支払依頼書の必要性と電子化のメリット！書き方や請求書との違いも

従業員が立て替えをした代金や、事前に支払う過払い金、取引先宛ての請求など「支払業務」は多岐にわたります。多様な流れがある会社の財務管理には、各支払に対して文書があると便利です。今回は「支払依頼書」の必要性と電子化のメリットを紹介します。

支払依頼書とは

支払依頼書は「支払業務」を効率化するのに役立つ文書です。支払依頼書とはどのような内容で作成されているのか、また「請求書」との違いも合わせて紹介します。

取引先への支払いを経理部門に依頼する文書

「支払依頼書」とは取引先から請求された支払を経理部門へ依頼するために作成する文書です。取引の担当者が経理担当へ請求書を直接回すよりも「どの案件にいくら支払うのか」が一目で確認でき支払フローが確立しやすくなります。

小規模で部署が少ない企業であれば、取引先から届いた請求書をそのまま経理へ回してもあまり問題はないでしょう。しかしいくつもの部署を抱える企業では、請求書だけでは「どの部署の、何のプロジェクトのお金か」がすぐに把握するのが困難です。

支払依頼書があれば、経理担当者は支払処理に必要な情報を把握できスムーズな作業が可能です。支払業務でのトラブル回避に役立ちます。

請求書との違い

支払依頼書と「請求書」の大きな違いは「会社内用」か「会社外用」かです。支払依頼書は取引担当者から経理担当者へ渡し、請求書は契約時に取引先(社外)から社内向けに渡されます。

請求書はサービスや商品に対して支払われる「対価を要求」するために発行される文書です。一方支払依頼書は経理担当者へ「支払処理を依頼」するために使われます。どちらも「会社の税務調査」に必要な文書です。

支払依頼書の必要性と書き方

支払依頼書がなくても支払業務に支障はありません。しかし使用すると、支払業務の効率化が図れます。支払依頼書の必要性と書き方について見てみましょう。

支払依頼書を使うメリット

支払依頼書は社内用の文書であり、特別に使用しなければならないものではありません。しかし活用すると以下のようなメリットがあります。

• 請求書の受け取りから支払処理までのワークフローが分かりやすくなる
• 「どの案件か」「いくら必要なのか」といった情報が確認しやすい
• 「支払依頼をしたのは誰か」「受理をしたのは誰か」という記録が残せる
• 支払期限がいつまでかが分かりやすい
• 取引先が指定した支払が確実に行える
• 請求内容の不正や誤りを確認できる

請求書を受け取る人と、支払処理をする人は別であるため「何のために」支払うのかが明確でないと、作業がスムーズに進みにくいでしょう。支払に必要な情報が一目で分かれば、わざわざ経理担当が詳細を調べる必要がなく作業効率が上がるはずです。

また請求書を受け取ったのは「いつ誰なのか」といった内容の確認もできるため不正や誤りに気付きやすくなります。確実な支払業務は取引先との関係を友好に保つために重要です。

紙ベースのデメリット

紙ベースで支払依頼書を活用していると手間やコストがかかります。まず紙を使用していると「印刷代」がかかるため、必要以上のコストがかかるかもしれません。多数の部署を抱える大企業では1枚1枚保管するのは大変で、紛失する恐れもあります。

また支払依頼書を経理へ回すためには上長の承認が必要です。スケジュール調整をして確認してもらわなければならないため手間がかかります。もしミスがあった場合も、経理担当者が紙を持ってわざわざ担当者の元へ出向かねばなりません。

支払依頼書の書き方

支払依頼書は会社ごとでフォーマットは変わります。支払処理をスムーズに行えるよう以下の項目を入れておきましょう。

• 文書のタイトル
• 文書を作成する日付
• 部署・部門
• 申請者
• 買掛金の請求書番号
• 請求書が発行された日付
• 支払処理を依頼する案件の名前や番号
• 支払先の会社名
• 振込先の銀行口座情報
• 支払金額
• 支払方法(口座振込、口座振替、手形など)
• 振込手数料が発生する場合、どちらが負担するか
• 支払期限日
• 支払請求の内訳
• 支払依頼書が処理された日付
• 必要数の承認欄

このほか、税理士や弁護士などへの支払に対しては「源泉徴収」が発生するため、専用の記載欄を設けておくと便利です。

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電子化することのメリット

支払依頼書を紙で作成すると印刷代や紙代などコストがかかります。また手間もかかるため「電子化」へ移行するのがおすすめです。支払依頼書を電子化するメリットを紹介します。

業務の効率化

支払依頼書を電子化すると「業務の効率化」が可能です。紙ベースだと印刷するのも手間ですし、経理へ回す前の上長からの承認作業にも時間を有します。またミスがあった場合、経理担当者がわざわざ文書を持って担当者の元へ出向かねばなりません。

電子化すれば画面上で支払依頼書を共有できます。いつでもどこでも内容の確認ができ、承認作業が楽になるはずです。また1枚1枚ファイルで保管する必要がなくなり、手間が省け紛失する心配がありません。

内部統制強化やテレワークにも対応

紙を回すよりも画面共有できると、決裁権をもつすべての人と情報共有が確実にでき承認を徹底できます。またいつでもどこでも、一度に大勢でも確認できるため時間短縮が可能です。承認ルールがシステム化すると内部統制の強化につながります。

またクラウドサービスを利用するとオンライン上でやり取りができるため、提出や承認のためにわざわざ時間を作る必要がありません。電子化するとテレワークやモバイルワークなど、柔軟な働き方にも対応できます。

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支払依頼書は支払業務効率化のカギ

支払依頼書は必ずしも必要な文書ではありませんが、活用すると誰でも支払内容の確認ができ支払業務の効率化が可能です。「いつ」「何のために」お金を使うのかを明確にするのは税務調査にも役立ちます。

紙のままでは手間とコストがかかるため、支払依頼書を電子化しましょう。いつでもどこでも確認ができると無駄な手間が省け、時間をかけずに多くの人のチェックを受けられるため内部統制強化につながり、多様な働き方に対応します。

支払依頼書の活用に不明点や不安点がある場合は税理士に相談すると安心です。多数の税理士が登録する「ミツモア」では、最大5社まで無料で見積もりが取得できます。希望に合った税理士を探すのに便利です。

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