タイムカードを押し忘れたら、まずは上長に報告することが大事です。タイムカードを押し忘れても欠勤・無給にはならず、法律でも禁止されています。
最終更新日: 2024年03月22日
会社側がタイムカードの押し忘れを正しく対応できないと、勤怠管理が徹底されず給与計算も難しくなるなどの損害があります。
そのため、打刻機の設置場所や打刻のデジタル化、社員同士での確認等、タイムカードの押し忘れ対策が必要です。
本記事では、タイムカードを押し忘れないための対策や、押し忘れた場合の従業員への対応を徹底解説します。
タイムカードを押し忘れたらまずは上長に報告！
タイムカードの押し忘れに気付いたら上長に報告のうえ、打刻修正を行いましょう。
出勤時間や退勤時間を手書きで対応するには問題ありません。しかし、無断でタイムカードに修正を加えるのはNGです。
タイムカードは実際の勤務状況をもとに記入する必要があります。従業員自ら修正できる仕組みをつくると、客観的に勤怠を管理できなくなってしまいます。
そのため、上長への報告を義務付けるなど、周りが勤務実態を確認できるようにするのが大切です。
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タイムカードの押し忘れを防ぐ4つの方法
タイムカードの押し忘れを防ぐ代表的な方法は次の4つです。
- 目に留まりやすい場所に打刻機を設置する
- 社員同士で確認する
- デスクやロッカーなど見える場所に注意喚起を貼る
会社の規模や社員数によって効果的な方法は異なります。自分の会社にあった方法を取り入れましょう。
目に留まりやすい場所に打刻機を設置する
打刻機が目に入ればタイムカードを押さなければならないことに気付き、押し忘れを防げます。
社員が出社してオフィスの入口に向かうときや、退職のために机から出口へ向かうときを考慮して、オフィスの出入り口がおすすめです。
打刻機をトイレや更衣室などの近くに置いてしまうと、トイレをすることや身支度をすることなどに意識が向き、打刻機に意識が向きにくくなります。
また、メインの仕事スペースと異なる階に打刻機を設置するのも、タイムカードの存在を忘れやすいので避けたいところです。
タイムカードの押し忘れを防ぐにはまず、打刻機の存在感を薄れさせない場所に置くことが重要です。
社員同士で確認する
タイムカードの管理は本人1人でできるのがベストですが、日々の多忙さでどうしても忘れてしまうことがあります。
そのような事態を防ぐために、社員同士で声掛けをすることが対策として挙げられます。
本人以外の他の社員に協力してもらえば、自分が忘れていても周りの人が思い出させてくれるので押し忘れが減るでしょう。
また、打刻確認の担当者を決めてチェックするのも1つの方法です。
担当者を定期的に変えれば、多くの社員にタイムカードの押し忘れが他の人の迷惑になることを理解してもらうこともできます。
デスクやロッカーなど見える場所に注意喚起を貼る
使用しているPCやロッカーなど、必ず出退勤時に注意喚起を貼っておくのも良いでしょう。
PCは外側やデスクトップ、ロッカーは扉などに貼るのがおすすめです。
「必ず打刻！」「打刻絶対忘れない！」など強めのメッセージを貼っておくと、より効果を発揮するでしょう。
【タイムカードの押し忘れによる欠勤・無給はNG】従業員への正しい対応
タイムカードを押し忘れたことを理由に、いきなり欠勤や減給扱いにしてはいけません。労働基準法と労働契約法の違反となります。
まずは口頭注意のような軽いペナルティから始め、それでもタイムカードの押し忘れが続くのであれば反省文や減給等の重いペナルティに移しましょう。
減給する場合にはあらかじめルールとして就業規則として明記しなければなりません。従業員とのトラブルを避けるためにも、前もって打刻ルールを周知しておいてください。
打刻忘れに関する法律やルールの設定方法については以下の記事でも詳しく解説しています。
軽いペナルティを与える【口頭注意・反省文作成】
タイムカードの押し忘れに対して、ペナルティを与えること自体は問題ありません。まずは、口頭注意のような軽いペナルティから始めましょう。
タイムカードをたった1回押し忘れたからと言って、重いペナルティをすぐに与えるのはNGです。
口頭で注意をしても改善しない場合は、反省文や始末書などのように徐々に重いものにしていきます。
最初は軽いペナルティで様子を見つつ、それでも効果が無ければ重いペナルティにする仕組みを作りましょう。
【改善しない場合】労働基準法に基づいて減給する
軽いペナルティでも打刻忘れが改善されず、常習性があると判断された場合は労働基準法第91条に基づいて減給のペナルティを設けることも可能です。
【労働基準法第91条】
就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。
上記規定の範囲内で減給をするのであれば問題はありません。しかし、減給する際には就業規則への記載が必須です。
法律上はタイムカードの押し忘れによる減給が可能ですが、あらかじめ従業員へ知らせたうえでペナルティを与えることが大切です。
タイムカードの押し忘れで起こり得る損害
タイムカードの押し忘れは些細なミスであると思われがちです。しかし、頻繁に起きているにも関わらず放置しておくと、次のような損害を招きます。
- 給与計算や時間管理が不正確になる
- 人事や労務の余分な仕事が増える
- 残業代の未払いが生じる
人事や労務の仕事に大きく影響が出るので、タイムカードの押し忘れを防ぐための対策を積極的に取り入れることが大切です。
給与計算や時間管理が不正確になる
タイムカードを社員が押し忘れると、給与計算や勤務時間を人事側で正確に把握することが難しくなります。
タイムカードを押し忘れた時間、本当に社員が働いていたのか、それとも勘違いなのかの区別がつかなくなってしまうのです。
このような区別がつかない状態が常態化すると、万が一不正打刻があっても気づけなかったり、会社側が不正打刻を証明できなかったりしてしまいます。
また、仮に不正打刻が発覚したとしても、タイムカードでの勤怠管理が不十分だと懲戒解雇できないこともあります。
このように、給与計算や勤務時間が不正確になることによる会社への損害は大きいのです。
人事や労務の余分な仕事が増える
タイムカードを押し忘れた時間の確認を入館証や監視カメラによって人事がチェックする間、本来の業務が行えなくなってしまいます。
そのため、人事側が残業をしたり、本来行うべき業務に支障をきたしたりというデメリットが発生する可能性があります。
また、タイムカードの押し忘れによる給与の未払いなどが続くと、不満を持った社員が退職してしったり、訴訟したりする可能性も出てくるでしょう。
そうなると社員の退職手続きや訴訟に備える準備のため、人事部側にまた作業が発生してしまい、余計な負担がかかってしまうのです。
働き方改革が叫ばれる中、人事部が効率よく仕事をするためにも、タイムカードの押し忘れは減らしていかなければなりません。
残業代の未払いが生じる
タイムカードを押し忘れることで会社が従業員の勤務実態を管理できないと、どれだけ残業をしたのか正確に把握できなります。その結果、残業代の未払いが発生する可能性もあります。
従業員が退職してから残業代の未払いを請求した場合、会社側がタイムカードの勤怠管理を怠っていると反論はできません。
反論できないと残業代の未払い分を支払うことになる、このことで「残業代を支払わない会社だ」というイメージを持たれる可能性もあります。
企業のイメージダウンにならないためにも、タイムカードの管理を徹底して実際の労働時間に応じた給与計算ができるようにしましょう。
タイムカードの押し忘れを防ぐには勤怠管理システムの導入を検討しよう
タイムカードの押し忘れの対応には、思っている以上の時間と労力が掛かります。
使える時間と労力は有限なので、仕事は効率よく進めるためにもタイムカードの押し忘れは減らしたいところです。
そこで、タイムカードの押し忘れを防ぐために「勤怠管理システム」の導入をおすすめします。
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