仕事をするうえで欠かせない名刺。「いつか整理しようと思っていたが、いつの間にか名刺が溢れかえっている…」という方も多いのではないでしょうか。
最終更新日: 2024年06月28日
名刺はファイルを使ったアナログ式での管理や、名刺管理アプリを活用したデジタル式での管理など、様々な管理方法があります。
そこで本記事では、アナログ・デジタル両方の管理方法を網羅し、メリット・デメリットを徹底解説します。ビジネス資産である名刺をしっかりと管理し、今後の営業活動に生かしましょう！
アナログの名刺管理方法
アナログでの名刺管理は「管理する名刺の数が少なく、名刺管理にコストをかけたくない人」におすすめ。一方で「管理する名刺の数が多い方人」には不向きです。
アナログでの一般的な名刺の管理方法は、名刺ホルダー、名刺ボックス、ノートがあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
名刺ホルダー
名刺ホルダーは、アナログの代表的な名刺管理ツールです。
名刺ホルダーは形態によって、回転式名刺ホルダー・ファイル式名刺ホルダー・バインダー式名刺ホルダーの3タイプに分かれます。
それぞれの特徴を把握して、自分に合った名刺ホルダーを選びましょう。
| 回転式
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ファイル式
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バインダー式
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| 使用法 | 回転軸にセットされているスリーブに名刺を入れる | レフィルのポケットに名刺を入れる。レフィルの追加やページごとの入れ替えは不可 | レフィルのポケットに名刺を入れる。レフィルの追加やページごとの入れ替え可能 |
| 向いている人 | 机の上に名刺を常備したい人 | 名刺を時系列で並べたい人 | 名刺をカテゴリごとに分類したい人 |
| 持ち運び可能か | 据え置き前提のため不可 | 可能 | 可能 |
名刺ボックス
大量の名刺を保管するなら、名刺ボックスが便利です。ボックスの中に仕切りを入れることで、会社別・名前順・時系列順など分かりやすく整理できます。
デスク周りをすっきりさせたいなら、引き出しの中に収納することを前提にしたデザインの名刺ボックスがおすすめです。
ノート
名刺をテープでノートに貼り付けて管理する方法です。会社別・業種別でノートの表紙を色分けしたり、ノートの余白にメモを書いたり、自由にカスタマイズしながら管理できます。
デメリットは名刺をテープで貼り付けるため、差し替えが不可能なこと。名刺の裏面にも情報がある場合は、めくれるように貼る工夫も必要です。
アナログで名刺管理するメリット・デメリット
自分に合った名刺管理方を選べるよう、アナログ管理のメリット・デメリットをしっかり把握しておきましょう。
■メリット：低コストで管理できる
アナログ管理のメリットは、箱やファイル、ノートがあれば低コストですぐに管理を開始できることです。
名刺管理用のツールでなくとも、余っている箱やノートなどでも名刺管理は可能。他にも以下のようなメリットが挙げられます。
〈アナログ管理のメリット〉
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名刺をデジタルで管理する場合でも、お得意様の名刺はすぐ取り出せるよう個別にアナログ管理しておくのがおすすめです。
■デメリット：紛失のリスクや持ち運びに不便
一方でアナログ管理のデメリットは、名刺の数が増えることによる紛失のリスクや持ち運びの不便さです。
〈アナログ管理のデメリット〉
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アナログ管理の場合は万が一名刺をファイルやボックスごと紛失してしまったら、復旧はかなり困難。厳重な管理が必要となります。
アナログで名刺管理する際のポイント
アナログで名刺を管理する際には、後で名刺を探しやすいように工夫しておくことが大切です。「並び順」と「付加情報の書き込み」が上手な名刺管理のポイントとなります。
属性ごとに並びを決めて整理する
名刺の並べ方は、時系列順・名前順・業界別・イベント別の4通りあります。それぞれの特徴を把握して、名刺管理を効率化させていきましょう。
時系列順
名刺を受け取った順番で並べる方法です。
名刺を受け取る頻度が高い方は「1週間」や「半月」「1カ月」で細かく分ける、受け取る頻度が低い方は「半年」「1年」と長めのスパンで分けるとよいでしょう。
時系列準で並べる場合は、いつ受け取ったのかを忘れないうちに整理することが大切です。
名前順
会社名や個人名について50音順やアルファベット順などで整理する、オーソドックスな並べ方です。
名前順の並べ方は、特定の頭文字の名刺が多くなる場合があります。回転式・バインダー式の名刺ホルダーや名刺ボックスのように、後からスペースを追加できるタイプのツールで管理しましょう。
業界別
業界別での並べ方は、特定の業界に対して営業をかけたい場面で役立ちます。相手の会社名や名前を覚えるのが苦手な場合も、業界別で並べるのがおすすめです。
業界名は「広告」「金融」「IT」など、広く一般で使われている名称を使いましょう。自分でオリジナルの名称をつけてしまうと分け方が曖昧になったり、後で思い出せなくなったりという恐れがでてきます。
イベント別
イベントや会合など、特殊な場で名刺を受け取った場合に便利な並べ方です。イベントは記憶に残りやすいため、後で必要になった時にもすぐに名刺を探し出せます。
名刺に情報を書き込む
アナログで名刺を管理する場合は、名刺に書かれていない付加情報を自分で書き込んでおくと便利です。
「名刺を受け取った日」と「どのような場面で受け取ったのか」は、忘れずに書き込んでおきたい情報です。相手の趣味や家族構成、誕生日といった情報も、話題作りに役立ちますよ。
相手の顔を覚えるのが苦手な方は、容姿の特徴も書き込んでおくとよいでしょう。相手が配置転換したなどで新しい名刺を受け取った場合は、古い名刺の情報を新しい名刺に転記することも忘れずに。
デジタルで名刺管理する方法
デジタルでの名刺管理は「業務効率をアップさせたい人」におすすめ。一方で「名刺管理にコストをかけたくない人」には不向きといえます。
表計算ソフトのエクセルを名刺管理ツールとして使う方法や、PC・スマートフォン用アプリで管理する方法など、様々な名刺管理ツールがリリースされています。
エクセル
表計算ソフトのエクセル、名刺データを管理できます。元々エクセルを仕事で使用していれば、操作方法を覚える手間やコストがかからない点は大きなメリットです。
デメリットは手入力の手間と、入力時のミスが起こりうる点。共有サーバーに保存すれば社内で名刺データを共有できますが、情報漏洩対策はしっかりと行いましょう。
無料の名刺管理ソフト
氏名や会社名といった名刺に書かれている情報を、データ化してデジタルで管理するサービスです。PC用のフリーソフトウェアや、スマートフォン向けアプリが用意されています。
名刺情報のデータ化の方法は「手入力」「スキャナでの読み取り」「スマートフォンで撮影」があり、スマートフォンでの撮影が一番お手軽です。
登録した名刺データは検索や並べ替え、ラベル付け、メモ書きが可能なのが一般的。スマートフォンアプリなら名刺データからワンタッチで、相手に電話やメールの発信ができるものもあります。
無料の名刺管理ソフトは費用がかかりませんが、登録枚数や機能に制限があるものも。自分に必要な機能を備えているか、必ず事前に確認しておきましょう。
有料の名刺管理ソフト
有料名刺管理サービスは、無料のものとは違い機能が豊富なものが揃っています。
データをクラウドではなく企業内サーバーで管理できたり、大人数でデータを共有できたり。使用法が分からない際うやトラブルが起きたりした際には、ユーザーサポートを受けられるものもあります。
大量の名刺データを登録したい、機能が豊富な方がよい、社内全体でデータを共有するので高いセキュリティレベルが必要といった場合には、有料名刺管理サービスがおすすめです。
外注する
「名刺情報をデジタルデータ化したいが、入力が面倒」という場合は、外注に頼るのが便利です。名刺のデータ化の外注サービスには、以下のタイプがあります。
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大量の名刺をデータ化したい場合は、外注サービスを利用することで時間の節約にもなりますよ。
デジタルで名刺管理するメリット・デメリット
デジタル管理のメリット・デメリットもしっかり把握し、自身に合った管理方法を選択しましょう。
メリット：社内の情報共有や検索が簡単
デジタル管理のメリットは、情報の共有や検索・閲覧が簡単であることです。他にも以下のようなメリットがあります。
〈デジタル管理のメリット〉
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スマートフォン対応の名刺管理サービスではアプリ上で相手とメッセージのやり取りができる、相手の名刺が更新された際に自動で情報が届くといった、デジタルならではの機能を備えているものも。
デジタルツールを上手く利用できれば管理に割く時間を削減でき、生産性も上がります。
デメリット：コストがかかり、情報漏洩のリスクがある
一方でデジタルのデメリットとしては、コストの高さと情報漏洩のリスクが挙げられます。
〈デジタル管理のデメリット〉
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情報漏洩についてはパスワードによる管理やデータの暗号化など、セキュリティ対策が必要です。データ消失については、クラウドサービスなら細かくバックアップしているサービスが一般的。
オフラインや自社サーバーで管理している場合は、自分でバックアップをとっておく手間がかかります。
デジタルで名刺管理するときのポイント
デジタルで名刺を管理する場合は、定期的なバックアップと万全なセキュリティ対策が大切になります。
定期的なバックアップ・セキュリティ対策を行う
データ化した個人情報を紛失・流失させないためには、定期的バックアップとセキュリティ対策が必須です。
誰でも手軽に簡単に利用できるのが名刺管理サービス。しかしスマートフォンのストレージへアクセス許可を求めるアプリの場合、意図せずに名刺データが第三者へ流出することがあるため、注意が必要になります。
デジタルで名刺を管理する場合は、定期的なバックアップを常に意識し、セキュリティ対策が万全なサービスを選択するようにしましょう。
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