「お客様の内見中に重要な電話が入ってきてしまった」、「営業後の問い合わせに対応できず、他社に決まってしまった」という経験はありませんか。このような課題を解決するのが、不動産業界に特化した「電話代行サービス」です。
最終更新日: 2025年10月09日
サービスを利用することで、営業担当者が外出中でも機会損失を防げるだけでなく、丁寧な初期対応で顧客満足度を高め、企業のブランドイメージアップにつながります。
不動産業界に強い電話代行サービスについて、依頼できる業務内容やメリットを含めて解説します。
不動産向け電話代行サービスで依頼可能な業務
不動産会社の電話代行サービスでは、日常的なお客様対応から専門的な業者間取引、入居者や物件オーナーからの対応まで、幅広い業務を委託できます。具体的に依頼できる業務は、以下のとおりです。
物件の空室確認・内見予約の受付
お客様からの物件に関する問い合わせや内見予約の受付業務です。24時間365日体制で代行できるところもあり、営業時間外や担当者が不在の際にも、一次対応を任せられます。
物件リストや賃料・管理費といった情報を事前に電話代行会社に共有しておくことで、円滑な対応が実現できるでしょう。
資料請求の受付と担当者への連携
Webサイトや広告を見たお客様からの資料請求に対して、迅速な受付と担当者への正確な情報連携を行います。資料請求の受付から担当者への報告までの流れは、以下のとおりです。
- お客様情報のヒアリング
- 応対内容を即時報告
- CRMへの入力代行
この一連の流れを代行してもらうことで、営業担当者は外出先からでもリアルタイムに状況を把握し、最適なタイミングで追客活動を開始できます。
業者間取引の対応
元付・客付の確認やAD（広告料）の問い合わせ対応など、不動産会社間の専門的な電話対応も代行可能です。
専門用語を使ったスピーディーなコミュニケーションが求められ、以下のような定型的な問い合わせにマニュアル通りに対応できます。
- 物確（物件確認）の対応
- 元付・客付の確認
- 物件資料（マイソク）の送付
- AD（広告料）の問い合わせ
- 図面の送付依頼
これらの専門的なやり取りも、事前に作成したQ&Aマニュアルがあれば、正確に対応してもらえるでしょう。
入居者からの問い合わせ対応
電話代行サービスによっては、物件管理業務における、入居者からの問い合わせ対応も依頼可能です。特に、夜間や休日に発生しがちな設備の不具合といった緊急連絡にも対応できるため、24時間365日、入居者の安心を守る体制を構築できます。
依頼できるのは一次受付の対応で、具体的には、以下のとおりです。
- エアコンやお風呂といった設備の不具合報告
- 近隣トラブルの相談
- 契約内容の確認
- 共用部分に関する連絡
クレームを含む多種多様な連絡の一次対応を任せることで、社員の精神的な負担を軽減する効果も期待できます。
物件オーナーからの連絡対応
管理物件のオーナーからの入電に対して一次対応を行い、担当者へスムーズに引き継ぐ業務です。具体的には、以下のような用件に関して一次対応を任せられます。
- 管理物件の現在の入居状況に関する問い合わせ
- 入居者トラブルの報告・相談
- 外壁塗装や設備更新といった建物修繕計画に関する連絡
- 送金日や金額についての事務的な問い合わせ
担当者が不在の際でも、プロのオペレーターが会社の顔として丁寧に対応することで、オーナー様との良好な関係を維持し、大切な管理契約を維持できるでしょう。
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不動産向け電話代行サービスおすすめ7選
不動産業界に強い電話代行サービスは、以下7社です。
| サービス名 | 料金 | 依頼可能な業務 |
|---|---|---|
| 不動産業専用プラン（株式会社ビジネスアシスト） | 33,000円～／月 | 電話応対、スケジュール管理、採用受付対応 など |
| ぶっかく自動応答（株式会社いえらぶGROUP） | 要見積もり | 電話応対、空室情報の更新、入電情報の記録 など |
| 不動産専門電話代行（電話代行サービス株式会社） | 13,200円～／月 | 空室情報や内見予約対応、物件資料の送付 など |
| Procall24（オーナーズエージェント株式会社） | 要見積もり | 入居者からの問い合わせ対応（一次対応）、業者への修理依頼 など |
| 不動産販売・賃貸管理会社専門プラン（RTC電話代行サービス） | 35,750円～／月 | 空室状況や内見の案内、入居者・オーナーからの問い合わせ対応（一次対応） など |
| 不動産管理会社電話代行サービス（株式会社ユーエムイー） | 要見積もり | 入居者からの問い合わせ対応（一次対応）、専門業者の手配 など |
| アクセス24（エスティーメンテナンス株式会社） | 要見積もり | 入居者・オーナーからの問い合わせ対応（一次対応）、専門業者の手配 など |
不動産業専用プラン（株式会社ビジネスアシスト）
ビジネスアシストの「不動産業専用プラン」は、秘書検定2級以上を保有した正社員が対応し、物件情報の案内から内見の予約にいたるまで、顧客対応を一手に引き受けるサービスです。料金は月額3万3,000円からで電話応対をはじめ、採用受付対応やスケジュール管理などの業務を依頼できます。
サービスに満足できなかった場合は料金を全額返金する満足度保証制度があるのも特徴です。
ぶっかく自動応答（株式会社いえらぶGROUP）
「ぶっかく自動応答」は、仲介会社からの物件確認の電話に自動音声で応答するサービスです。自動応答を利用することで、元付会社側は問い合わせにかかる時間や費用を抑えつつ、仲介側は時間を気にせず正確な情報を確認できます。
図面を通常の依頼手続きなしに自動でFAX送信可能な機能が備わり、図面が未登録の場合でも自動作成・送信が可能です。
不動産専門電話代行（電話代行サービス株式会社）
電話代行サービスの「不動産専門 電話代行」は、不動産業務の専門的知識を持つオペレーターが、物件情報や空室状況を迅速かつ正確に案内するサービスです。24時間365日の対応により、土日や繁忙期の電話業務も安心して任せられ、入居者からの緊急トラブルにも適切に対応します。
事前に準備ができれば、物件資料の送付対応も依頼可能です。費用は月額1万3,200円からですが、依頼したい曜日や時間帯、コール数によって変動します。
Procall24（オーナーズエージェント株式会社）
「Procall（プロコール）24」は、賃貸物件の管理会社向けに入居者からの問い合わせや業者への修理依頼などを依頼できるコールセンターサービスです。物件の更新だけでなく、騒音や鍵の紛失といったトラブルの一次対応も依頼できます。
入居者との対応履歴はデータベースに保存。情報管理を効率化することで、オーナーへの報告がスムーズになり、信頼性が高まることが期待できるでしょう。
不動産販売・賃貸管理会社専門プラン（RTC電話代行サービス）
RTC電話代行サービスの「不動産販売・賃貸管理会社専門プラン」は、空き室状況の確認や物件情報の連絡といった対応を依頼できる電話代行サービスです。料金は月額3万5750円からで、時間帯やコール件数によって変動します。
営業時間外の電話対応だけでなく、鍵のトラブルやエアコンの故障といった緊急駆けつけも対応可能です。手厚い入居者へのサポート体制で、オーナーや入居者からの信頼を獲得したい不動産販売・賃貸管理会社におすすめします。
不動産管理会社電話代行サービス（株式会社ユーエムイー）
UMEの不動産管理会社電話代行サービスは、入居者からの問い合わせ対応や専門業者の手配、工事日程の調整などを依頼できるのが特徴です。主にトイレや浴室などの水まわりや、騒音、迷惑駐車といったトラブルに対応してもらえます。
詳細な履歴管理を可能にするシステムにより、進捗状況はリアルタイムで確認できるのもメリットのひとつです。
アクセス24（エスティーメンテナンス株式会社）
「アクセス24」は、賃貸管理のノウハウを活かした24時間対応のコールセンターサービスです。設備トラブルから生活騒音、ゴミ出しトラブルなど、ハードクレームやソフトクレームの全てに対応できます。
24時間365日だけでなく、不動産管理会社の営業時間外や定休日といったオフタイムのみ依頼することも可能です。
不動産向け電話代行サービスを導入するメリット
電話代行サービスを導入すると、単に電話番を任せてもらえるだけでなく、以下のようなメリットを得られます。
機会損失の防止
営業時間外や休日に電話代行サービスに対応してもらえることで、一件の問い合わせも逃さず、ビジネスチャンスを最大化できる点です。
物件を探す顧客は、仕事終わりの夜間や週末に活動することが多いため、その時間帯の入電に対応できないことは大きな機会損失につながります。
営業担当者や事務スタッフのコア業務に集中できる
営業担当者や事務スタッフを電話の一次対応から解放し、商談や物件案内、契約業務といった本来のコア業務に専念できるのもメリットのひとつです。
電話対応をアウトソースすることで、生産性だけでなく、営業担当者や事務スタッフの業務満足度も向上でき、離職率の低下につながります。
顧客満足度の向上
専門的な研修を受けたオペレーターによる丁寧な対応は、顧客満足度を大きく高め、企業のブランドイメージ向上に直接貢献します。顧客にとって、最初の電話は会社の第一印象を決める非常に重要な接点です。
最初の電話で「いつでも繋がって、しっかり話を聞いてくれる」という安心感を与えることは、その後の良好な関係構築の土台となり、企業の信頼性を大きく高めます。
不動産向け電話代行サービス導入時の注意点
不動産に強い電話代行サービスを導入するにあたって、下記のポイントに注意することが大切です。
物件情報と対応マニュアルを準備する
電話代行サービスのオペレーターが、貴社のスタッフの一員としてスムーズに対応するためには、詳細な物件情報や想定問答をまとめた対応マニュアルの準備が必要です。スムーズな顧客対応を実現するためにも、マニュアルに以下のような情報を盛り込んでおきましょう。
- 物件概要リスト（物件名、住所、間取り、築年数、最寄り駅からの距離など）
- 賃料・費用情報（家賃、管理費、敷金・礼金、更新料などの詳細）
- 最新の空室状況（部屋ごとの空き状況や入居可能時期）
オペレーターへの情報共有と研修期間を見込んでおく
電話代行サービスのオペレーターは、質の高い対応ができるようになるまでには、一定の研修期間が必要です。安心して運用をスタートするためにも、キックオフミーティングを実施したり、テスト運用（ロールプレイング）を実施したりして準備を進めましょう。
導入を決定してから実際のサービスが安定稼働するまでには、余裕を持ったスケジュールで導入計画を立てることが成功の秘訣です。
対応可能な範囲と自社対応が必要な範囲を明確に線引きする
電話代行サービスにおける業務範囲の線引きを明確にし、社内で共有しておくことも重要です。新規の問い合わせ受付から日程調整、緊急性の高いクレームなど、業務範囲を切り分けることでトラブルを防げるでしょう。
既存の電話番号・顧客管理システムとの連携方法を確認する
現在使用している会社の電話番号をそのまま使えるか、また、CRM（顧客管理システム）などと連携できるか、導入前に必ず確認しましょう。CRMなどとのシステム連携ができれば、オペレーターが受けた電話の内容が自動で記録されるため、情報共有が格段にスムーズになり、二重入力の手間も省けます。
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