マニュアル作成ツールおすすめ12選

マニュアル作成ツールとは、マニュアルや操作手順書の作成をPCおよびスマホで効率よく行えるツールです。目的別のテンプレートでマニュアルを作成できたり、画面キャプチャで視覚的な操作手順書が簡単に作れたりします。

動画マニュアルの作成にも対応しており、中にはスマホ1つで撮影から字幕生成、音声翻訳まで行える製品も。またマニュアルの作成に留まらず、共有や保管を行うプラットフォームとして活用できる製品もあります。

マニュアル作成ツール選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想のマニュアル作成ツールが見つかります。

マニュアル作成テンプレート

職種や用途などに合わせて選べる数種類のテンプレートを搭載しています。

例えば社内向けの業務マニュアルや操作説明書をはじめ、顧客向けのサービスマニュアル、新入社員向けの研修マニュアルなど様々なビジネスシーンに対応可能です。

いずれも雛形に沿って情報を埋めていくだけでよく、記載すべき項目や構成を考える手間が生じません。デザインやフォーマットも複数用意されており、組織やチームごとに統一できます。

画面キャプチャ

システムやアプリケーションの操作画面を、動画形式または画像形式でキャプチャできる機能です。

現場スタッフ向けに操作マニュアル動画を作成したり、PCの操作手順書を作成したりする場合に使います。

動画マニュアルの配信

スマホなどを使って動画マニュアルの撮影や編集を行える機能です。

具体的には撮影した動画の字幕や音声翻訳を自動で生成したり、テキスト形式のマニュアルや手順書に動画を挿入したりできます。

作成した動画マニュアルはQRコードやURLなどで簡単に共有可能です。いつどこにいても必要なマニュアルにアクセスできる環境を整えます。

マニュアルの保管

フォルダや階層に分けてマニュアルを管理できます。各マニュアルへのタグ付けやユーザー権限の付与など、細かな設定も可能です。社内FAQや社内ポータルとして、社内の情報共有やナレッジ蓄積に役立ちます。

マニュアル検索

システム内に保存したマニュアルを検索する機能です。全文検索やキーワードによる絞り込みなどができます。

閲覧状況の管理

マニュアルの閲覧状況を見える化して未読管理を行える機能です。検索履歴をログとして残せる製品もあり、社員が必要としている情報をもとにマニュアルの拡充が行えます。

作成したいマニュアルの種類に合わせて選ぶ

作成したいマニュアルの形式に適した製品を選びましょう。マニュアルの形式は大きく分けて「ドキュメント形式」や「動画形式」「システムの操作手順書」の3つがあります。

予算に合った製品を選ぶ

初期費用や月々のランニングコストを確認して、予算に見合っているか試算しておくことが大切です。マニュアルの作成本数に応じて料金が変動するか、オプション料金が必要かなど、細かなポイントも併せてチェックしましょう。

予算と機能の詳細がいまいちわからない場合は、無料トライアル期間を活用するのも1つの手です。

例えば「Dojo」では30日間の無料トライアル期間を用意しています。また「Zendesk」では14日間のトライアル期間と、スタートアップ企業向けの6カ月無料プランを提供中です。

作成者と閲覧者の双方が使いやすい製品を選ぶ

マニュアルは社内の幅広い従業員が閲覧するため、使いやすさが重要です。マニュアル閲覧画面の操作性や、視認性の良さに注目しましょう。

例えば検索機能が豊富で欲しいマニュアルにすぐ辿り着ける「Zendesk」や、モバイルでも閲覧しやすいマニュアルを作れる「Confluence」などは、閲覧する従業員側にもツールが浸透しやすいでしょう。

またテンプレート機能や画面キャプチャ機能といった、作成機能の使いやすさを確認することも大切です。マニュアル作成の担当者にとっても、質の良いマニュアルを素早く作成できることで大きなメリットを得られます。

サポート体制が充実した製品を選ぶ

マニュアル作成ツールの導入に不安がある企業は、サポート体制が万全な製品を選ぶのがおすすめです。導入サポートでは、初期設定の仕方はもちろんマニュアルの上手な作成方法や共有方法まで丁寧に教えてくれます。

例えばヘルプデスクを完全無料かつ永年使える「EZLecture」などは、細かなことでも気軽に質問できるマニュアル作成ツールです。また「Dojo」もサポート体制が充実しており安心して利用できます。

マニュアルの品質向上につながる

マニュアル作成ツールには、テンプレート機能や画像キャプチャ機能が搭載されています。作業工程がひと目でわかる画像を配置したり、必要に応じてテキストを補完したりできて、マニュアルの質が向上することがメリットです。

また作り手によらずマニュアルのクオリティを維持しやすく、属人化の予防につながります。「特定の従業員が作ったマニュアルでないと分かりにくい」「担当者が変わるとマニュアル作成のノウハウを引き継ぐのが大変」といった悩みを解決する心強いツールです。

マニュアルの作成と管理を効率化する

最小限の工数でスピーディーにマニュアルを作成できる点が大きなメリットです。作成にばかり時間を取られることもなく、見た目と内容がしっかり整ったマニュアルを作る余裕が生まれます。

またカテゴリ別やバージョン別にマニュアルを管理できるので、管理工数を減らせることも魅力です。必要な時に最新のマニュアルへ素早くアクセスでき、業務効率の向上につながります。

従業員へのマニュアル共有が容易になる

マニュアル作成ツールに、チャットやメール、社内SNSなどを連携させてボタンひとつでマニュアルを共有できます。新たなマニュアルが作成されたときやバージョンが新しくなったときに漏れなく周知可能です。

またキーワードでマニュアルを検索したり、タグ付けしたりと従業員による自発的な閲覧を促進できるのもメリットと言えます。社内に蓄積されたノウハウやナレッジを共有したいときは、一元管理に最適なマニュアル作成ツールを活用していくことがポイントです。

管理者による分析でマニュアルの改善が図れる

マニュアル作成ツールのなかには、管理者による分析ができるものがあります。誰がいつどのマニュアルにどのくらいの時間目を通しているか把握できるので、従業員ごとのスキル差を可視化したいときに便利です。

見られていないマニュアルや分かりづらい項目は都度改善するなど、「見られるための工夫」をすることもできるでしょう。

多言語に対応できる

英語や中国語など複数言語に対応しているマニュアル作成ツールが多数あり、多国籍企業や外資系企業でも活用できます。

自動翻訳機能や英語での字幕作成機能などが搭載されている製品なら、言語ごとにマニュアルを細分化する必要がありません。マニュアルの内容を更新した際も自動翻訳されるので、全ての従業員に時差なく周知できる点もメリットです。

マニュアル作成ツールを使って海外向けの製品ガイドを作成することも可能です。海外向けの商材を提供したいときにも役立ちます。

マニュアル作成ツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりのマニュアル作成ツールが見つかります。

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