業から解放され、本来の専門業務に集中できるようになります。そして経営者は、どんぶり勘定の霧の中から抜け出し、データに基づいた確かな舵取りが可能になるのです。

もしもどのシステムを選ぶべきか、最後の決め手に迷ったら、以下の指針を参考にしてください。

• 自社の独自ルールを完璧に再現したいなら「楽楽精算」
• 建設業特化の安心感を求めるなら「経費精算WAO」
• 現場での使いやすさと浸透の速さを最優先するなら「HRMOS経費」
• バックオフィス全体の自動化を目指すなら「マネーフォワード クラウド経費」
• 何よりもコストを重視するなら「ジョブカン経費精算」

最初の一歩は、決して難しくありません。この記事で紹介したシステムの中から、自社の課題感に最も響いたものを1つか2つ選び、まずは無料の資料請求やデモを申し込んでみることです。

「紙とハンコ」を管理する時代から、リアルタイムの「データ」を経営に活かす時代へ。今こそ、現場と経理が一体となった、強固な経営基盤を築き上げる時です。

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