法人カードで経費精算を行う5つのメリットを解説！手順も紹介

法人カードを使うと、現金精算や個人カードと比べて経費精算が楽になります。経費精算にかかる手間や時間の悩みも解消されるでしょう。法人カードで経費精算を行うメリットや手順をわかりやすく解説します。

法人カードで経費精算を行う5つのメリット

法人カードによる経費精算は、効率化につながる様々なメリットがあります。

• 経費精算の手間を削減できる
• 口座や明細書を一元管理できる
• ミスや不正がなくなる
• キャッシュフローが安定する
• 豊富な付帯サービスを受けられる

経費精算の手間を削減できる

法人カードを使うと、現金の受け渡しや小口現金精算が不要になり、経費精算の手間を大きく削減できます。

小口現金精算のために金融機関へ行く手間が省け、現金の管理をしなくてよくなるので、時間のロスを減らせます。立て替え払いが不要になることで、経理担当者だけでなく従業員の利便性が上がるところもポイントです。

法人カードと会計ソフトを連動すれば、カードの使用データがリアルタイムで反映されます。経費精算書や領収書のチェックや仕訳作業などが簡略化され、手間をかけずに仕事を終えられるようになります。

口座や明細書を一元管理できる

法人カードは個人カードとは違って口座や利用明細書を一元管理でき、プライベートと完全に分けて管理できるところがメリットです。

個人カードでは企業が口座や利用明細書の管理をすることはできません。しかし法人カードを使用した場合は一元管理ができ、いつどこで誰が使用したものなのか一目で把握できます。

クレジットカードでの決済は利便性が高く、素早く会計できるところも魅力です。特にECサイトで仕事に必要なものを購入する機会が多いなら、あった方が便利です。

クレジットカード決済をすれば、代引きや銀行振り込みなどの手数料がかからなくなり、経費を抑えることにもつながります。

ミスや不正がなくなる

法人カードと会計ソフトや経費精算システムを連携をすれば、必要事項が自動で入力されます。そのため手作業によるミスがありません。経費精算における入力ミスや記載もれなどがなくなり、仕事の効率がよくなります。

また法人カードは、不正ができない経費精算体制を整えるためにも効果的です。内容・金額・日付などを明細書で確認できるので、データの改ざんや不正の防止に役立ちます。

事業に関係のない経費の申告や、支出以上に水増しして請求するなどの問題行動がなくなり、より大きな不正を未然に防ぐ役割も期待できます。

キャッシュフローが安定する

法人カードを使うと支払日が統一され、キャッシュフローを把握しやすくなるところもメリットです。経費を都度精算する場合、口座のお金を一定に保つのが難しくなります。

支払日がバラバラの状態だと口座の残高確認や入金をする回数が増え、効率がよくありません。法人カードを使って支払日をまとめれば、キャッシュフローが安定し経理業務がスムーズになります。

支払い間近になって慌てて入金する状態では、未払いや遅延のリスクがあることも問題です。もし支払いが遅れれば信用問題に関わりますし、延滞金を払うなどのデメリットも発生します。

豊富な付帯サービスを受けられる

クレジット会員限定でさまざまな付帯サービスを受けられる点も、法人カードを使用するメリットの1つです。内容はカード会社によって異なりますが、多くのクレジットカード会社で、ビジネスシーンに役立つ特典が用意されています。

例えば出張時に使える、ビジネスホテルやレンタカーの優待・割引サービスや、旅行損害保険などの便利なものが豊富です。急な出張時もこうしたサービスを利用すれば、必要な予約が取れます。また利用金額に応じたポイントがたまるところも魅力です。

法人カードで経費精算を行う際の手順

法人カードを使い始める前に、法人カードを利用した経費精算の手順を押さえておきましょう。カード発行の段階から、利用開始後の社内での承認の手順までを紹介します。

法人カードの申し込みと発行

希望のクレジットカード会社に法人カードの発行申し込みを行い、必要書類を提出して審査を受けます。必要書類は、「登記簿謄本」や「代表者の本人確認書類の写し」などです。

提出方法は郵送かウェブ上にアップロードするかを選べる形式になっていることが一般的です。クレジットカード会社によって異なりますが、審査を通ってからカードが届くまで1週間～1カ月程度かかります。

複数の従業員が利用する場合、社員カードを発行する手続きも行いましょう。メインの法人カードとは違い、社員カードは審査が不要となっているケースがほとんどです。

発行可能な枚数はクレジットカード会社によって異なります。スムーズに手続きするため、あらかじめ必要な枚数をチェックしてから申し込みましょう。

経費精算書を上司に提出し承認を受ける

カードが手元に届いたら配布を行い、経費の精算に使用してもらいます。管理システム上で、利用者とカードの情報を紐付けするのを忘れないようにしましょう。

精算時は法人カードの利用履歴や領収書をもとに、経費精算書を作成します。まずは直属の上司に経費精算書を提出し、承認を受ける流れです。

支払いの証拠として、「レシート」もしくは「クレジットカード売上票」などを提出すると社内ルールで決まっている場合は添付します。

経理担当者が申請内容と明細書を確認

各部署の上司が内容を確認後、経理部門に経費精算書を提出します。申請内容をもとに利用明細をチェックし、問題がなければ承認しましょう。

その後は支払日までに指定口座に引き落とし額を入金するだけです。立替金を精算処理するための現金の計算・受け渡し・管理がなくなるので、経理担当者の負担を軽減できます。

経理担当者の作業は、利用明細と経費精算書の内容が合っているかを確認する程度です。人的なミスで、経費精算書と実際の支出額が合わなくなるといった心配もありません。負担が減る分、他の作業に集中できるようになるでしょう。

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法人カードで経費精算を行う際の注意点

法人カードは便利ですが、使用前に押さえておきたい点もあります。コスト面や支払い方法での注意点を紹介します。

年会費が必要

法人カードは個人カードと違って年会費がかかる点に注意しましょう。年会費はクレジットカード会社によって異なり、1,000円程度のものから数万円程度のものまでさまざまです。

年会費は毎年固定で出ていくものなので、総合的なコストを把握した上で利用しましょう。安い方がよいと考えがちですが、利用限度額や社員カードの発行数をよく確認して、ニーズに合うものを選ぶことが大事です。

利用限度額や社員カードの発行数が足りなければ、結局は現金による精算が入り混じることになり、法人カードの利便性を十分に生かせない結果になります。

1回払いのみが一般的

法人カードは分割払いやリボ払いには対応していないことが一般的です。上限額が設定できるので使いすぎは防げますが、従業員に事前に1回払いのみであることを周知して、計画的に経費を使うようにしましょう。

また貸し倒れを防止するために、キャッシングの機能は付いていないケースがほとんどです。ただしクレジットカード会社によっても条件が異なります。事業資金が必要なときは、ビジネスローンや法人カードローンを検討しましょう。

法人カードと経費精算システムの連携がおすすめ

経費精算システムとの連携は、法人カードの便利な特徴の1つです。自社が使用しているシステムと連携ができないものだと、思ったようなメリットを感じられないかもしれません。

経費精算システムと連携すると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

カード利用データが自動で取り込まれる

法人カードと経費精算システムを連携させると、利用明細書の内容を自動で取り込めるようになります。連携していない場合は、手入力をしなければならないので効率が悪く、人的ミスが起こる可能性があります。

ミスがあると修正や確認の手間がかかるなど、よいことがありません。メリットを最大限に生かすために、法人カードと経費精算システムを連携させましょう。使用しているシステムによって、連携可能なクレジットカードの種類は異なります。

カードとの連携ができるものでも、銘柄によってはサポート外となっているケースもあります。システム担当者とも相談し、自社で使用しているシステムに対応したものを選びましょう。

法人カードを経費精算で上手に使うポイント

法人カードを経費精算で上手に活用するためのポイントを紹介します。

利用ルールを設定する

法人カードを使う前に利用者・利用範囲・管理方法など、法人カードを使用するルールを定めましょう。「利用目的が不明な場合はカードを渡さない」「クレジットカード売上票を提出する」などのルールを作り、使用者がそれを守らせることがポイントです。

個人利用が不可というのは当然のことながら、どこからどこまでが経費として認められるのか、共通した認識を持っていないと混乱する原因になります。

法人カードの導入と同時に、これまでの経費精算のルールを点検し直し、さらに運用しやすい形に改定しましょう。ルールを決めて終わりではなく、従業員に周知し徹底させることも大事です。

カードごとに上限額を設ける

あらかじめ設定されている法人カードの利用限度額を超えてしまうと、その月はカードでの支払いができなくなってしまいます。

また上限額の割り振りを間違えると、1カ月当たりの引き落とし額が高額になるリスクもあります。部署によって必要な金額が違うので、担当業務を考慮し、カードごとに使用可能な金額を決めることがポイントです。

上限額があまりに少ないと、結局は現金で精算することになります。必要な分だけは使えるように、適切な額を設定しましょう。

法人カードで経費精算の効率化を

法人カードを使うと経費精算の手順が減り、仕事の効率がよくなります。自社で使用している会計システムや経費精算システムと連携できるものを選べば、経費の内容や金額が自動で入力されるので、入力ミスの心配もありません。

カードによってはビジネス向けのさまざまな特典を受けられるものもあり、出張時のホテル予約などにも役立ちます。個人カードとは違い年会費が必要な点や、分割払いができない点には注意しましょう。

どのクレジットカード会社を利用するかによって、詳細な条件が異なります。申し込み手続きをする前に、年会費の額、社員カード発行枚数、利用限度額、特典の有無などを十分に確認しましょう。

法人カードを経費精算に活用して、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。