債権管理の重要性を解説！業務の流れや債権管理システムの選び方も

債権管理は企業にとって重要な作業ですが、課題や負担も大きいのが実情です。負担を減らしながらきちんと管理するためにも、システムの導入を検討しましょう。債権管理の重要性やメリット、システムの選び方について解説します。

債権管理の基礎知識

債権管理とはどのようなことを指す言葉なのでしょうか。意味や必要性、与信管理との違いなど、まずは債権管理の基礎をおさらいしておきましょう。

管理すべき債権とは何か？

企業間取引における債権とは、他社に金銭を要求できる権利です。多くの場合、自社の商品やサービスを販売した際に発生する「売掛金」のことを指します。

日本の商取引は、信用に基づく「掛取引」で行われるのが一般的です。掛取引とは、売上が発生したタイミングで金銭をやり取りせず、一定期間内の取引金額を後日まとめて精算する取引を意味します。

後払いの扱いになっている金銭を請求できる権利が債権です。自社と取引先の信用に基づいて、現金の支払いをまとめて行うことで、双方がより少ない労力で業務を進められます。

債権管理の意味と必要性

売上に応じてきちんと入金が行われているか、常にチェックし続ける作業が債権管理です。売掛金を確実に回収することで、安定した企業経営を継続できます。

債権管理がおろそかになり、期日までに現金を回収できなければ、資金繰りの悪化を招きかねません。帳簿上は利益が出ていても、現金不足により各種支払いが困難になることで、黒字倒産をしてしまう恐れもあります。

債権管理の適切な実行は、取引先との信頼関係を維持することにもつながります。売掛金をきちんと回収できていれば、仕入れ代金や経費の支払いも期日通りに行えるためです。

債権管理と与信管理の違い

掛取引は相手に信用を与えることで成り立っている「与信取引」です。与信取引には金銭を回収できないリスクが常に伴います。

未回収リスクを低減させるためには、取引先の信用力を分析し、取引額を調整しなければなりません。信用力を見極めた上で、損失を抑えながら確実な回収を目指す作業が「与信管理」です。

与信管理では、安全な企業との取引額を大きくし、倒産の恐れがある企業との取引額は小さめに設定します。与信の適切な管理が売掛金回収の確実性を高めるため、与信管理は債権管理に大きく関わる業務の一つです。

債権管理の業務をわかりやすく解説

債権管理の大まかな流れを理解しておきましょう。債権管理が大変な業務だといわれる理由についても解説します。

債権管理の基本の流れ

債権管理で最初に行う作業が与信管理です。取引相手の信用力を調査・分析し、リスクを最小限に抑えた取引額を設定します。債権管理を進める間も、定期的に与信管理を行い、取引額の見直しを行わなければなりません。

次に行うのが取引先の売掛金台帳作成です。売掛金の発生日時・支払い期限・金額・支払い方法などを記載します。取引開始後は、債権管理を適切に進められるよう、売上が発生するたびに計上処理を済ませることが重要です。

支払い予定日が近づいてきたら、請求書の発行・送付を行います。期日を過ぎても入金が行われない場合は、取引先に支払いの催促状を出す必要があるでしょう。

債権管理が大変な理由

債権管理で最も大変な作業が「入金消込」です。入金消込とは、支払いが行われた売掛金データを消していく作業のことをいいます。

入金明細と売掛金台帳を照らし合わせながら、金額に間違いはないか確認していくのは、担当者の神経をすり減らす作業です。多くの企業は入金消込を手作業で行っているため、手間や時間もかかってしまいます。

消込が正しく行われなかった場合、取引先に二重請求をしてしまう恐れがあります。入金済みであるにもかかわらず再請求を行うと、取引先との信用問題に発展しかねません。

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債権管理を行うことのメリット

債権管理にはどのようなメリットがあるのでしょうか。債権管理とセットで行われることが多い債務管理のメリットと併せて紹介します。

回収予定日が明確になる

債権管理を行えば、取引先ごとの回収予定日が明確になります。いつまでにいくらの入金があるのかを把握できるため、資金繰りを安定させられる点がメリットです。

取引が多くなるほど、支払い予定の状況は複雑化していきます。売掛金を確実に回収し、債務の支払いや新たな事業への投資を行うためには、入金予定日の正確な把握が不可欠です。

ぎりぎりの状況で資金繰りを行っている企業なら、月単位だけでなく週単位や日単位でも、支払い予定を明確にしておく必要があるでしょう。資金の流れがよりはっきりと分かるようになります。

請求漏れや回収漏れがなくなる

掛取引における大きなリスクの一つが請求漏れです。資金繰りが厳しい企業の中には、請求を受けない間は入金しようとしない企業も存在します。

取引先に「請求書が届かないから入金するのを忘れていた」と言わせないためにも、債権管理による請求漏れのチェックは重要です。きちんと請求書を出し続けることは、信頼関係の維持にもつながります。

適切な債権管理は、回収漏れを防止する意味でも重要です。未回収のままになっている売掛金があると、資金繰りに大きな悪影響を与えかねません。未回収期間が長くなるほど、企業へのダメージも大きくなります。

支払い遅れの回避

債権管理と併せてよく行われるのが債務管理です。代金を受け取れる権利の管理が債権管理であるのに対し、債務管理は取引先に後払いする義務の管理を意味します。

他社からの納品物に対する代金をきちんと支払うためには、適切な債務管理が不可欠です。債務管理をしっかりと行っておけば、取引先への支払い遅れを回避できます。

債務管理では請求書の内容を鵜呑みにせず、納品物が正しく納品されているか、返品や割引などが適正に行われているかをチェックすることが大切です。

取引先との信頼関係にもつながる

債務管理を行う大きなメリットの一つに、取引先との信頼関係を構築できることが挙げられます。支払うべき代金を期日までに入金し続けていれば、取引先からの信用が高まるでしょう。

取引開始時点の与信限度額を低めに設定された取引先でも、きちんと支払いを続けることで信用が上がれば、より多くの取引に応じてもらえるようになる可能性があります。

多くの取引先と良好な信頼関係を構築できれば、商談時の要求や交渉もしやすくなります。信用できる企業として評価が高まることで、ビジネスチャンスを得る機会も増えるでしょう。

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債権管理の負担減にはシステムの検討を

債権管理システムを導入すれば、債権管理業務にかかる負担を大幅に軽減することが可能です。システムの主な機能や導入するメリットについて解説します。

債権管理システムの主な機能とは

債権管理システムには、債権の発生から消滅までに必要な作業を効率よく実行できる機能が搭載されています。

代表的な機能が、債権計上・請求書作成・入金予定管理・入金管理・入金消込です。請求書作成では、債権データがそのまま請求書として発行されるため、手作業で発生しがちな作成ミスを防げます。

既に導入済みのシステムと連携できる点も特徴です。会計ソフトや販売ソフトなどと連携すれば、債権管理業務に付随する他業務と併せて、多くの処理を自動化できます。

債権管理システムを導入するメリット

システムの導入による大きなメリットの一つに、作業の負担減が挙げられます。手作業で行っていた業務の多くを自動化できるため、担当者がコア業務に集中できるようになるでしょう。

手作業で発生しやすいミスを大幅に減らせる点も魅力です。人の手で行う作業は、複雑な業務に対応しやすい一方で、ミスが多くなるリスクもあります。しかし、システムなら作業を自動化してくれるため、単純な間違いがほとんど発生しなくなるでしょう。

アラート機能による入金予定日の通知や、自動消込機能による未回収債権の見える化により、債権の回収漏れを防げることもメリットです。

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債権管理システムの選び方のポイント

自社にシステムを導入する際のポイントを紹介します。以下に挙げる点を注意しておけば、システム選びでの失敗を防げるでしょう。

必要な機能があるシステムかどうか

債権管理で実際に行う業務は、企業により大きく異なります。システムを選ぶ際は、自社の債権管理に必要な機能が搭載されているか、きちんとチェックすることが大切です。

債権管理システムは、会計部署と販売部署のいずれかに導入して使うのが一般的です。会計部署に導入するなら、さまざまな決済方法に対応する機能を備えたシステムがよいでしょう。

販売部署に導入する場合は、与信管理や請求書発行の機能が強化されているシステムがおすすめです。システムごとの特徴を把握した上で、会計と販売のどちらに導入するのかを考えましょう。

会社のシステムとの連携も考慮する

既に導入済みのシステムがあるなら、債権管理システムとの連携も考慮する必要があります。重要なシステムと連携できなければ、途中で無駄な手作業を必要とする可能性があるためです。

会計システムや販売システム、基幹システムとの親和性があるものを選び、できるだけ工数を減らせるようなシステムを構築しましょう。

全国に支店がある企業や、グループ会社・子会社を多く抱える企業なら、データの取り扱いについて考えておく必要があります。システム連携の際に、債権データの共有範囲を確認しておくことが大切です。

担当者のスキルや利便性を想定しよう

システムを選ぶ際は、担当者のスキルや利便性を考慮することも重要です。優れた機能を持つシステムでも、担当者が使いこなせなければ導入する意味はありません。

債権管理システムの中には、経理に関するハイレベルの知識がなければ使えないものもあります。販売部署に導入する場合は、販売に特化したシステムを選ぶ必要があるでしょう。

担当者のスキルを把握できないなら、試用期間が設けられているシステムで実際に使い勝手を確認してもらうのがおすすめです。どのような機能が求められているのか、現場でのヒアリングも実施しておきましょう。

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債権管理は負担を減らして効率的に行おう

債権管理とは、売掛金などの未回収金がきちんと入金されているか確認する作業です。回収予定日が明確になることや、請求漏れがなくなることなどのメリットがあります。

債権管理を手作業で行うと負担が大きくなりやすい上、ミスも発生しやすくなります。専用システムの導入を検討し、債権管理業務の効率化を図りましょう。