BIツールはさまざまなデータをもとにビジネス上の意思決定を行うツールです。自社の利益につなげられる可能性を秘めていますが、活用できていなければ十分な効果は期待できません。自社に合ったBIツールへの乗り換えを検討する必要があるでしょう。
最終更新日: 2023年10月20日
BIツール見直しのタイミング
BIツールは自社の事業展開にも影響しかねない、重要な役目を担っています。それだけに定期的に実績を見直し、場合によっては別の製品に乗り換えなくてはなりません。BIツールを見直す適切なタイミングはいつなのか、目安を知っておきましょう。
機能を使いこなせていない
導入したものの期待したような実績が上がっていない場合は、BIツールを活用しきれていない可能性があります。
「ハイスペックな製品はそれだけ効果も高い」と思われがちですが、機能が多すぎたり操作が難しかったりして、現場の社員が使いこなせていないという話は少なくないのです。
既存のBIツールが備えている機能のうち、どのくらいを利用しているのかを調査し、使っていない機能が複数あれば乗り換えを検討するタイミングといえます。自社の事業規模や業務内容に対してオーバースペックであると考えられるからです。
使っていない機能にも運用コストはかかっています。コスト削減の面からも見直す必要があるでしょう。
ランニングコストを削減したい
会社の規模にもよりますが、BIツールは不可欠なシステムというわけではありません。使いづらかったり自社に必要な機能が十分でなかったりすると、現場の社員が次第に使わなくなる事態も考えられます。
せっかく導入しても活用されなければ結果につながらないでしょう。使いこなせなくてもBIツールにはランニングコストがかかっています。削減するためには本当に自社に合っているのか見直さなくてはなりません。
利用する人数と価格体系のバランスもポイントです。数人しか使わないのに1サーバーごとに課金される「サーバーライセンス型」を選択していると、費用対効果が悪いでしょう。
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BIツール選びのポイント
BIツールを乗り換えるなら、既存のものよりも効果が期待できる製品を選ぶことが必要です。BIツールを本来の目的に活用するために知っておきたい、選び方のポイントを紹介します。
操作性がよく使いやすいか
BIツールの機能は重要なポイントですが、現場の社員にとって使いやすいかどうかもチェックが必要です。
自社に適した機能を備えていても、操作性がよくないと日常的に使われなくなる恐れがあります。せっかくBIツールを乗り換えたのに意味がなかったという結果にもなりかねません。
BIツールのメーカーの多くは、無料トライアル期間やデモ画面を用意しています。実際に使う社員が試しに操作してみるとよいでしょう。現場の意見は導入にあたって重要な判断材料になります。
自社の状況に合いそうな複数のBIツールを比較検討するのがおすすめです。
導入・運用費用が予算に見合っているか
BIツールの提供形態にはインターネット経由で提供される「クラウド型」と、自社内でサーバーやソフトウェアを管理する「オンプレミス型」があります。
それぞれにメリットとデメリットがあり、初期費用やランニングコストが異なるので、自社の予算と照らし合わせて比較しましょう。
主な料金体系は使用者1人ずつにライセンスを発行する「ユーザーライセンス型」と、1サーバーに対して課金する「サーバーライセンス型」です。使用者の人数を見極めて選ぶのもコストを抑えるポイントです。
BIツールの乗り換えにあたり、費用対効果も常に頭に入れておく必要があります。乗り換え以前と変わらないのにコストは増えたという結果にならないように、よく検討しましょう。
サポート体制は整っているか
BIツールを活用することで、自社内のデータの一元管理や分析が可能になります。しかし機能が高ければ高いほど、使いこなすのが難しい点がデメリットです。
そのためBIツールを選定する際には、メーカーがどの程度サポートしてくれるのか、どこまでが料金に含まれるのかを明確にしておく必要があります。
操作方法が分からないときに電話やオンラインで教えてくれたり、社員を対象にしたレクチャーの機会を設けてくれたりといったサポート体制が整っていると、安心して使えるでしょう。データの移行や万が一の際の復旧などの心配も軽減できます。
BIツール乗り換えに必要なこと
BIツールを乗り換えるなら、本来の機能を活用して、業務に活かせるようにしたいものです。そのために心掛がけたいポイントを解説します。
解決したい課題と乗り換え目的を明確にする
BIツールを乗り換える際には、既存のツールの何が問題か、新しいツールをどのように活用したいかを明確にしておく必要があります。
BIツールを導入してもうまくいかない原因の一つが「目的がはっきりしていない」という点のためです。同じことの繰り返しにならないよう、新しいBIツールで何をしたいのかを具体的に決めておきましょう。既存の問題の改善にもつながります。
目的を明確にすることでBIツールの候補を絞れる点もメリットです。自社にどのような機能が必要なのか見えてくるので、オーバースペックな製品を選んでしまうリスクも小さくなるでしょう。
必要な情報と不要な情報を整理する
BIツールにはデータが不可欠ですが、量だけでなく質にも注意しなければなりません。使えないデータや重複しているデータを蓄積しておいても、分析に活用できないばかりか、有効な結果が得られなくなる恐れがあるためです。
BIツールを乗り換えるときは既存のデータを見直し、必要なものと不要なものに分けましょう。必要なデータだけを移行しその後さらに「そのまま使える」「手を加える」など、細かく分類してデータの質を高めていきます。
BIツールをより有意義に活用するために、移行後もデータの見直しを定期的に行うとよいでしょう。
BIツールを導入する目的を明確にしよう
BIツールは自社が持っているデータを集約し、分析するのに役立ちます。自社の事業において、意思決定の根拠となる場合もあるでしょう。そのためBIツールはより自社の現状に即した機能を持つ製品を選ばなければなりません。
十分に活用されていない現状があるならば、まず何のために導入するのかを明確にすることが必要です。その上で適した機能を備えた製品への乗り換えを検討しましょう。
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