不動産業界では、賃貸管理やオーナー、借主、内見に来る見込み客、取引先など非常に多くの対応が必要となります。しかし、すべての問い合わせに社内リソースで対応するのは限界があり、生産性の低下を招く恐れがあります。
最終更新日: 2024年11月28日
日々の問い合わせや緊急対応が業務効率を圧迫する中、電話代行サービスを活用することで、業務負担を減らし、コア業務に集中できる環境を整えることが可能です。
本記事では、借主や内見客からの問い合わせにも効率的に対応できる、不動産業界に強い電話代行サービスの中からおすすめの7つを厳選し、メリットや選ぶ際のポイントを詳しく解説します。
不動産業界が電話代行を利用するメリット
不動産業界にとって電話代行サービスは業務の効率化とクライアントサービスの向上を両立させる重要な手段です。問い合わせ対応が膨大になるなかで、顧客満足度を維持するためには、迅速かつ正確な情報提供が求められます。
さらに、管理業務では24時間対応や緊急時の迅速なアクションも重要です。電話代行を活用することで、リソース配分を最適化し、スタッフの負担を軽減するとともに、企業の信頼性を高めることができます。
顧客対応の質が向上する
電話代行サービスを利用することで、顧客対応の質が大幅に向上します。プロフェッショナルなオペレーターが顧客の問い合わせに対応することで、応答のスピードと正確さが強化され、顧客の満足度が向上します。
定型的な質問から細かな要望まで、統一されたサービスを提供することで、企業全体のイメージアップも図れます。さらに、多様な状況に対応できる体制を整えることで、顧客との良好な関係を築くことが可能です。
緊急事態でも迅速に対応できる体制が実現
電話代行サービスの活用により、不動産管理業務において緊急事態への即時対応が可能になります。設備トラブルや入居者からの急な連絡にも迅速に対応することで、管理会社としての信頼性を高めることができます。
特に夜間や休日の突然の問題に対しても、適切なサポート体制を整えることで、入居者に安心感を提供し、不測のトラブルを未然に防ぎます。
この体制により、顧客のニーズに対して効果的なサポートが可能となり、スムーズな物件管理が実現されます。
従業員の負担が軽減される
電話代行サービスを活用すると、社内従業員の負担を大幅に軽減することができます。日々の問い合わせ対応やクレーム処理を外部に委託することで、スタッフはより重要な業務に集中できる環境を整えられます。
これにより業務効率が向上し、ストレスの軽減に繋がります。
また、余裕を持った業務配分が実現すれば、従業員のモチベーションや満足度の向上にも寄与します。結果として、組織全体の生産性を高めることが可能です。
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不動産業界向け電話代行サービス選びのポイント
不動産業界における電話代行サービスの選定は、事業の効率化と顧客満足度の向上を図る上で重要です。
自社の事業形態に特化または実績のある代行会社か
電話代行サービスを選ぶ際、自社の事業形態に特化した実績がある会社を選ぶことが効果を最大化する鍵となります。不動産業界では、賃貸、販売、管理など多様な事業があります。
例えば、賃貸に強い会社は入居者対応の経験が豊富で、販売に特化した会社は契約関連の応対に優れています。自身の業種に適した代行業者を見つけることにより、効率的なサポートを得られます。
適切なセキュリティ対策がなされているか
顧客データとプライバシーの保護が特に重視される不動産業界では、セキュリティ対策が充実した電話代行サービスを選ぶことが不可欠です。
選定の際には、データの暗号化、厳密なアクセス管理、定期的なセキュリティ監査を実施しているかを確認します。高水準のセキュリティ体制を持つ代行会社を選択することで、顧客情報を安全に保持し、信頼性の高い顧客対応を実現します。
柔軟案料金プランが設定されているか
電話代行サービスの導入を検討する際、費用効率が重要な判断基準です。柔軟な料金プランを提供している会社を選べば、業務量や予算に応じて最適なプランを選択できます。
従量課金制、定額制、ニーズに応じたカスタマイズプランなど多様な選択肢が用意されていると、予測しやすく、長期的な費用管理が容易になります。企業の成長に合わせたプランを柔軟に選ぶことが鍵となります。
業界特化型サービスに対応しているか
不動産業界特有のニーズに対応できる電話代行サービスを選ぶことは、業務効率化において重要です。物件管理や契約業務に関する専門的な対応が求められる場合、業界特化型の機能を提供する会社を選ぶことで、よりスムーズなオペレーションが可能になります。
特に、物件見学の手配、緊急修理の対応、顧客説明など、不動産管理に直結するサービスに注目しましょう。
不動産管理会社に特化した電話代行サービス4選
不動産業の中でも特に管理会社に特化したおすすめの電話代行サービスを紹介します。
Procall24
- 賃貸管理の業務負担を軽減し、営業活動に集中
- トラブル対応を迅速化し、入居者の満足度を向上
- 情報管理の効率化でクレーム対応がスムーズ
Procall24は賃貸管理会社に向けたコールセンターサービスとして、日々の電話応対を代行し、管理業務の効率化を実現します。雑多な電話対応から解放されることで、スタッフは売上を伸ばすための時間を確保し、営業活動に専念できます。
さらに、クレームや設備トラブルの迅速な対応を通じて、入居者の満足度を向上させます。また、対応履歴や進捗をデータベース化し、情報管理を効率化することで、オーナーへの報告がスムーズになり、信頼性が高まる環境を提供します。
RTC電話代行サービス
- 業種特化型の電話代行サービスで効率改善
- 緊急対応もお任せの汎用プラン
- すべてのプランでクラウド管理システムが利用可能
RTC電話代行サービスは、多様な業種向けに特化した電話代行サービスを提供しています。各業務に特化したプランにより、低料金で高品質のサービスを可能にし、企業の電話業務の効率を大幅に改善します。
例えば、不動産管理や設備管理、車販売業者向けなど、異なるニーズに応える多様なプランが用意されており、重要な電話対応をサポートします。さらに、緊急時の対応が必要な不動産管理会社向けには、迅速な駆けつけサービスで安心を提供。
全プランにわたって、クラウド型の情報管理システムが無料で利用可能で、リアルタイムでの情報共有や履歴の追跡ができ、電話業務の一元管理を実現します。
UMEの不動産管理会社電話代行サービス
- 入居者からの問い合わせ支援で効率化
- 柔軟な対応設定で管理会社をサポート
- 効果的な情報管理システムで進捗をひと目で確認
UMEの不動産コールセンターサービスは、賃貸管理会社が直面する入居者からの問い合わせに迅速かつ効率的に対応することで、業務負担を軽減します。
設備トラブルやソフトクレームに対する対応を一貫してサポートし、時間やリソースを有効に活用できます。管理会社が安心して委託できるよう、業者手配の柔軟性や、物件特有のルールに準拠したサービスを提供。
詳細な履歴管理を可能にするシステムにより、進捗状況はリアルタイムで確認でき、管理が劇的に効率化されます。スマートフォンでも対応可能な設計で、常に状況を把握しやすい環境が整えられています。
アクセス24
- 24時間対応のコールセンターでトラブルを迅速解決
- ソフトクレームへの豊富な対応実績で安心のサービス
- 豊かなサポート体制でオーナー様の満足度を向上
STメンテナンスの「アクセス24」は、賃貸管理のノウハウを活かした24時間対応のコールセンターサービスです。設備トラブルから生活騒音、ゴミ出しトラブルなど、ハードクレームやソフトクレームの全てに対応可能で、入居者様とオーナー様に安心を提供します。
不動産管理に精通したオペレーターによる迅速かつ丁寧な対応で、管理会社様の負担を軽減し、業務効率を向上。同時に、WEB受付や報告システムにより、スマートフォンからの情報確認を可能にし、オーナー様の信頼度を向上させ、永続的な賃貸経営の安定化に寄与します。
不動業全般におすすめの電話代行サービス3選
不動産業全般におすすめの電話代行サービスを3選紹介します。
ビジネスアシスト
- 不動産業界向けの専用電話秘書で顧客対応を強化
- 経験豊富な正社員による質の高いサービス
- 満足度保証制度で安心の導入
ビジネスアシストは不動産業界専用の電話秘書サービスを提供します。秘書検定2級以上を保有した正社員が対応し、物件情報の案内から内見の予約にいたるまで、顧客対応を一手に引き受けます。
これにより、物件管理や営業活動に集中することが可能になり、業務の効率化を支援します。また、すべての電話応対スタッフは正社員であり、派遣社員を使用しないため、安定した高品質なサービスが保証されます。
さらに、サービスに満足できなかった場合は料金を全額返金する満足度保証制度を設置しており、利用者に安心を提供しています。
ぶっかく自動応答
- 不動産業界に特化した自動音声対応でコスト削減
- 空室情報をリアルタイムで提供し業務効率化を実現
- 図面の自動送信機能で物件対応を簡素化
自動音声対応システムは、不動産業界に特化した効率的な応答を可能にします。仲介会社からの物件確認の電話に対し、元付会社側は自動応答を利用することで、問い合わせにかかるコストを抑えつつ、仲介側は時間を気にせず正確な情報を確認できます。
さらに、空室情報が基幹システムとリアルタイムで連動され、別途データ準備をする手間を省けます。
また、図面を通常の依頼手続きなしに自動でFAX送信可能な機能が備わり、図面が未登録の場合でも自動作成・送信が可能です。これにより、物件対応にかかる紙面コストと時間を削減し、業務全体の効率性を高めます。
オーダーメイド型電話代行
- 不動産業に特化したプロフェッショナルな電話代行
- 24時間対応でビジネスチャンスを逃さない
- 豊富な実績と高品質なオペレーション
電話代行サービス株式会社は、不動産業界に特化した電話代行サービスを提供し、物件情報や空室状況を迅速かつ正確に案内します。経験豊富なオペレーターが不動産用語に精通しているため、信頼性の高い応対が可能です。
24時間365日の対応により、土日や繁忙期の電話業務も安心して任せられ、入居者からの緊急トラブルにも適切に対応します。30年以上の運営実績を誇り、8000社以上の取引経験を生かして、企業規模に合わせた柔軟なサービスを提供しています。
さらに、チーム制を導入し、品質管理と継続的なオペレーター研修により、一貫したサービスの向上を実現しています。
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