これまで企業間の商談は担当者同士が対面して行うのが一般的でした。しかし、近年は技術の進歩や新型コロナウイルスの拡大などにより「オンライン商談ツール」の導入が進んでいます。オンライン商談ツールのメリットや選び方を紹介します。
最終更新日: 2024年06月28日
オンライン商談ツールとは？
オンライン商談ツールではどのようなことができるのでしょうか？またWeb会議ができるツールとは何が違うのか、システムの特徴を紹介します。
Web上で商談ができるシステム
オンライン商談ツールを活用すると、ネット環境を利用して商談が行えます。これまで営業活動は対面で行うのが一般的でしたが、その常識を覆したニューノーマル時代に沿った方式といえます。
ネット環境が整っている場所であれば、オンライン商談ツールによってどこでも商談ができます。働き方が柔軟で遠隔地との商談が多い欧米では以前から活用されていて、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を介してセールスやプロモーション展開が可能です。
日本の勤務状況では足で稼ぐフィールドセールス」が重要視されていましたが、近年はメールや電話、オンラインによるインサイドセールスに対して寛容になっています。オンライン商談ツールは、これまで無駄にかかった時間や労力を削減し、日本人の長い労働時間を削減するのに役立つともみられています。
Web会議ツールとの違い
オンライン商談ツールと同じようなツールに「Web会議ツール」がありますが、大きな違いは費用がかかるかどうかという点です。Web会議ツールは無料で利用ができます。有料であることが多いオンライン商談ツールを利用する理由は商談しやすい機能に特化しているためといえるでしょう。
オンライン商談ツールは会話をするのに電話回線かインターネット回線を利用し、事前に作成した商談用URLと接続するための番号を相手へ伝え、ブラウザのみで画面共有ができます。Web会議ツールの多くは事前にアプリのインストールが双方で必要です。
相手側から見えないセールストーク用の台本を表示する機能や、商談中の会話を自動でテキスト化する機能、共有中の資料を商談相手と同時に編集できる機能など、商談が苦手な社員でも行いやすい機能が充実しています。
オンライン商談ツール活用のメリット
オンライン商談ツールは一般的には導入に費用がかかります。それでも活用すべきメリットとはどのような点が挙がるのでしょうか？
移動時間とコストの削減
オンライン商談ツールを活用すると、商談先へ出向くのにかかっていた移動時間や交通費が削減できます。減らせた分の時間を新たな商談のために使えたり、経費削減ができたりするのは企業にとってプラスな影響をもたらしてくれるでしょう。
移動時間がカットできると、その分の時間で別の商談を進められます。足で稼いでいたときと比較して、アプローチできる企業数が格段に増やせ、アプローチの分母数が増えることで成約数アップも見込めます。
また、オンライン上で資料共有ができると、紙に印刷する手間も省けます。紙の資料は紛失してしまうと見直せませんが、データ化しておけば、いつでもどこでも閲覧や編集が可能です。
営業活動の効率化と可視化
これまで直接相手企業の元へ出向いたり、電話をかけたりして商談の機会を得ていましたが、オンライン商談ツールではそのステップが削減できます。電話での営業で興味を持ってもらえた時点から、Web上で資料共有をして商談ができるのです。
商談をセッティングするためには、日程調整や場所の確保をしなければなりません。オンライン商談ツールではそういった手間が省け、双方にとって効率がよい商談の実現が可能です。
またオンライン商談ツールを活用すると、相手先とどのようなやり取りをしたかの記録が残せます。そのため商談した担当者が不在であっても、別の人が代わりに対応ができ商談相手を待たせてしまうことがありません。
遠方の顧客対応と獲得
ネット回線を利用するため、これまで直接出向くのが難しかった企業にも商談を持ちかけられるようにもなります。遠方の顧客にもアプローチができれば、営業数の分母が増え結果的に業績アップにつなげられるでしょう。
興味をわずかながら持っている相手でも、遠い場所に拠点があると出向くための移動時間や費用がかかります。また必ずしも商談が成立するわけではないため、遠方の顧客への対応にはあまりメリットはありませんでした。
オンライン商談ツールを利用すれば無駄な経費を削減できると共に、ビジネスの拡大ができます。日本国内を網羅できるのはもちろんのこと、海外の顧客も獲得できるでしょう。
社員の教育にも活用可能
前述した通り、オンライン商談ツールを利用した商談は録画による記録が残せます。担当者不在でも他の人が対応でき、リアルな商談の場面が見られるため社員の教育にも役立てられます。
営業の仕方をマニュアルで教育しても、いざ実践となると思った通りにはいきません。また先輩に同行し見て覚えるというやり方がこれまでの主流でしたが、個々で正確もやりやすいスタイルも変わるため、参考にできない場合もあります。
マニュアルを読み解説を受けるより、実際の商談を見ながらシミュレーションができると「この場合はどう対応すべきか」「どういう語り口だと顧客が興味を持ちやすいか」がよりわかりやすくなり、人材育成面でもメリットとなります。
オンライン商談ツールの選び方
インサイドビジネスが進んでいるアメリカ発祥のオンライン商談ツールは、国産のものも増えています。数あるツールの中から最適なものを選ぶためには、どのようなポイントを押さえているとよいのでしょうか？
月額や初期費用などの料金
Web会議ツールと異なり、オンライン商談ツールは導入に費用が必要です。選ぶ際は月当たりの料金はどのくらいか、また月額料金が安くても初期費用が高くならないかのリサーチは重要です。
キャンペーンの適用で初月の利用料が無料でも、トータルで見ると高く付くかもしれません。優良顧客だけは直接出向く商談スタイルを変えない場あは、ツールを使う頻度が低いため無駄なコストが発生します。
自社のスタイルにあいやすく、かかる費用が最小限かどうかを見極めましょう。候補をいくつか決め、料金体系を比較し検討するのが大切です。
機能の充実さ
オンライン商談ツールの基本的な機能には以下のものがあります。
- 通話とWebを利用した映像対面によるコミュニケーション
- 商談相手と画面越しで画像や資料を共有できる
- 相手側がツールをインストールしていなくても、商談への招待ができる
- チャット機能によるテキストでのコミュニケーション
- 商談の内容を録画する
基本的には、通話と画面越しでの対面や資料共有ができればオンラインで商談はできます。それに加えて「トークスクリプト」という商談における台本が相手に見えないよう表示される機能や、資料を見ながら編集できる機能もあるとなお便利です。
機能が増えればその分費用がかかりますが、商談成立がしやすくするのであれば必要なコストでしょう。どのような機能があると良いかリストアップしておき、必要な機能を備えたツールを選ぶのが最適です。
通話方式の選択
オンライン商談ツールの通話方式は電話回線を使用する方法と、ネット回線を利用して通話する方法の2パターンです。ネット回線では電波状況によって通話が途切れやすく、電話回線を利用した方が安定して通話ができます。
近年では固定電話を持たない企業も増えてきているため、商談したい相手はどのような会社が多いかで通話方式を選択しましょう。ネットワーク技術が高くデジタル化が進む会社と多く商談するのであれば、ネット回線を選びます。
一方、伝統的な社風でアナログ色の強い企業と多く接する場合は電話回線の利用が最適です。オンライン商談ツールでのセールスは通話の良し悪しで結果を左右するため、通話方式の選択は重要なポイントです。
オンライン商談ツール活用時のデメリット
オンライン商談ツールはこれまでのスタイルで無駄だった部分を削減でき便利ですが、活用するに当たり困難な点はないのでしょうか？オンライン商談ツール導入によって生じやすいデメリットを紹介します。
環境整備の整備が必要
オンライン商談ツールを利用するに当たって環境設備を整えなければならないのがデメリットの一つです。自社の環境が万全であるのはもちろんのこと、相手側のネット環境が整っていないと商談がスムーズにできない恐れがあります。
どこでも商談できるとはいえ周囲が騒がしかったり、背景に余計なものが映りこんでいると相手側が気を取られてしまうかもしれません。画面に映る範囲は相手側に失礼のないよう整備が必要です。
明るい印象を持ってもらえるよう、照明の明るさも調整しましょう。直接対面できないため、画面越しでも好印象を持ってもらえるよう準備しなければなりません。
顧客の信頼構築は慎重に
顧客との信頼関係が従来の商談と比べて築きにくいのもデメリットです。画面越しと直接対面するのとでは安心感が異なります。カメラ越しで表情が上手く読み取れなかったり、通話が途切れたりすると、顧客の信頼を得るのは難しいでしょう。
日本におけるビジネスでは、インターネットを介してのやり取りに抵抗がある企業がたくさんあります。直接足を運び、熱心に頭を下げるスタイルでないと誠意が感じられないのかもしれません。
商談を持ちかけたい企業にあわせて、上手くオンライン商談ツールを使いこなすのが重要です。足を運んだ方がよさそうな企業には直接出向き、ある程度関係性を深めたらオンラインに切り替える、というように柔軟な対応と使い分けをしましょう。
おすすめのオンライン商談ツール
近年オンライン商談ツールは種類が増えているため、どれを選べばよいか悩む人は多いでしょう。数あるツールの中から、おすすめのオンライン商談ツールを紹介します。
「VCRM」はインサイドセールスに特化した機能が充実していると好評です。オンライン商談だけでなく、社内会議や採用面接試験にも活用できます。
通話のスタイルが2パターンから選べるのも魅力の一つです。電話による通話かWeb会議のスタイルで対話するか、顧客の希望に沿った商談ができます。
利用には面倒なアプリのインストールが不要です。利用するユーザー数が無制限のため、社内全体で共有できます。
顧客へのファーストステップを電話から始めるのが「bellFace」の最大の特徴です。メールアドレスを知らない顧客や、インターネットが苦手な顧客でもスムーズに商談が始められます。
商談に特化した機能もたくさんあり、商談中に取ったメモも共有が可能です。提示した資料を求められたらPDFに変換して、顧客自身にダウンロードしてもらえます。
対顧客だけでなく、社内教育にも役立つレコーディング機能があるのも魅力です。業績のよい営業担当と、伸び悩んでいる営業担当では何が違うのか見比べられ、分析と改善ができます。
「B-Room」は顧客やそのときの状況にあわせて接続方法が選べるのが特徴です。元々やり取りをしていた顧客にはURLを送信して接続してもらい、メールアドレスを知らない顧客には8桁のパスワードを伝えて商談ルームに入ってもらえます。
商談をするのに自社も顧客側にもインストールが不要で、初期設定も必要ありません。打ちあわせ前日には双方にリマインドメールが配信され、スケジュールチェックができます。
別の社内ユーザーと共有できるステルスメモ機能によって、顧客と商談しながら先輩や上司の指示や会話が可能です。相手からは見えないため、サポートを受けながら商談が進められます。
商談相手のデバイスにマイク機能がない場合はチャットでのやり取りができるのが「ZEN TALK」です。商談前にカメラやマイクの調子を確認できるデバイスチェック機能があり、接続してから不具合に悩まされることがありません。
カメラ映りをよくし、気になる部分の調整もできるビューティーモードを備えています。担当者のプロフィールや社内キャンペーンの情報を表示できる機能もあり、名刺を交換するよりも顧客へのアプローチが効果的にできるのもメリットです。
オンライン商談だけでなく、在宅勤務の社員との打ちあわせや、カスタマーサポートにも利用できます。接続前に双方でニックネームを設定できる機能もあり、活用すると親しみやすいやり取りができるでしょう。
オンライン商談もできるWeb会議ツール
Web会議ツールは無料で利用でき、オンライン商談をするのにも使えます。社外用として活用しやすいWeb会議ツールにはどのようなものがあるのでしょうか？
ブラウザベースで利用できる「Whereby」は、ツールのダウンロードやゲスト登録が不要です。一度会議用のURLを発行すれば、何度でも同じURLでサービスを利用できます。
使い方や便利な機能はオンライン商談ツールと同じです。URLを入力すれば誰でもルームに入れて、やり取りの内容は録音やダウンロードができ記録が残せます。
「Zoom」は利用前にアプリのインストールが必要です。ただしアカウント登録は主催者のみで、参加者は面倒な手続きをせずとも会議に参加できます。
大人数が参加できるWeb会議ツールはチャット機能を備え、気になった点が出たときに相手の語りを止めずに質問ができ便利です。直接だと質問をぶつけにくいこともありますが、文字で問いかけるのは気兼ねなくできるでしょう。
Googleアカウントを取得していれば、誰でも無料で利用できるのが「Google Meet」です。インターネットがつながる速度にあわせて映像と音声が自動調節されるため、どこでも高品質なビデオ通話ができます。
何らかの理由でデバイスのカメラ機能が使えない場合は、会議の招待状に載っている参加者専用の番号を利用して音声通話から参加可能です。Googleカレンダーがあると、会議用のURLを貼っておけばカレンダー上から参加もできます。
オンライン商談をサポートするツール
商談を成立するためには過去の成功パターンの分析し、顧客が何を求めているかを理解しなければなりません。オンライン商談ツールとの併用で成果を上げやすくするツールを紹介します。
営業に必要な情報を一括して管理し、担当者以外とも情報共有ができる「Senses」は、成果が上げやすいようサポートしてくれます。どの企業へ営業をかけ、進捗具合はどこまで進んだかを誰でも確認が可能です。
AI（人工知能）によるリスク分析によって、無駄のない営業活動ができます。また過去の成功例から商談の勝ちパターンも分析でき、成果を挙げやすくしてくれます。
電話でのやり取りは、事細かにメモを取ったり記憶したりするのは限界があります。担当者の記憶力に頼ざるを得なかった商談内容の記録を自動で残してくれるのが「Pickupon」です。
一度の商談で結果が思わしくなかった場合、やり取りがどのような状況だったか確認できればだめだった部分を分析できます。顧客関係を管理をするCRMや営業活動の蓄積と分析を行うSFA(Sales Force Automation)へ自動入力する機能も便利です。
オンライン商談ツールで営業活動の活性化を
オンライン商談ツールは、従来の営業スタイルで生まれていた無駄を省き、成果を挙げやすくしてくれます。直接の対面でないと企業によっては不信感を持たれる場合もあるため、インサイドセールスとフィールドセールスの使い分けが重要です。
対顧客だけでなく社内でもオンライン商談ツールは有効に活用できます。成果を挙げやすい商談はどのように進行しているのかをリアルに確認できれば、セールスが苦手な社員の教育もスムーズにでき、最終的に会社の業績アップへつながるでしょう。
