電子印鑑は、デジタル文書に押印できるデータ化された印鑑です。単純な画像ファイルから法的効力を持つ電子署名まで、種類は多様です。
最終更新日: 2024年07月23日
書類のペーパーレス化を促進し、業務効率を向上させる一方、法的効力や安全性に注意が必要です。本ページでは電子印鑑の注意点やメリットなどを詳しく解説します。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、PDFなどのデジタル文書に押印できるデータ化された印鑑のことです。単純な画像ファイルを貼り付けるタイプから、法的に有効な電子署名までさまざまな種類があります。
紙書類に物理的な印鑑を押す必要がなくなるため、書類のペーパーレス化が促進されます。印刷や郵送が不要になり、業務の効率化と迅速化が実現可能です。
電子印鑑の種類
電子印鑑には、単純に印影データを画像化したものから、法的効力を持つ高度なものまで、さまざまな種類があります。単なる画像化では「電子署名法」の要件を満たさないため、法的な「電子印鑑」とはいえません。
一方、使用者の識別情報やタイムスタンプが組み込まれたものは、いつ誰が押印したのかが記録され、法的効力を持ちます。電子印鑑の種類によって、法的な有効性や証明力が大きく異なるのです。
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電子印鑑の法的効力について
電子印鑑の法的効力は、使用目的や電子署名法の要件充足状況によって異なります。日本政府の見解によると、一般的な契約においては（一部の例外を除き）、押印の有無は契約の効力に影響しないとされています。
しかし公的機関へ提出する特定の書類では、法的効力を持たせるために押印が必須となる場合があります。電子印鑑の使用が認められることもありますが、条件として電子署名法で定められた要件を満たした電子署名の付与が必要です。
電子印鑑が使える主な書類
電子印鑑が使える主な書類を、法的根拠にもとづいて分類すると以下のようになります。ただし具体的な書類の法的効力については、それぞれの法律の要件を満たしているかどうかを個別に確認する必要があります。
また法律の改正などにより、対象となる書類や要件が変更される可能性もあるので、最新の情報を確認することが重要です。
（1）e文書法（電子文書法）の対象となる書類
- 契約書
- 覚書
- 同意書
- 確認書
- 議事録
- 稟議書
- 申請書
- 報告書
- 見積書
- 見積依頼書
- 注文書
- 発注書
- 納品書
- 検収書
- 請求書
- 領収証
- 業務委託契約書
- 秘密保持契約書（NDA）
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
（2）e帳簿保存法（電子帳簿保存法）の対象となる書類
- 帳簿
- 決算関係書類
- 給与明細
- 経費精算書
- 勤怠管理関連書類
（3）その他の法律の対象となる書類
- 預金通帳（銀行法）
- 建築図面（建築基準法）
電子印鑑のメリット
電子印鑑は、押印や印刷にかかる手間を削減し、業務効率の向上に役立ちます。さらに電子契約の導入により、紙代やインク代、郵送代などの削減も可能です。
在宅勤務でもオフィスに出向くことなく印鑑を押印できるため、場所や時間に制約されない業務遂行が実現します。また物理的な印章を使用しないことで、紛失のリスクを防止でき、セキュリティ面でも優れているといえるでしょう。
電子印鑑のデメリット
電子印鑑を導入する際は、法的効力の有無により2種類の電子印鑑を使い分ける必要があり、管理が複雑になる恐れがあります。
また取引先や関係者に電子印鑑の使用を理解してもらい、受け入れてもらうことが必要です。
電子印鑑のセキュリティと安全性についても注意が必要です。適切な管理を怠ると偽造のリスクが生じる可能性があります。電子印鑑のデメリットを理解し、対策を講じることが重要です。
電子印鑑を作成する方法
電子印鑑は、印影データのみの簡易的なものから、タイムスタンプ情報などが組み込まれた高度なものまで、さまざまな方法で作成できます。
印影をスキャンしたり、無料ツールや画像フリーソフトを使ったりして、自作することも可能です。またWordやExcelを使って作成することもできます。
一方、法的効力が求められる場合は、有料の電子契約システムの利用が適しています。目的に応じて、適切な方法を選ぶことが大切です。
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電子契約システムを利用すれば、電子認証局による本人確認を行い、印鑑に情報が埋め込みます。セキュリティがしっかりしていて複製できないため、安心して利用できます。
電子署名はなくともシステムログで本人性を担保した電子印鑑も利用可能です。必要に応じて実印と認印のように使い分けできるため、使い勝手も悪くありません。
ログイン時の二段階認証のほかIPアドレスによる制限、SAML認証も利用できることもあるため、セキュリティ面での不安も解消できるでしょう。
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