契約書の電子化が、ビジネスの効率と信頼性を大きく向上させています。紙の契約書から電子契約へのシフトで、時間と費用を大幅に削減できます。
最終更新日: 2024年07月25日
法的効力も確保され、セキュリティも強化。スピーディーで柔軟な契約プロセスを実現する、契約書の電子化について詳しく解説します。
契約書の電子化とは？
契約書の電子化とは、紙の契約書に代わり、電子署名を施した電子ファイルを交換することで契約を締結するプロセスを指します。
「電子契約」とも呼ばれ、契約交渉、本人確認、契約書の保管までをオンラインで完結が可能です。電子契約の普及に伴い、専用のシステムを提供する民間事業者の電子契約システムも複数存在しています。
契約の電子化対応により業務効率化、費用削減、ペーパーレス化、リモートワーク促進などが期待できますが、法的効力の確保と情報セキュリティの確保が重要な課題です。
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電子化された契約書と紙の契約書の違い
電子契約書は電子データで作成・締結され、紙の契約書は紙に印刷して手書きの署名・捺印で締結される点が主な違いです。基本的には法的効力は同等とみなされます。
以下の記事にて紙の契約書との違いについて詳しく解説しています。
電子契約書の普及状況
電子契約の普及が進む一方で、多くの企業では紙の契約書が頻繁に使用されています。その理由は、取引先からの要求や取引先の電子契約未導入など、外的要因によるところが大きいです。
紙の契約書管理には、期限管理の難しさや契約状況の把握が困難といった課題があり、効率的な管理のための台帳整備も不十分な状況です。
電子契約と紙の契約が混在する現状では、適切な契約管理が重要な課題です。
契約書のすべてが電子化対応ができるわけではありません
2022年の契約の電子化関連法改正により、多くの契約書の電子化が可能になりました。
たとえば不動産売買契約書、建設工事請負契約書、金銭消費貸借契約書などが電子化できます。一方で任意後見契約書は公正証書で作成する必要があるため、電子化はできません。
また事業用定期借地契約や企業担保権の設定・変更を目的とする契約は、電子署名等の要件を満たせば電子化が可能です。電子化の可否は契約の種類によって異なるため、注意が必要です。
契約書を電子化するメリット
電子契約システムの導入により、印紙税や郵送費などの経費を削減できます。契約書の作成から締結までの一連の業務をオンライン上で効率的におこなえるため、契約までのリードタイムを短縮できます。
さらに電子的に契約書を管理することで検索や閲覧が容易になり、改ざんやなりすましのリスクを減らせるためコンプライアンス強化やにBCP対策にも役立ちます。
契約書を電子化するデメリット
デメリットとして、法律で書面契約が義務付けられている場合は電子契約ができない点があります。またセキュリティ対策が重要であり、取引先への説明や社内の理解が必要です。
システム利用する際には導入費や月額費用がかかるため予算確保が必要です。
電子契約書を作成する方法
電子契約書の作成方法は、主に2つあります。
1つは、電子契約システムを利用する方法です。システムでは契約書テンプレートを使用したり、必要な情報を入力したりするだけで簡単に電子契約書を作成できます。
もう1つは自社で電子契約書を作成する方法です。WordやPDFなどのソフトウェアを使用して契約書を作成し、電子署名やタイムスタンプを付与します。ただし自社で作成する場合は、法的要件を満たすために、適切な技術や手順を踏む必要があります。
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