BIツールとは？用途や役割・機能！活用事例を交えて分かりやすく解説！

「管理しているデータ数が多すぎてレポートを作るだけでも多くの時間がかかる。BIツールがいいと聞いたんだけど、使用すれば時間の短縮ができるのか？」

IT技術が進歩し多くのデータを収集できるようになりましたが、逆にデータ量が多すぎて上記のような悩みを持っている方もいるのではないでしょうか？そんな方におすすめなのがBIツール。BIツールを使用することでデータの管理がシンプルになるだけでなく、レポート化や分析がしやすくなります。

この記事ではBIツールでできることや活用事例などを紹介。「BIツールを使用することで自社の課題を解決することができるのか」をお伝えしていきます。

BIツールとは何？用途を分かりやすく解説！

BIツールとは企業内にあるたくさんのデータを集めて、 わかりやすい形で可視化・管理・分析するツールです。

たとえば売上の数値などのデータをBIツールに取り込むだけで、折れ線グラフや表で表現したり、売上の内訳を円グラフで見たりすることができます。これまでさまざまなデータをExcelにまとめ、レポート化し、提出するといった工数を割いていた企業も、BIツールを導入することで大幅な工数削減をすることができるのです。

またデータを数値化したままだと、実際にどのような経営状態か判断するのに時間がかかります。一方BIツールでグラフや表にすれば、一目で経営状況が 分かるため「意思決定」や「経営判断」を迅速に行うことが可能です。

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BIツールがグラフや表を完成させるまでの流れや仕組み

BIツールは以下の3つの仕組みで構成されています。

• インプット
• 分析
• アウトプット

1つずつ見ていきましょう。

流れ① インプット

まずはBIツールに企業内にあるデータをインプットさせます。たとえば以下の内容が挙げられます。

• 会計
• 販売売上
• 在庫
• 営業

など

上記のデータをツールにインプットすることで、より正確な分析を行えます。

流れ② 分析

インプットさせたデータをBIツールが分析します。売上や利益・原価などの確認したい指標をBIツールに指示すれば、ツールが人の代わりに膨大なデータを分析してくれるでしょう。

後に紹介する「OLAP分析」や「データマイニング」がこの機能に相当します。

流れ③ アウトプット(可視化)

BIツールが分析した結果をグラフや表などに 分かりやすく可視化させます。分析したデータをそのまま表示すると、数値の羅列となってしまい分かりにくいですよね。誰でも見やすい形に可視化することで経営に重要な判断を素早く行えます。

BIツールの機能にはどのようなものがある？

BIツールには主に以下の機能が備わっています。

• レポーティング
• OLAP分析機能
• データマイニング
• プランニング

詳しく見ていきましょう。

機能① レポーティング

レポーティングとは、集めた企業のデータをレポートという形で 分かりやすくまとめる機能です。主に会議の資料作成やツール内のダッシュボードで、さまざまなデータを見やすくするなどの用途で使われます。

またデータを監視し警告してくれる機能もあります。管理者の設定に基づいて、異常があった場合やいつもと違う傾向が出てきた場合に通知してくれるのです。そのため迅速に対処方法を考えることが可能です。

機能② OLAP分析機能

OLAP分析とは「Online Analytical Processing」の略で「オンライン分析処理」を指します。今まで集めた多くのデータをツール上でさまざまな視点から分析・深掘りすることができるため、事象が起こった原因を明確にできます。

機能③ データマイニング

データマイニングとは大量のデータを深掘りして、新しい「パターン」「知識」「予測」などを発見するための機能です。統計学や人工知能といった技術を使い、傾向や関係性を探していきます。

人間が集中して分析しても、大量にある情報の前では見落とすこともありますよね。ツールが代わりに調べることで迅速かつ正確に情報を掘り当てられるため、とても便利な機能と言えるでしょう。

機能④ プランニング

プランニングは過去のデータからシミュレーションをし、予算や売上計画などに必要な数値を導き出す機能です。過去のデータから予測を立てるため、再現性の高いシミュレーションが可能です。シミュレーションに使用するデータの漏れなども防ぐことができます。

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BIツールのメリット・役割

ここまでBIツールの機能や仕組みを説明してきましたが、実際にBIツールを使用する場合どのようなメリットがあるか 分かりにくいですよね。

BIツールを使用するメリットは以下の3つです。

• 大量のデータを分析・管理できる
• レポート作成の手間を減らせる
• 経営判断や意思決定を迅速に行える

1つずつ確認していきましょう。

メリット① 大量のデータを分析・管理できる

BIツールは膨大な量のデータを人間の代わりに分析・管理してくれます。そのため人間の能力だけでは確認するだけでも多くの時間を要する量のデータでも、すぐに分析ができます。

ある企業ではBIツールを導入し、大量にあったデータを集約、シンプルな構造にしました。結果、年間2,400時間もの工数削減に成功しています。

またデータ加工や分析作業に時間を費やしていた企業では、BIツールを使用したことで重要な点の深掘りを行えたり、データ加工などの作業工数の削減につながったりしています。

データ量が多い、またはデータが分散していると、どうしても作業工数は多くなってしまいがちですが、BIツールにデータを集約すれば工数削減につながりますよ。

メリット② レポート作成の手間を減らせる

2つ目のメリットは、レポート作成にかかる時間や手間を省けることです。

BIツールに現在使用しているシステムを連携し、過去の売上データなどをインプットさせておけばBIツールが分析をします。そして必要な情報を取り出したい時にBIツールへ指示すれば、すぐにデータを可視化してくれるのです。そのため業務時間の短縮につながります。

またデータが可視化されることで、社員にデータ内容を伝えやすくなります。

メリット③ 経営判断や意思決定を迅速に行える

BIツールの良いところは、移動中でもモバイルデバイスから情報を確認できる点です。経営者や営業の方など、外出することが多い環境でも必要な情報をすぐに把握できます。

またリアルタイムなデータをレポートに反映すれば、異常事態や新たな発見があった時にもすぐに対応できます。なるべく新しいデータを活用し迅速に状況判断をしたい場合は、BIツールを活用すると良いでしょう。

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BIツールのデメリット・注意点

前章ではBIツールのメリットについて紹介しました。ですが実際にツールを導入するにあたって、本当に良いことばかりなのでしょうか。

この章ではBIツールのデメリットについて紹介します。考えられるデメリットは以下の通りです。

• ツールを選ぶ基準が難しい
• 費用がかかる
• ツールを使いこなせない人が出る

1つずつ確認してみましょう。

デメリット① ツールを選ぶ基準が難しい

企業のニーズに合ったBIツールを選ばないと、十分に効果を発揮できない結果になる可能性があります。

ツールによっては分析機能が充実しているものもあれば、操作性やレポート作成に特化したものもあります。そのため、企業がBIツールで「どんな問題点を改善したいか」によって選ぶべきツールが変わってくるため注意が必要です。

デメリット② 費用がかかる

BIツールの導入にはもちろん費用がかかります。費用はツールを使う人数や機能によって変わってきます。

そのため使用人数が増えたり、機能を追加したりしてしまうと想定していた費用より高くなる可能性があるので注意が必要です。

デメリット③ ツールを使いこなせない人が出る

BIツールを導入することで、かえって作業効率が悪くなる可能性があります。ツールの扱いが苦手な人もいるからです。

BIツールは複数の人と共有して使うため誰でも使いやすい操作性になっていますが、実際は試してみないと 分かりません。トライアル期間を活用して、使用感を確認すると良いでしょう。

BIツールの活用方法や導入事例！どんな効果があるかを確認しよう

BIツールは具体的に以下のようなシーンで活用できます。

導入事例① 複数のレポート作成の工数削減に成功

ある企業ではBIツールを導入した結果、複数のレポート作成にかかる工数を削減することに成功しました。

導入する前まではシステム毎にデータを手動で集めレポート作成していたため、月100時間以上の工数がかかっていたそうですが、BIツールを導入しデータを1つに集約した結果、複数のシステムからデータを集める工数が不要となりました。

またレポート作成も簡易化されているため、ワンクリックでレポートを作成することができます。レポート作成の工数がほぼ無くなり、工数削減に成功しています。

導入事例② 部門全体でKPI観測や課題分析、比較を簡単に行えるようになった

またもう1つの事例として、導入したことで部署全体で同じデータや指標を確認することができ、課題や目標を統一しやすくなった事例もあります。

各担当がレポートを作成している企業では、担当毎にレポートのフォーマットが違い、確認に時間がかかってしまうことも少なくありません。BIツールを活用すれば、ダッシュボード上に全てのデータから分析された指標が確認できます。つまり社員全員が同じレポートから問題点の把握や課題の分析を行うことができるのです。

その結果社員間の意識や目標の統一がしやすくなり、今後の営業に活かすことができるようになりました。

上記の例で 分かるように、BIツールはデータの可視化や情報を従業員間で簡単に共有できるため、業務効率向上に重要な役割を果たします。

ですが「実際にBIツールは自社に本当に必要か？」と迷っている方は多いのではないでしょうか。次章では「BIツールがおすすめの企業の特徴」に言及していきます。自社にとって必要なツールであるか確認してみましょう。

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BIツールはこんな会社におすすめ！

BIツールは経営判断や意思決定の迅速化や、仕事の手間を減らしたいと思う企業におすすめです。たとえば、

• レポート作成の時間や労力を削減したい
• 情報を一目で理解したい
• 社内で仕事の進捗をすぐに知りたい
• 社内全員で同じデータを共有したい
• 大量のデータを分析する時間と手間を省きたい
• 出先でもすぐにデータを確認したい

このような課題はBIツールを導入することで解決する可能性が高いため、BIツールの導入がおすすめです。

ただ、自社の課題にマッチしたBIツールを見つけることは難しいですよね。そんな時はぜひミツモアを使ってBIツールを比較してみてください。

ミツモアは業種や社員数などの内容を入力するだけで、おすすめのBIツールを提案してもらえるサービスです。ミツモアでは、

• 複数のBIツールを比較して自社の課題解決ができそうなものを選ぶことができる
• BIツールの口コミ情報も確認できる

貴社にピッタリのBIツールを見つけられるはずですよ。ミツモアは無料なのでぜひ一度試してみてください。

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BIツールのおすすめ3選

次におすすめのBIツールを紹介します。今回紹介するのは以下の3つです。

• DOMO
• Tableau
• Qlik Sense

おすすめ① DOMO

DOMO(ドーモ)は数百種類のデータ接続方法に対応しているBIツールです。そのためさまざまなデータをDOMO上に集約できます。

取り込んだデータはリアルタイムに更新され、必要なデータをすぐ確認できます。そのため情報を人の手で更新する手間が省け、時間と労力をかけなくて済むのです。

【無償トライアル】

あり(30日間無償)

【料金】

要問い合わせ

おすすめ② Tableau

Tableau(タブロー)は、取り込んだデータを 分かりやすくグラフや表に可視化できる製品です。

ドラッグ&ドロップやクリックの簡単な作業で、すぐに情報がビジュアル化されます。そのため労力をかけず 分かりやすく情報をまとめられ、作業効率が上がります。

またほぼ全てのデータベースと接続できるのも魅力的です。自動更新機能も備わっているため、定期的な更新も必要ありません。データの取り込み方法に不安を持っている方も簡単に使用できます。

【無償トライアル】

あり

【料金】

おすすめ③ Qlik Sense

Qlik Sense(クリックセンス)は、ドラッグ&ドロップの操作だけでデータを簡単に取り込み分析ができるツールです。そのためツールの使用に不安を持っている方でも簡単にレポートの作成などが可能です。

AIや機械学習といったテクノロジーを活かし、データ分析やデータ連携などの多方面で活用できる機能を兼ね備えています。

またデータをリアルタイムに分析できるため、迅速な意思決定に役立ちます。

【無償トライアル】

あり

【料金】

※$1＝115円で計算(2022年 3月時点)

BIツールの選び方

BIツールを選ぶ際は、以下のポイントを意識すると良いでしょう。

ポイント① 企業の目的に合っているか

「大量のデータを一括管理したい」「高度な分析ツールが欲しい」「レポート作成の手間を減らしたい」などの目的によって使うツールを決めましょう。

ポイント② 既存システムと連携できるか

現在使用しているシステムと連携ができるか確認しましょう。売上や会計といった管理システムと連携することで、スムーズに分析や情報の管理ができます。

ポイント③ 簡単に使うことができるか

せっかく導入しても使いづらければ意味がありません。トライアル期間を設けて、使用感を確かめてからツールを選びましょう。

また1人で試すのではなく、なるべく複数人の従業員に使用感を確かめておくと失敗しにくいでしょう。

ポイント④ 費用に見合っているか

BIツールはそれぞれ値段が異なります。プランによっても大幅に値段が変わるため「どのような機能が必要か」「どのくらいの人数で使うか」などあらかじめ確認しておくことが大切です。

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