企業のマーケティング活動の一環として注目されているウェビナー配信のやり方を紹介します。
最終更新日: 2024年02月08日
オフラインのセミナーから、オンラインのウェビナーに切り替える企業も増えているので、この機会にやり方を知っておきましょう。
ウェビナーのやり方
ウェビナーのやり方を開催の流れに沿って解説します。
- ターゲットの設定と企画
- 配信環境の整備
- スケジュールの設定
- オプションの設定
- メールやWebを活用した集客
- 視聴者やパネリストの招待
- 出欠の確認
- ウェビナーの開催
- お礼メールの送付
配信環境の整備や設定、開催の周知や参加者の招待など、さまざまな準備を経てウェビナーは開催されます。また開催後は参加者に「お礼メール」を送ることも忘れてはなりません。
以下の記事ではウェビナーの基本をわかりやすく解説しています。手順を知る前にできることやメリットを知りたい場合は、あわせて参考にしてください。
ターゲットの設定と企画
ウェビナーを通じて情報を発信したい顧客ターゲットを設定します。このとき、ターゲットとする層が「認知」「興味・関心」「比較検討」のどの段階にいるのかを意識しておくことがポイントです。
「どのようなニーズがあるのか」「どのような状態になってほしいのか」の観点からターゲットの状況を深堀りして内容を企画すれば、心に刺さるコンテンツを届けられるはずです。
またウェビナーは自宅やオフィス、移動中などさまざまな場所からの参加が想定されます。「昼食を取りながら」「テレワークをしながら」といた「ながら見」のニーズも考えられるため、1時間を超えるような長時間の配信はあまり好ましくないでしょう。
「30分～45分の前後編のコンテンツにして、個別で見られるようにする」「リアルタイム配信だけでなく録画配信も用意して、好きなタイミングで見てもらえるようにする」など、参加者の負担を軽減する企画づくりが大切です。
ウェビナーツールなど配信環境の整備
ウェビナーの配信環境を整えていきます。安定したインターネット環境やウェビナーツール、Webカメラやマイク、スピーカーなどの機材を揃えるとよいでしょう。配信環境の整備が進んでいればいるほど、高いクオリティの配信が実現します。
そして配信環境が整ったら動作確認を済ませておくと安心です。リハーサルを兼ねつつ、映像や音声の乱れがないかどうかを視聴者目線で確認しておくとよいでしょう。
スケジュールの設定
ウェビナー開催のスケジュールを定めていきます。ウェビナーツールは開催日次をあらかじめ設定できる機能のものが多いです。開催日時が決定したら、前もって設定しておきましょう。このとき、ウェビナーのタイトルや概要もあわせて設定しておくのがおすすめです。
オプションの設定
ウェビナー開催のオプションを必要に応じて設定します。たとえば視聴者の名前やメールアドレスの登録、ウェビナー時の質問受付や配信画面の設定など、さまざまな項目を事前に設定可能です。
また参加者の登録や認証に関する設定は特に注意が必要です。設定が間違っていると、URLを知っている人物が誰でもアクセスできる可能性も考えられます。参加者用のパスワードを設定することも検討してください。
メールやWebを活用した集客
コンテンツの準備ができたらウェビナーの集客を進めていきましょう。メールやWeb広告、SNSなどを活用したオンラインでの告知や、DMやチラシの配布などオフライン施策をそれぞれ活用します。
メルマガの送付や自社SNSでの情報発信、ポータルサイトの活用やプレスリリースの実施など、さまざまな方法で視聴者を集めていきましょう。
視聴者やパネリストの招待
参加を希望する視聴者やパネリストを招待していきます。
ウェビナーは開催するイベントに個別のURLが割り当てられることがほとんどです。スケジュール設定したイベントのURLをコピーして、視聴者やパネリストなどの参加者に送信しておきましょう。
このとき、ウェビナーツールからそのままURLを配信できるものもあります。URLの配信機能が備わっていない場合は、メールなどを活用してURLを送信しましょう。
出欠の確認
ウェビナーの開催が近づいたら出欠のリマインドメールを送付します。参加申込者が当日に来ないのを避けるためにも、段階的にアナウンスを実施しましょう。開催の1週間前や前日など、複数回の案内がおすすめです。
ウェビナーの開催
開催当日を迎えたら、開始ボタンを押していよいよウェビナーを開始します。
あらかじめ設定しておいたスケジュールに基づいて自動開始するものもありますが、手動で開始ボタンを押す必要があるツールもあるので注意してください。参加者の承認を必要とする設定の場合は、承認ボタンを押して参加を許可していきましょう。
当日はURLにアクセスできなかったり、音声や映像が乱れたりなどのトラブルが発生する可能性もあります。専任のトラブル対応者を設置しておくと、視聴者も配信者も安心してウェビナーに臨めます。
お礼メールの送付
ウェビナーが無事に終わったら、参加者にお礼メールを送付しましょう。終了後のていねいなフォローを心がけることで、関係発展のきっかけや自社のファンを作る効果が期待できます。
当日の開催後もしくは翌営業日を目安になるべく早めのタイミングでメールを送付すれば、参加者により好印象を与えやすくなるでしょう。
メールの記載内容はお礼に加えてウェビナーの要点をまとめつつ、アンケートや資料のダウンロードなどの次のアクションを設定しておくのがおすすめです。参加者の理解を深めるだけでなく、確度の高い見込み顧客の獲得や次回のウェビナーの改善にもつなげられます。
Zoomを活用したウェビナーのやり方
続いてZoomを活用したウェビナーのやり方を解説します。Zoomは最も利用されているウェビナー配信ツールとして知られており、ビジネスシーンで日常的に利用されているため、基本的な使い方を知っているビジネスパーソンは多いはずです。
ここではパソコン版の「Zoomミーティング」で、比較的小規模なウェビナーをライブ配信し、それを録画して共有する方法を簡単に解説します。事前準備としてZoomのアカウントを作成し、サインインしておきましょう。
新規ウェビナーを設定して参加者を招待
まずは次の手順で新規ウェビナーを設定し、参加者を招待します。
- 画面の右上の「新規ミーティング」をクリック
- ビデオのオン・オフと個人ミーティングIDの使用の有無を選択
- 「ミーティングの開始」を選択
- カメラおよび音声のアクセスを許可
- ミーティングルームの画面下にある「参加者」をクリック
- 参加者一覧画面下にある「招待」を選択
- 「URLのコピー」を選択
これでコピーしたURLを参加者にメールなどで送付することで、ウェビナーが開始できます。
ウェビナーを開催する
参加者が送付されたURLをクリックすると、ホスト側ではアクセスした参加者が一覧のところに表示されます。
ホストが名前の横にある「許可する」のボタンをクリックすれば、当該参加者がウェビナーに参加できるようになります。
なお参加者には、事前にZoomをダウンロードしてもらわなければいけません。加えてウェビナー参加用のURLをクリックした際に、ZoomにログインするためのIDとパスワードの入力が必要である旨を伝えておきましょう。
開催したウェビナーを録画配信するには
ウェビナーのホストは、メニュー画面にある録画ボタンをクリックするだけで、配信中のウェビナーを簡単に録画できます。
録画データの保存先としてローカルとクラウドの2種類があり、前者はパソコンに直接データが保存され、後者はクラウド環境(インターネット上)にデータが保存されます。録画する際に選択できるので、都合のよい方を選びましょう。
なお録画したデータを共有する場合、ローカル環境に保存すると参加者に動画を配布する手間が必要になりますが、クラウド環境に保存しておけば保存先のURLを共有するだけなのでおすすめです。
YouTubeを利用したり、自社のWebサイトなどに共有リンクを掲載したりする方法もあります。
ウェビナーを活用して効率的なPRを
ウェビナーの概要と配信方法、そして自社に合ったウェビナー配信ツールを選択するポイントを解説しました。
ウェビナーの配信方法にはリアルタイム配信と録画配信があり、それぞれ違ったメリットがあるので、目的や参加者によって使い分けることが重要です。リアルタイムで配信した映像を録画しておき、後から未参加だった人にシェアする方法もあります。
配信ツールを選択する際には、最大参加人数や料金プラン、録画やアンケートといった付加機能の有無などを確認しておきましょう。
次の記事ではおすすめのウェビナーツールを、各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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