法人カードを使うと、現金精算や個人カードと比べて経費精算が楽になります。経費精算にかかる手間や時間の悩みも解消されるでしょう。法人カードで経費精算を行うメリットや手順をわかりやすく解説します。
最終更新日: 2024年09月11日
法人カードとは
法人カードとは、企業や個人事業主に対して発行されるクレジットカードのことです。限度額が個人向けカードよりも大きく、1回の使用ごとに経費精算をするのではなく、毎月まとめて精算することで効率化につながるでしょう。カード会社によっては、法人カードの引き落とし口座に法人口座を指定できます。
法人カードにもゴールドやプラチナといったランクがあり、それぞれ年会費や付帯サービスが異なります。どの法人カードをつくるか決める際は、吟味しましょう。
法人カードはビジネスカードとコーポレートカードの2種類ある
法人カードには「ビジネスカード」と「コーポレートカード」の2種類があります。一般的にビジネスカードは中小企業や個人事業主向け、コーポレートカードは大企業向けと分類されます。クレジットカード自体の機能に大きな違いはありません。
法人カードは代表者本人が申し込みをするため、それ以外の従業員などが利用することはできません。従業員が使用するには、追加カードを発行する必要があります。
法人カードは経費精算に役立つ
法人カードは経費精算の際に役立ちます。社員の個人立て替えを減らし、経費の透明性を高めます。法人カードを利用することで、利用明細が自動的に電子データとして取得され、手作業による入力ミスを防げます。さらに、経費の分類やレポート作成も容易になり、会計処理の効率が向上するでしょう。結果として、企業は経理業務をより迅速かつ正確におこなうことが可能となります。
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法人カードで経費精算をおこなう6つのメリット
経費精算システムと連携できる
法人カードは経費精算システムと連携でき、カード利用明細が自動的にシステムに取り込まれるため、手動での入力作業を減少させ、エラーを防ぎます。経費管理をリアルタイムで正確におこなえ、透明性も向上します。さらに、経費項目の自動分類やレポート作成が迅速化でき、経理部門の業務効率を向上させられる点もメリットです。経理部門もそれ以外の従業員も時間節約を実現できるでしょう。
経費精算の手間を削減できる
法人カードを使うと、現金の受け渡しや小口現金精算が不要になり、経費精算の手間を削減できます。小口現金精算のために金融機関へ行く手間が省け、現金の管理をしなくてよくなるので、時間のロスを減らせます。立て替え払いが不要になることで、経理担当者だけでなく従業員の利便性が上がるところもポイントです。
法人カードと会計ソフトを連動すれば、カードの使用データがリアルタイムで反映されます。経費精算書や領収書のチェック、仕訳作業などが簡略化され、手間をかけずに仕事を終えられるようになります。
口座を一元管理できる
法人カードを導入することで従業員の個人経費を統括し、複数の口座やカードの利用を一括で管理することが容易になります。結果として、経費の流れが明瞭になり、経理部門が予算やキャッシュフローの把握を簡単におこなえます。
また、管理にかかる負担削減や不正防止にも寄与します。データが一元化されることで、経理部門が迅速に正確な決算処理をおこなえるため、業務効率が向上し、企業全体の経費管理が最適化されます。
ミスや不正のリスクが減る
法人カードと経費精算システムを連携すれば、必要事項が自動で入力され、手作業による入力ミスを減らせるでしょう。自動入力のため不正ができない経費精算体制を整えるためにも効果的です。内容・金額・日付などを明細書で確認できるので、データの改ざんや不正の防止に役立ちます。
事業に関係のない経費の申告や、支出以上に水増しして請求するなどの問題行動がなくなり、大きな不正へと発展する前に防ぐ役割も期待できます。
キャッシュフローが安定する
法人カードを使うと支払日が統一され、キャッシュフローを把握しやすくなるところもメリットです。経費を都度精算する場合、口座のお金を一定に保つのが難しくなります。支払日がバラバラの状態だと口座の残高確認や入金回数が増え、効率がよくありません。法人カードを使って支払日をまとめれば、キャッシュフローが安定し経理業務がスムーズになります。
支払い間近になって慌てて入金する状態では、未払いや遅延のリスクがあることも問題です。もし支払いが遅れれば信用問題に関わりますし、延滞金を払うなどのデメリットも発生します。
優待・割引サービスなどの付帯サービスを受けられる
クレジット会員限定でさまざまな付帯サービスを受けられる点も、法人カードを使用するメリットの1つです。内容はカード会社によって異なりますが、多くのクレジットカード会社からビジネスシーンに役立つ特典が用意されています。
たとえば、出張時に使えるビジネスホテルやレンタカーの優待・割引サービス、旅行損害保険などがあります。急な出張時もこうしたサービスを利用すれば、出費を抑えて予約を取ることができます。また、利用金額に応じたポイントやマイルが貯まるところも魅力です。
法人カードで経費精算をおこなう際の注意点
法人カードは便利ですが、使用前に押さえておきたい点もあります。費用面や支払い方法での注意点を紹介します。
年会費が必要
法人カードは個人カードと違って年会費がかかる点に注意しましょう。年会費はクレジットカード会社によって異なり、1,000円程度のものから数万円程度のものまでさまざまです。
年会費は毎年固定で出ていくものなので、総合的な金額を把握した上で利用しましょう。安い方がよいと考えがちですが、利用限度額や社員用の追加カードの発行数をよく確認し、ニーズにあうものを選ぶことが大事です。
利用限度額や追加カードの発行数が足りなければ、結局は現金による精算が入り混じることになり、法人カードの利便性を十分に生かせない結果になります。
1回払いが一般的
法人カードは分割払いやリボ払いには対応していないことが一般的です。上限額が設定できるので使いすぎは防げますが、従業員に事前に1回払いのみであることを周知して、計画的に経費を使うようにしましょう。
また貸し倒れを防止するために、キャッシングの機能は付いていないケースがほとんどです。ただしクレジットカード会社によっても条件が異なります。事業資金が必要なときは、ビジネスローンや法人カードローンを検討しましょう。
プリペイド式の場合、対応していないサービスもある
プリペイド式やデビットカードの法人カードの場合、オンラインでは使えない場合もあります。オンラインでは残高や身分の確認ができないためです。幅広く使える法人カードを希望する場合は、プリペイド式やデビットカードではなくクレジットカードを導入しましょう。
利用可能限度額を超えると使えない
利用限度額を超えているときも、法人カードは利用できません。従業員向けに複数枚の追加カードが発行されている場合は、すべての利用額を合算して利用限度額内である必要があります。そのため、あまり法人カードを利用していない場合でも、ほかのカードの利用状況によっては使用不可の場合があります。
利用限度額上限まで利用した場合は、法人カードの引き落としが終わるまで待たなくてはなりません。滞りなく引き落としが実施されると、また利用できるようになります。
引き落とし日が過ぎても利用できないときは、一度引き落とし用の口座に入金されているのか会社の経理担当者などに確認してもらいましょう。
海外出張などで一時的に利用限度額を増やしたいときは、クレジットカード会社に連絡し、一時的に利用限度額を増やしてもらうことができます。
法人カードで経費精算をおこなう際の手順
法人カードを使い始める前に、法人カードを利用した経費精算の手順を押さえておきましょう。カードの発行から社内での承認までの手順を紹介します。
法人カードの申し込みと発行
希望のクレジットカード会社に法人カードの発行申し込みをおこない、必要書類を提出して審査を受けます。必要書類は「登記簿謄本」や「代表者の本人確認書類の写し」などです。
提出方法は、郵送かウェブ上にアップロードするかを選べる形式になっていることが一般的です。クレジットカード会社によって異なりますが、審査を通ってからカードが届くまで1週間から1カ月程度かかります。
複数の従業員が利用する場合、社員向け追加カードを発行する手続きもおこないましょう。メインの法人カードとは違い、追加カードは審査が不要となっているケースがほとんどです。スムーズな手続きのため、あらかじめ必要な枚数をチェックしてから申し込みましょう。
経費精算書を上司に提出し、承認を受ける
クレジットカードが手元に届いたら配布をおこない、経費として購入する際に使用してもらいます。管理システム上で、利用者とカードの情報を紐付けするのを忘れないようにしましょう。
精算時は法人カードの利用履歴や領収書をもとに、経費精算書を作成します。まずは直属の上司に経費精算書を提出し、承認を受ける流れです。
支払いの証拠として、「レシート」もしくは「クレジットカード売上票」などを提出すると社内ルールで決まっている場合は添付します。
経理担当者が申請内容と明細書を確認
各部署の上司が内容を確認後、経理部門に経費精算書を提出します。申請内容をもとに利用明細をチェックし、問題がなければ承認しましょう。その後は支払日までに指定口座に引き落とし額を入金するだけです。立替金を精算処理するための現金の計算・受け渡し・管理がなくなるので、経理担当者の負担を軽減できます。
経理担当者の作業は、利用明細と経費精算書の内容があっているかを確認する程度です。人的なミスで経費精算書と実際の支出額があわなくなるといった心配もありません。負担が減る分、ほかの作業に集中できるようになるでしょう。
法人カードと経費精算システムの連携がおすすめ
経費精算システムとの連携は法人カードの便利な特徴の1つです。法人カードを経費精算システムと連携させると、クレジットカードの利用明細をそのまま取り込めるため業務の手間を軽減できます。入力ミスや書類の紛失といったリスクを心配する必要はありません。
一旦取り込んだデータは改ざんできないため、不正利用の防止にもつながるでしょう。また、書類などの紙媒体にデータを残す必要がありません。印刷する費用や時間も削減できます。
次の記事ではおすすめの経費精算システムを紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。
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