電子印鑑を導入したいけど法的な効力やデメリットに不安を感じて足踏みする方も少なくはないのではないでしょうか。電子印鑑は無料で作成可能ですが、有料サービスを利用することでデメリットを軽減させられます。この記事では、電子印鑑の基礎知識と導入方法を解説します。
最終更新日: 2024年03月07日
電子印鑑とは
電子印鑑とは電子文書に押印できるデジタル印鑑です。データとして作成した電子文書にそのまま印鑑を押せるため、文書の作成から押印まで全てデータ上で完結させることが可能です。
ペーパーレス化によって書類をデータで扱う機会が増えたことから、印鑑もデータとして扱う必要が出てきました。タブレットやスマートフォンといった電子機器が普及したことに加えて、公的な手続きの電子化が進んだことやリモートワークが広まったことも、電子印鑑の必要性が増した大きな要因です。
電子印鑑には法的効力がある
電子印鑑の法律上の有効性について説明する前に、通常の実印と認印が法律上どのように扱われるのかについて確認する必要があります。実印は自治体で印鑑登録をしているため、法的な効力を持ちます。一方で認印は、ほとんど法的な効力はないものです。
電子印鑑の場合も認印として使う場合は、元から法的効力はないため問題なく使用可能です。通常の認印と同じように使用しても問題ありません。
電子署名された電子印鑑なら、実印に近い法的効力を持ちます。ただし実印での押印を必要とする一部のシーンでは、実印代わりとしての使用は不可です。電子署名された電子印鑑でも実印と全く同じように使えるわけではないため、電子印鑑の使用時には注意が必要です。
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電子印鑑を利用するメリット
契約に発生する費用を削減できる
電子印鑑があれば文書のやり取りがデータ上で完結するため、印刷をする必要がありません。ペーパーレス化することで用紙代やインク代を節約することが可能です。さらに書類を送付する必要がないため、封筒代と切手代も節約できます。
書類の扱いにかかる経費の負担を減らせることは、財務上のメリットだけに留まりません。ペーパーレス化によって環境にやさしい企業活動を行なっている姿をアピールすることで、ブランドイメージの向上にも一役買うでしょう。
書類作成と管理の手間を省ける
データ上で電子印鑑を押すことで、書類を作成・管理する手間を省くことが可能です。押印のために印刷の必要がある場合は、文書を印刷してからスキャンして再度データ化する手間がかかります。電子印鑑があれば余計な手間をかけずに文書を完成させられます。
完成した文書はオンライン上で共有できるため、スピーディーな事務作業を実現できるでしょう。担当者がオフィスに不在の場合でも、出先で書類をチェックして電子印鑑を押せるため非常に便利です。
電子印鑑のデメリット
悪用される危険性がある
電子印鑑の印影はスキャンするだけで簡単に複製できます。手軽に使用できる代わりに悪用される危険性もあるため、取り扱いには注意が必要です。
しかし、改ざん防止機能を搭載した電子契約システムを利用することで、電子印鑑の複製対策を講じることが可能です。電子契約システムを使うには、有料のサービスを導入する必要があるため費用はかかります。
電子署名を併用したり、サービス利用時の不正ログイン対策を行ったりと、電子印鑑を悪用されないための工夫が施されたサービスを使うことが安全に運用するコツです。
取引先に事前確認が必要
電子印鑑を用いる企業は増えてきていますが、文書の電子化に対応していない企業もまだまだ見られます。電子文書でのやり取りが法律上で認められていないケースもあるものです。
社外文書を扱うときは、電子印鑑を押して電子文書で取引できるか確認した上で、取引相手にも対応が可能か確かめることが大切です。相手によっては原本を用意する必要があるため、電子印鑑に対応していても紙の文書が必要なケースもあることを踏まえておきましょう。
認印の代わりなら電子印鑑は無料で作成可能
電子印鑑を使いたい場合、認印代わりに社内書類や重要度の低い書類に押印するだけなら無料で作成可能です。重要な書類には使えませんが、導入コストがかからないため導入のハードルは低く感じられるでしょう。お金をかけずに電子印鑑を作成する4つの方法を紹介します。
印影をスキャンしてデータ化する
データで電子印鑑を作成することに抵抗がある場合は、実際の印影をスキャンしてデータ化することが可能です。印鑑を白紙に押してから印影をスキャンしてパソコンに取り込みます。
実際の認印と同じ印影を再現できるためオリジナリティがあります。ただし電子署名がされているわけではなく、セキュリティは低いためほかの作成方法と複製の危険性は変わらないでしょう。
WordやExcelで自作する
社用パソコンにはWordやExcelのソフトをインストールしていることが多いものでしょう。すでにソフトを導入していれば追加の費用をかけずに作成可能です。作成手順は以下の通りです。
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円の枠線と文字は赤色にします。円の中心と文字の中心がそろうように調整すると見栄えが良くなります。「図として保存」するときは、PNG形式で背景を透過させておくと使い勝手がいいでしょう。
電子印鑑の作成サービスを利用する
無料の電子印鑑の作成サービスを使えば、WordやExcelで作るときのようにバランスを調整する手間がかからないため、より手軽に電子印鑑を作成できます。
印鑑の作成サービスなら、好きなフォントや形の電子印鑑に簡単にカスタマイズ可能です。電子印鑑を作成した日付を自動で表示する機能のほか、WordやExcelと連携して使えるものもあります。普段の電子文書の扱い方に合わせて、最適なサービスを選ぶといいでしょう。
Adobe Acrobat Reader DCなら情報を埋め込める
PDFへの押印が必要な場合は、Adobe Acrobat Reader DCを利用するのが便利です。備え付けのスタンプ機能を用いて、簡単に電子印鑑を押印できます。
Adobe Acrobat Reader DCの電子印鑑には、作成者の情報や編集履歴が付け加えられます。印影を複製される危険性は依然としてありますが、PDFの改ざんは防ぐことが可能です。
Adobe Acrobat Reader DCで電子印鑑のスタンプを押す手順は以下の通りです。
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実印代わりなら有料のサービスを利用する
セキュリティ面も安心して使える
電子印鑑の有料サービスでは、電子認証局による本人確認を行い、印鑑に情報が埋め込められます。セキュリティがしっかりしていて複製できないため、安心して利用できます。
有料サービスでは、電子署名はなくともシステムログで本人性を担保した電子印鑑も利用可能です。必要に応じて実印と認印のように使い分けできるため、使い勝手がいいものです。
ログイン時の二段階認証のほかIPアドレスによる制限、SAML認証も利用できることもあるため強固なセキュリティ体制を築けます。
電子印鑑を導入して業務を効率化しよう
電子印鑑は電子文書の需要が高まったことで必要性が増してきています。書類を取り扱うときの費用と手間を削減できる一方で、セキュリティが心配なことや取引相手によっては対応不可のこともあります。
認印代わりとして使うなら無料サービスでも簡単に作成可能ですが、ビジネスで使用するなら有料サービスを使うのが適切です。電子署名を行った電子印鑑を利用できるほか、普段使いの電子印鑑としてもセキュリティが万全なため、安心して利用できます。
電子印鑑は便利な一方でデメリットもあります。デメリットを把握して対策を講じた上で、業務の効率化を図ることが大切です。
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