契約書の電子化とは？電子化できない契約書と進め方を解説

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契約書を電子化する進め方

契約書の電子化は、法律上の可否、社内の体制、取引先への説明の順に進めると迷いにくくなります。自社の契約を仕分けて範囲を決めたうえで、社内の承認手順と取引先への伝え方を順に整えていきます。

電子化する契約書の範囲を決める

自社の契約をすべて一度に電子化する必要はありません。まず、取り交わしている契約書を種類ごとに書き出し、締結の頻度と相手の数を並べて確認します。次に、後述する書面化が義務付けられている契約に当たるものがないかを確かめ、該当するものを紙のまま残す側に分けます。

残った契約は、頻度が高く相手が固定している契約から電子に寄せると、効果が早く出ます。

押印に代わる社内の承認手順を整える

紙の契約書では、担当者が起案し、代表者へ回覧して押印を受ける流れが定着しています。電子契約に切り替えると、この押印がシステム上の承認操作に置き換わります。誰が契約内容を確認し、誰が締結の操作をおこなうのかを、あらかじめ決めておかなければなりません。

印章管理規程に押印の手順を定めている場合は、電子契約での承認手順もあわせて書き換えておくと、社内で迷いが生じません。

取引先に説明して同意を得る

取引先が電子契約に不慣れな場合は、切り替えを持ちかける前に、相手の負担がどれだけ小さいかを先に伝えておくと、話が進めやすくなります。受け取る側は専用のシステムを契約する必要がなく、費用の負担も生じません。届いたメールから契約書を開き、内容を確認して同意の操作をすれば締結が完了します。

そのうえで、応じられないと言われた場合の扱いも、はじめから決めておきます。難色を示す相手とは従来どおり書面で締結すると伝えておけば、相手は取引条件が変わらないと理解できます。すべての取引先を一度に切り替えようとせず、応じてくれる相手から順に移していく進め方が無理のない形です。

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契約書を電子化するメリット

印紙税や郵送代などの費用を削減できる

ミツモアデータ（2026年5月から7月）によると、電子契約を検討する企業の約80%は、月間の契約書類が10件以下です。扱う件数が多くない企業でも、支出の削減と締結までの短縮は着実に表れます。

紙の契約書では、収入印紙を貼り、封筒代や郵送料、返送用の切手も負担してきました。電子契約に切り替えると、紙の契約書を作成して交付する工程そのものがなくなるため、これらの支出が発生しません。契約書を収めるファイルやキャビネット、書庫のスペースにかかる費用も抑えられます。

国税庁の質疑応答事例では、印紙税の課税対象は課税物件表に掲げられた文書であり、電磁的記録は文書に含まれないため印紙税は課税されないとされています。紙の契約書を作成して交付しないため、課税文書そのものが存在しないという整理です。ただし、電子で送ったあとに紙の現物を別途交付した場合は、その現物に印紙税が課されます。

一件あたりの金額は小さくても、年間で見れば無視できない金額になり、社内で導入を説明するときの説得材料にもなります。

契約締結までの業務を効率化できる

書面契約では、印刷して押印し、郵送してから相手の返送を待つまでに数日から1週間ほどかかります。電子契約なら、送信した当日のうちに締結が完了することも珍しくなく、郵送や返送を待つ日数がそのまま短縮されます。押印のために出社したり、代表者の帰社を待ったりする時間もなくなります。

内容の差し替えが発生したときも、修正したデータを送り直すだけで済みます。取引の開始が早まれば、請求や納品の予定も前倒しできます。あわせて、誰がいつ承認したかの記録がシステム上に残るため、進捗確認の手間も減ります。少人数で契約業務を兼務している企業ほど、この時間の削減は大きく効いてくるのではないでしょうか。

過去の契約書を検索しやすくなる

締結した契約書がデータで残るため、契約書名や取引先名で検索するだけで目的の契約書をすぐに呼び出せます。キャビネットを探し回ったり、共有フォルダの階層をたどったりする手間がなくなります。契約内容を確認したいと相手から連絡が入っても、その場で回答できます。

電子契約サービスには、契約の更新期限が近づくと知らせるアラート機能が備わっていることもあり、自動更新の見落としを防ぐ助けになります。担当者が変わっても、検索すればすぐに経緯を追えるため、引き継ぎの負担も抑えられます。契約書が増えるほど、探す時間の差は開いていきます。

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法的に電子化できない契約書

書面化が義務付けられている契約書が存在する

ほとんどの契約は電子化できますが、法律が公正証書によることを求めている契約は例外です。代表的なものが事業用定期借地権設定契約です。借地借家法第23条第3項では、専ら事業の用に供する建物の所有を目的とし、存続期間を10年以上50年未満として借地権を設定する契約は、公正証書によっておこなわなければならないと定めています。

もう一つが任意後見契約です。任意後見契約に関する法律第3条は、公正証書での作成を必須と定めています。公正証書は公証人が作成する書類であり、当事者だけで完結する電子契約サービスでは代替できません。任意後見契約公正証書については、公証人との対面手続きが原則とされている点も変わっていません。自社が扱う契約にこれらが含まれるときは、その契約だけ従来どおりの手続きを残す必要があります。

注意したいのは、書面が必要と言われてきた契約のすべてがいまも電子化できないわけではない点です。保証契約は書面でなければ効力を生じませんが、民法第446条第3項により、内容を記録した電磁的記録によってされたときは書面によってされたものとみなされます。定期建物賃貸借も、借地借家法第38条の要件を満たせば電磁的記録で締結できます。訪問販売などの契約書面についても、2023年6月1日施行の改正特定商取引に関する法律（特定商取引法）のもとで電磁的方法による提供が認められています。古い解説をもとに電子化をあきらめていた契約があれば、もう一度確かめてみてはいかがでしょうか。

取引先からの同意が得られない場合は電子化できない

契約は当事者の合意によって成立します。したがって、自社が電子化を決めても、相手が電子での締結に同意しなければ、その契約は電子で締結できません。相手の同意は礼儀上の確認ではなく、電子化が成り立つかどうかを左右する前提です。

さらに、書面の交付が法律で義務づけられている取引では、同意の意味がさらに重くなります。改正特定商取引法のもとで訪問販売などの契約書面を電磁的方法で提供する場合、相手の事前の承諾など、政省令で定められた手続きを経ることが条件とされています。同意を得られないまま電子で進めれば、手続きの不備を問われるおそれもあります。取引先ごとに、紙と電子のどちらで締結するのかを把握しておきましょう。

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契約書を電子化するための法律要件

電子帳簿保存法では真実性の確保と可視性の確保が求められる

電子契約で締結した契約書は、電子取引のデータとして、電子帳簿保存法の保存要件を満たす形で保存しなければなりません。国税庁の電子帳簿保存法一問一答によれば、求められるのは真実性の確保と可視性の確保の2点です。

真実性の確保では、タイムスタンプの付与、訂正や削除の記録が残るシステムの利用、訂正削除を防止する事務処理規程の策定と運用のいずれかの措置をとります。可視性の確保では、画面や書面へ整然とした形式で出力できること、システムの概要書を備え付けること、検索機能を確保することが必要です。

検索機能については、取引年月日や取引金額、取引先での検索に加え、日付または金額の範囲指定、そして2つ以上の項目を組み合わせた検索への対応が求められます。電子契約サービスにはこれらに対応した保存機能が備わっていることもあります。

紙の契約書をデータ化する場合はスキャナ保存要件を満たす必要がある

たとえば、過去に書面で締結した契約書をスキャンして保存する場合は、電子取引とは別にスキャナ保存の要件を満たす必要があります。国税庁の電子帳簿保存法一問一答は、契約書などの重要書類について複数の要件を求めています。

まず、一定期間内の入力、解像度と階調を満たした読み取り、タイムスタンプの付与を求めています。さらに、訂正削除の履歴が確認できるバージョン管理、帳簿との相互関連性の保持、見読可能装置の備付け、検索機能の確保も求めています。

要件が細かいため、過去の契約書をすべて一度にデータ化しようとすると負担が大きくなります。まずは新しく締結する契約から電子に切り替え、紙の契約書は保存期間が残っているものに絞ってスキャナ保存を検討するほうが現実的です。スキャナ保存に対応した機能があるかどうかは、製品を選ぶときの確認点になります。

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契約書を電子化する際の注意点

紙と電子が混在する期間の管理が煩雑になる

段階的に切り替える期間は、紙の契約書と電子の契約書が並行して残ります。判断に迷う契約は、いったん紙のまま残しておき、運用が安定してから移す方針でも構いません。決めた線引きは一覧にして共有し、担当者が都度悩まずに済む状態をつくっておくとよいのではないでしょうか。

締結権限を広げすぎると確認が甘くなる

代表者だけが締結できる設定にすると不在時に契約が止まり、担当者に権限を広げすぎると確認が甘くなります。契約金額や契約の種類で線を引き、一定額を超える契約だけ代表者が締結する運用にすれば、速さと統制を両立できます。

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