名刺交換はビジネスの場において、初対面の人と最初に行うあいさつ。名刺の扱い方次第で、相手の持つ第一印象は大きく変わります。
最終更新日: 2024年06月28日
名刺交換を成功させたいあなたのために、基本的な手順や、渡し方・受け取り方のマナーを解説します。
名刺交換の手順
名刺交換の手順を詳しくみていきます。頭の中でイメージしながら、具体的な手順を確認していきましょう。
基本の名刺交換の手順
渡し方や受け取り方など基本的な名刺交換の手順を説明します。基本の流れを押さえてから同時交換について覚えましょう。
|
名刺を受け取る際は「頂戴します」と一言添えると丁寧な印象を与えられます。また相手が先に名刺を差し出して名乗った場合、まず「申し遅れました」と添えてから社名や名前を名乗るようにするとよいでしょう。
目下から目上に渡す
名刺交換は目下から目上に渡すのが基本的なマナーです。目上の立場であっても、積極的に名刺交換をしてくれる人もいますが、こちらが目下の立場ならば、自分から動く必要があることを覚えておきましょう。
目上・目下の判断は一般的な地位やそのときの状況にもよりますが、取引関係にある場合は発注者側が目上になり、受注者側が目下の扱いになります。
つまり相手に営業をする場合には、常に自分から名刺を差し出す必要があるわけです。訪問する側とされる側の場合、後者の方を目上として扱う点も覚えておきましょう。
先に差し出されたら一言添えて
目上の人に先に名刺を差し出されたら、慌てずに相手の正面に立って受け取りましょう。その際には「申し遅れました」「ご挨拶が遅くなりました」など、一言添えるようにすると丁寧な印象を与えられます。
また相手と同じタイミングで名刺を出すことになった場合は、落ち着いて右手に差し出す名刺を持ち、左手に名刺入れを持つようにします。
相手も同じように右手に名刺、左手に名刺入れを持った状態になっているはずなので、そのまま相手が自分の左手にある名刺入れの上に差し出せるようにしましょう。こちらも右手で相手の名刺入れの上に差し出します。
同時交換の手順
上下関係にとらわれて名刺交換が滞らないように最近は同時交換を行うケースが増えてきています。名刺を同時に交換する手順は以下の通りです。
|
交換した名刺を効率的に管理できるソフト選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の名刺管理ソフトが見つかります。 |
名刺交換前のポイント
名刺交換をスムーズに行うために事前に準備をしておきましょう。
汚れた名刺、折れた名刺は使わない
名刺は自身を表す身分証明書のようなものです。そのため名刺が汚れていたり、折れていたりすると「名刺すら管理できない人」「新人教育のできていない会社」という印象を与えてしまいます。
また相手は「取引しても自分達の案件も、名刺のように雑に扱われるかも」と取引に対し消極的になるかもしれません。
名刺入れから出す
名刺をきれいな状態で保つために名刺入れに入れて持ち歩きましょう。
また名刺入れは名刺と同様、人柄が表れる小物です。ビジネスシーンに合う革製など、落ち着いたデザインのものを使用するのがベターです。
すぐ取り出せるようにしておく
名刺交換をスムーズに行うために、相手の姿が見えたタイミングで名刺をすぐに取り出せるようにしておきましょう。
挨拶前にもたついてしまうと相手の心証も良くないので、鞄の出しやすい場所や上着の内ポケットなどに名刺入れを準備しておくことが重要です。
名刺を差し出すときのポイント
名刺の差し出し方のポイントを押さえて、スムーズな名刺交換を行いましょう。
立って行う・テーブル越しに行わない
名刺交換は必ず立って行います。座って待っていた場合でも相手の姿が見えたらすぐに立ち上があって出迎えましょう。
このときテーブル越しで交換が行われないよう、必要があれば回り込むなどして移動します。複数人で交換を行う際は正しい順番で交換できるよう素早く移動するとスムーズに進むでしょう。
差し出す向きと高さに注意
名刺は渡す相手の正面に立って、相手側から文字が読めるようにして渡すのがマナーです。軽くお辞儀をして社名と所属、名前をはっきりと伝えて差し出しましょう。
名刺は胸の高さに持つのが基本ですが、相手と身長が違う場合は、受け取りやすい場所を意識して渡すことが大事です。また目下の場合は相手が名刺を差し出した位置よりも、少し下に差し出すことを意識しましょう。
名刺を受け取るときのポイント
名刺を受け取るときも気を抜いてはいけません。名刺は取引相手を表すものなので丁寧に扱いましょう。
両手で受け取る
同時交換を行う場合を除いて基本的に名刺は両手で受け取りましょう。また受け取るときは黙って受け取らず「頂戴いたします」と言いながら受け取ります。
受け取った名刺は自分の胸の高さより下におろさず、名前を確認するようにしましょう。
同時交換を行う場合には、片手で受け取っても問題ありません。このときは左手で名刺を受け取ります。
ロゴや氏名に指がかからないようにする
受け取るときに相手の名刺を持つ位置に気をつける必要があります。相手の会社のロゴや氏名などは避け、余白部分を持つようにしましょう。
企業のロゴや氏名に指をかけてしまうと、相手を軽んじている印象を与える可能性があります。
名前をチェック
名刺を受け取ったら、まずは相手の名前をチェックします。「〇〇様ですね」と読み上げて間違いがないか確認しましょう。
漢字や読み方が分からない場合は、「どのようにお読みすればよろしいでしょうか？」と相手に聞き、その後に読み間違えないようにすることが大事です。
相手に読み方の確認をするのはマナー違反ではありませんが、その場で名刺に読み方をメモするのはNGです。後でノートなどにメモしておきましょう。
また受け取った名刺は胸の高さよりも下げないように注意する必要もあります。
受け取った名刺のテーブルへの置き方
名刺はしまわずに、テーブルに置くのがマナーとされています。自分の左上側に置くようにしましょう。
1枚であれば名刺入れの上に乗せた状態でテーブルに置けば良いですが、複数受け取った場合は相手の座席順に並べて置きます。
複数の名刺があるときは1列に並べる
複数の名刺がある場合、すべて重ねて置くのはNGで、テーブルに1列に並べて置くようにします。相手の座る順番に従って名刺を置いていき、もっとも立場が上の相手の名刺を名刺入れの上に置くと良いです。
相手の役職が分からなかったり、立場の上下が判断できなかったりした場合は、座席順に並べておきましょう。名刺入れだけ別にして、右下に置いておくようにします。
こんなときどうする？万が一の時の対応
想定していないことが起きたときは誰しも慌ててしまうものです。慌てないために万が一の時のことを想定して対応策を頭に入れておきましょう。
名刺を忘れてしまったとき
名刺入れを持ち歩くことはビジネスパーソンとしてのマナーですが、万が一忘れてしまった場合や、急な名刺交換があった場合で持っていない時は「名刺を切らしておりまして」と言うようにしましょう。
切らしていることもあまり良い印象は与えませんが「忘れてしまった」というよりは相手に仕方がないと思ってもらいやすくなります。
名刺がなくても相手には自分の会社名や役職名、氏名がわかるように伝えましょう。
名刺を渡せなかった相手とまたやり取りする機会がある場合は、その際に名刺を渡すようにします。しばらく機会がない場合は資料などに名刺を添付して郵送することがおすすめです。
また名刺切れを起こさないために、適宜補充する必要があります。名刺は発注から届くまでに時間がかかることもあるので、余裕をもって注文することが重要です。
相手が名刺を出さなかったら？
相手が名刺を出し忘れたり、名刺交換のタイミングを逃してしまったりした場合には、話がひと通り終わった後や、帰り支度をしているタイミングでお願いしましょう。
相手に落ち度を感じさせないよう「恐れ入りますが、お名刺を1枚頂いてもよろしいでしょうか」と丁寧にお願いすることが重要です。
相手が名刺を出すのに手間取っている場合
相手の名刺の準備ができていない場合は、相手を焦らせないために、こちらも名刺を差し出さないようにしましょう。
複数人で行う名刺交換のマナーとコツ
次に名刺交換を複数人で行う場合のマナーとポイントを解説します。状況によっては、それぞれ近くにいる人からランダムに名刺交換を始める場合もありますが、複数人で交換する場合も交換の順番などのマナーが存在します。
役職が上の人から順番に交換する
複数人で名刺交換をする場合、役職が上の人から順に交換するのが基本的なマナーになっています。自分の上司と他社の担当者の場合、役職上は自分と同格でも、他社の担当者の方が目上の扱いになるため注意しましょう。
たとえば他社に訪問する場合、名刺交換の順番は、まず自社の上司と他社の上司が交換し、その次に他社の担当者と自社の上司が名刺交換をします。
その後に、自分と他社の上司、他社の担当者の順で交換する流れです。事前に役職順に並んでおくと、スムーズに交換できます。先に部屋に通されて椅子にかけるように促された場合は、役職順に座るようにするとよいでしょう。
名刺は人数分を名刺入れの間に挟んでおく
名刺交換を円滑に進めるために、あらかじめ渡す人数分の名刺を取り出しておき、名刺入れの間に挟んでおくようにします。
まとめて手に持っておくのは、相手に流れ作業のような印象を与えてしまう可能性があるので、名刺入れの間から1枚ずつ素早く取り出せるようにしておくのがコツです。
また途中で交換する必要のある相手が増えた場合に備えて、少し多めの枚数を名刺入れに挟んでおくようにしましょう。途中で名刺切れを起こさないように、枚数に余裕を持たせておくと安心です。
名刺交換後の管理方法
受け取った名刺を適切に管理することで仕事を効率的に進められるようになります。
メモを名刺フォルダに入れる
受け取った名刺は必要な時にいつでも参照できるよう、名刺フォルダなどにまとめて保管しましょう。
この時、日付や話し合った内容、相手の特徴などのメモ書きを裏側や空白部分に入れておくことで、見直したときに相手の特徴をすぐに思い出すことができ、仕事の効率化につながります。
時間が経過すると話し合いの内容や相手の特徴などの記憶も薄れてしまうので、打合せ直後や帰社直後など、なるべく早いタイミングにメモをしておきましょう。
また最近は名刺管理ソフトなどを使って、データで一括管理するケースも増えています。この場合も名刺ごとにメモを残しておくことが重要です。
現在では無料の名刺管理アプリも増えています。
以下記事におすすめのアプリや選び方をまとめているので、ぜひ参考にしてみてください。
不要になった名刺はシュレッダーへ
名刺は個人情報が記載されているため処分する際はシュレッダーで細かく裁断し、個人情報が特定されないようにしましょう。
個人情報漏洩につながるため名刺のコピーを取っていた場合も、同様にゴミ箱にそのまま捨てないようにしましょう。
名刺交換の役割
名刺交換の役割は主に「身分証明」と「話のきっかけを作ること」です。
ビジネスにおける名刺には、一般的に会社名・所属部署・氏名・電話番号などの情報が記載されています。そのため名刺交換をすることは、お互いの社会的信用を担保することにつながり、そのあとの話を安心して行うことができるようになります。
また名刺交換は一種のコミュニケーションです。相手と打ち解けるための話のきっかけづくりになり、そのあとの商談がしやすくなるメリットがあります。
趣味や出身地を記載すると、相手に反応してもらうきっかけが増えるため、さらに打ち解けやすくなります。名刺交換でのコミュニケーションが苦手な方は載せてみましょう。
名刺交換はマナーを押さえて好印象に
名刺交換の基本的なマナーを解説しました。就職活動中のセミナーや、企業の新人研修などで名刺交換の手順を習った人も多いでしょう。具体的な手順は知っていても、目上・目下の判断基準や複数人での名刺交換の細かい手順を知らない人は少なくないようです。
相手側からランダムに名刺交換をはじめた場合は、それに従えばよいですが、実際は正式な手順とマナーが決まっているので、この機会に正しい手順を覚えましょう。
知らないままだと必要な場面で正しく実行できず、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。基本的なマナーを押さえて、お互いに気持ちの良い取引を実現しましょう。
ぴったりの名刺管理ソフト選びはミツモアで
名刺管理ソフトは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの名刺管理ソフトが見つかります。
ぴったりの名刺管理ソフトを最短1分で無料診断
従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な名刺管理ソフトを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。
ぴったりの料金プランも一緒にお届け
希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。
診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な名刺管理ソフトが見つかる
最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。
ミツモアなら、ぴったりの名刺管理ソフトがすぐに見つかります。
