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名刺整理の方法を紹介!アナログ・デジタルそれぞれのコツを知ろう

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最終更新日: 2022年11月02日

定期的に整理はしているものの、名刺が社内のデスクに放置されている人は少なくありません。

いつ誰から受け取った名刺か分からなくなるケースは珍しくないため、この機会に名刺整理のコツを押さえておきましょう。整理に活用できるツールも紹介します。

名刺整理の方法とコツ

名刺

まずは、手軽にできる名刺整理の方法とコツを紹介します。誰でも少し注意を向けるだけで、デスク内に乱雑に入っている名刺を効率的に整理することが可能です。

もらったらすぐに整理する

最も重要なのは、名刺を受け取ったらすぐに整理することです。取引先のオフィスで名刺交換をした場合などは、帰社して即座に整理する習慣をつければ、後から必要な名刺を探す手間が省けます。

名刺の整理に限らず、何でも「受け取った日に必ず整理する」と意識しておけば、デスク周りを常にすっきりした状態しておくことができます。受け取った日付、場所、商談の内容などを簡単に書き込んで、すぐに所定の場所に入れておくようにしましょう。

自分に合う方法を選ぶ

名刺整理の具体的な方法は、人によってさまざまでしょう。名刺フォルダに入れておく人もいれば、名刺をスキャンしてデジタルデータとして保管しておく人もいるはずです。

最適な方法は人によって異なりますが、いろいろな管理方法のメリット・デメリットを比較検討しながら、自分に合った方法を探す必要があります。試行錯誤しながら、徐々に自分にとってベストな方法に近付けていくことが大切です。

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アナログで管理する名刺整理の方法

名刺ケース

具体的な名刺管理の方法をアナログとデジタルに分けて紹介していきます。まずは名刺ファイルや名刺収納用ボックスを使用するなど、アナログ的な名刺管理法からです。

「ファイル」を使い時系列で整理

名刺用のファイル式ホルダーを使えば、その日に受け取った名刺をそのままファイル内のポケットに入れておくだけなので、整理が面倒だと感じる人でも問題なく管理できます。

途中で名刺が入れ替わってしまったり、汚れてしまったりする恐れがなく、時系列で保管しておけるため、いつ名刺をもらったか確認しやすい点もメリットです。

名刺の数がどんどん増えてしまう人の場合は、後からポケットの追加が可能な差し替え式のものを選択するとよいでしょう。

「ボックス」で五十音順に管理

名刺管理用のボックスを使う方法もあります。デスク上のすぐ手に取れる場所に置いておきたい人におすすめで、インデックス付けや自分の好きな間隔に仕切りを入れられる製品が人気です。

五十音順に並べて整理する人もいれば、企業名で振り分けて管理する人もいます。自分の使いやすいカテゴリー分けをするとよいでしょう。

ただし、初めの段階でカテゴリー分けを細かくしすぎると、受け取った名刺をどこに当てはめればよいかわからなくなり、整理するのが面倒に感じてしまう人もいるので注意が必要です。

「ノート」ならメモもできる

名刺管理用のノートを自分で用意して、そこに一つひとつ名刺をメモ書きとともに貼り付けている人も少なくありません。好みのサイズのノートを準備すれば、鞄に入れて自由に持ち運べるほか、必要事項を好きに書き込めます。

重要な情報を貼り付けた名刺の脇に記載しておけば、後から見直したときに相手のことをすぐに思い出せるでしょう。コストが安く、自分の使いやすいようにカスタマイズできる点がメリットです。名刺を貼り付けるのに抵抗がある人は、名刺管理用ノートを購入するとよいでしょう。後から名刺を自由に取り出せる仕様になっています。

デジタルで整理し場所と手間を削減

パソコン

次にExcelや名刺管理ソフトなど、デジタルな方法で名刺を整理・管理する方法を紹介します。名刺に書かれている情報を手打ちで入力したり、スキャナーで名刺の画像を取り込んだりする手間はかかりますが、カテゴリー分けや情報の追加・削除がしやすい点が特徴です。

無料で使える「Excel」

名刺の情報をExcelで管理している人は多いはずです。デジタル管理の代表ともいえる方法で、名刺管理用のシートを作成して、相手の氏名や所属企業、電話番号などの基本情報を入力・管理するケースがほとんどでしょう。

ほかの業務データと同じように管理しても問題ありませんが、フォームを作成したり、テンプレートを利用したりして、必要な情報をすぐに探せるように工夫するとよいでしょう。自分のパソコンにデータを保存しておく場合には、セキュリティに十分注意が必要です。

大量の名刺をデジタル化「名刺スキャナー」

受け取った名刺の情報を、逐一パソコンに入力するのが面倒だと感じる人や、入力する時間が取れない人もいるでしょう。その場合は名刺スキャナーを利用すると便利です。

名刺をスキャンすれば即座にデータ化できるツールで、スマートフォンアプリとの連携や、Excelでの出力が可能なものもあります。

名刺1枚につき2~3秒程度で読み込めるため、特に大量の名刺を一度にデータ化したい場合に重宝します。頻繁に名刺交換しなければならない営業職の方におすすめです。

ただしツールの文字認識技術によっては、取り込んだ情報が間違っている場合もあるので注意しましょう。取り込み後に間違いがないかチェックすることが大切です。

カメラで撮影してデータ化「名刺管理ツール」

効率的に名刺管理をしたいならば、名刺管理ツールを導入しましょう。スマホのカメラで名刺を撮影し、ツールに取り込めば簡単に情報をデータ化できるのに加えて、SFA(営業支援システム)などと連携できるツールも多くあります。

グループ分けや名寄せ、情報の追加などがスムーズにでき、チームで情報をシェアするのに便利です。

また名刺に記載されているメールアドレス宛に自社の情報を送信したり、メルマガを一斉発信したりするのにも活用できます。パッケージ版とクラウド版、どちらのツールも数多くリリースされているため、自社の環境に合ったものを選択しましょう。

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デジタルで整理するメリット

アイパッドを操作する人

続いて、名刺をデジタルで整理するメリットを考えてみましょう。受け取った名刺をそのまま保管しておきたい人もいるかもしれませんが、データ化によって必要な情報を必要なタイミングで閲覧できたり、デスク周りをすっきりさせたりできる利点があります。

検索機能でさっと探せる

ツールの検索機能を使えば、必要な情報をすぐに探し出せるのがデジタル管理の大きなメリットです。

保管している名刺の数が膨大になると、その中から必要な名刺を見つけ出すのに時間と手間がかかってしまうでしょう。事前にデータ化されている名刺情報ならば、氏名や電話番号などの情報で検索すれば、すぐに必要な情報に辿り着けます。

特に、相手の属性や業種などのタグ情報をあらかじめ付与しておけば、それぞれ整理された状態でリスト表示できるため便利です。

省スペースでデスクすっきり

デスク周りをすっきりできるのも、デジタル管理のメリットです。5~10枚程度の名刺ならば、デスクの隅や引き出しにまとめておけばよいかもしれませんが、それ以上の枚数になってくると、徐々に管理が大変になってきます。特定の場所を占領し始めるだけでなく、必要な名刺を発見しづらくなるでしょう。

名刺管理用のファイルやボックスを使えば整理も可能ではあるものの、デスク周りに物を置いておきたくない人もいるはずです。データ化すれば、パソコンやその周辺機器以外に物を置かずに済むので、快適な気分で仕事に臨めるでしょう。

名刺整理は自分に合った方法を選ぼう

名刺を持つ人

名刺を効率的に整理する方法を説明しました。アナログな方法とデジタル管理法のどちらも紹介しましたが、それぞれメリット・デメリットがあるので、自分の管理しやすい方法を選択する必要があります。

工夫次第で必要な情報をすぐに取り出せるようになりますが、あまり凝った方法で整理しようとすると、途中で面倒になって長く続けられない可能性もあるため、自分にあった方法にすることが重要です。自分にあったシンプルな方法で名刺をすっきりと整理できれば、仕事の生産性も向上するでしょう。

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