弁護士事務所にとって、電話対応は業務の要となる重要な業務のひとつ。しかし、少人数で運営していると裁判所への出廷や相談対応で席を外すことも多く、営業電話や新規相談への対応が追いつかないとお悩みの先生も少なくありません。
そこで注目されているのが、弁護士向け電話代行サービスです。専門のオペレーターが外出中でも電話を受け付け、顧客からの大切な問い合わせや新規の相談を逃さずキャッチしてくれます。さらに、営業電話の負担を軽減できる点も大きな魅力です。
とはいえ「守秘義務や個人情報の取り扱いは大丈夫?」「料金やプランはどう選べばいい?」など、導入にあたって気になる点も多いですよね。
本記事では、弁護士が電話代行サービスを利用するメリットや、上手な選び方のポイントをわかりやすく解説したうえで、おすすめのサービス4選を厳選してご紹介します。
弁護士向け電話代行サービスの導入メリット
弁護士事務所は、外出が多いうえに営業電話や重要なクライアント対応など、電話対応への負担が大きい傾向にあります。
ここでは、電話代行サービスを導入することで得られる具体的なメリットを解説し、どのように業務効率と依頼者満足度を高められるのかを見ていきましょう。
営業電話の負担を減らせる
弁護士事務所には、多くの営業電話や広告関連の連絡が入ります。特に独立して間もない場合や事務所の規模が小さい場合、こうした不要な着信がスタッフや弁護士の業務を妨げる原因に。
電話代行サービスを利用すれば、営業電話をオペレーターが一次対応し、必要な情報だけをフィルタリングしてくれるため、重要な電話だけに時間を割くことができます。
新規受任機会の取りこぼしを防止
少人数の法律事務所では、外出が重なって電話に出られないケースが増えがち。新規の相談があったとしても、留守番電話になってしまうと、相談者がそのまま別の事務所に流れてしまうことも。
電話代行サービスなら、外出中でもオペレーターが対応し、用件をしっかりヒアリングしてくれるため、新規顧客との接点を逃さずにすむのが大きなメリットです。
弁護士が専門業務に集中できる
起案やリサーチ、打ち合わせなど、弁護士の専門業務には集中力が不可欠。ところが、突発的な電話が何度も鳴ると、集中が途切れてしまい効率が低下します。
電話代行を導入すれば、不要な中断が減って業務効率がアップ。複数の案件を同時に進める場合でも生産性を高められます。
24時間・土日祝対応で依頼者満足度向上
多くの電話代行サービスが、夜間や土日祝もオペレーターが待機しているプランを用意しています。特に刑事事件や緊急性のある相談が舞い込みやすい分野の弁護士にとっては、依頼者がいつ連絡しても誰かが応答してくれるのは大きな安心材料となります。
結果として、クライアントや見込み客の満足度アップにつながり、事務所の評判向上も期待できます。
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電話代行は倫理的に大丈夫?守秘義務の観点から
電話対応を外部委託する際、弁護士として最も気になるのが守秘義務や倫理面ではないでしょうか。ここでは、弁護士会の公式見解やセキュリティ対策のポイントを挙げながら、電話代行サービス導入がどのように問題なく行えるかを確認します。
東京弁護士会「独立開業マニュアル」の見解
電話代行サービスは「守秘義務上、問題があるのではないか」と心配する弁護士も多いでしょう。
実は、東京弁護士会の『独立開業マニュアル 東弁版』などでも「低価格の電話代行サービスを活用する方法がある」と記載されており、弁護士が利用すること自体に違法性や倫理的問題はないとの見解が示されています。
ただし、利用契約時に機密保持契約(NDA)を締結する、個人情報を厳密に管理する業者を選ぶなどの配慮は必要です。
Pマーク・ISO27001の取得状況を確認
弁護士事務所では個人情報や機密情報が日常的に扱われるため、セキュリティ水準の高い電話代行サービスを選ぶことが不可欠。
- プライバシーマーク(Pマーク):個人情報保護体制が適切であると第三者機関が認めた証
- ISO/IEC 27001:情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格
これらの取得実績を公表しているサービスを選ぶことで、安心して外部委託ができます。
守秘義務を確実にするポイント
- NDAの締結:事業者側にも守秘義務を明確化
- オペレーター研修体制の確認:法律事務所の要望や専門用語を扱える教育が行われているか
通話録音機能と管理:録音データの取り扱いはどうなっているのか、裁判所等からの電話は録音除外が可能か
弁護士向け電話代行サービスの選び方
電話代行サービスは数多く存在するため、適当に選ぶと「コストがかさむ」「セキュリティに不安が残る」などの失敗につながります。ここでは、弁護士事務所が押さえるべき選定ポイントを整理し、目的や規模に合ったサービスを見つけるコツを紹介します。
セキュリティ体制の有無
上述のとおり、PマークやISO27001認証を取得しているかを確認しましょう。これにより万一の情報漏洩リスクを大幅に軽減でき、クライアントや裁判所からの信頼を損なうリスクを防ぎます。
料金プラン(定額・従量課金・スポット利用)
- 定額プラン:着信回数に応じた上限を気にしなくて良いが、コール数が少ない月は割高になる可能性も。
- 従量課金プラン:1コールごとの料金設定。コールが少ない月は費用を抑えられる一方、想定外の着信増で高くなることも。
- スポット利用:繁忙期や外出が多い期間だけ契約できるサービスもあり、柔軟性が高い。
料金相場の目安
- 月額料金:10,000~30,000円前後
- 1コールあたり:200~300円程度が多い(従量課金プランの場合)
- 初期費用:5,000~10,000円前後/無料の場合もあり
事務所のコール数・稼働時間帯によって最適なプランは異なるため、見積もりや無料トライアルを活用して試してみるのがおすすめです。
弁護士業界への対応実績
法律用語や裁判所独特のやりとり、クライアントのデリケートな相談に対応できるか否かはオペレーターの教育水準によります。**「弁護士事務所向けプラン」や「弁護士法人の導入事例」**があるサービスほど安心して任せられます。
連携ツールや通話録音の有無
- チャット連携:Chatwork・Slack・Microsoft Teamsなどに即時で通知が届くと、外出先でもすぐに対応できる。
- 録音機能:相談内容やオペレーター対応を後で確認できるのは安心材料。ただし録音除外設定も含めて柔軟に使えるサービスがベター。
弁護士向け電話代行サービスおすすめ4選
弁護士向けの電話代行サービスおすすめ4選を紹介します。
ビジネスアシスト
- 弁護士事務所に特化した信頼の電話代行サービス
- 柔軟に対応する料金プランの魅力
- 顧客満足度を高めるプロフェッショナルな対応
ビジネスアシストの電話代行サービスは、弁護士事務所に特化しており、秘書検定を持つプロフェッショナルなスタッフが法律用語も含めた正確な対応を提供します。
柔軟な料金プランにより、各事務所のニーズに合わせた利用が可能です。顧客への対応品質を高めることで、法律事務所の信頼性を向上させることができます。
正確で丁寧な応対が顧客満足度を高め、弁護士が本業に集中できる環境を整え、業務の効率化とサービスの質の両立をサポートします。
弁護士ドットコム
- 弁護士の業務効率を高める電話代行サービス
- 機会損失を防ぎ、生産性を向上させるソリューション
- 案件管理と連携することでスムーズな情報管理を実現
弁護士ドットコムの電話代行サービスは、弁護士事務所に特化して設計されており、法律用語に対応可能なスタッフが365日、24時間体制で対応します。
不在時や忙しい時間帯でも、重要な案件の機会損失を防ぎ、生産性の向上をサポートします。さらに、弁護士ドットコムの案件管理システムと連携することで、受電内容をスムーズに案件管理に紐付け、効率的な情報管理が可能です。
これにより、外出先でも迅速な対応が行え、弁護士の業務を支える強力なツールとなります。
My Team108
- 弁護士業務に特化したサポートで効率化を実現
- 忙しい業務をサポートする柔軟なプラン
- データセキュリティと品質を重視した安心のサービス
My Team108は、弁護士事務所に特化した電話代行サービスで、長年の実績と専門知識を活かして対応します。秘書検定を持つスタッフが、法律事務所の特有のニーズに合わせた柔軟な対応を行い、顧客との信頼関係をサポートします。
仕事に集中できる環境を提供するため、オペレータを介して電話の優先順位をつけ、効率的な業務が可能です。さらに、プライバシーマーク取得により機密情報を徹底管理し、高い品質を維持しています。
ニーズシステム
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- 高品質な電話応対で信頼を構築するシステム
- 導入後も安心のサポート体制を完備
株式会社ニーズシステムは、法律事務所を中心に士業向けの電話代行サービスを提供しています。実際にサービスの質を確認していただけるよう、2週間の無料お試し期間を設けています。
電話応対のプロが、法律事務所特有のニーズにあった柔軟な対応を行い、顧客との信頼関係をサポートします。ボイスワープなどの転送システムがあれば、試用期間中は費用が発生しません。実際のサービス品質に触れたうえで、安心して導入を検討することができます。
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電話代行サービスはサービスによって特徴もさまざま。「どのサービスを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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