契約書は取引相手とお互いの権利・義務について取り決める重要な書類です。しかし契約書を作成するには専門的な知識が必要なため、自力で作成するのは非常に大変なものです。契約書の作成において必要な、書き方のルールやポイント、注意点について解説します。
最終更新日: 2024年04月25日
契約書作成の基本
契約書に署名した経験はあっても、契約書を作成した経験がある人はそう多くないでしょう。契約書を作成したことがない人は、どこから手をつけていいか分からないものです。まずは初心者におすすめの契約書の作成方法について解説します。
テンプレートや雛型を利用する
契約書を作成する際は契約書のテンプレートや雛形を用いると便利です。雇用契約書や業務委託契約書など、さまざまなタイプの契約書がWordやExcel、PDFなどの形式でWeb上にアップロードされています。用途に応じてテンプレートを無料でダウンロード可能です。
テンプレートを利用することで、従来のように専門家に作成を依頼する必要がなくなります。適切な言葉遣いで、契約にふさわしい書類を作成できます。
テンプレート利用時の注意点
テンプレートを用いて契約書を作成するのは便利ですが、テンプレートをそのまま使って契約を結ぶのは不適切です。実際の取引に沿った内容でないことから、トラブルが発生したときに契約書に沿った対応ができず、意味のない契約書になります。
守ることが難しい内容の契約を結ぶことになり、相手から契約違反を指摘されることもあるでしょう。テンプレートでは契約期間や保証内容が記載されていないこともあります。いつまでも取引が完了せず、代金が支払われないことも考えられます。
テンプレートの手軽さに甘えて、自分で契約内容を考えることを放棄するのは危険です。後に不利益を被らないように、契約の詳細は取引の実態に合わせて書き換えるようにしましょう。
契約書の作成者に決まりはない
原則として契約書は契約の当事者のうち、どちらが作成しても問題ありません。ただし例外として、当事者のうち一方、または双方に作成の義務が生じるケースもあります。例えば親事業者と下請事業者が結ぶ契約では、親事業者に契約書の作成義務があります。
契約書の作成は取引相手に任せても問題ありませんが、完全に相手任せにしないことが重要です。相手が提示してきた契約書をそのまま受諾すると、取引の途中で契約内容の見落としに気付き、不利益を被る恐れがあります。
重要度の高い取引を行う際は、自ら契約書を作成することで自社の意向を反映させやすくなります。自社の商品やサービスに関する契約の場合も同様に、積極的に契約書の作成を請け負う姿勢が大切です。
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一般的な契約書の構成
契約書の種類によらず、基本的な内容は変わらないものです。効果的な契約書を書くためには、構成に沿って必要な内容を押さえることが欠かせません。
タイトルと前文
タイトルは単に「契約書」や「覚書」でも問題ありませんが、契約内容が分かるように「〇〇契約書」と書くのが一般的です。「業務委託契約書」「売買契約書」のように記載します。
契約書の中身は前文から始まります。前文では「株式会社A(以下「甲」という)と、株式会社B(以下「乙」という)とは、以下の通り、業務委託契約(以下「本契約」という)を締結する。」のように契約の当事者と契約内容について触れるものです。
会社名の略称には甲乙を用いるケースが多く見られます。甲乙に優劣はありませんが、相手を甲、自分を乙とするのが一般的です。甲乙の代わりに「株式会社」を省略して「株式会社A商事(以下「A商事」という)」のようにすることも可能です。
本文
本文では条・項・号の順に階層構造を作り、契約内容を箇条書きで書いていきます。号の下でさらに階層分けをする場合は、「イ、ロ、ハ」を用います。
必須ではありませんが、各条項の横にかっこ書きで「(定義)」のように書き、契約内容を端的に示す見出しをつけると丁寧です。
契約条項の後半部には損害賠償や契約期間、契約解除事由、反社会的勢力排除条項(反社条項)、権利義務の譲渡禁止、合意管轄、協議条項を盛り込むといいでしょう。
後文と契約締結日
後文では契約書の作成枚数に加えて、各当事者が何通ずつ保管するか、原本および写しを所持するのは誰か記載します。さらに署名者に契約締結権がある旨の宣誓を書きます。
例えば業務委託契約書を交わすときの後文は以下の通りです。
「本契約の成立を証するため、本契約書の原本2通を作成し、本委託者及び本受託者は、それぞれ署名又は記名押印のうえ、各自その1通を保有する。」
後文に続けて、トラブル防止のために契約締結日も記載します。日付の決まりは特にないため、当事者間で相談して決めるといいでしょう。口頭で契約を結んだ日、あるいは自分が署名する日や相手が署名する予定日にするのが一般的です。
署名と押印
最後に各当事者が署名と押印をします。署名と押印のいずれかが確認できれば契約書として成立しますが、証拠能力を高めるために署名と押印の両方を行うのが一般的です。
署名では住所と会社名、役職名、氏名を記入します。押印には重要な書類では実印を用いますが、重要度の低い書類では認印を用いることも可能です。例外として士業では職印を用いる必要があります。
署名と押印は契約書の末尾に位置することが多いものですが、署名・押印欄の位置に特別な決まりはありません。署名・押印を確認しやすいように、契約書の頭に持ってくることも可能です。
契約書作成時の注意点
契約書を書くときは、構成と内容に注意を払うことはもちろん、言葉遣いの明確さや正確さにも気を付ける必要があります。契約書内での適切な表現方法について解説します。
権利・義務を明確に記載する
契約書は当事者双方の権利と義務について明確化するものです。記載している事項が誰の義務あるいは権利なのか、主語を省略せずに繰り返し明記することが欠かせません。
こそあど言葉を用いることも、記載内容に多様な解釈が生まれる恐れがあるため好ましくありません。修飾と被修飾の関係が分かりにくい表現も不適切です。文の意味が一つに定まるように、読点を用いて主語と述語、副詞など文の要素に区切りましょう。
曖昧な表現を避けるために、具体的な数値や期日を明記することも重要です。金額や期日について触れる場合は、「金100,000円」「10日後」のように書きましょう。
法律用語を正しく使う
法律で定義されている言葉を使うときは、定義とは異なる意味で使用しないように注意が必要です。日常的に使う言葉でも、法律上では普段とは異なる意味で使われることもあるものです。
例えば「個人情報」は一般的に使われている意味と、個人情報保護法での定義が異なります。そのほか「すぐに」という意味を持つ、「直ちに」「遅滞なく」「速やかに」の三つの言葉も、法律上の意味合いは微妙に異なります。
重要な契約書を交わすときのポイント
重要な契約書を交わすときは不備なく契約を結べているか不安に感じるものです。効力のある契約をきちんと交わすために押さえておくポイントを紹介します。
割印・契印を押すと安心
双方の当事者がそれぞれ1通ずつ契約書を保管する場合、契約相手が保管している契約書を偽造する恐れがあります。契約を締結した後に契約書を差し替えられないように、割印を押しておくと安心です。
割印はお互いの契約書にまたがるように押しますが、契約書が複数枚にわたるときはページの一部だけを差し替えられる恐れもあります。ページの差し替えを防ぐためには、契印を押すことも大切です。契印はページの見開き部分に押します。
収入印紙が必要なことも
契約書の種類と契約金額によっては、収入印紙の貼付が必須のケースがあります。印紙税を支払っていないことが税務調査で発覚すると、過怠税の対象として印紙税額の3倍に当たる金額を支払うことになるため、貼り忘れのないように注意が必要です。
収入印紙が必要な文書のうち、頻繁に交わされる契約書として第1号文書と第2号文書、第7号文書が挙げられます。第1号文書は不動産や運送などの契約書、第2号文書は業務の請負に関する契約書、第7号文書は継続的に取引を行うための基本となる契約書です。
印紙税は日本国内で交わされた契約書にのみ課税されます。国外で署名・押印が行われた契約書は課税対象外です。さらに電子契約書も課税対象外となります。
契約書の有効性について
当事者双方は契約書に記載された内容を順守しなければいけません。ただし契約書に書けば、どんな内容でも法的に有効なものとして認められるわけではありません。契約書に記載されている内容の有効性について確認しましょう。
法律に反する内容は無効となる
契約書で締結した内容と矛盾する記述が法律上にある場合、基本的には法律で規定されている内容が優先されます。契約書内の記述は無効です。
優先される法律の記述は強行規定と言い、「しなければならない」「反するものは無効とする」などの文言がある箇所や、学説や判例で認められている箇所が該当します。
記載しなければならない内容が法律で規定されているケースもあります。例えば労働者派遣契約書や、特定商取引法の特定継続的役務提供に該当する契約を交わすときは注意が必要です。あらかじめ関連法案や判例を確かめましょう。
任意規定、取締規定も確認
任意規定や取締規定については、法律と矛盾する内容があっても契約書の記述が有効となります。強行規定は憲法や刑法などの公法に多いのに対して、任意規定と取締規定は民法や商法などの私法に多いのが特徴です。
任意規定と矛盾する記述が契約書にあった場合、法律上で「しなければならない」と記載されていても契約書は有効なままです。
取締規定とは行政上の目的から、活動の制限を行うことを記した規定のことを言います。法律に反しているため罰金や罰則が与えられるものの、すでに成立している契約は無効になりません。
例えば、食品衛生法に違反して無許可で食品の売買を行っても、売買契約自体は有効なままです。
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