携帯を法人契約するメリットとは？契約に必要な書類も解説

企業や個人事業主が携帯電話を法人契約に切り替える際、そのメリットとデメリットをしっかり理解しておくことが重要です。法人契約にはコスト削減や業務効率化、セキュリティ強化など、さまざまな利点がありますが同時に注意すべきデメリットも存在します。

この記事では携帯を法人契約にすることで得られるメリットと考慮すべきデメリット、必要書類について詳しく解説していきます。

法人携帯とは

法人携帯とは企業や法人、個人事業主が業務で利用するために契約する携帯電話のことです。

法人契約というと、一般的に法人格を持つ企業が契約するものと思われがちですが、実際には個人事業主やフリーランスも「みなし法人」として法人携帯契約を結ぶことができます。

個人携帯との違い

• 法人携帯の方が契約手続きが複雑になる
• 端末の一括請求や一括管理が可能になる
• 大量の回線契約も可能になる

法人契約では会社の登記簿謄本や代表者印などが必要で、手続きがやや複雑になります。また、契約の際は法人名義で行われ、支払いも法人口座からの引き落としが一般的です。

また、個人契約には組織としての一括管理機能はありませんが、法人契約であれば一括請求や利用状況の管理機能が充実しており、社内での利用状況の把握や管理が容易です。さらに、法人契約では大量の回線契約を一括して契約できます。

携帯を法人契約する6つのメリット

上記の携帯を法人契約する6つのメリットを解説します。

通話料金を削減できる

法人契約では大量の回線を一括契約することができ、その分、通信費用を削減することができます。通信事業者は法人契約向けにボリュームディスカウントを提供しており、複数の回線を契約することで単価が安くなるため、個人契約よりも通話料金が低く抑えられます。

また、法人向けの通話プランやパケットプランが提供されることもあり、企業の業務内容に最適な料金プランを選択することで、無駄な費用を削減できます。

端末の一括契約や管理が可能になる

法人契約では複数台の携帯端末を一括で契約することができます。全ての端末を一元管理できるため、手続きが簡素化されます。端末の導入や交換、故障時の対応など、複数台を同時に管理する必要がある場合でも、管理者が一つの窓口で対応することができ、効率的です。

経理部門は携帯電話の使用料金を一元的に「通信費」などの特定の勘定科目にまとめることができ、管理や計上の手間が減ります。個別に費用が発生している場合のように、従業員ごとに経費精算をする必要がなくなり、時間と労力を節約できます。

法人用の便利機能が使える

法人契約では個人契約では利用できない法人専用の便利機能が提供されることが多いです。

たとえば、通話録音機能や、業務用にセキュリティを強化したVPN接続、専用のカスタマーサポートなどがあります。これらの機能は業務に必要なセキュリティや効率化を図る際に非常に役立ちます。企業向けの専用サービスやオプションが利用できることで、より円滑な業務運営が可能になります。

セキュリティ強化につながる

法人契約の携帯電話にはセキュリティ面で強化された機能が組み込まれていることが多いです。たとえば、モバイルデバイス管理を利用することで、端末の遠隔操作による管理や情報漏洩防止のためのセキュリティ設定が可能になります。

また、機密情報の暗号化や業務で使用するアプリケーションの制限など、個人契約の携帯電話では難しい細かなセキュリティ対策を講じることができ、企業情報の保護に役立ちます。

従業員の仕事とプライベートを分けられる

法人契約で提供される携帯電話は基本的に業務用としてのみ使用されます。そのため、従業員の仕事とプライベートを分けることができます。

個人の携帯電話と業務用携帯電話を分けることで、業務時間外に個人的な連絡が仕事に干渉することを防げます。また、プライベート用の携帯電話ではなく業務専用の端末を使用することにより、個人情報と企業情報を分離し、セキュリティリスクを低減させることができます。

従業員の退職後も契約の解約や名義変更の必要がない

法人契約では従業員が退職した場合でも、個別に契約の解約や名義変更を行う必要がありません。これは、企業が所有する端末であり、契約自体が法人名義で結ばれているためです。

従業員が退職した後でも企業側がそのまま端末を保有し、必要に応じて新しい従業員に端末を再割り当てすることができます。この仕組みにより、契約の管理が簡素化され、退職者の名義変更や解約手続きの手間が省けます。

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携帯を法人契約する3つのデメリット

上記の携帯を法人契約する3つのデメリットを解説します。

初期費用や運用費用がかかる

法人契約をする際には初期費用や運用費用がかかる点が大きなデメリットとして挙げられます。端末購入費用や契約手数料、セットアップ費用などが発生し、初期費用が高額になることが多いです。

さらに、月々の運用費用も個人契約とは異なり高額になる場合があります。法人契約では複数台の回線を一括で契約することが多く、料金プランやサービス内容を十分に検討しないと、予算を超えることもあります。

従業員による私的な利用のリスクがある

法人契約の端末は基本的に業務専用として支給されますが、従業員がプライベートな目的で使用することを完全に防ぐのは難しい場合があります。こうした私的利用が頻発すると、会社が負担する通信費が増加する可能性があります。

さらに、私的利用に伴うセキュリティリスクも見逃せません。業務用端末が不特定のネットワークに接続される機会が増えることで、機密情報の漏洩リスクが高まります。公共Wi-Fiの使用や個人用アプリのインストールがセキュリティホールとなるケースが多く、企業としての対策が求められます。

従業員が持つべき端末が増え、負担になる

法人契約では業務用の端末を会社が支給するため、従業員は個人用端末と業務用端末の両方を持つ必要が生じます。この状況は、従業員にとって物理的な負担となるだけでなく、管理や使用の面でも煩雑さを伴うことが特徴です。

また、それぞれの端末について充電やメンテナンス、紛失防止といった管理が必要になるため、従業員にとって余計な手間がかかる点も問題です。さらに、業務用と個人用の端末を明確に使い分けなければならないことが、心理的な負担を引き起こすケースもあります。

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携帯を法人契約する際に必要な書類

法人の場合

一般的に法人の確認書類や代表者の確認書類、法人の印鑑や支払いに関する書類が必要となります。登記簿謄本や印鑑登録証明書は有効期限が切れていない原本はもちろん使用できます。もし有効期限が切れている場合はインターネットを使用して、オンライン請求するとスムーズです。

本人確認書類は運転免許証やパスポート、マイナンバーカードが使用できます。また、本人の在籍確認書類として名刺や社員証も必要となることが多いです。

個人事業主の場合

個人事業主はみなし法人として認められなければいけません。そのため、個人事業主であることを証明するために、「開業届」や「所得税の確定申告書の控え」、「青色申告承認申請書」等の書類を用意しておきましょう。

また、みなし法人契約では法人契約と同様の手続きが適用されることが多く、印鑑が必要になる可能性が高いです。

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まとめ

携帯の法人契約には端末の一括管理やセキュリティ強化、従業員の仕事とプライベートを分けられるなど、多くのメリットがあります。しかし、その反面端末が増えることで従業員に負担がかかる点や、私的利用によるコストやセキュリティリスクなど、運用に伴う課題を考慮しなければなりません。

法人携帯の導入を検討する際には、メリットとデメリットを正確に把握し、企業の実情に合った運用方法を構築することが重要です。適切に運用することで、業務の効率化やコスト削減といった法人携帯の利点を最大限に活用することができるでしょう。

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