電子マニュアルとは、紙のマニュアルを電子化してオンライン上で編集や閲覧をできるようにしたもののことです。
最終更新日: 2024年04月23日
業務マニュアルや手順書を電子化することで、管理工数の削減やナレッジ共有の効率化など様々なメリットがもたらされます。ペーパーレス化の推進やリモートワークへの対応にあたり、マニュアルの電子化を進める企業が増えています。
この記事では、マニュアル電子化のメリットや手順、電子化におすすめのツールを紹介。電子化を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
マニュアルを電子化するメリット
マニュアルの電子化には、生産性向上につながる様々なメリットがあります。
- マニュアルの管理工数削減
- 複数人にオンラインで共有可能
- 検索機能で欲しい情報を素早く入手可能
- ペーパーレス化の加速
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マニュアルの管理工数削減
電子マニュアルは管理の環境や仕組みを、電子ファイルベースで整備できるのが最大の特徴です。サーバやソフトウェアにデータを格納できるので実物を配布する必要がなく、いつでもどこでも参照できます。紙のマニュアルで悩みがちな保管場所の確保も必要ありません。
最新版マニュアルの公開・アップデートもファイル更新ひとつで完了。修正や追記をスムーズに対応できます。マニュアルの差し替えや更新のアナウンスなど管理ルールさえ決めてしまえば、担当者がわざわざ管理工数を割く必要もなくなります。
複数人にオンラインで共有可能
電子マニュアルなら複数人にオンラインで即時共有が可能です。紙のマニュアルだと、複数の冊子を用意しない限りそうはいきません。リモートワークをしているメンバーへの展開はもちろん、支社や部門間、営業所や店舗間でマニュアルをすぐに共有することもできます。
マニュアル共有のしやすさは、社内のナレッジ共有を進めるうえで欠かせない要素のひとつです。マニュアル運用の習慣化を通じて、能力開発や生産性向上にもつなげられるでしょう。
検索機能で欲しい情報を素早く入手可能
電子マニュアルなら検索機能を活用して、ほしい情報を素早く入手可能です。
たとえばマニュアルそのものを探している場合は、ファイル名の検索で格納場所からすぐに探し出せます。マニュアルを読むうえでピンポイントに知りたい情報がある場合は、ページ内検索でキーワード検索をすることで目的の情報へ直接たどり着けます。
マニュアルや情報の参照に無駄な時間を費やす必要がなくなることで、業務効率の改善や能力定着といった効果が期待できます。
ペーパーレス化の加速
電子マニュアルはデータのまま保管・閲覧できるため、わざわざ紙に出力する必要がありません。ペーパーレス化を実現しやすく、印刷用紙代・印刷代・製本に関わる社員の人件費などをカットできます。
紙ベースのマニュアルはかさばるうえ、ページ数が多いと持ち運びの負担にもなります。電子マニュアルなら携行性も高く、荷物の邪魔になることもありません。スマホやタブレットを用いて出先で確認したり、自宅からパソコンでアクセスしたりすることも可能です。
マニュアルを電子化するデメリット
マニュアルの電子化には、デメリットといえる側面もあります。どのような点に注意が必要なのかを見ていきましょう。
システム障害の影響を受ける
クラウドサーバーでオンライン共有される電子マニュアルは、インターネット環境に依存します。システムに障害が起きたり、インターネット回線のトラブルなどが発生したりすると、マニュアルにアクセスできません。復旧までに時間がかかる場合、マニュアルを使う業務や確認作業は停止せざるを得なくなります。
またシステムの不具合によりマニュアルデータが破損した場合は、復元や作り直しが必要になることも考えられます。万が一の場合に備えてバックアップを取っておいたり、セキュリティレベルが高いサービスを選んだりするなどして対策しておくとよいでしょう。
複数のページやマニュアルを横断して参照しづらい
電子マニュアルは端末から確認する必要がある以上、複数のページやマニュアルを一度で参照することが難しいです。ページをめくって行き来したり、複数の冊子を広げて関連情報を探すといったアクションを取ることができません。
複数のページを行き来しなくても済むような構成にしたり、複数ウィンドウの切り替えを活用したりするなど、電子マニュアルならではの作成・閲覧手法が求められます。
マニュアルを電子化する手順
マニュアルを電子化する手順を紹介します。
- 電子化する目的の明確化
- 対象マニュアルの選定
- ツールの選定・準備
- マニュアルの電子化
- 定期的な更新
電子化する目的の明確化
まずは、マニュアルを電子化する目的を明確化しましょう。目的をあらかじめ明確にしておくことで、マニュアルの電子化が必要な業務の範囲や、最適な共有手段などがハッキリとします。
【目的の例】
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対象マニュアルの選定
目的が明らかになったら、対象マニュアルの選定を進めます。
「電子化によって目的を達成できるのかどうか」「電子化によって業務効率が上がるのかどうか」を念頭に置きながら、選定を進めましょう。優先度を決めながら対象マニュアルを選ぶことで、電子化をスムーズに進められます。
【対象マニュアルの選定例】
| 目的 | 選定方法 |
| 印刷コストを削減したい | 各部門の共通マニュアルを優先して選定 |
| 外出先や現場でマニュアルを確認したい | 営業部門・生産部門で使用しているマニュアルを選定 |
| リモートワークに対応したい | 各部門の主要マニュアルを幅広く選定 |
ツールの選定・準備
対象マニュアルの選定が完了したら、電子化に使用するツールの選定と準備を進めます。
マニュアルの電子化に使用するツールに求められる機能は「作成」「管理」「共有」の大きく分けて3つです。これらがひとつのツール上で完結する「マニュアル作成ツール」の活用が望ましいでしょう。
もちろん、WordやExcelで「作成」したマニュアルを、クラウドストレージ上で「管理」して、メールやビジネスチャットで「共有」することも可能です。ただし、このような運用ではファイルの管理や更新に余計な工数がかかってしまうケースが多いです。
マニュアルの電子化
ツール選定と準備が完了したら、マニュアルの電子化を進めていきます。
電子化には大きく分けて2通りの方法があります。自社の状況にあわせて選択しましょう。
| 方法 | 適したケース |
| 紙のマニュアルをスキャンする | 通常業務が忙しく、電子化に時間を割くのが難しい |
| 紙のマニュアルをテキストに起こす | マニュアルの更新が頻繁に発生する |
業務内容の変更など、マニュアルの更新は発生するケースがほとんどです。また電子マニュアルは、編集・更新のしやすさにこそメリットがあるといっても過言ではありません。マニュアルによって優先度を付けながら、文字起こしを進めていく方法がおすすめです。
定期的な更新
マニュアルを作成した後は、定期的な更新を続けましょう。実態に沿ってマニュアルの内容を最新の状態に保てるのは電子マニュアルならではのメリットです。
月に一度、四半期に一度などのタイミングで、マニュアルの見直しと更新を運用ルールとして設定しておくとよいでしょう。更新とあわせて対象部署への周知も運用ルールとして設定しておけば、情報共有の漏れもありません。
定期的な更新を続けることで、実務とマニュアルの乖離を防止しつつ、情報共有精度の均一化や業務品質の向上につなげられます。
マニュアルの電子化にはツールの活用がおすすめ
マニュアルの電子化をスムーズに進めるなら、マニュアル作成ツールの活用がおすすめです。
マニュアル作成ツールを活用すれば、マニュアルの作成から保管、共有までをひとつのシステム上で管理できます。
以下の記事ではおすすめのマニュアル作成ツールを、各製品の特徴や機能で徹底比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
マニュアルの電子化で生産性の向上を
マニュアルの管理工数削減や複数人へのオンライン共有など、様々なメリットがあるマニュアルの電子化。社内業務の効率化や業務精度の向上、スピードアップにもつながります。
マニュアルを電子化できるようになった今、その機能は「単なる手順の共有」に収まりません。ナレッジの蓄積やスキルの共有など、業務品質を改善していくうえで欠かせない情報を集約するひとつの「業務基盤」といえます。
電子化したマニュアルを運用して、生産性向上の実現を目指してみてはいかがでしょうか。
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