経理業務の中で、経費精算は欠かせない作業の1つです。多くの企業で日常的におこなわれるこの業務を効率化することは、経理全体の生産性向上に直結します。それには経費の対象や基本的なプロセスをしっかりと理解することが重要です。
最終更新日: 2024年10月18日
この記事では、経費精算の流れや必要な書類の種類、そして効率化を図るためのポイントについて詳しく解説します。
経費精算とは
企業が従業員によって立て替えられた業務関連の費用を払い戻すことを「経費精算」と呼びます。一般的には出張交通費や接待費用、オフィス用品の購入費などが含まれます。
経費精算することで企業は経費を正確に把握でき、従業員の金銭的負担軽減において重要な役割を果たします。経費精算は大きく分けて「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3つに分類されます。
小口精算
小口精算は、日々のビジネス運営で発生する少額の経費、例えば交通費や消耗品費を現金で支払うための方法です。この精算は小口現金を利用し、現金出納帳によって管理されます。
交通費精算
交通費精算とは、業務での移動時にかかる交通費を処理することです。取引先訪問や出張などで使用した電車代、バス代、タクシー代などが対象となります。
旅費精算
旅費精算は、出張など業務に伴う移動や滞在にかかった費用を、企業が従業員に払い戻す手続きです。これには、交通費、宿泊費、食事代などが含まれます。
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経費精算の一般的な流れ
経費精算を実施する際の手順は企業によって異なりますが、一般的な流れは共通しています。基本的なプロセスを理解しておくことで、スムーズな経費処理が可能となります。
従業員による経費の立て替え
従業員は、業務に関連する費用を一時的に自身の所持金で支払います。具体的な経費例として、営業訪問時の交通費、出張時の経費、接待費、または備品購入費用などが含まれます。
領収書の受け取り
費用を立て替えた際には、必ずその場で領収書を受け取ることが重要です。経費精算では、従業員が業務に必要な費用を立て替えたことを示す証拠として、領収書が必要です。これにより、「いつ、どこで、何のために」出費があったのかが明確になります。
ただし、自動販売機の利用や取引先への慶弔金など、領収書が発行されない場合もあります。そうした場合には、支払日や支払先、内容、金額を出金伝票などに記録するルールを設けておく必要があります。
経費精算書に領収書を添付し、上長から承認をもらったら経理担当者に提出
経費精算を申請する際、従業員は社内の規定に従って経費精算書を作成し、領収書などの関連書類を添付して承認権限を持つ上司に提出します。経費の承認条件や金額上限、申請期限は各企業によって異なります。
申請内容に問題がなければ、上司の承認を得た経費精算書が経理部門に回されます。
経理担当者が内容を精査し、問題がなければ精算
経理担当者は、提出された経費精算書と領収書をチェックし、承認のプロセスを進めます。内容に問題がなければ、社内ルールに従って精算がおこなわれます。
精算の方法は、企業や経費の種類、金額に応じてさまざまで、小口現金での支払いや銀行振込、給与への合算などが考えられます。
小口現金による生産の場合は、経理担当者が出納帳に記帳する
経理担当者が小口現金で経費精算をおこなった際には、現金出納帳に日付や金額、勘定科目などの詳細を正確に記入します。
また、経費精算で使われた領収書やレシートは、税法に従い、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間）の保存が求められます。
経費精算書のおもな種類
経費精算をおこなう際には、専用の経費精算書を使用します。この書類は、記載する内容や用途に応じて、主に以下の3つに分類されます。
仮払経費申請書
仮払経費申請書は、従業員が経費の前払いを申請する際に使用する書類です。仮払金は、具体的な金額や使用目的が確定していない状況で、あらかじめ概算で従業員に渡される現金です。
とくに出張時の交通費や宿泊費など、経費が高額になると見込まれる場合には、従業員が自身の所持金で立て替えると負担が大きくなります。このような時、仮払経費申請書で事前に申請をおこなっておくことで、企業から概算額が支給される仕組みです。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払いを受けた経費の詳細を整理し精算するための書類です。通常、仮払経費申請書と対になる形で使用され、事前に受けた仮払金の実際の使用内容や金額が明確になった際に提出します。
この精算書により、仮払金が具体的に何に使用されたかを報告し、支出額に対して余剰や不足があれば、その差額分の返金や追加支払いを行います。これにより、経費の透明性と正確な費用管理が確保されます。
出張旅費精算書または旅費精算書
出張旅費精算書と旅費精算書は、出張や従業員旅行にかかる費用を精算するために用いる書類です。これらを使用する際には、社内の規定を事前に明確にし、マニュアル化しておくことが重要です。
出張日当が設定されている場合には、その規定に従って正確に申請を行う必要があります
経費として認められる費用
経費として認められる代表的なものは、以下となります。
消耗品費
消耗品費は、使用可能期間が1年未満または取得価額が10万円未満のアイテムの購入費用を指します。これには、文房具やコピー用紙などの日用品に加え、10万円未満の家具や機械も含まれます。
旅費交通費
旅費交通費とは、業務で必要な移動に伴う費用や出張関連の経費を指します。具体的には、電車やバス、タクシーの料金に加え、出張時の宿泊費、食事代、そして出張手当などが含まれます。
接待交際費
接待交際費とは、事業に関係する取引先や仕入先に対する接待や贈答にかかる費用を指します。中でも、接待における飲食費は「接待飲食費」と呼ばれます。
法人において接待交際費は原則として経費には計上されませんが、1人あたりの飲食代が5,000円以下で、その内容が明確である場合は会議費として経費計上が可能です。
資本金1億円以下の法人は年間800万円まで、または接待飲食費の50％を経費に計上できます。一方、資本金が1億円を超える法人は接待飲食費の50％を損金に算入できます。
福利厚生費
福利厚生費は、企業が従業員のために給与やボーナス以外に支出する費用です。具体的には、従業員間のコミュニケーション促進のためのイベント費用、社員旅行費、慶弔見舞金などが含まれます。
なお、目的が不明確だったり、金額が過度に大きい場合は、福利厚生費として認められないことがあります。
通信費
通信費には、固定電話や携帯電話の料金、インターネットの使用料、切手代、はがき代などが含まれます。ただし、切手が貼られていない便せんや封筒は、通信費ではなく消耗品費として扱われます。
経費として認められない費用
経費として認められない費用も存在します。以下のような費用は経費に含めることができず、管理には注意が必要です。
法人税や法人住民税
法人税や法人住民税は経費として計上できませんが、法人事業税は翌事業年度の経費として損金に算入することが可能です。通常、税金を従業員が立て替えることはありませんが、経費として認められる税金とそうでない税金の違いを理解しておくことは重要です。この知識は企業の財務管理において役立ちます。
仕事で着用するスーツなどの購入費
仕事で着用するスーツなどの衣類の購入費は、プライベートでも使用可能であるため、経費として認められません。しかし、業務専用の制服や作業着については、従業員に支給する場合、福利厚生費となり経費として認められます。この区別を理解しておくことが重要です。
経費精算業務の効率化ポイント
経費精算業務を効率よく進めるには、いくつかの重要なポイントを押さえておくことが大切です。以下で、経費精算を効率化するための3つのポイントをご紹介します。
マニュアル化してルールを明確にする
経費精算をスムーズに進めるためには、まず経費に関する社内ルールを明確にし、マニュアル化することが重要です。具体的には、経費として認められる項目や金額の上限、申請の締切日、高額経費の対応手続きなどを定めましょう。
これらが不明瞭だと、認識の違いから確認作業や書類の差し戻しが発生し、無駄な手間が生じます。経費精算は金銭に関わる重要な業務であるため、一貫したルールを設け、全従業員にしっかりと周知させることが不可欠です。
Excelなど表計算ソフトを導入する
経費精算の際に表計算ソフトを活用することは、効率化の一環として有効です。多くの企業が他の用途で既に使用しているため、新たな導入費用がかからず、会計システムや専用ソフトに比べて経費を抑えることができます。
しかし、表計算ソフトを使った経費精算は手入力が基本のため、入力ミスや漏れ、計算間違いのリスクがあります。また、特定の担当者に頼りがちなため、業務の属人化を避けるための対策も必要です。
経費精算システムを活用する
経費精算業務を効率化し、経理担当者の負担やミスのリスクを軽減するためには、経費精算システムの導入が有効です。システムを利用すると、既定のマニュアルに基づいて簡単に作業を進めることができ、複数の担当者がいる場合でも統一した方法で経費精算が可能です。
また、業務の効率化だけでなく、属人化の防止にも役立ちます。とくにクラウド型や会計ソフトと連携した経費精算システムは、使い勝手が良く、多くの企業に適しています。
クラウド型システムのメリット
クラウド型経費精算システムを導入する大きなメリットの1つは、自動的なクラウドバックアップにより、パソコンが故障した場合でもデータ損失の心配を減らせる点です。
また、インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能で、業務の柔軟性が向上します。さらに、経費精算のプロセスを一元化することで、セキュリティ対策が容易になり、情報漏えいのリスクを軽減することができます。
会計ソフトと連携できるシステムを導入するメリット
経費精算だけでなく、会計業務全般の効率化を進めるには、会計ソフトと連携した経費精算システムの導入が理想的です。
経費精算は会計業務の一環であり、おこなわれた精算は経理担当者によって適切な勘定科目で仕訳されます。このプロセスが積み重なることで、企業の決算が形成されます。
経費精算のデータが自動的に会計ソフトに反映されることで、記帳や決算書の作成にかかる手間を大幅に削減することができます。
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経費の自動計算やデータの一元管理を行える経費精算システム。経費申請はもちろん、交通費精算などの各種精算業務を効率化して、計算ミスを減らしたり時間を節約したりできます。
とはいえ、経費精算システムは製品によって特徴や機能もさまざま。ひとつひとつ製品を比較したり資料請求をしたりしていては、手間も時間もかかってしまいます。
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