ビジネスシーンでよく聞く「捺印」や「押印」の区別がつかない人は、意外と多いのではないでしょうか。捺印と押印は、意味だけではなく契約上の拘束力も異なります。捺印と押印の違いや利用シーンについて解説します。
最終更新日: 2024年06月28日
捺印と押印の違いとは？
捺印や押印は、どのように使い分けるべきでしょうか。押印と捺印という言葉の定義を、単語の意味ををかみ砕きつつ説明します。
捺印は「署名捺印」が略されたもの
署名は自分で直接書いた名前のことです。自分で直接書いた名前に添える形で印鑑を押すことが、署名捺印です。
はんこを押す行為自体を捺印と呼ぶ場合もありますが、基本的に自分で直接書いた署名とセットで扱われています。
捺印という言葉は、署名捺印が略された呼び方です。署名捺印はローンの手続きや、不動産の購入などの重要書類に用いられることがほとんどです。
押印は「記名押印」が略されたもの
記名は自分で書く以外の方法で、氏名などを記載することを言います。印刷やゴム印、代筆などは全て記名に分類されます。
記名されたものに印鑑を押すことが、記名押印です。記名押印を略して押印と呼んでいます。
押印はビジネスでも用いられることが多いです。社内の承認印としても利用されていることでしょう。記名と合わせることで効力を発揮するので、多くの場合、企業同士の契約にも採用されています。
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捺印と押印で効力の違い
契約を交わしたり社内の書類に承認印を押したり、ビジネスシーンでははんこを押す機会が意外と多いことでしょう。捺印と押印には意味の違いのほかに、効力の違いも生じます。
効力が強いのは「署名捺印」
署名だけ・署名捺印・記名だけ・記名押印を法的効力の強い順に並べると下記の通りになります。
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署名は筆跡鑑定にかけることで、本人確認が可能なので、証明能力が高いとされています。記名は自分で書いた名前ではないため、本人確認が難しく、記名だけの書類は正式な証拠能力を持っていません。
現在は会社法の改正により削除されていますが、旧商法32条には記名押印をすることで署名と同様の効力を持たせることができる旨が記載されていました。
ペーパーレス社会を促進するための、中間ステップとしての改正だと思われますが、現在のビジネスシーンではんこを押す際は、慣例通りの証拠能力になると考えて良いでしょう。
捺印・押印がなくても法律違反にはならない
経済産業省によれば、契約書への捺印や押印は義務ではなく、契約の効力にも影響しないとされています。ただしビジネス上の信頼のために、捺印・押印をするのが、一般的でしょう。
テレワークやペーパーレス社会促進のために、今後は捺印や押印の形や媒体が変わる可能性もありますが、契約の意思表明や承認した証拠を示すために、捺印や押印は利用され続けると考えられます。
業種によっては法律の関係上、書類の電子化が難しい場合もあるので、捺印・押印はシーンごとに使い分けましょう。
捺印・押印する方法
捺印や押印が十分な証拠能力を持つためには、はんこを押す場所も大切です。基本的に真っ直ぐ、はっきり発色するように力加減を調節しましょう。書類に合わせて適切に捺印・押印をする方法について解説します。
はんこ用の欄が示されていれば従う
「印」と記載されていたり、契約書類に捺印・押印をするべき場所が示されていたりする場合は、所定の場所に捺印・押印を行いましょう。指定された場所以外に押してしまうと、効力を失ってしまう可能性もあるので、はんこを押す際は、場所の指定があるかを確認してから押すと安心です。
複数名が同じ書類にはんこを押す場合は、役職が高い人ほど左側に押すルールがある点にも注意しましょう。
実印を使う場合は他の文字と被らないように押す
実印を使う場合は、印鑑証明書で、はんこが本物だということを証明します。
印鑑証明書に登録されている印影と、はんこを照合するために印影をはっきり見せる必要があります。名前などの他の文字と重ねてしまうと、印影を照らし合わせることができなくなるので必ず他の文字と被らないように押しましょう。
他の文字と重ならないように、はんこを離しすぎてしまう場合もあります。あまりに名前と離れすぎてしまうと、実印の効力に疑いが生じてしまう可能性もあるので注意しましょう。他の文字と重ねずに、名前と離れすぎていない位置が最適です。
実印を使わない場合は他の文字に多少重ねる
実印を押す場合とは異なり、他の文字と多少重ねて押す必要があります。偽造や複製を防止するためです。
実印と同じように印影がはっきりわかるように押してしまうと、複製される危険性が高まってしまいます。はんこを押す場所に「印」と記載されている場合は、その場所に押しましょう。
「印」などの文字で、はんこを押す場所が示されていない場合は、名前などの文字に少し被せましょう。
捺印・押印が必要なシーン
ビジネスでは社内外の多くのシーンで、捺印や押印が求められるでしょう。はんこは契約の効力を示すだけではなく、書類の内容を承認したという、意思表示にも使用されています。捺印・押印が必要なやり取りについて解説します。
請求書などの金銭関連の書類
請求書や見積書などの、金銭に関わる書類を社内外でやり取りする際は、押印が必要なケースがほとんどです。社外の相手に押印を依頼する場合、押印箇所が間違えられてしまうことが多々あります。
押印箇所にミスがあると、書類を作り直したり、再度確認依頼をしたり、業務上の手間が増えてしまいます。特に社外の相手に押印依頼する際は、必ず押印箇所を指定し、未然にミスを防ぎましょう。
書類上に「印」などを記載して、押印箇所を明確に示しておくと、よりミスを防ぐことができるでしょう。
決裁書や稟議書などの複数名の承認が必要な書類
決裁者の承認を直接得るために、起案事項をまとめて作成する書類が「決裁書」です。重要な決定事項に関わる書類であるため、承認者は慎重に押印を行う必要があります。
稟議書は多くの関係者が目を通す書類で、上位者の承認と回覧を通じて最終的な意思決定者である決裁者の元へと届きます。押印の有無で誰の承認を得ているかが、一目で分かります。
日本の社会では左に傾けて、「目上の人に向かってお辞儀をするように押す」などのマナーがあると言われていますが、基本的にはんこは真っ直ぐ押す方法が、正式だとされているようです。
総務関連の書類や雇用契約書
雇用契約書は法律上で、署名捺印の義務がない書類です。ただし入社後のトラブル防止や、双方の信頼関係構築のために、雇用契約書には雇用主と被雇用者が、共に署名捺印するケースがほとんどでしょう。
会社によっては勤怠管理表や休暇申請などの総務関連の承認に、押印が必要なケースもあります。特に休暇申請は稟議書のように、上司と総務部・管理部などの複数名の承認が必要な場合が多いでしょう。押印を承認印として扱うことで、申請作業をスムーズにできます。
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