介護事務代行おすすめ6選！失敗しない選び方と費用相場

毎月10日のレセプト請求業務に追われ、深夜残業や返戻の不安を抱えていませんか。令和7年3月現在、介護業界の有効求人倍率は全業種平均の3倍以上となる3.97倍（※）に達し、事務員の採用は極めて困難な状況です。

もはや事務員の急な退職や採用難は、事業継続を揺るがす経営リスクそのものです。こうした背景から、多くの事業所が「雇用」から「専門家による代行」へと舵を切っています。

現場の負担を劇的に減らすための「介護事務代行」の選び方や費用相場を含め、おすすめ代行会社について紹介します。

（※）参照：介護人材確保の現状について（令和7年5月9日）｜厚生労働省社会・擁護局

介護事務代行おすすめ6選比較表

介護業界向け事務代行は、事業所が抱える課題と規模によって、選ぶべきサービスは明確に異なります。以下の比較表とタイプ別ガイドを参考に、自社に最適なサービスを選びましょう。

特に「レセプト業務」のみを依頼したいのか、経理や採用など「バックオフィス全般」を任せたいのかによって、選択肢は大きくわかれます。

目的で選ぶ！介護事務代行2つの導入パターン

レセプト特化型（費用・専門性重視）

「毎月の請求業務だけを確実に、安く手放したい」というケースです。介護事務サービス、ケアチーム、ベストパーソンなどが該当します。

これらのサービスは請求業務のプロフェッショナルであり、返戻対策や法改正対応に強みを持っているのが特徴です。

バックオフィス全般型（業務改革・効率化重視）

「請求業務だけでなく、経理や採用代行、総務などの雑務もまとめて依頼したい」というケースです。一般的なオンラインアシスタントサービスでは専門的なレセプト業務に対応していないケースが多い中、HELP YOUはレセプト対応と一般事務代行との両立ができます。

管理部門を持たない中小規模の事業所にとって、1つの契約で事務全般をカバーできる強力な選択肢です。

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失敗しない介護事務代行の選び方

介護事務代行の導入で失敗する原因の多くは、ミスマッチです。以下の3点を事前に確認することで、そのリスクを最小化できます。

対応業務の範囲（専門性 vs 汎用性）

自社が委託したい業務範囲を明確に定義しましょう。単に「国保連請求（レセプト）」だけで良いのか、あるいは「利用者請求（個人負担分）の領収書発行」や「シフト管理」、「電話対応」まで含めるのかで、選定業者は変わります。

たとえば、HELP YOUのように「返戻・保留の原因調査」といった専門業務から、一般的な総務業務まで幅広く対応できるサービスであれば、将来的に依頼範囲を広げることが可能です。一方、費用を最小限に抑えて請求のみを依頼したい場合は、ベストパーソンのような特化型が適しています。

対応スピードと柔軟性（BCP対策）

「担当者が急病で倒れたら、来月の請求は誰がやるのか」というリスクへの備えを確認しましょう。個人のフリーランスではなく、チーム制を採用している企業がおすすめです。

チーム制であれば、主担当が不在でも副担当が業務を遂行するため、請求遅れのリスクがありません。

使用している介護ソフトへの対応

現在使用している介護ソフト（カイポケ、ワイズマン、ほのぼの等）をそのまま使えるかは、現場にとって死活問題です。代行会社指定のソフトへ乗り換える必要がある場合、データ移行の手間や現場スタッフへの操作教育といった大きな負担が発生します。

ケアチームのように「あらゆる介護ソフトに対応可能」なサービスを選べば、現場のオペレーションを一切変えることなく、事務作業だけ委託できるでしょう。

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介護事務代行サービスおすすめ6選

各社の特徴を深掘りし、どのような課題を持つ事業所に最適かについて解説します

介護事務サービス

出典：「介護事務サービス」公式Webサイト

• 従業員数20人未満の訪問介護事業所に特化したサービス
• 職場環境に配慮した人間尊重型サービス
• 制度改正に迅速に対応する専門士業のバックアップ

夕映舎事務所の「介護事務サービス」は、従業員数20人未満の訪問介護事業所に特化しているのが特徴です。最大の特徴は、運営元が行政書士・社会保険労務士登録事務所であるという点にあります。

単なるデータ入力代行ではなく、法律と労務の専門家として実地指導対策や法令遵守のサポートを受けられるため、「実地指導が怖い」、「法改正についていけない」という経営者の精神的な負担を大きく軽減します。

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医療・介護事業者向けBPOサービス

出典：「医療・介護事業者向けBPOサービス」公式Webサイト

• 慢性的な人手不足解消を実現
• 請求関連業務を通じた経費削減
• リスクマネジメントを含むBCP対策に特化

アクリーティブ株式会社の「医療・介護事業者向けBPOサービス」は、芙蓉総合リースグループの信頼性と、圧倒的な業務改善実績を持つ介護事務代行です。たとえば、ある訪問看護ステーションでは月40時間かかっていた請求業務を5時間に短縮（87.5%削減）、介護施設では事務スタッフの残業を月30時間から5時間に削減（83.3%削減）した実績があります。

災害時やスタッフの急な退職時でも業務を止めない強固なバックアップ体制（BCP対策）があるため、リスクマネジメントを最優先したい中規模以上の法人に最適です。

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HELP YOU

• 効率的なチーム制による柔軟なサービス提供
• 高い目的意識を持ったアシスタントがサポート
• 高度なセキュリティ対策を施した安心のサービス

「HELP YOU」は、一般的な事務代行とは異なり、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントがチームで介護事務をサポートします。レセプト請求（返戻調査含む）はもちろん、経理やなど、バックオフィス業務全般を幅広く依頼可能です。

料金はプランによって変わりますが、6ヶ月間利用できる「チームプラン」の場合、月額11万円から依頼できます。「請求業務だけでなく、細々とした雑務からも解放されたい」と願う多忙な管理者にとって、正社員を雇うよりも遥かに柔軟で低リスクな選択肢といえるでしょう。

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らくらく介護事務代行

出典：「らくらく介護事務代行」公式Webサイト

• スタッフの急な退職時のピンチヒッター
• 経営の見える化による迅速な意思決定
• 資金繰りの効率化をサポートし安定経営を支える

株式会社エムエスジーの「らくらく介護事務代行」は、月額2万7,500円から利用できる事務代行サービスです。主に介護給付費請求書や介護給付費明細書の作成、国保連への伝送、返戻対応などの業務を依頼できます。

特筆すべきは「介護報酬ファクタリングサービス」との連携です。通常2ヶ月かかる入金を、請求確定から約2週間後に短縮できるため、手元資金を厚くしたい成長期の事業所には強力な武器となります。

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ケアチーム

出典：「ケアチーム」公式Webサイト

• 請求チームを編成し即時対応が可能
• あらゆる介護サービスに精通したサポート
• 大手メーカーをはじめとする幅広い介護ソフトに対応可能

ケアチームは、元施設長やセンター長など、介護業界に精通したスタッフで編成したチームで介護保険請求やレセプト業務を委託できるサービスです。訪問介護や福祉用具の貸与など、すべての介護サービスに対応できます。

「ほのぼのNext」や「カイポケ」といった介護ソフトも対応可能です。料金は依頼したい業務内容によって初期費用と基本料金が変動します。

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WITH介護

• 簡単に事務処理を依頼でき効率アップ
• FAXひとつで入力代行を頼めて負担が軽減
• メンテナンス費用いらずのシステム利用

「WITH介護」は、訪問介護や通所リハビリといったサービスにかかわる帳票をFAXで送信するだけで請求事務業務を委託できます。料金は利用者の人数によって変わりますが、利用者10名の介護施設の場合、月額基本料と利用者料金とあわせて月額1万5,500円からです。

全国47都道府県、約500を超える事業所で利用した実績があります。約90％の請求事務作業や人件費を削減できるため、削減した費用を売上に結びつけたい事業者に最適です。

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介護事務代行の費用相場とシミュレーション

介護事務代行の費用相場は、施設の規模や依頼する業務内容により異なりますが、一般的には基本料金として3万円～20万円/月が相場となっています。たとえば、利用者数が50名未満の小規模施設の場合、3万円～5万円/月で依頼できるケースが多いです。

業務内容によっては、処理件数ごとの従量課金制が採用されることも多く、例えば介護保険請求代行の場合、1件あたり千円程度が一般的な相場です。業務の複雑さやボリュームによって単価は変動します。

事務員1名を雇用するよりこれだけ安い！費用比較

介護施設の事務員を1名雇用する場合と、介護代行を利用する場合の年間費用を比較すると、以下のように変動します。

（※）正社員年収は厚生労働省「令和6年度介護従事者処遇状況等調査結果」参照。採用費は業界相場。

正社員を1名雇うには、給与だけでなく採用コスト（30万円〜100万円）や社会保険料、採用・教育費用がかかります。 一方、代行サービスを利用すると、年間30万円〜60万円程度でプロフェッショナルなチームを確保できます。

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介護事務代行を導入するメリット・デメリット

介護事業者が事務代行を利用するうえで、以下のようなメリットがある一方、デメリットも伴うため、対策を図ったうえで検討することが大切です。

介護事務代行を導入するメリット

キャッシュフローの安定化

請求ミスによる返戻（差し戻し）は、入金が1ヶ月遅れることを意味します。プロによるダブルチェック体制は、コード誤りや記載漏れといった単純ミスを防ぎ、確実な資金回収を実現できるでしょう。

コア業務への集中

「月末月初の事務作業のために、利用者様と向き合う時間が減る」という本末転倒な状況を解消します。現場スタッフがケアや営業に集中できる環境は、サービス品質と稼働率の向上に直結するでしょう。

属人化と退職リスクからの解放

介護事務代行を利用することで、「あの人しか請求のやり方がわからない」という属人化や経験豊富な事務員の退職に伴うリスクを避けられるでしょう。

介護事務代行の導入に伴うデメリットと対策

社内にノウハウが蓄積しない

丸投げすると、自社で請求できる人材が育ちません。

対策：

将来的に内製化を考えている場合は、業務マニュアルの共有が可能な業者を選ぶか、「今は事業拡大期であり、プロに任せる時期」と割り切って経営判断を行うべきです。

セキュリティリスク

利用者という極めて重要な個人情報を扱います。

対策：

プライバシーマーク（Pマーク）取得企業や、専任のセキュリティ担当を置く信頼できる法人を選定条件としてください。

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