会社員にとって「経費」をどう処理するかは気になる問題ですよね。特に判断に苦しむのが「交際費と会議費の違い」です。
最終更新日: 2024年06月28日
「自社の会議室に取引先を招いて行う宴席の費用は会議費？交際費？」「クライアントのお偉いさんと視察旅行に行ったのだが、交通費は経費で落とせる？」そんな疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、
- 交際費、会議費とは？
- 交際費と会議費の違いは？
- 交際費と会議費が計上される具体的な状況は？
などについて分かりやすく解説していきます。交際費と会議費をスムーズに判別するためのフローチャートも用意しましたので、ぜひ活用してみてください。
交際費とは？
まず交際費の定義と内容から解説していきます。交際費は原則として経費とならないこと、例外として一部の交際費は経費になることをチェックしてください。
交際費の定義
交際費とは交際費・接待費・機密費などの費用で、法人がその得意先・仕入先・その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為(接待等)のために支出する費用をいいます。
この定義のポイントは以下の2つです。
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したがって上司を接待するために部下が会食の場を設けた場合や、得意先との商談がメインで飲食はおまけである場合は、交際費ではありません。
損金算入するためには条件がある
多額の接待費を自由に損金算入できるとすると、不必要な浪費によって会社の利益が減ってしまい、国の税収がダウンしてしまいます。そのため交際費は原則として損金に算入できません。
ただし企業にとってはビジネスを円滑に進めるため、得意先を接待したいというニーズもあります。そこで税法は会社の規模に応じて、一定額の交際費を損金に算入できるとしました。
損金に算入するための基本的な条件は次のとおりです(より詳細な条件については国税庁のホームページを参照してください)。
1.期末の資本金の額または出資金の額が1億円以下の法人の場合
下記のいずれかを満たしている。
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2.期末の資本金の額または出資金の額が1億円超の法人
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1人5,000円以下の飲食費は損金算入OK
取引先との商談の場で会食することは日常茶飯事です。会食はビジネスを円滑に進めるために行うのですから、飲食費を一切損金に算入できないとすると、会食の機会が減ってビジネスも停滞してしまうかもしれません。
そこで税法では参加者1人当たり5,000円以内の飲食費であれば、すべて損金に算入することを認めています。ただし次の5点について書面化し、保存しておくことが必要です。
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交際費から除外できるその他の費用
1人5,000円以下の飲食費以外に、次のような費用も交際費に含めず処理できます。
◎もっぱら従業員の慰安のために行うイベント(旅行や運動会など)の費用
「もっぱら従業員の慰安のために」という点がポイントです。
イベント参加者のうち大半が取引相手であり、従業員はごく一部しかいなかったような場合や、慰安ではなく実は研修のための旅行だったような場合は、その費用は交際費となります。
◎カレンダー、手帳、扇子、うちわ、手ぬぐいその他これらに類する物品を贈与するために通常要する費用
お中元や年末の時期に配る会社名入り手ぬぐいやカレンダーなどは、「通常要する費用」なら交際費ではありません。
したがって過度に豪華なカレンダーを作って配るなどすると、損金算入できなくなるので注意しましょう。
◎会議で出すお茶・お菓子代
通常の社内会議で提供するお茶やお菓子を超えて、豪華なケータリングなどを提供すれば交際費からは除外できません。
◎新聞や雑誌、テレビ番組に掲載する記事の取材のために通常要する費用
これも通常要する費用であることがポイントです。取材出張の際に、必要もないのに高級ホテルに宿泊した場合などは交際費となります。
また通常要する費用であっても、記事を掲載するメディアが新聞・雑誌・テレビ以外(社内報など)である場合はやはり交際費となりますので覚えておきましょう。
個人事業主の損金算入額は上限なし
個人事業主やフリーランスの場合は法人とは異なり、取引先との飲食や接待にかかる費用は全額損金に算入できます。
会議費とは？
ここでは会議費の内容を解説します。会議費と交際費とでは損金処理できる範囲が異なるので、しっかりチェックしていきましょう。
会議費の定義
会議を行う場所や事務機器のレンタル代、資料の作成代(コピー代など)、食事代など、会議に必要な費用が会議費となります。
1人5,000円以下の飲食は会議費
1人5,000円以下で、かつ取引先の社員と会議目的で行う飲食は、会議費として計上可能です。
「社員だけ」で行う「飲み会」の費用は会議費とならない
社員だけで行う飲み会は、たとえその席で仕事の話をするのだとしても、会議費として処理するのは難しいでしょう。反対に1人でも取引先の社員を招いていれば、「商談をしていた」という理由で会議費として処理できる可能性があります。
また社員だけだとしても主要目的が「会議」であり、それに飲食が付随するという場合であれば、会議費として処理できる場合もあります。
全額を損金算入することができる
会議費として認められる範囲であれば、全額を損金に算入できます。
たとえば「どうしても高級ホテルの一室で、しかもホテルの食事を用意する必要がある」という場合は、トータルの飲食費が5,000円を超えていても会議費として処理できる可能性があるでしょう。
「交際費か、会議費か」は4つのケースに分けて判断しよう
「交際費か、会議費か」を判別するには、次の4つのケースに分けるのが便利です。
参加者＝社内のみ
集まりの実態＝会議である
通常の社内会議の例です。この場合は支出した費用が会議費と言えるかは、実質的に判断します。
たとえば「会議が長時間に渡ったため、二度出前を取った。その結果、飲食費が5,000円を超えた。」というケースでも、必要な飲食費であると言えるならすべて損金に算入可能です。
一方で「10分間のちょっとした会議で、1人5,000円の高級ウナギを注文。飲食に大部分の時間を当てた」といった場合は、たとえランチタイムの会議だとしても、会議費とはならず交際費となります。
参加者＝社内のみ
集まりの実態＝会議ではない
慰安目的で行う飲み会や旅行などのイベントです。この場合は社会通念上妥当な金額であれば、全額を「福利厚生費」として損金に算入できます。なおこうしたイベントの費用が福利厚生費となるには、「社員全員が参加できる」ということがチェックポイントです。
したがってイベントが特定の社員や役員だけに周知されていたために、全員参加の機会が得られなかったという場合だと、税務調査で「交際費」と認定される可能性があるので注意しましょう。
参加者＝社内および社外
集まりの実態＝会議である
この場合は会議に必要な費用と認められれば、金額にかかわらず会議費として損金に算入可能です。会議に通常必要な費用と認められなければ交際費となりますが、5,000円までは損金算入できます。
参加者＝社内および社外
集まりの実態＝会議ではない
いわゆる接待です。この場合はかかった費用は交際費となりますが、5,000円までは損金算入できます。
交際費か会議費かフローチャートで確認しよう
ここではより分かりやすくするために、フローチャートを使って交際費と会議費を区別しましょう。
福利厚生費の存在にも注意
交際費、会議費と類似する費用に「福利厚生費」があるので、ここで押さえておきましょう。
福利厚生費とは「給与以外のお金で、従業員の労働環境改善や生活向上などを目的として支出される費用」のことです。
具体的には、交通費・医療費・住宅費・制服費用・育児や介護の費用援助・慶弔見舞金・飲み会や旅行の費用などが福利厚生費となります。
「交際費か会議費か」をフローチャートで理解しよう
交際費・会議費・福利厚生費は、おおむね以下のチャートの流れで判別できます。
交際費と会議費の具体例をチェック！
ここでは交際費と会議費の具体例を挙げます。どのようなケースが交際費、会議費に当たるのかをチェックしましょう。
交際費として計上される例
◎自社の会議室に得意先を招いてパーティーを開いた
パーティーにかかる費用を飲食費とそれ以外に分けなければなりません。
飲食費は交際費ですが、1人当たり5,000円以下に収まっていれば損金に算入できます。一方で飲食費以外の費用は全額交際費となり、損金算入はNGです。
◎得意先と自社社員で視察旅行に行った
得意先と出かける視察旅行は業務上必要であれば当然経費となり、損金算入できます。
しかし視察旅行とは名ばかりで、単なる慰安旅行であった場合は経費に計上できません。この場合は経費に計上できるのは業務に必要な部分だけであり、それ以外の部分は「給与」の扱いとなります。
なお交通費(往復の飛行機代など)については、業務に必要な部分が50％以上であれば、全額を経費に計上可能です。
◎得意先への慶弔見舞金
「取引先の社長が亡くなったので、花輪や香典を届けた」
「お世話になっている営業マンが結婚したので、お祝い金を送った」
このような慶弔見舞金は交際費となります。飲食費ではない交際費は損金処理できないのが原則ですが、資本金の額または出資金の額が1億円以下の法人に限り、年額800万円の範囲で損金に算入可能です。
会議費として計上される例
◎会議室やプロジェクターのレンタル代
会議に使う部屋や事務機器(プロジェクターなど)のレンタル代、資料のコピー代などは、会議に通常要する費用ですので、会議として損金に算入できます。
◎自社会議中に提供する弁当やコーヒーなどの飲食代
社内会議中に出す軽食の費用も会議費の典型です。軽食のレベルを超えた豪華な飲食費は、たとえランチタイムに行う会議だったとしても、会議費としては認められませんので注意してください。
◎取引先との会議での飲食代(1人5,000円以下)
すでに説明したように、取引先との会議での飲食代が1人当たり5,000円以下なら、会議費として全額を損金算入できます。
会議の会場が遠方にあるため、現地のビジネスホテルに宿泊する必要があるという場合、飲食代のほかホテルの宿泊費も会議費にできることは言うまでもありません。
なお「1人当たり5,000円」という金額は、消費税込みで計算するのかという問題がありますが、これは普段の経理方式に従います。税込みで経理している会社なら、会議費として落とせる金額も税込み(消費税10％なら5,500円)で計算してください。
この記事を監修した税理士からのコメント
越智聖税理士事務所 - 愛媛県松山市天山
飲食代一つにしても、“誰と飲食した”か、“どのような内容”か、で適用する勘定科目が異なります。
又、一定の法人に至っては内容によっては経費にならない場合があり支払税金にも影響を及ぼします。
ポイントは“実態”と“記録”になります。
“実態”は飲食等がある都度どのような目的かをはっきりさせて、“記録”は“参加者は誰か？”“何人が参加したか”とか“どのような内容か”とかをメモ帳等に記録を残すことです。
以上の内容を踏まえ“実態”と“記録”をはっきりさせて適正な会計処理を心がけましょう！！
この記事を監修した税理士
越智聖税理士事務所 - 愛媛県松山市天山
越智聖（おちさとる）1980年愛媛県今治市生まれ。香川大学経済学部卒。大学卒業後愛媛県西条市の税理士事務所で12年間の勤務の間に税理士試験に合格し平成27年4月に愛媛県松山市にて独立開業。スタッフ5人。法人の顧問先102件、確定申告約130件（平成30年実績）相続税申告年間約5件。“人の為に動く”を経営理念とし、愛媛県で一番話しやすい税理士と言われている。
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