内容証明には何を書く？
内容証明に書く内容は一般的に、文書の表題、通知内容、日付、受取人と差出人の住所・氏名などです。通知内容には感情をこめず、事実と必要な通知事項のみを淡々と書くのがコツ。また使用可能な文字などはいくつかルールがあるので、確認しておきましょう。
用紙や封筒はどんなものを使えばいい？
内容証明を作成するとき、用紙や封筒にはとくに決まりがありません。ただし用紙1枚あたりに記載できる文字数や行数、そして文字数の数え方にはルールがあります。また押印のための余白もあるとよいでしょう。
最終更新日: 2024年06月28日
内容証明の基礎知識
内容証明は、法的トラブルにつながりそうな事案に対して証拠となる文書を残しておくための手段になります。まずは基本知識を押さえておきましょう。
内容証明とは？
内容証明は正確には「内容証明郵便」といって、日本郵便株式会社が提供するサービスです。
内容証明は「いつ」「誰が」「誰に」「どんな内容の手紙を送ったか」を、郵便局が証明してくれるというものです。
そのため裁判などの法的な場でも証拠として利用することができます。
おもに以下のようなケースで利用されます。
- 未払い金の催促
- 商品の引き渡し請求
- 契約の解除通知(クーリングオフ)
- 損害賠償の請求
- 慰謝料の請求
- トラブル時の反論
とくにお金や権利が関わる約束事を交わすとき、口約束で終わることは少なくありません。問題なく約束が果たされればよいのですが、万が一トラブルが発生した場合は「言った」「言わない」の問題になることもあります。
そんなとき、約束や意志を記載した文書の内容を第三者である郵便局に証明してもらえば、あとで「そんなことは聞いていない」というトラブルが防げるのです。
書留や配達証明との違い
郵便局のサービスでよく利用されるものに書留や配達証明があります。
書留は「郵便局が郵便物を受け取ってから配達までの記録」を残してくれるもの。配達証明は「郵便がいつ相手に届いたか」という事実を証明してくれるサービスです。
このように書留や配達証明は、相手に届けたことのみを証明することができます。
一方で内容証明は「送付した文書の内容」まで郵便局が証明してくれる、という点がポイントです。
内容証明の効力は？
内容証明は法律がからむトラブルが発生した際に使われることが多く、家賃滞納請求やクーリングオフの通知、賃金未払い請求、損害賠償請求などの通知に使われます。
内容証明自体には法的効力はありませんが、相手側に意志を伝えた、という証拠になると共に、「そんな内容は受け取っていない」と言い逃れされる心配がないので、後に裁判になった際には、重要な証拠の1つになります。
とくに内容証明を相手が受け取ったことが重要なポイントになる場合は、大きな効力があります。
たとえば時効がある事案の場合は、内容証明の日付を確認したうえで時効を中断させたり、延期したりすることができるという効力もあります。また債権を多重譲渡されてしまった場合も、内容証明の日付が決定的な証拠になることが民法で決められています。
郵便局が、送付する文書の内容まで証明できるのは、国が設立した「日本郵便株式会社」が100％株主の「郵便事業株式会社」によって郵便局が運営されているから。
そのため、郵便事業株式会社または郵便局株式会社の社員の中には、総務大臣に「郵便認証司」として任命されている人がいます。この郵便認証司が文書の内容を認証することで、証明となっているのです。
相手に心理的な圧迫感を与える効果もある
内容証明は「相手に意志を伝えた」という証拠になるというのが最も大きな目的ですが、相手に心理的圧迫を与えるという効果もあります。
内容証明についての知識がある人は多くはないので、内容証明郵便の見慣れない書き方や封筒の印字などによって、心理的な威圧感や緊迫感が与えられます。
実際に内容証明を送るったことで、それまで連絡が取れなかった人から連絡がきたという事例も多く、裁判になる前に解決するということも少なくないようです。
内容証明の書き方
内容証明を送る際は、きちんと条件を満たしているかチェックを受けてから封筒に入れます。
窓口で書き直しになると、手間がかかるだけでなく、心理的威圧感が軽減してしまうというデメリットもあります。内容証明の書き方のポイントを抑えて、効力の高い内容証明を送るようにしましょう。
内容証明に使う用紙は？
内容証明に使う用紙に決まりはありません。コピー用紙でも便箋でも、原稿用紙でも大丈夫です。
ただし合計で3枚コピーしておく必要があるので、そのぶんの枚数は必要となります。3枚のうち1枚は郵便局が保管、1枚は差出人が保管し、もう1通を郵便として発送します。
内容証明が複数枚になってしまった場合も、同じく3組コピーしておきましょう。たとえば1つの内容証明に2枚の用紙を使った場合は、2枚×3組で計6枚必要となります。
手書きの場合は、文房具店などで購入できる「内容証明郵便用紙」を使うとよいでしょう。3枚複写になっているので、1回書くだけで3枚用意することができます。
ちなみに郵便局で5年間の保存が義務付けられているので、保存に耐えない感熱紙や薄い紙などは避けたほうがよいでしょう。
Wordなどを使ってパソコンで作成してもよい？
内容証明郵便は手書きでなくパソコンを使って作成しても問題ありません。最近ではパソコンで作成する人のほうが多いようです。
パソコンなら文章の訂正もしやすく、プリントアウトが簡単なのでラクに作業できます。
自分でプリントアウトする場合は、法律事務所などのホームページで提供されているテンプレートを使うのが便利。文章はそのまま使えるようになっていて、日付や個人名などを書き換えるだけで作成できます。
※以下の参考サイトでは、企業及び弁護士が自社内で利用する場合のみダウンロード可能となっています。
また郵便局では「e内容証明」というサービスを提供していて、インターネット上の手続きだけで内容証明を発送できます。しかも文字数が多い場合は、通常の差出しよりも安い料金で手続きできるのがメリットです。
公式サイトではWord用のひな形(テンプレート)が用意されていて、規程の文字数・行数があらかじめ設定されているので、悩まずに文書が作成できます。
内容証明に使う筆記用具に決まりはある？
手書きで内容証明を書く場合、とくに筆記用具の決まりはありません。
ただし後で変更されないことを前提としたものなので、鉛筆や消せるボールペンなどは使用しないほうがよいでしょう。
インクの色にも決まりはありませんが、公的な文書なので、相手にもその効力が伝わりやすいよう、黒、または濃い青を選びましょう。
書き方に決まった形式はある？
内容証明の文字数は1枚あたり520字以内と決められています。縦書きと横書きで形式が分かれ、1行あたりの文字数と1枚あたりの行数が決まっているので注意しましょう。
| 縦書き | 横書き |
|---|---|
|
|
このように、1枚の紙に520文字までという制限があります。ちなみに空白行は1行と数えません。
また文字数を埋める必要はなく、「1行目は15文字、2行目は10字」など見やすいように適宜改行して問題ありません。
文字数の数え方
内容証明で使用できる文字は、おもにひらがな・カタカナ・感じ・数字です。そのほか日常的に使用する記号や、固有名詞の英字であれば使用できます。
文字数は「句読点」や「記号」も含めて数えます。ただし「」『』()は1セットで1字換算するのが基本です。
ちなみに「ば」や「ぱ」など、濁音・半濁音を含む文字も1字として数えてください。
| 1字として数える文字 | 例外 |
|---|---|
など |
|
基本的には日本語で書かれた文書のみが内容証明の対象となりますが、氏名や会社名などが英字の場合に限り、1字として使用できます。
とくに分かりにくいのは例外に当たる文字だと思います。以下で詳しく解説します。
【例1】
この場合は序列を示すためにカッコが使われているので、(1)と(2)はそれぞれ1字として計算します。 |
【例2】
このように文中で使われている場合は、()や〇を1字として数えます。(1)と②はそれぞれ2字として計算します。 2桁の数字が入る場合、たとえば⑩は1、0、〇で3字になります。 |
【例3】
文字の上下に打つ傍点・下線は字数として数えません。(正確には傍点や下線を含めてセットで1字として数えるので、文字だけを数えても問題ないという意味です。) |
通常の作文では、句読点が行の最後に来た場合、その行の欄外や、行末のマスの中に記入しますが、内容証明の書き方では、句読点も1文字と数えるので、次の行の1文字目に記入します。カッコがある場合は、前後をあわせて1字とします。たとえば(1)という表記は1字換算です。
内容証明に記載するべき内容
内容証明に記載するべき事項は以下。
- 文書の表題
- 通知内容
- 日付
- 受取人の住所・氏名
- 差出人の住所・氏名
それぞれの書き方を簡単に解説します。
【文書の表題】
文書のタイトルなどはなくても発送できます。ただし、「契約解除通告書」などのタイトルがあると、相手に文書の主旨が伝わりやすいので、適宜記入しましょう。
【通知内容】
通知内容は簡潔に伝わるよう、必要事項のみを記載します。一般的な時候の挨拶などは不要です。
感情的になって文章を作成すると、相手に名誉毀損であると反論されるケースもあります。注意しましょう。
【日付】
内容証明に日付を記載する場合、差し出した日付と同じにする必要はありません。記載するのは作成日でよいでしょう。
【受取人と差出人の住所・氏名】
差出人と受取人と2名分の住所・氏名の記載が必要です。内容証明の末尾余白に付記しますが、住所・氏名については字数または枚数としてカウントしません。
【その他】
相手からの回答などを求める場合は期限を記載します。法的な効力はありませんが、「期限が経過した場合はどんな手段をとるのか」を明記しておくとよいでしょう。
末尾には余白を残しておく
内容証明の末尾には余白を残しておきましょう。複数枚になった場合は、最後の1枚に余白を残しておきます。郵便局の証明印を押すためです。
縦書きであれば用紙の左側に、横書きであれば用紙の下側に4～5cmの余白が必要です。
ちなみに証明印の内容は以下。
| この郵便物は〇年〇月〇日、第〇〇〇〇号 書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。 郵便事業株式会社 |
ただし余白がなくても、証明印を押すための小さな紙を接着させることで対応できるようです。
2枚以上になったらホチキスでまとめる
内容証明には枚数の制限もありませんが、2枚以上になった場合はホチキスで綴じ、ページとページの繋ぎ目に割り印を押す必要があります。
ただし押印する場所にも決まりがあるので、ホチキスで綴じる前に郵便局に持っていき、郵便局の指示に従うのがよいでしょう。
封をせずに郵便局に持っていく
内容証明が書き終わった後は、郵便局で形式に誤りがないかチェックする必要があります。また前述した証明印の押印もあるので、封筒に封をしないままで持ち込むようにしてください。
書き間違えたときの訂正の仕方
手書きの場合、ボールペンなどで内容証明を書いていると、途中で書き間違えてしまうこともあるでしょう。
またパソコンを使って印刷した場合も、差出し前のチェックで誤字を発見するケースも考えられます。
誤字の訂正方法は決められています。
【内容証明の訂正方法】
|
誤字の近くに余白がない場合は、末尾余白などに「○行目○字削除、○字加入」と記載します。どこを何文字訂正したかわかるようするためです。
ただし用意した3枚の内容証明をすべて訂正する必要があり、また体裁もあまりよくないので、訂正する必要がある場合は作り直すことをおすすめします。
内容証明の出し方と料金
内容証明を郵便局で出すときの手順と、郵送にかかる料金について紹介します。
内容証明の出し方
内容証明は、郵便局で内容や形式に不備がないかを確認した後でなければ発送できません。自宅で書き終わった後は封をせず、郵便局で確認してもらった後に封をしましょう。
また内容証明以外の資料などを同封することができません。必要な資料がある場合は、別途、配達証明などで送付するようにしましょう。
使用する封筒にもとくに規定はないので、用紙がきちんとおさまるサイズを選べば問題ありません。開封時に文書が切れないように気をつけましょう。
封筒は発送のために使うものなので、送る相手が1人であれば、1枚準備すれば大丈夫です。
事前に郵便切手を貼るのは要注意
内容証明を発送するときは、最後のページに「内容証明料金」の余白に貼りつけます。
そのため、事前に内容証明料金分の郵便切手を貼りつけておくことはできません。
ただし「送料」「書留料」「配達証明料分」なら事前に貼っていても問題ありません。
内容証明の郵送費用
内容証明を送る場合は、「内容証明料金」「郵便物の料金」「一般書留の料金」が必要です。
内容証明料金は1枚なら440円で、枚数ごとに260円ずつ加算されます。
- 1枚：440円
- 2枚：700円
- 3枚：960円
- 4枚：1,220円
- 5枚：1,480円
一般書留の料金は435円です。また郵送料金は25g以内であれば84円、50g以内であれば94円、というふうに重さによって決まります。
ちなみに必須ではありませんが、「配達証明」もあわせて利用するようにしましょう。
配達証明は、相手が郵便物を受け取った日を証明できます。そのため金銭面などでのトラブルでは重要な証拠となるのです。配達証明にかかる料金は一律320円です。
ちなみにオプションとして、速達などをつけることもできます。速達で発送したい場合は250グラムまで260円です。
e内容証明の場合の支払い方法
e内容証明の場合、料金はクレジットカード決済と後納が利用できます。ただし後納の場合は事前に郵便局で申請しなくてはいけません。一般的にはクレジットカードで支払っているケースが多いようです。
申請から1～3日ほどで、自分の保管用の文書が簡易書留で送られてきます。大切な証拠文書になりますので、なくさないように保管しておきましょう。
内容証明は行政書士・弁護士・役所に相談できる
自分で作成できるとはいえ、内容証明は書き方の決まりや送り方の決まりなどがあります。
また文書の形式は整えられても、目的にあった内容になっているかは別問題です。
効果的な内容証明を手間なく作成するなら、行政書士、弁護士、役所の相談窓口を利用するのがおすすめです。
それぞれで相談する場合もメリットやデメリットを比較して、自分にあった相談窓口を選びましょう。
行政書士に相談するメリット・デメリット
行政書士とは、法的な文書を作成してくれる士業のこと。
権利義務や事実証明に関する文書を作成してくれます。内容証明の文書作成の経験も豊富なので、案件に応じた内容や言葉使いの内容証明を作成してくれます。
また裁判に発展しないよう、事前の和解で解決させることを考慮した文書を作成してくれるのもメリット。
行政書士は裁判に関わる問題については相談が受けられないことになっているため、できるだけ裁判にならないような内容にしてくれます。
裏を返すと、裁判に関われないという点はデメリットともなります。内容証明を送っても事実否認されたり裁判などに発展した場合は、行政書士では対応できません。
【内容証明作成を行政書士に依頼したときの費用相場】
内容証明作成を行政書士に依頼した場合の費用は、日本行政書士連合会の統計では、1万～4万円程度です。
インターネットで告知をしている行政書士事務所なら最安5,000円～という料金帯で内容証明作成を行っているところもあります。
また内容証明作成の料金を安く設定し、和解が成立した場合のみ成功報酬を設定している場合もあります。
弁護士に相談するメリット・デメリット
弁護士は法律のスペシャリスト。目的に応じた文書作成だけでなく、法的な問題がないかを確認しつつ、適切な内容証明文書を作成してくれます。
弁護士に相談しておけば、万が一事実否認や訴訟に発展した場合、代理にとして裁判を起こすことも可能です。
裁判なくしては解決しない問題だと判断できるなら、弁護士に相談しておけば、裁判での証拠になることを想定した文書作成をしてくれます。
また内容証明の文書の中に「通知人代理人」として弁護士の記名・押印が付くので、受け取った側にプレッシャーを与えることもできます。
内容証明を送った相手からの連絡対応を弁護士に依頼することもできます。弁護士名義出内容証明を発送し、弁護士名と連絡先を記載しておくことで、相手との交渉をすべて弁護士にまかせることができるのです。弁護士は交渉のプロなので、依頼者にとって有利になるよう交渉をすすめることができます。
デメリットは費用がかかること。また内容証明の作成だけでは相談にのってくれないことも少なくありません。
【内容証明作成を弁護士に依頼したときの費用相場】
内容証明を弁護士に依頼した場合の料金相場は、3万～5万円のようです。少し内容が複雑になると、料金がアップすることもあります。
ただし内容証明作成のみを行っている弁護士は多くありません。裁判に発展することを前提に、「自分の主張が一貫していることを証拠として残しておくこと」を目的として内容証明を作成してくれるケースがほとんどです。
市・区などの無料相談窓口に相談するメリット・デメリット
市・区などの行政がおこなっている無料の法律相談窓口を利用することもできます。
お悩みの問題について、内容証明を送るべきなのかどうかも含め、無料で弁護士や行政書士などに相談できます。
とくに「そもそも内容証明を出したほうがよいか分からない」という場合は気軽に相談できるのでおすすめです。
一方で短時間しか対応してもらえず、きちんと相談できないことがあるのはデメリット。
無料相談の時間は一般的に1回30分程度です。相談の内容が複雑になれば、内容証明のくわしい書き方など詳細な回答までは得られないこともあります。
あくまで軽微の相談に利用するようにしましょう。
内容証明作成を行政書士に依頼しよう！
内容証明の書き方について詳しく解説してきました。きちんと1つ1つのルールを把握して、効果的な文書になるように作成しましょう。
自分で書くのは難しそう、と思ったら行政書士に相談してみてはいかがでしょうか。裁判などに発展させずに和解できるよう、内容証明を比較的安価に作成してくれます。
ミツモアなら、最大5件の見積もりを無料で比較できます。料金やサービス内容、利用者の口コミもカンタンにチェックできるので、依頼するまでスピーディに完結させることが可能です。
内容証明を依頼しようか迷っている方は、ぜひミツモアの無料一括見積もりをお試しください。
