ミツモア

経費申請のやり方を分かりやすく解説!申請時に気を付けることとは?

ぴったりの経費精算システムをさがす
最終更新日: 2023年12月20日

業務で必要な道具を買ったり、勤務地以外に出向いたりするとき、従業員自身が立て替えることは日常でよく起こります。業務で必要と認められたお金は全て「経費」で落とせますが、申請しなければ受け取れません。経費申請について手順や注意点を紹介します。

経費申請とは?

オフィスで働くビジネスウーマン

会社に勤めていると通常の業務とは別にさまざまな手続きが発生します。中でも「経費申請」は部署関係なくどの社員もよく行いますが、どのような手続きなのでしょうか?

立て替えた経費を請求するプロセス

「経費申請」とは従業員が業務上必要な支出に対して代金を支払い、立て替えたお金を経費として申請し請求するプロセスです。例えばクライアント先に商談へ出向く際、公共交通機関を使って発生した交通費は経費として扱われます。

立て替えたお金を返金してもらうには「いくら使ったか」「何の目的か」が証明されなければなりません。そのため原則として、申請にはレシートや領収書の添付が必要です。

一般的に経費申請はお金を立て替えた後に行いますが、場合によっては事前に行う場合もあります。立て替えたのに申請が通らず、従業員自身が費用を負担しなければならないのを避けるためです。

経費として認められるもの

「経費」は業務を行うために必要な費用です。従業員自身が「会社のためにお金を負担した」と訴えても、会社側が「業務に不必要」と判断したら経費として認められません。一般的に経費として認められる項目は以下の通りです。

  • 消耗品費
  • 旅費交通費
  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 接待交際費
  • 修繕費
  • 広告宣伝費
  • 福利厚生費
  • 地代家賃
  • 給与賃金
  • 荷造運賃
  • 減価償却費
  • 租税公課
ソフトウェア比較のイメージイラスト

経費申請を効率的に進められるソフト選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の経費精算システムが見つかります。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

経費申請のやり方

オフィスで働くビジネスマン

仕事のためにお金を立て替えたとしても、正しく申請できないと自己負担しなければなりません。経費申請のやり方を見てみましょう。

経費申請・精算の流れ

経費精算をすると、立て替えたお金を直接現金で手渡す会社もあれば、給与と一緒に振り込む会社もあります。ただし経費申請の流れは基本的に大きな違いはありません。従業員が出張の交通費を立て替えた際を例に、申請は以下の流れで行います。

  1. 従業員が交通費全額を負担、いくら払ったかを証明する領収書を受け取る
  2. 従業員は「経費申請書」を作成し、上長へ提出
  3. 上長が申請を承認したら、経理担当へ回される
  4. 経理担当者が申請を承認したら、精算処理が行われる
  5. 立て替えた金額と同額の現金を手渡しで、または振り込みで従業員が受け取る

経費申請書の書き方

経費申請書は会社によってフォーマットは違いますが「いつ」「どこで」「何のために」「いくら使ったか」を証明するために、いくつか記載しなければならない項目があります。必要な項目は以下の通りです。

  • 申請日
  • 申請者名
  • 所属部署・役職・従業員番号
  • 経費の支払日
  • 支払先
  • 支払理由・目的
  • 備考欄

記入後は支払を証明する領収書やレシートとともにまず上長へ提出します。記入漏れや誤りがあると申請がスムーズに進みません。

領収書やレシートがない場合

経費申請は原則領収書やレシートの提出が必須です。しかし公共交通機関を利用したり取引先にご祝儀を渡したりした場合、領収書は発行されません。また不注意で取得した領収書を紛失してしまった場合、代わりになる明細や資料を添付して申請します。

公共交通機関の利用は、クレジットカードの明細やICカードの利用履歴など支払の証明に代用可能です。ご祝儀や香典などの慶弔費は招待状や案内状が支払の裏付け材料として活用できます。

領収書を紛失し代わりになる明細が無い場合は「出金伝票」の起票が有効です。「日付」「支払先」「支払額」「支払目的」を記載したら上長の捺印をもらい、経理へ提出すると経費精算ができるケースもあります。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

経費申請で気を付けること

女性 ビジネス

経費申請は不足や誤りがあるとスムーズに通らず、場合によっては経費が落ちないかもしれません。経費申請で気を付ける点を紹介します。

レシートや領収書は必ず保管しておく

経費申請書を提出しても「いつ」「どこで」「何のために」「いくら使ったか」を証明できなければ、立て替えた金額を自己負担しなければなりません。そのため支払を証明するレシートや領収書は必ず保管しておきましょう。

従業員にとっては手間ではありますが、「架空の精算」や「不正」を防ぐための策であるとともに会社の税務調査対策として領収書の保管は重要です。消費税法では「領収書のない支払は認められない」ため、余分な税金の支払が発生します。

保管中、とくに感熱紙のレシートはしまい方に注意が必要です。特殊な技術でインクを使用せずに印刷されたレシートは、水分や油分に触れてしまうと印字が消えてしまいます。印刷面を内側に折り濡れないよう保管しましょう。

できるだけ早く申請する

会社ごとでルールは違いますが、経費計算には期限が設けられています。法律上では義務ではありませんが、経理管理を円滑に進めるためにも、従業員自身が申請しそびれてしまうのを防ぐためにもできるだけ早く申請しましょう。

あとでまとめて経費申請をしようと思っても、期間が空いてしまうと領収書を紛失してしまったり、記憶が不鮮明で何のために使った経費が忘れたりするかもしれません。一度に大量の申請を受けると経理担当者の負担も増えてしまいます。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

経費申請はこまめに正確に行おう

街角のビジネスウーマン

経費申請しても承認されなければ、立て替えではなく自己負担しなければなりません。領収書やレシートは保管し、もし紛失した場合は代わりに支払を証明する書類を添付し、記入漏れやミスがないよう正確な申請書を提出します。

提出期限に合わせてまとめて申請するのは違法ではありませんが、溜めてしまうと取り扱う書類が増えたり、支払から期間が空くと何に使った経費か分からなくなったりするため早めに行いましょう。経費申請は会社の税務調査に大きく関わります。

次の記事では経費申請の効率化につながる、おすすめの経費精算システムを紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。

関連記事:経費精算システム比較26選!機能や選び方も紹介|ミツモア

ぴったりの経費精算システム選びはミツモアで

ミツモアロゴ

経費の自動計算やデータの一元管理を行える経費精算システム。経費申請はもちろん、交通費精算などの各種精算業務を効率化して、計算ミスを減らしたり時間を節約したりできます。

とはいえ、経費精算システムは製品によって特徴や機能もさまざま。ひとつひとつ製品を比較したり資料請求をしたりしていては、手間も時間もかかってしまいます。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの経費精算システムが見つかります。

ぴったりの経費精算システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な経費精算システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。実際にかかる金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品!比較・検討で最適なソフトが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬソフトとの出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの経費精算システムがすぐに見つかります。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する