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内容証明の書き方の基本から相談まで。抑えたいポイントを大解説!

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作成者: Yuki Kai

内容証明の基礎知識

「内容証明」と聞くと、訴訟や契約など、ちょっと怖いイメージを持っている人も多いかも知れません。実際に受け取って、形式張った書面や、見たこともない郵便局のスタンプなどにびっくりしたという人もいるでしょう。いざ、必要になったときは慌てずにすむよう、なぜ、内容証明が必要なのか、書き方や効力など、内容証明のポイントを解説します!

内容証明とは?

内容証明とは「内容証明郵便」という郵便局のサービスの1つ。その名前の通り「いつ」「誰が」「誰に」「どんな内容の手紙を送ったか」を、郵便局が証明してくれるというものです。

お金や権利が関わる約束事を交わすとき、口約束で終わることは少なくありません。何も問題なく、約束が果たされればよいのですが、万が一トラブルが発生した場合は「言った」「言わない」の問題になることもあります。そんなとき、約束や意志を記載した文書の内容を第三者である郵便局に証明してもらえば、あとで「そんなことは聞いていない」というトラブルが防げるのです。

郵便局のサービスでよく利用されるものに書留や配達証明があります。

書留は、郵便局が郵便物を受け取ってから配達までの記録を残してくれるもの。また、送付先に届かなかった場合、実損額の賠償を受けることができる郵便です。

配達証明は、郵便がいつ相手に届いたか、という事実を証明してくれるサービスです。契約解除の日など、文書が届いた日が重要な証拠になるような際に利用します。

いずれのサービスも配達は、配達員による手渡しで行われ、確実に相手の手元に届けてくれます。しかし、相手に届けたことのみを証明する、書留や配達証明と異なり、内容証明は「送付した文書の内容」まで、郵便局が証明してくれる、という点がポイントです。

郵便局が送付する文書の内容まで証明できるのは、国が設立した「日本郵便株式会社」が100%株主の「郵便事業株式会社」によって、郵便局が運営されているから。そのため、郵便事業株式会社または郵便局株式会社の社員の中には、総務大臣に「郵便認証司」として任命されている人がいます。この郵便認証司が文書の内容を認証することで、証明となっているのです。

内容証明を送ると何が起こるの?

内容証明を送る際には、書いた手紙と同じ文面のコピーを3通作成します。1通は、郵便局、1通は差出人が保管し、もう1通を郵便として発送します。

発送される文書には、文章の最後に「この郵便物は○年○月○日、第○○○○号 書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。  郵便事業株式会社」という認証スタンプが押されます。その後、内容証明として封筒にいれ、発送します。

内容証明は、相手に意志を伝えたという証拠になる、というのが最も大きな目的なのですが、それ以上に、相手に心理的圧迫を与える、という効果もあります。一般的に、内容証明についての知識をもっている人は少ないので、内容証明郵便が届くだけで、見慣れない書き方や、封筒の印字などで、心理的な威圧感や緊迫感が与えられます。実際に、内容証明を送るだけで、それまで連絡が取れなかった人から連絡がきた、という事例も多く、裁判になる前に解決するということも少なくないようです。

内容証明の効力は?

内容証明は法律がからむトラブルが発生した際に使われることが多く、家賃滞納請求やクーリングオフの通知、賃金未払い請求、損害賠償請求などの通知に使われます。内容証明自体には法的効力はありませんが、相手側に意志を伝えた、という証拠になると共に、「そんな内容は受け取っていない」と言い逃れされる心配がないので、後に裁判になった際には、重要な証拠の1つになります。

特に、内容証明を相手が受け取ったことが重要なポイントになる場合は、大きな効力があります。例えば、時効がある事案の場合は、内容証明の日付によっては、時効を中断させたり、延期したりすることができるという効力もあります。また、債権を多重譲渡されてしまった場合も、内容証明の日付が決定的な証拠になることが民法で決められています。

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内容証明の書き方の基本

内容証明は用紙や筆記用具に決まりはありません
内容証明は用紙や筆記用具に決まりはありません

内容証明を送る際は、いくつかの条件を満たしているか、チェックを受けてから封筒に入れます。窓口で書き直しになると、手間がかかるだけでなく、心理的威圧感が軽減してしまう、というデメリットもあります。内容証明の書き方のポイントを抑えて、効力の高い内容証明を送るようにしましょう。

書き方①内容証明に使う用紙

内容証明に使う用紙に決まりはありません。コピー用紙でも便箋でも、原稿用紙でも大丈夫です。郵便局で5年間の保存が義務付けられているので、保存に耐えない感熱紙や薄い紙などは避けたほうがよいでしょう。

文房具店などには、赤い枠と赤いマス目が印刷された「内容証明書用紙」が販売されています。日頃見ることのない様式の用紙なので、内容証明の心理的効力をより強く発揮したい場合は、利用してもよいでしょう。

封筒も色や紙、大きさに規程はありませんが、用紙がきちんとおさまり、開封時に切れたりしないように気をつけましょう。封筒は発送のために使うものなので、送る相手が1人であれば、1枚準備すれば大丈夫です。

内容証明は、郵便局で内容などを確認した後でなければ発送できませんので、自宅で書き終わった後、そのまま封筒にいれて封をせず、郵便局で確認してもらった後に封をするようにしましょう。

書き方②筆記用具に決まりはある?

内容証明を書くときに、筆記用具の決まりはありません。手書きにする必要もなく、パソコンで入力して印刷したものでも内容証明として送ることができます。最近では、A4判の用紙に印字したしたものが使用されることが多いようです。

ただし、後で変更されないことを前提としたものなので、鉛筆や消せるボールペンなどは、使用しないほうがよいでしょう。インクの色にも決まりはありませんが、公的な文書なので、相手にもその効力が伝わりやすいよう、黒、または濃い青を選びましょう。

書き方③決まった形式はある?

内容証明の書き方には決まった形式があります。1枚の用紙に書ける文字数です。内容証明の文字数は、1枚あたり520字以内と決められています。それによって、一行あたりの文字数と行数が決められています

縦書きの場合
・1行20字以内、1枚26行以内

横書きの場合
・1行20字以内、1行26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内

行数は1文字でも記入があれば、1行と数えますが、空白行は数えません。1行の文字数も規程の文字数を埋めるのではなく、1行目は15文字、2行目は10字など見やすいよう、空間や改行したほうがよいでしょう。

字数は、句読点や記号も含めて数えます。通常の作文では、句読点が行の最後に来た場合、その行の欄外や、行末のマスの中に記入しますが、内容証明の書き方では、句読点も1文字と数えるので、次の行の1文字目に記入します。( )がある場合は、前後をあわせて1字とします。例えば(1)で1字です。

内容証明用の用紙を使う場合は、マス目が入っていますが、パソコンで印字する場合は、マス目を印刷する必要はありません。Word用のテンプレートなどを配布しているビジネス文書のサイトもありますので、利用してもよいでしょう。

枚数の制限もありませんが、2枚以上になった場合は、ホチキスで綴じ、ページとページの繋ぎ目に割り印を押す必要があります。押す場所などにも決まりがあるので、ホチキスで綴じる前に郵便局に持っていき、郵便局の指示に従いましょう。さらに最終ページには、郵便局で認証印を押してもらうための余白が必要です。最低4~5cm以上必要なので、作っておくようにしましょう。

内容証明に記載するべき事項は
・文書の表題
・通知内容
・日付
・受取人の住所・氏名
・差出人の住所・氏名
です。

文書のタイトルなどはなくても発送できます。ただし、「契約解除通告書」などのタイトルがあると、相手に文書の主旨が伝わりやすいので、適宜記入しましょう。

通知内容は、簡潔に、必要事項のみを記載します。一般的な時候の挨拶などは不要です。本文は、自由に書いてかまいませんが、内容証明の目的である、意思表示の伝達が正しく行われるよう、事実と意志を明確に記載するようにします。感情的になって、文章を作成すると、相手に名誉毀損であると反論されるケースもあります。注意しましょう。

相手からの回答などを求める場合は期限を記載します。法的な効力はありませんが、期限が経過した場合、どんな手段をとるのかを明記しておくとよいでしょう。

差出人と受取人の名前と住所は、封筒と同じ表記になるよう注意しましょう。

なお、内容証明には、手紙以外の資料などを同封することができません。必要な資料がある場合は、別途、配達証明などで送付するようにしましょう。

書き方④書き間違えた時はどうすれば良い?

見直した際や、郵便局に持っていったときに修正を指示された場合は、最初から書き直すのではなく、訂正することができます。訂正方法は、その箇所に2本線をひき、何を消したのかがわかるようにしておきます。その横に正しい字や内容を書き、欄外の上部などに、「○字削除」「訂正○字」などと記入します。上部に余白がない場合は、末尾余白などに「○行目○字削除、○字加入」と記載します。どこを何文字訂正したかわかるようするためです。さらに、修正内容を記載した部分に、差出人の印鑑を押します。

内容証明は、3通まったく同じ文書を準備しなければなりません。郵便局窓口で修正が入った場合は、修正した状態のものを3通コピーします。コピーした場合、印鑑はそれぞれに押さなければならないので、押印前にコピーしましょう。

内容証明は窓口で発送するほかに、インターネットから発送できる電子内容証明サービスでも送付できます。郵便局が提供している「e内容証明」です。事前に登録申請することで24時間いつでも内容証明が送付できます。

内容証明の電子申請は、「e内容証明」のホームページから雛形をダウンロードし、Wordで作成した文書をアップロードします。雛形は、内容証明の規程の文字数、行数があらかじめ設定されているので、悩まずに文書が作成できます。料金はクレジットカード決済と後納が利用できますが、後納は事前に郵便局で申請しておく必要があります。一般的にはクレジットカードで支払っていることが多いようです。

1~3日ほどで、自分の保管用の文書が簡易書留で送られてきます。大切な証拠文書になりますので、なくさないように保管しておきましょう。

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内容証明は行政書士・弁護士・役所に相談できる

内容証明で迷ったら、行政書士や弁護士に相談しよう

自分で作成できるとはいえ、内容証明は書き方の決まりや送り方の決まりなどがあり、簡単には作成できません。また、文書の形式は整えられても、目的にあった内容になっているかは別問題です。そんなときに相談できるのが、行政書士や弁護士、行政の相談窓口です。それぞれで相談する場合もメリットやデメリットを比較して、自分にあった相談窓口を選びましょう。

行政書士に相談するメリット・デメリット

行政書士は、法的な文書を作成してくれる士業のこと。権利義務や事実証明に関する文書を作成してくれます。内容証明の文書作成の経験も豊富なので、行政書士に相談すれば、案件に応じた内容や言葉使いの内容証明を作成してくれます。

メリットは、裁判に発展しないよう、事前の和解で解決させることを考慮した文書を作成してくれる、ということ。行政書士は裁判に関わる問題については相談が受けられないことになっているため、できるだけ裁判にならないような内容にしてくれます。

デメリットは、裁判に関われないという点。内容証明を送っても事実否認されたり裁判などに発展した場合は、行政書士では対応できません。

裁判外で解決できそうな案件の場合は、行政書士に依頼するとよいでしょう。

弁護士に相談するメリット・デメリット

弁護士は、法律のスペシャリスト。目的に応じた文書作成だけでなく、法的な問題がないかも確認しつつ、適切な内容証明文書を作成してくれます。

弁護士に相談しておけば、万が一事実否認や訴訟に発展した場合、代理にとして裁判を起こすことも可能です。最初から、裁判外では解決しないと考えている場合は、弁護士に相談しておけば、裁判での証拠になることを想定した文書作成をしてくれます。また、内容証明の文書の中に「通知人代理人 弁護士○○○○」と記名、押印するので、受け取った側にプレッシャーを与えることもできます。

内容証明を送った相手からの連絡対応を弁護士に依頼することもできます。弁護士名義出内容証明を発送し、弁護士名と連絡先を記載しておくことで、相手との交渉をすべて弁護士にまかせることができるのです。弁護士は交渉のプロ。自分に有利に交渉をすすめることができます。

デメリットは、費用がかかること。また、内容証明の作成だけでは相談にのってくれないことも少なくありません。裁判外では解決が見込まれない場合には、弁護士に依頼してもいいでしょう。

市・区などの無料相談窓口に相談するメリット・デメリット

「行政書士や弁護士に相談したくても、知りあいがいなくて、誰に相談したらいいかわからない」という人も多いでしょう。そんなときは、市・区など行政が行っている無料の法律相談窓口を利用してみましょう。悩んでいる問題について、内容証明を送るべきなのかも含め、どのように対応したらよいか、無料で弁護士や行政書士などに相談できます。

無料なので「内容証明を出したほうがよいか、わからない」という場合などに、気軽に相談できます。作った内容証明を持っていき、内容証明の書き方についてアドバイスを受けることもできるかもしれません。

気軽に相談できるというメリットがある一方、短時間しか対応してもらえず、きちんと相談できないことがある、というデメリットもあります。無料相談の時間は一般的に1回30分程度。相談の内容が複雑になれば、内容証明の書き方について、的確な回答が得られないこともあります。

あくまで、最初の相談程度と考えて、その後、内容証明を送付するかどうかを決める基準にするつもりで利用するとよいかもしれません。

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内容証明は何に費用がかかる?

郵送料のほかに、証明料などが必要です
郵送料のほかに、証明料などが必要です

内容証明を送る場合は、自分で作成するにしても、送付のための料金がかかります。また、行政書士や弁護士に依頼する場合は、内容証明の作成料金も必要です。料金の相場もみておきましょう。

内容証明の郵送費用

内容証明を送る場合は、通常の郵便料金以外に内容証明料金が必要です。

内容証明の発送に必要になるのは以下です。

1 郵便料 82円
定形外の場合はサイズや重さに応じた郵便料が発生します。

2 書留料 420円

3 内容証明料 430円
2枚以上に渡る場合は、1枚ごとに260円ずつ増加

紛争の事前防止や法律効果の発生のために利用されることが多いため、配達された日、つまり、相手が受け取った日が重要な意味をもちます。そのため、通常は、配達証明をつけて発送されることがほとんどです。配達証明料は一律310円です。

窓口で内容証明を発送する場合、配達証明をいれて1242円になります。

オプションとして、速達などをつけることもできます。速達で発送したい場合は250グラムまで280円。本人限定受取を指定する場合は100円になります。

内容証明を電子内容証明で送る場合は料金が変わります。

1 郵便料 82円
定形外の場合はサイズや重さに応じた郵便料が発生します。

2 書留料 430円

3 内容証明料 375円
2枚以上に渡る場合は、1枚ごとに353円ずつ増加

4 電子郵便料 15円
2枚以上に渡る場合は、1枚ごとに5円ずつ増加

5 謄本送付料 298円

配達証明料は窓口の料金と同じで310円です。

内容証明を電子証明する場合は、配達証明料までいれると、1510円が必要になります。

内容証明作成を弁護士に依頼した場合

内容証明を弁護士に依頼した場合の料金相場は、3~5万円のようです。少し内容が複雑になると、料金がアップすることもあります。

ただし、内容証明作成のみを行っている弁護士は多くありません。裁判に発展することを前提に、自分の主張が一貫していることを証拠として残しておくことを目的に、内容証明を作成してくれる、ということがほとんどです。弁護士の名前を明記して交渉にあたってもらう場合は、5~10万円程度の費用がかかります。

内容証明作成を行政書士に依頼した場合

内容証明作成を行政書士に依頼した場合の費用は、日本行政書士連合会の統計では、1~4万円程度です。インターネットで告知をしている行政書士事務所によっては5000円~、内容証明作成を行っているところもあります。

また、内容証明作成の料金を安く設定し、和解が成立した場合のみ成功報酬を設定している場合もあります。

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効力の高い内容証明は行政書士に依頼しよう
効力の高い内容証明は行政書士に依頼しよう

内容証明は文字数や書き方などに決まりがあり、難しい部分があるものの、文書のサンプルなどが書籍やインターネット上にも掲載されおり、自分で作成することも可能です。でも、その後、裁判になるのか、和解になるのか、などを考慮した上で作成しておかなければ、内容証明の効力は十分に発揮できません。目的にあった内容証明の書き方や送り方をすることが重要なのです。

そんなとき、味方になってくれる相談先の1つが行政書士。裁判などに発展させずに和解できるよう、内容証明を比較的安価で作成してくれる、強い味方が行政書士なのです。

感情的になったり、重い気持ちになったりしているときだからこそ、第三者の視点で冷静に記載された文書が必要です。行政書士と一緒に、少しでも早い解決に導いてくれる内容証明を作成しましょう。

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