新幹線の領収書をもらい忘れて困った、という経験はありませんか。新幹線の領収書は、後日でも発行してもらえます。後から新幹線の領収書を受け取る方法と、領収書を紛失したときの対処法について、詳しく解説します。
最終更新日: 2023年12月20日
経費での新幹線利用は領収書をもらおう
社内規定にもよりますが、新幹線料金を経費として計上する場合は、領収書の提出が必要です。その理由について、順番に見ていきましょう。
高額な交通費は領収書が必要
新幹線やタクシー・飛行機など、高額になる交通費を使った場合は、原則として領収書が必要です。領収書がないと税務調査が入った場合に、交通費として不適切だと判断されてしまうことがあるからです。
多くの会社では税務調査が入る場合を想定し、領収書が必要になる金額を定めています。新幹線の利用料金が、会社で定められている金額より低い場合でも、念の為領収書を保管しておくと安心でしょう。
少額の交通費は領収書不要のケースもある
下記の場合は消費税法上、領収書の保存が義務付けられていません。
- 支払額が30,000円未満
- 支払額が30,000円以上だが、やむを得ない理由があり、帳簿に記載している
金額が少額であることと、証拠となる経費精算書があるため、税務調査が入った場合でも、指摘されるケースは少ないでしょう。
通常の電車賃を含めた、全ての交通費に対して領収書の提出を求め、処理をする作業はコストがかかります。経費処理の煩雑さに加えて、通常の電車賃は簡単に調べられるので、社内規定で領収書の提出を、義務付けていない会社が多い現状です。
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新幹線の領収書の発行方法
購入方法によって、領収書の受け取り方が異なります。自分が購入した方法に合わせて、領収書を受け取りましょう。場面別の領収書の発行方法について解説します。
窓口で購入したときは係員に発行を頼む
駅の窓口で新幹線の乗車券を購入する場合は、係員に領収書の発行を依頼するのが基本です。乗車券と同時に受け取れますので、失くさないように保管しておきましょう。
自動券売機で乗車券を購入する場合は、「領収書発行ボタン」を押すと、領収書が発行されます。
インターネット購入は領収書のデータを保存する
インターネットで購入した際は、領収書を得る方法が3つあります。1つめは予約したサイト上で領収書を印刷する方法、2つ目は券売機で発券する方法、3つ目は駅の窓口で受け取る方法です。
領収書表示サービスを提供している予約サイトであれば、Webサイトやアプリ上で領収書を表示して印刷できます。領収書表示サービスがない場合は、購入画面を印刷することで領収書の役割を果たせるでしょう。
駅構内の券売機では、チケットを自動券売機で購入した場合と同様、画面案内に沿って領収書発行ボタンを押せば領収書を手に入れられます。
駅の窓口で領収書を受け取ることも可能です。購入した証拠となるICカードや、購入履歴を提示できるようにしておきましょう。
新幹線の運営会社や発券システムによって領収書の発券システムは異なります。事前に予約サイトで領収書発行方法を確認するのがおすすめです。
領収書をもらい忘れたときの対処法
領収書をもらい忘れても、慌てずに対処しましょう。新幹線の領収書は後日発行できます。紛失した場合の再発行はできないので、注意が必要です。領収書をもらい忘れた際の対処法と、注意点について解説します。
新幹線の領収書に発行期限はない
領収書を発行してもらえる期限は、特に定められていません。新幹線の領収書をもらい忘れに気が付いたら、乗車前・乗車後にかかわらず、領収書の発行を依頼できます。
乗車券を利用する前であれば、駅で乗車券を提示することで、領収書の発行が可能です。乗車中に気が付いた場合は改札口を出る前に、係員に乗車券を見せて、領収書の発行をお願いしましょう。
購入が証明できる書類があれば後日でも発行できる
新幹線を利用した後に、領収書のもらい忘れに気が付いた場合でも、慌てずに対処しましょう。乗車券の購入を証明できる書類があれば、領収書の発行が可能です。
無効印が押された乗車券や、乗車券を購入したことがわかるクレジットカードの明細などがあれば、一度も領収書を発行していない場合に限り、領収書を受け取ることができます。
紛失した場合は再発行ができない
領収書全般に言えることですが、紛失した場合の再発行はできません。受け取った領収書は紛失する前に提出するか、絶対に無くさないように、大切に保管しておきましょう。
乗車券が回収される前に、領収書の紛失に気が付いた場合は、改札口の係員に無効印を乗車券に押してもらうように、依頼してください。乗車券自体は領収書として使えませんが、経費精算のための証拠書類にできる可能性があります。無効印を押した乗車券を保管して、経理担当者に相談してください。
紛失した乗車券をクレジットカードやICカードで支払っていた場合は？
領収書の紛失に気が付いたタイミングが、改札を出た後でも、クレジットカードやICカードで支払っていた場合は、支払い明細や履歴を領収書代わりにできる可能性があります。現金払いの場合は、経費精算のための証拠書類がないので、経理担当者に相談してみましょう。
領収書を紛失した場合は、まずは会社の経理担当者と、社内規定を確認してください。会社によって、経費精算のための証拠だと認められる書類は異なるので、心当たりのある書類を集めた上で相談すると、スムーズに手続きができるかもしれません。
新幹線の領収書は後からでも発行可能
新幹線の領収書には、基本的に発行期限はありません。購入を証明できる書類があれば、いつでも発行することが可能です。領収書は再発行ができない書類なので、受け取った領収書は無くさないように大切に保管して、確実に経理担当者に提出しましょう。
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