日帰り出張の出張手当は、平均して2,000〜3,000円程度です。また、国内の宿泊出張の場合は2,300〜4,500円で、海外で宿泊出張の場合は5,000〜7,000円ほど手当されるケースが多いです。
出張費用を減らすには、1度の出張で複数の場所を訪問したり、WEB会議を活用することで出張回数自体を減らす方法が有効です。また、出張回数を減らすのが難しい場合は、業務渡航の手配において最適なプランを組んでくれるビジネストラベルマネジメントへ外部委託するのもおすすめです。
出張手当とは社員の出張に際して、企業から一定額を支払う手当です。企業によっては「出張日当」など異なる呼び方をするケースもあります。
出張は長距離移動や会食、宿泊など、従業員が業務のために拘束される時間が長くなります。出張先での食費や、宿泊を伴う出張に向けた備品・消耗品の購入なども発生しがちです。出張手当には、出張にともなう雑費の補てんや、出張を労う意味が込められています。
なお出張手当は、法律で支給が義務付けられた手当ではありません。制度に関する明確なルールもないため、企業が独自に規定・運用を行います。そのため出張手当が発生する条件や支給額など細かな内容は、企業によって異なります。
出張手当は役員・従業員に支給しますが、給与ではなく経費扱いになるお金です。給与の増額とはみなされないため、所得税や住民税の課税対象にならず、社会保険料にも影響しません。
従業員は手取りをそのまま増やすことができ、企業は経費の増加による法人税の節税につながります。このように出張手当は、従業員・企業ともにメリットのある制度です。
なお出張手当を経費として扱うには、出張旅費規程における出張手当の明記が必要です。出張旅費規程を作成しない、もしくは内容に沿わずに支給してしまうと、これらのメリットを得られなくなってしまいます。
出張経費は語感・イメージこそ似ていますが、出張手当とまったく異なる性質を持つお金です。出張経費は出張に際して発生した、交通費・宿泊費・取引先との接待費などを指します。業務と直接関係がある経費のため、通常の経費と同様に実費精算されます。
一方で出張手当は、出張旅費規程に定めた一定額を支給する制度です。出張の内容に関係なく、条件を満たした場合に一律で支給されます。
産労総合研究所が実施・公表した「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査結果」によると、宿泊出張では91.2％、日帰り出張では84.2％の企業が出張手当を支給しているとわかります。
金額や支給区分の有無は企業によりますが、出張手当の制度自体は多くの企業が導入しているようです。
出張手当の相場は出張形態や役職によって異なります。日帰り出張や国内の宿泊出張の際は2,000円～3,000円前後、海外出張における相場は5,000円～7,000円程度です。
日帰り出張の出張手当は、平均して2,000〜3,000円程度です。役職によって金額に相違が見られ、一般社員は2,000円、役員は一般社員の1.5〜2倍程度となります。距離が近く負担も小さいと判断されるため食事手当としての意味合いが強く、支給額はそれほど高くありません。
なお出張手当とは別で出張経費も支給しますが、こちらは上限額が規定されているケースが多いです。金額は会社や出張の内容によって異なります。
宿泊をともなう国内出張の場合、出張手当の平均は一般社員で2,300円、役員で3,500〜4,500円程度です。国内の場合はそれほど大きな金額はみられません。
なお宿泊出張では、出張経費の上限額が規定されているケースが多くなります。なかでも宿泊費は、明確な上限額が設定されやすい費用といえます。国内出張における宿泊費の上限額は、一般社員で5,000〜10,000円、管理職などで7,000〜15,000円が平均的な上限額です。
海外出張における出張手当の相場は5,000〜7,000円程度です。一般社員では4,500〜5,000円、役員は6,500〜7,000円ほどとなります。
海外出張においては、渡航先によって出張手当の金額が異なるケースが多いです。距離がそれほど遠くないアジア諸国は比較的安めで、北米やヨーロッパは高めの傾向がみられます。距離が遠く所要日数が多くなるほど負担が大きくなるため、金額も大きくなるようです。
出張経費の上限額は、渡航先や出張の内容などによって金額が大きく変わります。宿泊費はアジア諸国で12,000円、北米やヨーロッパで14,000円が上限として一般的です。役職によっては、上限額がプラス2,000円ほど高くなるケースもみられます。
出張手当の主なメリットは以下の3つです。
【出張手当のメリット】
|
出張手当は企業・従業員ともにメリットの大きい制度といえます。
出張手当は法人税・消費税・社会保険料などの負担を軽くする効果があります。
出張手当は会社の経費として計上できる費用です。そのため出張手当が発生すれば所得が小さくなり、結果として法人税の節税につながります。利益が大きく節税で悩む会社にとって、出張手当は確実で使い勝手の良い節税方法のひとつです。
また国内出張の発生時に支給する出張手当は、消費税の計算時に控除対象となる課税仕入として扱えます。そのため消費税の節税効果もあります。なお海外出張の場合、出張手当は課税仕入とならない点に注意が必要です。
さらに出張手当は、社会保険料の計算に際して用いる賃金には含まれません。したがって従業員への支給額を増やしながらも、社会保険料の負担が大きくならないのです。
このように出張手当は、会社にとって負担の大きいさまざまな支出の軽減につながります。
所得税等をかけずに従業員の手取りを増やせる点も、出張手当のメリットです。
給与を上げて手取りを増やそうとすると、給与額に連動して増減する所得税・住民税・社会保険料も増加します。給与から控除される金額が大きくなるため、昇給額がそのまま手取りに反映されるわけではありません。一方で出張手当は給与として扱われないため、所得税・住民税・社会保険料に影響を与えることなく、従業員の手取りを増やせます。
同じ金額でも出張手当とするほうが、給与と比べて手取りの増加額が大きくなるのです。
出張手当が持つのは会計的なメリットに限りません。従業員のモチベーション向上にもつながります。
出張は長距離移動や拘束時間の長さなどにより、心身が受ける負担が大きいです。また出張先での飲食や、宿泊準備としての備品・消耗品の購入など、雑費も多くなります。それにも関わらず出張に対する慰労や資金的な補助がなければ、出張を嫌だと感じる社員が多くなるのが自然です。
出張手当の支給は、出張への意欲につながると期待できます。心理的に良い影響を与えられるため、業務の効率化や前向きな姿勢が実現し、結果として業績にも良い影響を与えるのです。
出張手当には無視できない3つのデメリットが存在します。
【出張手当のデメリット】
|
デメリットを認識せずにいると、思わぬトラブルに遭遇してしまうリスクが高まります。そのため出張手当の導入を検討する際は、これらのデメリットも考慮が必要です。
これまで出張手当を支給していなかった会社で出張手当を導入すれば、その分会社の支出が増えます。そのため費用面での負担増大や、利益率の低下といった結果を招くケースも有り得ます。
出張手当は出張に行く社員に対して、雑費の補てんや労いの意を込めるのが目的です。この意義に沿えば決して無駄ではありませんが、金額が大きすぎる・会社の負担になりすぎるようであれば、無駄な出費に該当してしまう恐れがあります。
出張手当の無駄を防ぐためには、バランスのとれた妥当な金額にする、支給の条件を緩くしすぎないといった注意が必要です。
出張手当はすぐに導入・運用を開始できる制度ではありません。出張旅費規程の整備が必要なため、始めるまでに時間と手間がかかります。
出張旅費規程とは出張に関する経費や日当の扱い方、必要な手続きなどのさまざまな内容をルール化したものです。出張手当を経費とするには、出張旅費規程のなかで出張手当に関する内容を明記する必要があります。この明記がないと、税務署から指摘された際、出張手当を経費として計上する論拠を提示できず、損金算入が認められない恐れが大きいです。
出張旅費規程で定めた出張手当なら、必ずしも経費としての扱いができるとは限りません。金額が大きすぎる場合、経費として認められない可能性があります。
出張手当に関する法的な決まりは存在せず、金額や支給条件は会社ごとに決定します。しかし金額があまりにも大きすぎると「給与として扱わず経費を大きくすることで、不当に税額を小さくしようとしている」と、脱税を疑われる恐れが否定できません。出張手当は節税につながる支出だからこそ、税務署がチェックする際の警戒が強まってしまう要素のひとつです。
常識として考えられる金額であり、ルールをしっかり守っていれば、特に問題ないケースがほとんどです。出張手当を確実に経費と認めてもらえるよう、相場を参考にしつつ、高額すぎない妥当な金額を設定する必要があります。自社の理想のみで金額を決めないようご注意ください。
出張手当は思い立ってすぐに導入・運用できる制度ではありません。以下の手順に沿って導入を進める必要があります。
【出張手当の導入手順】
|
理想的なタイミングで運用を開始するためには、早いうちから準備を進めることが大切です。
まずは出張旅費規程の整備を行います。出張旅費規程のなかに出張手当に関する明記が必要です。
出張手当に関しては、最低でも以下の内容について整備する必要があります。
|
なお出張旅費規程を新たに作成する際は、以下の内容も記載が必要です。
|
出張旅費規程が完成したら、申請フローを作成し、従業員に伝えます。出張手当について正しい理解を得られなければ、せっかく制度を導入しても上手く活用できません。
出張手当は、出張に際して作成・提出する「出張申請書」を使って申請する方式をとる会社が多くみられます。出張申請書のなかに出張手当に関する欄を作成し、支給条件を満たす場合は承認するといったフローです。手続きの進め方に特別な決まりはないため、会社がやりやすい方法を採用します。
出張手当の申請フローに関する社内理解が十分になったら、出張手当の運用を始めます。
運用開始後、制度に関する思わぬトラブルや改善点が見つかる可能性があります。そのため制度を利用した従業員へのヒアリングや、会社としての効果測定など、定期的な分析・改善が必要です。たとえば支給条件が曖昧なため細かな整備が必要、金額の妥当性が低いなどのケースがあげられます。
出張手当を導入してしばらく経ったあとでも、年に1回など定期的な見直しが必要です。
出張手当の導入には、以下の3点に注意する必要があります。
【出張手当を導入する際の注意点】
|
上記の注意点は、出張手当の導入・運用による失敗を防ぐために大切な要素です。
出張手当を無理なく支給できるよう、あらかじめ資金を確保しておく必要があります。
出張回数が多い会社が出張手当を導入すると、出張手当の費用が大きくなりがちです。このような会社が資金を確保せずにいると、出張手当の支給が原因で資金不足となるリスクが高いです。資金不足により出張手当を支給できなくなる、もしくは出張手当以外に割ける費用が小さくなるというリスクがあります。
出張手当を無理なく支給できるよう、資金の確保が必要です。自社で発生する出張の回数や期間などを考慮したうえで金額のシミュレーションを行い、無理のない範囲で規定をし、資金を十分に用意することが大切です。
出張手当の支給額は、常識の範囲で設定する必要があります。そうでないと経費として認められないリスクが高くなってしまうのです。
出張経費の額が大きすぎると、税務署側に「給与ではなく出張手当(経費)とすることで脱税しようとしているのでは」と疑われるリスクがあります。給与に該当すると判断されてしまうと、節税をはじめとしたメリットを一切活かせません。
出張手当の支給額を決める際は、相場をひとつの基準として活用すると安心です。相場から大きく外れ過ぎず、税務署に妥当性を説明できる金額にしましょう。
出張手当の金額など、出張に関する記録はしっかりと残すことが大切です。
【最低限残すべき記録】
|
出張に関する記録がないと出張の証明ができず、出張手当の支給が正当だと説明できません。そのため税務調査において、出張手当の経費算入が認められない恐れが大きくなります。出張手当に限らず、経費を支出した際は、内容や妥当性を証明するための根拠・証拠が必要です。
出張に関しては、出張申請書や所定の方法などで記録をしっかり残します。
出張費用をおさえるアイデアとして以下の4つを紹介します。
【出張費用をおさえる4つのアイデア】
|
出張手当を導入すると、出張による支出がどうしても大きくなってしまいます。会社の負担をおさえるには、出張費用を削減する工夫が必要です。自社に合った方法を活用して、負担削減につなげましょう。
出張を効率化して回数を抑える方法は、出張手当・出張費用をおさえる方法として有用です。
出張費用の金額は、出張回数が増えるほど大きくなります。すなわち出張の回数を抑えることが、出張費用の削減につながります。1度の出張でなるべく多くの業務を済ませる、複数の場所を訪問するなどの方法が効果的です。
1度の出張における業務量が増えるため、出張の期間が長くなる可能性は高いです。ただし交通費を小さくできる、準備に伴う諸経費の支出回数が減るなど、出張費用の削減につながる多くのメリットがあります。
出張が多く発生する会社なら、効率化により出張の回数を減らせないか検討することをおすすめします。
Web会議の活用も、出張費用をおさえるアイデアのひとつです。
Web会議では遠隔地でも打ち合わせができ、移動の手間・費用がかかりません。画面共有やファイルの送受信などの機能を活用すれば、紙資料を用意しなくても充実した打ち合わせが実施できます。Web会議で済む内容であれば出張で現地に行く必要がなくなり、出張手当や出張経費も発生しません。
近年は機能が充実したWeb会議ツールが多いため、オンラインでも十分な打ち合わせができるケースが多くみられます。打ち合わせのみを目的とするならば、出張でなければならないとは限りません。出張ではなくWeb会議を検討するのも有用です。
出張管理システム(BTM)は、出張申請により手配されたチケットや経費などの精算を一元管理できるシステムです。そんなBTMの活用も、出張費用をおさえる効果が期待できます。
BTMを活用すれば、法人運賃が適用された低価格でのホテル利用が可能です。データの一元管理や申請・手配の手軽さにより、出張の準備や経費精算といった手間が小さくなります。そのため出張準備にかかる負担をおさえる効果や、総務・経理などの事務コスト削減につながる可能性も高いです。
また申請者だけでなく管理者もリアルタイムで手配状況を把握できるため、無駄な手配をおさえる心理的な効果もあります。BTMに限らず、システムの導入は早ければ早いほど、トータルで得られる効果が大きいです。費用削減の手段を探している会社は、早めにBTMの検討を行うことをおすすめします。
ビジネストラベルマネジメントとは、ビジネストラベル(業務渡航)の手配に特化した旅行会社です。ビジネストラベルマネジメントに委託することで、ホテルや交通手段の選定・予約・手配などをすべて任せられます。
海外出張など手配が複雑になりやすい出張では、自身で最適なプランを組むのは困難です。ビジネストラベルマネジメントに委託すれば、自社に適した条件かつリーズナブルな出張プランを用意してもらえます。無駄な出張費用を減らせる可能性はもちろん、出張手配の負担を削減できる効果も高いです。
外部委託時はその分費用がかかりますが、トータルで考えると安く済む可能性があります。複雑な手配を要する場合、ビジネストラベルマネジメントの活用も良い手段です。
税理士とのお付き合いは、そのときだけのものではなく、長期間に渡るものです。だからこそ、費用だけでなく、相性や対応の誠実さも、事前に十分に確認しておきたいですね。
そんな税理士選びにおすすめなのが、全国の税理士が登録しているマッチングサイト「ミツモア」です。地域と依頼したい内容に応じて、まずは見積もりが確認できます。その後、メッセージでのやりとりで担当業務の範囲やオプションなどを確認できるので、面談するのと同じように、税理士の人柄が見えてきます。
ミツモアなら簡単な質問に答えていただくだけで2分で見積もり依頼が完了です。
パソコンやスマートフォンからお手軽に行うことが出来ます。
見積もり依頼をすると、税理士より最大5件の見積もりが届きます。その見積もりから、条件にあった税理士を探してみましょう。税理士によって料金や条件など異なるので、比較できるのもメリットです。
依頼内容に合う税理士がみつかったら、依頼の詳細や見積もり内容などチャットで相談ができます。チャットだからやり取りも簡単で、自分の要望もより伝えやすいでしょう。
税理士に依頼するならミツモアで見積もり依頼をしてみてはいかがでしょうか？
