【一覧表付き】有給休暇日数計算を正しくする方法！正社員・パートでも簡単に

有給休暇は労働者にとって、給与をもらいながら休める貴重な制度で、労働者の権利として認められています。しかし具体的な計算方法を知らない人も多いのではないでしょうか？

この記事では有給日数の計算方法はもちろん、有給休暇に関して知っておくべきポイントを解説します。

雇用形態別の有給日数の計算方法

それでは付与される有給休暇の計算方法を確認していきましょう。

基本的な有給休暇の計算方法は以下の通り。

基本的に有給日数の算出方法は、正社員やアルバイトパート問わず同様ですが、条件が変わります。

正社員・契約社員など一般従業員の計算方法(週5日間勤務)

一般社員とは管理責任を負わない専門職の従業員のことです。一般社員の場合、有給休暇は「全労働日の8割以上の出勤」という条件を満たすと、雇用した日から半年後に10日付与されます。

翌年以降も、1年間の出勤率が8割を上回っていれば、法律で定められた日数分の有給休暇が付与される仕組みです。

例えば2022年4月1日に入社した人の場合、2022年9月31日までの出勤率が8割を超えると、2022年10月1日から10日間の有給休暇が付与されます。

その後2023年7月31日までの出勤率も8割を超えていれば、2023年8月1日からさらに11日間の有給休暇が上乗せされるのです。

従って社員の入社日と継続勤務年数が分かれば、具体的な有給休暇の日数が分かります。

パート・アルバイトの場合の計算方法(週4日以下かつ30時間未満勤務)

「パート・アルバイトだから有給休暇はない」というのはまったくの誤解です。パート・アルバイトなどフルタイムではない従業員に対しても、その労働日数に応じた有給休暇を与えることが法律(労働基準法第39条第3項)で義務付けられています。

「労働日数に応じた日数を付与する」という意味で、比例付与とも呼ばれるので覚えておきましょう。なおパート・アルバイトであっても勤続年数が長くなれば、出勤率が8割を超えた場合に付与される有給休暇の日数も多くなります。

もし週の所定労働時間を契約で定めていない場合は、概算で付与日数を計算しても構いません。フルタイムの正社員の場合と同様、初めて有給休暇が付与されるのは、雇用日から半年後となります。

最大で年20日付与されるのは正社員と変わりません。週ごとの所定労働日数別に、有給休暇の付与日数については以下をご確認ください。

なお厚生労働省のリーフレットには、詳しい年次有給休暇の条件と付与日数が記載されています。こちらも確認しておきましょう。

所定労働日数が週5日(年217日以上）

まず、毎週の所定労働日数が週5日の場合、入社から半年経過後に有給休暇は10日付与されます。これは、フルタイムの正社員の場合と変わりありません。

所定労働日数が週4日(年169～216日)

所定労働日数が週4日の場合、有給休暇はどのように付与されるかを見ていきましょう。パート・アルバイトに対して付与される有給休暇を計算する場合、フルタイムで働く人の所定労働日数を5.2日として計算します。

そのため週4日働く人の場合、週5日働く人の約77％(＝4日÷5.2日)の有給休暇が付与される仕組みです。入社から半年後は7日、その後は以下の表の通りに増えていきます。

所定労働日数が週3日(年121～168日）

所定労働日数が週3日の場合も、週4日の場合と考え方は同じです。週3日働く人の場合、週5日働く人の約58％(＝3日÷5.2日)の有給休暇が付与されます。

なお小数点以下は切り捨てるので、入社から半年後に付与される有給休暇は5日です。その後は以下の表の通りに進んでいき、最大11日まで付与されるようになります。

所定労働日数が週2日(年73～120日)

所定労働日数が週2日の場合も、これまでと考え方は同じです。週2日働く人の場合、週2日働く人の約38％(＝2日÷5.2日)の有給休暇が付与されます。

なお小数点以下は切り捨てるので、入社から半年後に付与される有給休暇は3日です。その後は以下の表の通りに進んでいき、最大7日まで付与されるようになります。

所定労働日数が週1日(年48～72日)

所定労働日数が週1日の場合でも「半年間の出勤率が8割を超えていれば有給休暇が付与される」というルールは変わりません。以下の表にもあるように、勤続年数に比例して最大で3日間の有給休暇が付与されます。

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有給休暇の発生要件と付与のルールを解説

有給休暇が付与されるための条件は次の通りです。

このように入社してすぐに有給休暇を取得できるわけではありません。半年以上勤務し、かつ全労働日の8割以上出勤している必要があります。これら条件を満たせば、継続または分割して合計10日間の有給休暇を取ることが可能です。

例えば2021年4月1日に入社した場合、2021年10月1日には10日間の有給休暇が取得できというわけです。

ただし所定の労働時間が4日以下、かつ週に30時間未満の労働者は、週に労働した日数や継続勤務年数によって付与される年次有給休暇の日数が変わってきます。

出勤率の計算方法

出勤率は「出勤日÷全労働日(その期間の所定労働日数)×100」で計算します。ただし実際に働いていなくても、出勤日に含められる日があることに注意してください。具体例は以下の通りです。

また以下に該当する日があった場合は、全労働日から差し引いて計算します。

出勤率8割の具体例

分かりやすくするために具体例を考えてみます。

上記の場合、半年後である2023年4月1日までの出勤率で有給付与の日程が策定されます。

所定休日数を17日とすると、全労働日は165日です。するとこの場合、半年間で132日以上の出勤（全労日）が必要となるのです。

この間従業員が132日間出勤すれば、出勤率はちょうど8割(＝132日÷165日)となります。

有給の増え方と上限

年次有給休暇は入社半年経過時点で10日以上を付与することが定められており、その後は1年ごとに日数を増やして付与することが決められています。

具体的には、始めに10日の有給を給付し、3回目の付与までは1日ずつ有給休暇の日数を増やしていきます。

4回目の付与からは毎回2日分を増やしていき、有給日数が20日に達してからは、毎年20日ずつの付与が行われます。しかしこれはあくまで労働基準法が定めている最低基準であるため、それ以上の有給を付与することも可能です。

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そもそも有給休暇の定義とは？

年次有給休暇は、雇用主から給与の支払いを受けられる休日で「有給」や「有給休暇」と略して呼ばれる場合が多いです。

労働基準法には年次有給休暇の制度が規定されており、勤務形態に関係なく、全ての労働者に認められている権利です。

有給休暇の定義と意味とは

有給休暇とは一定期間働いた人に対して、体や心の疲れを回復し、ゆとりある生活を保障するために与えられる休暇のことです。「有給」とあるように仕事を休んだとしても、給与が出る休暇と考えましょう。

また条件さえ満たせば正社員だけでなく契約社員、アルバイト・パートにも有給休暇は付与されます。派遣社員の場合、派遣先の会社ではなく雇用関係にある派遣会社から付与されるという違いはありますが、有給休暇が付与されるのは同じです。

なお有給休暇を使う際は、どんな理由で使ってもかまいません。使用者(会社)の承認も不要なので、シンプルに「この日は有給休暇を使います」と伝えれば大丈夫です。

「有給」は取得義務である

日本政府は有給休暇の取得率の低さを受けて、2019年4月1日から、企業に対して5日間の有給休暇取得の義務化を行いました。

つまり年に5日は必ず有給休暇を労働者に取得させる必要があり、ビジネス規模にかかわらず全ての企業が適用対象になっています。

また有給休暇に関して企業の就業規則に明記しなければならず、さらに労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成して、3年間保存しておく必要があるのです。

しかし2022年3月現在の取得の現状としては、日本の企業が1年間に付与した年次有給休暇の日数平均18日のうち、労働者が取得した有給休暇は平均10.1日。取得率は56.3％とまだ低い水準に留まっています。

例えば、フランスやドイツ、スペイン、ブラジルなどは取得率が100%となっており、年間で平均30日の有給休暇が付与されています。

アメリカやオーストラリアは約70％の取得率です。日本と比べると、海外の国々は有給休暇の日数も取得率も軒並み高くなっています。

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有給休暇に関する6つの注意点

次に年次有給休暇の制度に関して、重要なポイントや注意点を6つ解説します。

イレギュラーを理解しておけば、自身の正しい有給日数を把握することができるでしょう。例えば会社側のミスで有給日数が間違っていたり付与されなくても指摘できますね。

1.有効期限は2年間で繰り越し可能

年次有給休暇が消化できず余ってしまう人は少なくありません。その場合は、20日を上限に余った日数分を翌年度の付与日数に加算することが可能です。

ただし請求できる有給休暇の期限は、「付与されてから2年以内」と労働基準法の115条に規定されています。もし2年を超してしまうと、時効によって請求権が消滅してしまうので注意しましょう。

有給休暇の繰越の例

2021年4月1日に12日分の有給休暇を付与された人が、2022年3月31日までに6日間使用した(残り日数6日)とします。

2022年4月1日に14日分の有給休暇が付与された場合、2022年3月31日までは有給休暇を20日使用できます。この間に5日間使用した場合、2023年3月31日時点での残り日数は15日です。

しかしこのうち1日は2021年4月1日に付与された有給休暇に当たり、失効してしまいます。2023年4月1日の時点で繰り越せるのは14日になるので注意しましょう。

2.基準日を途中で変更する場合は前倒しの付与が必要

年次有給休暇を付与する基準日は、原則として雇入れの日から6ヶ月後です。しかし業務簡略化を目的として、全社員の基準日を統一する企業も少なくありません。

基準日を後から変更した場合、勤続時間の切り捨てはできません。短縮した期間すべて出勤とみなし、次回の有給休暇を前倒しする必要があります。

3.出勤率8割未満の年も勤務継続年数には含まれる

勤務継続年数が1年6ヶ月の年の出勤率が8割未満の場合は、もちろん有給休暇は付与されません。

しかし、翌年の出勤率が8割以上であった場合、勤務継続年数は2年6カ月とカウントされ、11日分ではなく、12日分の有給休暇を取得することができます。

4.労働者の希望が最優先だが、時季変更権も存在する

本来有給休暇は自由に取得できるものです。しかし、会社には時季変更権が認められています。つまり事業の正常な運営を妨げる場合は、時期をずらして有給休暇を取得するよう従業員に求められるのです。

ただし何が「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当するかは、慎重に判断しなくてはいけません。研修や訓練など、従業員が当日いないと意味のない行事がある場合は、該当する可能性が高いでしょう。

一方「繁忙期だから」などのあいまいな理由では、認められない可能性も十分にあります。そもそも会社が代替人員の確保に向けて、合理的な努力をしなくてはいけないためです。

努力をしたものの、それでも確保できなかった場合に初めて時季変更権を行使できる可能性が出てきます。

5.年間5日の取得義務が守れなかった場合の罰則

もし年5日の有給休暇の取得義務が守れない場合や、労働者が有給休暇の取得を申請した際に許可しなかった場合などは、労働基準法違反となります。次のように罰則も科せられる可能性があるので注意しましょう。

6.半休・時間単位の有給休暇を取ることも可能

有給休暇は半日・時間単位で取得することができます。「子どもを保育園に迎えに行きたい」「家族の誕生日なので早めに上がりたい」などの場合にも非常に便利です。

ただし両者は法律上の扱いがまったく異なる点に注意しましょう。まず半日単位の休暇には法的規定・義務はありません。取得に関するルールを設け、就業規則を改定すればどの会社でも導入できます。1年につき付与できる日数の上限にも決まりはありません。

一方時間単位で取得する有給休暇には法的規定・義務があります。1年につき付与できるのは5日以内である上に、導入するためには次の2点を満たさないといけません。

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有給休暇中の賃金計算の方法は主に3つ

以下の3つのうち、いずれか1つを基準に計算します。

パート・アルバイト、派遣社員、契約社員であっても、計算方法は変わりません。

ただし毎月の出勤日数が正社員より少ない従業員の場合、扱いには注意しましょう。平均賃金を基準にして有給休暇中の給与を計算すると通常の賃金より少なくなり、企業側は罰則を科される恐れがあります。

最低賃金が上昇した場合の有給休暇中の賃金への影響について

最低賃金が改定された際は、有給休暇中の賃金も改定後の額を基準に計算します。改定されたことを知らずに、最低賃金以下の給与しか支払わなかった場合、企業側に50万円以下の罰金が科されます。

特にパート・アルバイトなど最低賃金に近い時給で雇用されている従業員がいる場合は、注意が必要です。最低賃金の改定が行われた際は、雇用契約書も新たに取り交わしましょう。

「知らなかった」では済まされないため、都道府県労働局などの関係省庁、社会保険労務士などの専門家にも確認するのをおすすめします。

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有給日数の取得申請を楽にするには

続いて有給日数の取得申請をスムーズにするためのコツを解説します。企業によってさまざまな工夫が考えられますが、作成が義務付けられている年次有給休暇管理簿の活用や、勤怠管理システムの導入などがおすすめです。

年次有給休暇管理簿の活用

年次有給休暇管理簿は、企業で働く労働者ごとに年次有給休暇の「時季」「日数」「基準日」の3点を記載し、正確に管理するための書類です。従来は有給休暇の前年からの残日数のみを記録しておく企業が多かったため、年5日の取得義務を果たしているか確認が困難でした。

そこで年次有給休暇管理簿の作成を義務付けることによって、条件を満たした全労働者が、確実に有給休暇を消化できるようにしたわけです。企業が管理簿の記載義務を果たせば、結果的に労働者側も有給休暇の申請が楽になります。

エクセルで「年次有給休暇取得計画表」を作成

エクセルの関数機能を利用すれば、有給休暇の計算を自動化できます。従業員のデータを参照し、関数処理で次回の有休発生日を自動で計算することが可能になります。

一部の数値は手入力が必要なものの、間違いやすい計算の作業が省けるため、とても便利です。

年次有給休暇取得計画表作成以外にも、勤労管理にエクセルは大活躍するため、ぜひ参考にしてみてください。

有給休暇管理機能がある勤怠管理システムを導入

企業によっては、人事担当者による年次有給休暇管理簿の作成が負担になってしまうケースもあるでしょう。

その場合は勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムならば、年次有給休暇の管理に関する機能が実装されている製品が多いので、Excelなどの表計算ソフトで管理するよりもミスが少なく、全ての労働者の有給休暇を正確に管理できます。

計算方法を把握することで管理も簡便に

年次有給休暇が付与されるための条件と、具体的な日数の計算方法を解説しました。有給休暇の日数は、基本的に労働者の雇い入れの日数と、継続勤務年数を基準として計算します。

フルタイムの正社員と、週の労働時間が限られているパートタイム労働者とでは、付与される条件が変わってくるので注意が必要です。特に、企業側は就業規則への記載や、年次有給休暇管理簿の作成などの義務を果たさなければいけません。ルールを守って、必ず従業員に有給休暇を取得してもらうようにしましょう。