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確定申告で認められる経費|領収書がなければレシートでも大丈夫?

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最終更新日: 2019年02月17日

個人事業主や起業家としてスタートを切った方にとっては、初の確定申告は考えるだけで胃が痛くなる行事なのではないでしょうか。特に、日常の支出が経費として認められるかどうかは、最終的な税額にも関わってきますので関心を持っていらっしゃる方も多いでしょう。本記事では、どんな支出が経費として認められるのか、領収書がなくレシートしかなくても大丈夫かなどの情報をご紹介します。

確定申告で経費として認められる費用

領収書があっても経費に認められないものもあります
領収書があっても経費に認められないものもあります

確定申告の際の経費計算に、領収書やレシートが必要ということはよく知られています。申告書作成を前に、領収書を保管しているかどうか、家中を右往左往した経験がある方もいるのではないでしょうか。確定申告では、どんな項目であっても領収書があれば、すべて経費と考えていいものと思いがちですが、実はこれは間違い。自営業やフリーランスだからこそ、確定申告時に認められる経費の範囲を知っておきましょう。

領収書があるものすべてが認められるわけではない

確定申告の際、「仕事のためにどのくらいのお金を使ったのか」を明確にするのが経費計算です。自営業やフリーランスの方の確定申告では、この経費計算に大きな時間と手間をかけているという人も多いでしょう。

このとき、領収書があれば「すべて経費として認められる」と思いがちですが、実はこれは間違い。領収書があっても経費算入できないものもあります。経費算入できないものが入っていると、申告修正を求められることがあり、これが多いと税務調査が入って調査を受けた末に追徴課税が課される場合もあります。

逆に、経費として認められるものが算入されていないと、申告額が大きくなり、税金を多く支払わねばならない、ということになります。いずれにしても、確定申告の際、正しく経費算入できる項目を知っておくことが重要です。

経費として認められる基準は「業務上必要」かどうか

では、どんな項目が「経費として認められる」のでしょうか。

その基準は「業務上、明らかに必要な支出であるかどうか」です。

例えば、クラウドソーシングでライターをしている方であれば、パソコンやインターネットに接続するための通信機器、電話などの通信料、原稿作成のための書籍などが、仕事に必要なものとして経費になります。他にも名刺や、打ち合わせの際のコーヒー代なども経費と認められます。

誰が見ても「どうしてもこれがなければ仕事にならない」と言える出費が経費になる、と考えておくとよいでしょう。

認められやすい経費と勘定科目

経費は、指定された勘定科目に分類して計算します。簿記の知識がない人でも、これらの項目と確定申告の際の損益計算書(青色申告)や収支内訳書(白色申告)を知っておくと、帳簿をつける際に困りません。

以下は、青色申告決算書に記載されている勘定科目です。同じ種類の経費は、すべて同じ科目に入れるようにします。今年と去年で科目が異なる、ということがないように、気をつけましょう。

勘定科目経費の内容
租税公課事業税、登録免許税、印紙税、消費税、事業用車両の自動車税
荷造運賃商品の運送費、宅配便代、ダンボール箱やガムテープなどの梱包資材費
水道光熱費仕事で使用した水道代、電気代、ガス代、灯油代
旅費交通費仕事で使用した航空券代、電車代、バス代、タクシー代、宿泊費
通信費仕事で使用した電話代、インターネット使用料、切手代
広告宣伝費広告に使ったチラシ代、インターネットや新聞の広告代
接待交際費取引先との飲食代、お中元・お歳暮代、従業員との飲食代
損害保険料事業用車両の保険料、事務所や店舗の火災保険料
修繕費事務所や事業用車両の修理費や維持管理費、パソコンの修理代
消耗品費10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入した際の費用
文房具、パソコンなどの事務用品、名刺
減価償却費固定資産として計上した高額な資産を一定期間(パソコンは4円、車は6年など)計上する費用
コピー機、自動車、パソコン、カメラ
福利厚生費慰安や医療など従業員の福利厚生のための費用。青色申告の自営業やフリーランスの場合、事業者負担の健康保険、厚生年金保険等も福利厚生費に含まれる
給料賃金雇用している従業員の給与、賞与
ただし、青色専業専従者への給与は専従者給与として処理する
外注工賃業務を外部委託業者に依頼した際の費用
利子割引料金融機関からお金を借りた際の支払利息、自動車ローン など
地代家賃事務所や店舗、駐車場などの賃借料
貸倒金取引先の事情などで回収できかったお金
雑費どの勘定項目にも属さない少額経費
専従者給与青色事業専従者に支払う給与

自営業やフリーランスの場合、自宅で仕事をしていたり、携帯電話をプライベート兼用にしたりしている人も多いでしょう。その場合は、利用用途の割合を出して費用を按分します。
「自宅の間取りのうち、30%を使っている」など、きっちりと区分できる金額だけが経費となります。

各勘定項目に計上できる経費には、業種によって認められやすいものや認められにくいものがあります。具体的な例で考えてみましょう。

【例1】個人事業主のスーツ購入費

仕事の際に着用するスーツは、2012年の税制改正で給与所得者(サラリーマン)であれば、経費として認められるようになったことをご存知の方もいらっしゃるのでは。サラリーマンにとってのスーツは、制服と同じ位置付けであるという考え方からです。
個人事業主の場合でも、コンサルタントや士業など、日々スーツを着用して仕事をしているのならスーツ代を経費計上できるのでしょうか。

残念ながら、個人事業主の場合にはスーツ代は原則として経費として認められません。仕事のときだけ着用していることが明確ではない、というのがその理由です。

制服や作業服などの仕事だけで着用する衣服であれば、消耗品費として計上できます。

【例2】輸入商の海外渡航費

輸入商品を取り扱っている場合、仕入れ等で海外へ渡航する機会も多いでしょう。この場合は「どこに行って、どんなことをしたのか」という記録があれば、航空券代などを旅費交通費としての経費計上ができます。

記録とは、取引先の名刺や店舗での買い付け費用の領収書など、誰が見ても明らかなもののことです。写真や視察の感想だけでは、「個人旅行ではないか」と言われることもあり、認められない場合もあります。

【例3】ゲーム会社のゲーム購入費

ゲーム開発を行っている、フリーランスのプログラマーが研究のために購入したのであれば、ゲーム購入費やスマホアプリ代も経費として計上できます。ただしソーシャルゲームやLINEスタンプの購入費など、開発している製品との関連性を証明する必要があります。

確定申告の経費はレシートでも基本的に大丈夫

領収書やレシートは箱に入れて保存しておけばOK
領収書やレシートの保管は箱に入れておくだけでもOK

確定申告書類を準備する際に「領収書をもらい忘れた」「領収書を紛失した」と慌てた、という人は少なくありません。そんなとき、領収書がないと、支出を経費計上できないのでしょうか。それともレシートが保管されていれば、領収書の代わりに経費計上の証拠書類として使用できるのでしょうか。

領収書が原則だが、レシートでも概ね大丈夫

確定申告の際、「領収書やレシートが必要」と言われるのは、記載されている経費を客観的に証明するためです。もちろん領収書があればベストですが、レシートでも大抵の場合は経費の証明書として認められます。むしろ、少額の場合はどんなものに支出されたのかが明確なレシートの方が好まれることもあります。

ただし、数万円、数十万円というような金額の場合は、領収書がないと経費として認められない場合も多いです。レシートには支払った人の名前が記載されておらず、支払いの証拠として不十分な部分もあるからです。

領収書でも発行者名がなければ認められない

たとえ領収書がある経費であっても、「その領収書が証拠にならない」と判断されると、経費として認められないこともあります。それは、発行者名がない領収書です。

発行者名がない場合は、「誰にお金を支払ったのか」が明確になりません。「いつ・どこで・誰が・何に・いくら支払ったのか」が分かる領収書でなければ、経費申請が却下される場合があります。

よく、宛名に「上様」、但し書きに「品代」と書いた領収書を発行してもらう人がいますが、これは原則NG。「誰が」「何に」が明確でないので、支払いの証拠になりません。

ただし、喫茶店での打ち合わせのコーヒー代に「上様」と記載してもらったり、1冊購入した本を「資料代」としてもらう、という程度なら問題ないようです。高額の領収書の場合は、きちんと記載してもらうようにしましょう。

レシートもなければ出金伝票を

電車代やバス代など、領収書もレシートも発行されない場合はどうしたらいいのでしょうか。

領収書もレシートも発行されない支出の場合は、出金伝票による伝票処理を行います。出金伝票とは、以下の時効を明確に記載しておく伝票のことです。

  • 支払日
  • 支払先
  • 支払額
  • 支払内容

出勤伝票は文房具店や100円ショップなどで販売されているので、購入して利用するとよいでしょう。

仕事関係で支払った冠婚葬祭に関する費用なども出金伝票で処理します。万が一、領収書もレシートも紛失してしまった、という際も念の為に出金伝票に記入しておきましょう。

銀行口座の入出金記録やクレジットカードの明細も有効

銀行口座から引き落としや振込で支払った場合やクレジットカードで支払った際には、通帳の記載やクレジットカードの明細が支払いの証拠になります。領収書やレシートなどを保管しておく必要はありませんが、振込をした場合は、念の為振込伝票を保管しておくとよいでしょう。

可能であれば仕事用の口座を開設して、大きな支払いは振込等で行うようにすれば入出金の管理が通帳でできるので便利です。また、青色申告事業者であれば、屋号で口座が開設できます。

確定申告時にレシート不要!ただし7年間の保管義務

実は、確定申告の際には税務署に領収書を提出する必要はありません。なので、確定申告の際に領収書が見つからなくても、金額が明確であれば、経費計上できます。

しかし、領収書には保管義務があります。白色申告で5年、青色申告は7年です。これは、税務調査が入った際に確定申告書の内容が事実であることを証明するためです。税務調査では過去の分もあわせて、領収書やレシートで入出金の内容が確認されます。

領収書やレシートの保管は、調査の際に「経費の種類」「支出した時期」がわかるように、年毎に袋や箱に入れておいたり、月単位で袋にわけて入れておくだけでも大丈夫です。きちんと紙に貼って綴じておく時間がない、という人でも袋に入れておくだけなら簡単ですよね。経費が発生した際に、袋に入れる癖をつけておけば、確定申告の際、経費計算をするのも楽になります。

レシートで保管する場合は、感熱紙(時間が経つと文字が消えてしまうタイプの用紙)に印字されているものもあるので、事前にコピーしておくようにしましょう。

これって経費になる? 不安になったら税理士へ

税の相談は、税金のプロ税理士へ!
税の相談は、税金のプロ税理士へ!

確定申告の経費計算の際は、領収書でなく、レシートや出金伝票でも認められる場合があります。でも、その限度やどんな項目が認められるかについては、簿記や会計の知識がなければ判断が難しい場合もあります。そんなときに相談できるのが、税金のプロである税理士です。

経費の判断や仕分けは複雑で面倒

領収書やレシートがあるからといって、経費になるかどうかはわかりません。また、自宅で仕事をしていることも多いフリーランスの場合、光熱費や通信費をどこまで経費として計上できるか、複雑でわからない部分もあります。

そんなときは税金のプロ、税理士に相談するのがおすすめです。個人・法人問わず、多くの確定申告の経験を持つ税理士であれば、これまでの事例や判例などに基づいて、その支出が経費になる・ならないだけでなく、どの勘定科目にすればいいかなども明確に判断して仕分けをしてくれます。

税理士に相談すれば確実かつ迅速に申告可能

確定申告を税理士に相談するメリットは、アドバイスや仕分けだけではありません。申告書の作成をお願いすれば、自分でやるよりずっと早く、しかも確実な申告書を作成してくれます。さらに、申告書には税理士の署名が入るので、税務署で「誤っている可能性が少ない申告書」と認識され、よりスピーディーに処理してもらえます。

また、税理士の署名が入っていることで税務調査が入りにくくなる、という利点もあります。税務調査の目的は、誤った申告がされていないかを確認することです。税金のプロである税理士の目を通した申告であれば、不正な申告や間違いが記載されていることはないはずです。なので、税務調査の対象にもなりにくい傾向があるのです。

1年に1度の確定申告は自営業やフリーランスにとって、時間がかかる作業です。重要で忘れてはいけないとはいえ、仕事の合間に領収書の整理や帳簿付けをするのは、難しいもの。また、専門的な知識がない状態での申告書作成は、認識の間違いがないかという不安も抱きますよね。

そんなときに税のプロ、税理士に相談すれば、不安を解消してくれるだけでなく、確定申告を迅速に終わらせてくれる強い味方になってくれるはずです。どんな税理士に相談したらいいかわからないという方は、確定申告に強い全国の税理士が登録している、ミツモアで探すのがおすすめ。「住んでいる地域」や「いつまでにお願いしたいか」などの項目を2分程度で入力すれば、最大5社の税理士から無料で見積もりや提案がもらえます。スマートに確定申告を終わらせたい!という方はぜひ、活用してみてください。

また、こちらの記事ではミツモアに登録している税理士の紹介と、依頼に必要な費用や選び方を解説していますのであわせてご確認ください。>>個人事業主にお勧めの税理士55選と税理士の選び方