マニュアル作成ツールおすすめ10選

マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成を簡略化および自動化するためのツールです。見やすいフォーマットがあらかじめ複数登録されており、載せたいコンテンツや画像を選択するだけでマニュアルが完成します。

従来マニュアル作成といえばExcelやWord、PowerPointなどを使ってゼロから作るのが当たり前でした。しかし画像の配置や文章の作成、カラーリングなど面倒な手順が多く、マニュアル作成に時間が取られてしまった方も多いでしょう。

マニュアル作成ツールを使えば、面倒な手順なくマニュアルを作成でき、バージョン管理や従業員への配信なども可能です。管理部門や管理職にとっては大きな助けとなるでしょう。

マニュアルの品質向上

マニュアル作成ツールでは、誰にとっても見やすいマニュアルになるようテンプレートや素材が登録されています。ひと目で作業の工程がわかるよう画像を配置したり、必要に応じてテキストを補完したりできるので、マニュアルの品質が向上しやすくなるのがメリットです。

また誰が作っても同じクオリティのマニュアルにしやすいので、属人化を予防できます。「特定の従業員が作ったマニュアルでないと分かりにくい」「担当者が変わるとマニュアル作成のノウハウを引き継ぐのが大変」と感じている企業こそ、マニュアル作成ツールの導入を検討してみましょう。

マニュアル作成の時間短縮

最小限の工数でマニュアルを作成できるよう工夫されているツールが多いので、作成時間の短縮に貢献します。マニュアルを作る側の業務効率を改善しやすく、作成にばかり時間と手間を取られてしまうことがありません。

またカテゴリ別やバージョン別にマニュアルを管理できるので、管理工数を減らせることも魅力です。マニュアルの作成や管理に割く時間を省きたいときに、マニュアル作成ツールを活用していきましょう。

従業員へのマニュアル共有が容易に

マニュアル作成ツールに、チャットやメール、社内SNSなどを連携させればボタンひとつでマニュアルを共有できます。新たなマニュアルが作成されたときやバージョンが新しくなったときには、都度共有していきましょう。

他にもキーワード検索をしながら必要なマニュアルを探したり、関連度の高いマニュアルに目を通したり、従業員による自発的な閲覧を促進できるのもメリットです。社内に蓄積されたノウハウやナレッジを共有したいときは、一元管理に最適なマニュアル作成ツールを活用していくことがポイントです。

管理者による分析でマニュアルの改善が図れる

マニュアル作成ツールのなかには、管理者による分析ができるものがあります。誰がいつどのマニュアルにどのくらいの時間目を通しているか把握できるので、従業員ごとのスキル差を可視化したいときに便利です。見られていないマニュアルや分かりづらい項目は都度改善するなど、「見られるための工夫」をすることもできるでしょう。

多言語対応の有無

日本語だけでなく英語や中国語にも対応しているマニュアル作成ツールであれば、多国籍企業や外資系企業でも活用できます。自動翻訳機能や英語での字幕作成機能などが搭載されている場合、言語ごとにマニュアルを細分化する必要がありません。マニュアルの内容を更新しても自動で言語も切り替わるので、作成にかかる時間を短縮できることもメリットです。

またマニュアル作成ツールを使って海外向けの製品ガイドを作成することも可能です。海外向けの商材を提供したいときに、役立ちます。

希望するタイプのマニュアルを作れるか

まずは自社で作成したいマニュアルのタイプをリストアップしておきましょう。そのうえでマニュアル作成ツールの機能と照らし合わせ、希望するタイプのマニュアルを作成できるか検討するのがポイントです。

例えば動画マニュアルを大量に作りたいのであれば、tebikiがおすすめです。接客や機械操作などの業種で多く導入されているツールであり、スマホで動画を撮影するだけで手軽に動画マニュアルを作れます。また社内Wiki型のマニュアルを充実させたいのであれば、NotePMがよいでしょう。

マニュアル作成に必要な機能が揃っているか

マニュアル作成に必要な機能が漏れなく揃っているか、機能を比較してみましょう。テンプレートの種類やカラーバリエーション、検索機能の有無、音声認識や分析機能の充実度合いを比較すると、ツールごとの特徴が分かります。

DojoではすでにあるPowerPointやWordの取り込みもできるので、これまで作成してきたマニュアルを1から作り直す必要がありません。必要な部分だけ補完しながらDojo上に格納することができ、導入のハードルが低いことが特徴です。またVideotouchも複数の動画を組み合わせてひとつのマニュアルにするなど、多彩なカスタマイズができるのでチェックしてみましょう。

予算に見合っているか

マニュアル作成ツールごとの料金プランを確認し、予算に見合っているか試算することも大切です。まずは初期費用や月額費用を確認し、導入コストとランニングコストを試算してみましょう。その後、マニュアルを作成する量に応じて料金が変動するか、オプションの追加が必要かなど、細かなポイントを確認します。

予算と機能が適切かかいまいちわからない場合は、無料トライアル期間を活用するのがおすすめです。例えば、Dojoでは30日間の無料トライアル期間を用意しています。またZendeskでは14日間のトライアル期間に加え、スタートアップ企業を対象に6カ月無料プランを提供するなどオリジナリティある取り組みをしているのでチェックしてみましょう。

マニュアルを作る側も見る側も使いやすいか

マニュアルは社内の幅広い従業員が閲覧するため、何よりも「見やすい」ことが重要です。分かりやすいマニュアルを作れるかだけでなく、画面のデザインを始めとするユーザーインターフェースも重視しておきましょう。

直観的に操作できるユーザーインターフェースのツールであれば、「わからないことがあればマニュアルをチェックしよう」という意欲を促進できます。またマニュアルを作成する側にとっても、面倒な業務を短縮する効果を実感できます。

検索機能が豊富で欲しいマニュアルにすぐ辿り着けるZendeskや、モバイルでも閲覧しやすいマニュアルを作れるConfluenceなどは、閲覧する従業員側にもツールが浸透しやすいでしょう。

手厚い導入サポートがあるか

マニュアル作成ツールに不安がある企業は導入サポートが万全なマニュアル作成ツールを選ぶのが無難でしょう。導入サポートでは、初期設定の仕方はもちろんマニュアルの具体的な作成や共有の方法まで丁寧に教えてくれます。ヘルプデスクを完全無料かつ永年使えるEZLectureなどは、細かなことでも気軽に質問できるマニュアル作成ツールと言えるでしょう。またDojoもサポートの充実度に定評のある製品です。

ミツモアでは、マニュアル作成ツールの相見積もりを取得できます。金額だけでなく機能や特徴も一括比較できるので、自社に合ったツールの選定にお悩みの方はぜひ一度お試しください。

マニュアルと一口に表現しても、文章マニュアル、動画マニュアル、社内Wiki、社内FAQ、製品ガイド、eラーニング用教材など種類はさまざまです。誰にとってもわかりやすいマニュアルを短時間で作成するためにも、まずはツールごとの強みを比較してみるのがおすすめです。