社内コミュニケーション改善の具体的な方法は？注意点も紹介

社内コミュニケーションが不足していると業務にも支障をきたします。コミュニケーション活性化のためにはどのような対策が必要なのでしょうか。コミュニケーション不足の問題点や目標のたて方、具体的な施策、施策を実施する際の注意点を解説していきます。

社内コミュニケーション不足の問題点

社内のコミュニケーションが不足しているとどのような点が問題なのでしょうか。社内コミュニケーション不足の具体的な問題点を紹介していきます。

労りの言葉がない殺伐とした雰囲気に

コミュニケーションは社員同士の信頼関係を深めるために不可欠です。

例えば上司が部下と業務的な会話しかしなければ、温かみのある関係性は生まれず職場全体に殺伐とした雰囲気が生じてしまいます。部下からすると会社の道具として扱われているような気持ちになり、仕事にやりがいを得られません。

また「成果を出さなければ切り捨てられるのではないか」という不安や虚しさにつながる可能性もあります。

信頼関係を築くためには機械的に指示を与えるだけでなく、相手に関心があると示して労りの言葉を投げかける必要があるでしょう。

トップの考えが届かずモチベーションが低い

社員全員がビジョンに向けて一丸になるためには、従業員同士だけではなく経営層と従業員の間にもコミュニケーションが必要です。

経営層と従業員の間で経営理念やビジョンに齟齬があると、現場での意思決定や部署間での連携に支障をきたします。最悪のケースではコンプライアンス違反や不正などにつながる可能性もゼロではありません。

そのため経営層は積極的に会社の経営理念やビジョンを発信し、また従業員とのコミュニケーションの場を作る必要があります。

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コミュニケーション不足により起こること

社内にコミュニケーションが不足していると、業務にどのような支障をきたすのでしょうか。コミュニケーション不足によって生じるデメリットを解説していきます。

生産性が下がる

生産性を向上させるためには、円滑なコミュニケーションが欠かせません。

コミュニケーションが取りにくい環境では、情報共有や進捗管理・プロジェクト管理がスムーズに行えず業務効率がダウンします。特に部署間の連携では細かい情報共有が必要なため、コミュニケーションの質が生産性を左右するのです。

また部下が業務に不満や疑問を持っていても、上司に相談や質問ができないため、改善されなかったりミスにつながったりします。トラブルが発生した際には報告や対処が遅れて、問題が大きくなってしまう場合もあるでしょう。

能力のある社員が活躍できない

社内のコミュニケーションが少ない職場では、協調性の高い社員や若い社員ほど発言がしにくく能力を十分に発揮できません。

結果として建設的な意見交換や業務のアップデートが行われず、古い体制が維持されてしまいます。周囲が何を考えているか分からない不安から、失敗を恐れて積極的な行動に移れないというケースも少なくないでしょう。

さらに成果を出しても評価されないような社風であれば、優秀な社員のモチベーション減少にもつながるかもしれません。

離職率が上がる

円滑なコミュニケーションは社員の仕事へのやりがいや帰属意識に寄与します。

そのためコミュニケーションが不足している職場では、社員が定着せず離職率が上がってしまうのです。深刻な人手不足によって業務が激務化すれば、余計に離職率が高まるという悪循環に発展する可能性もあるでしょう。

このような事態を防ぐためには上司と部下、経営層と従業員の間でのコミュニケーションを活性化する仕組みが欠かせません。従業員一人ひとりがほかの社員や会社から大切に扱われているという満足感を抱けるような環境づくりが大切です。

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コミュニケーション活性化の進め方

円滑な社内コミュニケーションを実現するためには具体的に何から着手すればよいのでしょうか。社内コミュニケーション活性化の方法を目標設定の観点から解説をしていきます。

目標を数値化する

ほかのさまざまなプロジェクトと同様に、社内コミュニケーションの活性化もまずは明確な目標設定からはじめるのが重要です。

ただし「居心地のよい職場を作る」などの曖昧な目標はおすすめできません。社員によって認識にずれが生じたり、具体的に何をすればよいのか分からなかったりと失敗の原因になります。

コミュニケーションの目標を定めるときは、できるだけ具体的な数値を決めるのがポイントです。数値化すれば社員間での共有・管理がしやすく、どれくらいのレベルで達成ができたのかも分かりやすいでしょう。

また目標達成までの期日を設ければ、ほどよい緊張感が生まれるだけでなく、社内の連帯感も高まるかもしれません。

目標に合わせて施策や評価基準を決める

目標が決まったら、コミュニケーション活性化のためにどのような施策を行うのかを明確にして、社内全体に周知していきます。目標に沿ったものかどうかをしっかりと吟味して、最適な施策を選びましょう。

また施策は一度決めたら終わりではなく、実際の効果を見ながら微調整を繰り返し改善していくのが理想です。そのためには事前に施策の効果を確認できる評価基準を決めておくのも重要になります。目標設定で定めた数値を基準にするのも一案です。

コミュニケーションの評価基準としては労働生産性や社員満足度・社員定着率などが利用できるでしょう。

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コミュニケーション不足を改善する施策

社内のコミュニケーションが不足している場合には、どのような施策を実施すれば状況を改善できるのでしょうか。コミュニケーション不足の改善に有効な三つの施策を紹介します。

上司と部下の関係性を深める1on1

「1on1」は上司や経営層が従業員と1対1で議論できる機会を作る施策です。

上司や経営層にとっては毎日の業務のフィードバックに加えて、会社のビジョン・経営理念を共有できる機会になります。

従業員側も通常の業務中には話しにくい相談や質問なども気兼ねなく行えるため、モチベーションの向上につながるでしょう。

建設的な1on1の場と時間を実現するためには、一方通行のやり取りではなく双方が対話をしながら進めていく必要があります。あえて議論のテーマを設けずに、雑談に近いような形でコミュニケーションを促すのも一つです。

社内報で部署の紹介や表彰をする

社内のコミュニケーションを促すのには、企業の情報を社員向けに発信する「社内報」も有効でしょう。

社内報をうまく使えば社内のニュースや業績・連絡事項の伝達にとどまらず、関わりの少ない社員同士の結び付けができます。

例えば各部署でどのような仕事をしているか、どのような人がいるのかを紹介したり、社員を表彰したりするのも一つです。交流の少なかったほかの部署の社員に対して親近感を得るきっかけになるかもしれません。

実際に社内報を発信するときは、社内SNSやメルマガなどのWEB媒体を選ぶのがおすすめです。WEB媒体なら発信する側の負担も少なく、受信者側の社員もより手軽に楽しめるでしょう。さらにインタビュー動画を発信するなど内容の幅も広がります。

社員同士が話しやすいスペースを設置

社員同士が話しやすいオープンなスペースを設置すると、打ち合わせや雑談などのコミュニケーションが活性化します。部署の違う社員同士が顔を合わせる機会の創出にもつながるでしょう。

小休憩用のちょっとしたカフェスペースを用意したり、従業員が使える社員食堂を用意したりするのも一案です。またオフィスに余分な空間がないという場合には、立ち話ができるテーブルを設置するだけでも構いません。

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感謝、賞賛し合えるポジティブな環境を作る

ポジティブな環境作りもコミュニケーションの活性化に大きな影響を与えます。社員同士のポジティブなやり取りを生むための施策を解説しましょう。

サンクスメッセージを送り合う

「サンクスメッセージ」とは社員同士が気軽に気持ちを伝え合うための取り組みです。仕事をする中で生じたちょっとした感謝や賞賛をメッセージとして贈ります。

サンクスメッセージの効果は気持ちを可視化できるようになる点だけではありません。メッセージにできそうな事柄を普段から積極的に探すようになり、ポジティブな環境が作られるのです。

例えば簡単なメッセージカードを用意して、社員が互いに送り合ったり掲示板に投稿したりする文化を形成するのも一案でしょう。

メッセージカードは2〜3行ほどの言葉と、相手と自分の名前を書き込める名刺サイズで十分です。形として残る手書きの文字は、メールやチャットよりも気持ちが伝わりやすいメリットがあります。

ピアボーナス

社員同士が言葉を贈り合うサンクスメッセージに対して、「ピアボーナス」は社員同士がボーナス(報酬)を贈り合う仕組みです。

サンクスメッセージと一緒に実施すれば、感謝や賞賛のコミュニケーションが活性化してポジティブな環境作りにつながるでしょう。報酬へのモチベーションがきっかけとなって、チームワークや助け合いが促進される効果も期待できます。

報酬をポイントや拍手といった形で贈り合えるツールもあり、簡単にピアボーナスの仕組みづくりが行えます。

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社内イベントの例

社内でのイベントは社員同士のチームワークを強めたり、帰属意識を高めたりするのに効果的です。具体的な社内イベントの例を紹介します。

スポーツ大会

スポーツ大会は多くの企業で実際に実施されている社内イベントの一つです。同じ目標に向かって一致団結できるため、社員同士が一気に打ち解けるきっかけになります。

チームを比較的自由に編成できるため、普段関わりの少ない部署同士の交流にもぴったりでしょう。スポーツに苦手意識がある社員も、応援団として参加するなどの工夫をすれば連帯感を得られます。

同じく体を動かす社内イベントとして運動会を実施するのも一案です。

ファミリーデー

社員の家族やパートナーを招待して一緒に楽しめる「ファミリーデー」は、アットホームな雰囲気の醸成に役立ちます。

社員同士がより人間味のある側面を知って、より親近感を持ったり相手を尊重する気持ちを強めたりするきっかけにもなるでしょう。どのような家族がいるかが分かっていると、子どもの急病など緊急時のトラブルに対しても、協力的な助け合いが生まれやすくなります。

家族やパートナーに職場やほかの社員を紹介する機会になるため、仕事への理解を深められる点も大きなメリットです。

社内SNS、ビジネスチャットを活用

社内コミュニケーションの活性化を助けるツールとしては、社内SNSやビジネスチャットが挙げられるでしょう。ツールの導入を成功させるためのポイントを解説していきます。

毎日の業務報告の場にする

業務報告にLINEをはじめとするプライベート用のSNSやチャットツールを利用すると、公私の区別が付けにくくなります。アカウントの乗っ取りや誤送信など、機密情報の漏えいにつながる可能性もゼロではありません。

代わりに社内SNSやビジネスチャットを毎日の業務報告の場として活用すれば、仕事とプライベートをしっかりと区別できます。投稿を業務の一環に位置づけられるため、導入したツールの活発な利用にもつながりやすくなるでしょう。

業務報告から自然にやり取りが派生して、社員同士のコミュニケーションが生まれるケースもあるかもしれません。

本音が言える場としても

社内SNSやビジネスチャットはメールよりも気軽でくだけた文章でのやり取りができるのもうれしいポイントです。業務報告や進捗報告といった内容にとどまらず、本音が言える雑談の場として利用するのも一つでしょう。

経営層や上司には聞かれたくない本音を、気心の知れた相手に話したり相談したりと、ちょっとしたガス抜きにも使えます。

ただしあまりに雑談に偏ってしまい関係性が広がらなかったり、業務に支障をきたしたりしてしまうと本末転倒です。ツールを導入する際にはしっかりとルールを決めて、社員全体に周知を行う必要があります。

書き込みたくなるような工夫をする

普段からSNSに慣れていない社員は、ツールの使用に抵抗感を抱くケースもあり得ます。利用者が偏ってしまうと排他的なグループが形成されて、ますますツールが利用しにくくなるかもしれません。

そのため導入時には社員が積極的に書き込みをしたくなるような仕組みづくりが必要です。

例えば導入の時点で数名の社員に協力を依頼してもらい、積極的に投稿やコメントを行ってもらう方法があります。社内でも影響力の強い社員に依頼すれば投稿やコメントが活性化するでしょう。

操作説明会を開催して利用方法を解説したり、実際にツールを操作してもらったりするのも一案です。

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社内コミュニケーション活性化の注意点

社内コミュニケーションの活性化に取り組むにあたり、どのような点に注意をすればよいのでしょうか。具体的な三つの注意点を解説していきます。

社員それぞれに合った方法を考える

コミュニケーションの活性化を急ぐあまり、個々の社員への配慮を欠いた取り組みを推し進めるのはNGです。社員によっては施策をストレスに感じて、最悪の場合には離職の原因にもなりかねません。

大人数でわいわいと楽しむのが苦手な社員であれば、1on1でじっくりと話をした方がコミュニケーションは取りやすいはずです。対して社交性が高い社員ならイベント開催により帰属意識が高まるでしょう。

人によって他者との距離感は異なるため、社員の個性や性格・価値観・ライフスタイルに合わせてさまざまな方法を考えます。

イベント参加は社員の意思を尊重する

イベントを開催する場合にも参加するか否かは、個々の社員の意志を十分に尊重しましょう。強制参加という形をとっていなくても、参加せざるを得ない雰囲気や断りにくい空気があると社員によっては大きな負担になります。

イベントが多すぎるのも考えものです。毎月のようにイベントが開催されれば参加したくない社員はそのたびに断らなければならず、大きな負担になりかねりません。

またイベントの内容によっては参加してもいいと思うケースもあるでしょう。社員に対して次はどのようなイベントを開催してもらいたいかヒアリングするのも一案です。

プライベートに関わるイベントは注意

特にプライベートに関わるイベントを開催する場合、社員によっては強い抵抗感を抱く可能性もあるため注意します。

例えば会社によっては社員の誕生日会を定期的に開催するケースもあるでしょう。

しかし自分が主役になれるイベントを喜ぶ社員がいる一方で、プライベートと仕事を完全に切り離したいという考えの社員もいます。

そのような社員であればファミリーデーや休日開催のイベントなども、過干渉と感じてしまうかもしれません。

社員を巻き込んでじっくり取り組もう

社内コミュニケーションが不足していると、職場の雰囲気が殺伐としたり社員のモチベーションが下がったりと問題が生じます。結果的に生産性が上がらない、社員が能力を発揮できない、離職率が高まるなど業務にもさまざまな支障をきたすでしょう。

社内コミュニケーションを活性化するためには、まず目標を明確化した上で最適な施策を実施する必要があります。社員の個性によっても効果的な施策は異なるため、複数の施策を組み合わせるのが効果的です。

具体的な施策としては1on1やオープンスペース、サンクスメッセージ、イベント開催、社内SNSの導入などが挙げられます。

また社内コミュニケーションの活性化のためには、社員全員の協力が欠かせません。会社全体を巻き込んで、ポジティブな交流が生まれる文化を醸成しましょう。