分報で業務の効率を上げよう！導入の手順や定着させるポイントも

分報は主にSlack上で導入されている社内コミュニケーションのスタイルです。問題解決のスピード化や、コミュニケーションの活性化に役立つ可能性があります。メリットや導入方法、定着させるコツを解説します。

ビジネスチャットにおける分報とは

分報とはどのようなことを指す言葉なのでしょうか。分報の基礎知識と、一般的に用いられるツールについて解説します。

進捗などを随時自由に投稿して共有すること

分報は作業内容や進捗状況を分単位で投稿し、チーム内で情報共有することです。日報に対する言葉として使われています。

1日1回の業務報告を行う日報では、情報伝達のスピード感が損なわれがちです。日報の弱点を補うために、チーム内の課題をリアルタイムに共有できる分報が多くの現場で活用されています。

分報はビジネスチャットアプリ「Slack」を用いて行われるのが一般的です。サイボウズのクラウドサービス「kintone」でも、スレッド機能を使用して分報を行えます。

ぴったりのビジネスチャットを無料で診断する

分報のメリット

チームに分報を導入すれば、さまざまな効果を生み出すことが期待できます。分報がもたらす主なメリットを確認しましょう。

思考の整理に役立つ

分報では自分の好きなタイミングで自由な内容をつぶやけます。業務中に思考がまとまらなくなった際、分報で作業経過などを投稿すれば、思考を整理することが可能です。

業務に没頭し過ぎて思考に行き詰まりを感じた場合、文字に起こすことで脳内を整理しやすくなります。頭の中で考え続けるよりも、状況を打破する方法として効果的です。

自分が投稿した内容に対し、他のメンバーから間違いを指摘されたり、アドバイスをもらえたりする可能性もあります。

課題や学びをすばやく共有できる

業務中に発生した課題を分報に投稿することで、他のメンバーから助けてもらえることがあります。1対1のコミュニケーションと異なり、そのやり取りをチーム内で共有できることがメリットです。

分報に課題を投稿すれば、日報のように課題の解消が先延ばしになることもありません。チーム内で課題をすばやく共有できるため、あっという間に解決できるでしょう。

自分で課題を解決できた場合も、解決方法を分報でつぶやいておけば、個人の学びをチームで共有できます。課題を解消できた個人だけでなく、チーム全体の成長も図れる仕組みを作れます。

コミュニケーションが活性化する

好きな話題を自由に投稿できる分報では、プライベートに関する内容も気軽につぶやけます。メンバーの体調や悩みなどを共有し、チーム内のコミュニケーションを活性化させられる点が特徴です。

思ったことを自由に発信できる環境なら、心理的に仕事もしやすくなるでしょう。チームメンバーの相互理解も深められます。

何気ない投稿から思わぬアイデアが生まれることも、分報が持つメリットの1つです。1つの発言に対して多くのメンバーが反応すれば、新しい発想が生み出されやすくなります。

分報を導入してみよう

Slackを使って分報を始める方法を紹介します。チームに定着させるポイントや、デメリットを解消する工夫も覚えておきましょう。

Slackで分報を始める手順

分報をSlackで行う場合、まずはSlack内にメンバー全員分のチャンネルを作成します。次に全員のチャンネルを一覧にしたリストを作成し、Slackで共有します。自分のチャンネルに参加するようメンバーに呼び掛け、各人が参加すれば分報作成は完了です。

Slackではチャンネルをプライベートとパブリックのどちらかに設定できます。分報で作成するチャンネルは、誰でも参加できるパブリックチャンネルにしなければなりません。

定着させるためのポイント

チームメンバーの中には、分報がどのようなものなのか知らない人もいるでしょう。まずは作成者自身が文章や画像を投稿し、使い方や雰囲気を理解してもらうことが大事です。

運用ルールを厳格に定める必要はありません。基本的にどのような内容でも投稿可というルールにしておけば、チーム特有の雰囲気や使い方が自然に形成されていきます。

発信が少ないメンバーに話しかけてみることも、分報の定着を促進させるポイントの1つです。参加自体は強要せず、投稿の内容やタイミングも個々の裁量に任せましょう。

デメリットを解消する工夫も大切

分報が活性化してくると、メンバーへのタスク依頼など重要な連絡も、分報内でなされるようになることがあります。メンバー全員が分報に参加していなければ、大事な決定が分報で行われてしまいかねない点がデメリットです。

分報で個人的なタスク依頼などを受けるようになると、チーム全体のタスクを把握しにくくなり、プロジェクトにも少なからず悪影響を与えてしまうでしょう。

分報の井戸端会議化を避けるためには、大事な決定を分報で行わないようにしなければなりません。タスクの依頼は別チャンネルで行うなどのルールを作るのがおすすめです。

ぴったりのビジネスチャットを無料で診断する

分報でチーム内の風通しをよくしよう

分報とは作業内容や進捗をメンバーが小まめに投稿し、チームで情報を共有する仕組みです。分報を行うツールとしては、主にSlackが多くの現場で選ばれています。

思考の整理に役立ったり、課題や学びをすぐに共有できたりすることが、分報の主なメリットです。チーム内の風通しをよくするためにも、分報の導入を検討してみましょう。