災害が起きた際に社員の安全を確認するための安否確認システムは、定期的な見直しをしましょう。万が一の場合に備え、自社に合ったシステムかどうか再確認して、適切な安否確認システムを選びましょう。
最終更新日: 2023年12月27日
安否確認システム乗り換えのタイミング
既存のシステムの機能が不十分だと感じたり、ランニングコストを下げたいと感じたりしたときが、安否確認システムの乗り換えのタイミングです。
既存システムの機能が不十分なとき
安否確認システムは災害の際に社員の安全を確認するシステムなので、迅速に社員の状況を確認できることが第一です。既存システムの機能や操作性への不満が高くなったら、安否確認システムの乗り換えどきといってよいでしょう。
以下のような機能を備えていると、いざというときに迅速に社員の安否を確認できます。
- 自動送信機能
- 安否状況の自動集計
- 個人やグループごとに連絡できる機能
- 安否状況を回答していない社員への自動再送機能
- 社員の家族を対象とした掲示板機能
スマートフォンが普及している現在では、アプリを提供しているシステムがおすすめです。アプリを提供しているシステムは、プッシュ通知で安否確認を行います。
メールに気がつかない人も多いので、より確実に安否確認を行えるでしょう。
ランニングコストを下げたいとき
予算削減のために安否確認システムのランニングコストを下げたい場合や、費用対効果が悪いと感じた場合は安否確認システムの乗り換えを検討しましょう。
ランニングコストが安くても必要な機能を備えていなかったり、必ず使いたい機能が有料オプションだったりするケースもあります。
会社の規模や機能により価格差が大きいので、必ず機能やサービス内容を確認しましょう。活躍場面が災害時のみなので、費用対効果が悪いという意見もあります。
そのような場合には普段の体調管理や在宅療養中にも利用できるシステムに乗り換えると、より有効な運用が可能になります。
安否確認システムの乗り換え手順
安否確認システムを乗り換える際の流れについて解説します。安否確認システムは緊急時の円滑な使用のために、責任者だけではなく従業員全体に使用方法を周知しておく必要があります。
システム導入の流れ
まずは既存システムと機能やコストの比較をしつつ、自社に合ったシステムを選びます。導入するシステムが決まったら、購入を申し込みましょう。
システムの開通まで時間がかかるケースもあるので、十分な注意が必要です。既存システムの解約も忘れずに行ってください。安否確認システムの乗り換えを行った後は、従業員への周知を徹底しいざというときに備えましょう。
ルールや使い方を周知する
安否確認システムの乗り換えを行うと、既存システムの使い方と混同してしまい、混乱する従業員が現れる可能性があります。新しいシステムの運用ルールや使用方法についてしっかり周知し、災害が起こる前に使い方の訓練を行いましょう。
事前に安否確認システムを使った訓練を行うことで、実際に災害が起こった際にも、円滑に従業員の安全を確認できます。
安否確認システムで万が一に備えよう
現在使っているシステムの機能に不足を感じたり、コストを見直したいと感じたりしたときが、安否確認システムの乗り換えタイミングです。
連絡ツールやスマートフォンの機能などは日々進化しているので、従業員の生活スタイルに合わせた安否確認システムに乗り換えることにより、災害時の安否確認をより円滑に進められるようになります。
新しい安否確認システムを導入した後は、運用ルールや使用方法について従業員に周知を徹底し、使い方の訓練を行って万が一の事態に備えましょう。
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