経費精算のキャッシュレス化は、企業の業務効率を飛躍的に向上させる重要なステップです。紙の領収書管理や手入力の負担を軽減し、より迅速かつ正確な精算が可能になります。
最終更新日: 2024年11月01日
本記事では、キャッシュレス化を実現する具体的な手法をご紹介し、その実践で得られる数々のメリットと、導入時に気を付けるべきポイントについて詳しく解説します。
キャッシュレス化によって、経費管理の手間を省き、業務の生産性を高めましょう。
キャッシュレス化がすすむ経費精算業務
中小企業においては、依然として紙ベースの経費精算が主流であり、これが多くの課題を引き起こしています。手作業による領収書の整理や小口現金の管理は、時間と労力を大幅に消耗し、計算ミスやデータ管理ミスのリスクを伴います。
また、紙ベースでは経費支出のリアルタイム把握が難しく、資金管理やキャッシュフローの予測に支障をきたすことが多いです。さらに、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正があり、これに対応するためには業務のデジタル化がますます重要になっています。
これらの課題を解決し、業務効率を向上させるために、経費精算業務のキャッシュレス化が必要です。キャッシュレス化により、手間のかかる作業の削減、ミスの防止、そしてデータのリアルタイム管理が可能となり、企業全体の生産性向上と経費削減につながるからです。
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経費精算をキャッシュレス化する方法
経費精算のキャッシュレス化は、大きく2つの側面からアプローチできます。まず、経費の支払い時点でキャッシュレス化を図る方法があります。そしてもう1つの側面は、従業員への経費精算です。
以下でそれぞれについて詳しく解説します。
経費の支払いをキャッシュレス化する
経費の支払いをキャッシュレス化することは、現金を使用せずに電子的な手段で支払いを処理することを指します。
この方法を導入することで、現金管理に伴う煩雑な手続きを減らし、支出の透明性と効率性を高めることができます。
法人カードを利用する
法人カードを導入することで、全ての経費が自動的に電子記録され、手動でのデータ入力が不要になり、経理業務のキャッシュレス化を実現できます。
また、月々のカード明細を利用して、経費の詳細な追跡と分析が容易になるため、不正利用の防止やコスト管理の向上にも寄与します。さらに、ポイントやキャッシュバックといった特典も享受できる場合があり、費用対効果の面でもメリットがあります。
キャッシュレス決済代行サービスを利用する
キャッシュレス決済代行サービスの利用は、従業員による立替払いを避け、直接的な支払い手段を提供する方法です。このサービスを活用することで、企業は経費をその場でデジタル化し、迅速な支払いと記録を同時に行うことができます。
従業員は立替の必要がなく、経理担当者は、管理や精算にかかる負担を大幅に軽減できます。また、支出状況をリアルタイムで確認でき、予算管理とコストの最適化に対する貢献が期待されます。
ICカード・プリペイドカードを利用する
ICカードやプリペイドカードの利用は、経費管理をスムーズにし、特に交通系ICカードは通勤や出張の交通費管理に役立ちます。これらのカードは、事前にチャージした金額を利用するため、無駄遣いを防ぎやすく、支払いは瞬時に記録されます。
交通系ICカードを使用することで、電車やバスの利用履歴が自動的にデジタル化され、経費報告が簡素化されます。用途ごとにカードを使い分けることで、経費の透明性を高め、不正防止と経費削減の両方を実現することが可能です。
従業員への経費精算をキャッシュレス化する
従業員への経費精算をキャッシュレス化するのは、現金のやり取りを減らし、電子的な支払い手段を活用することです。これにより企業の経費処理はよりシンプルかつ効率的になります。
立替経費を銀行振込にする
立替経費を銀行振込で処理することは、従業員と経理担当者の間での現金やり取りを排除し、小口現金の取り扱いを削減する方法です。従業員が経費を立て替えた際、会社からの返金を銀行振込で行うことで、現金管理の手間を大幅に軽減できます。
これにより、現金紛失や不正使用のリスクを低減し、経費の透明性と正確性を高めます。銀行振込を通じての処理は、電子記録として管理されるため、経費追跡が容易になります。結果として、経理業務の効率化が実現し、企業全体の資金管理がスムーズに進みます。
次の記事ではおすすめの経費精算システムを紹介しています。経費精算のキャッシュレス化を検討しているなら、ぜひ合わせてご覧ください。
経費精算をキャッシュレス化する5つのメリット
経費精算のキャッシュレス化には以下の5つのメリットがあります。
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小口現金の管理の手間がかからなくなる
一般的に企業は、いつでも業務に必要な備品を購入できるよう、いわゆる「小口現金」と呼ばれる少額の現金を用意しているのではないでしょうか。
しかし小口現金の管理には手間がかかり、現金の盗難や紛失が発生する可能性もあるため、負担に感じている経理担当者は少なくありません。
経費精算のキャッシュレス化を実現すれば、両替のために銀行へ行ったり、金庫の小口現金を数えたりといった日々の管理業務が不要になります。
必要な備品があれば、法人カードや電子マネーなどで購入すればよいので、テレワークやリモートワークにも柔軟に対応できます。
計算ミスが少なくなる
現金での経費精算がメインの場合、従業員や経理担当者の計算ミスによって、正確な精算ができなくなる可能性があります。
しかし小口現金を中心に、経費精算の一部をキャッシュレス化すれば、正確かつスピーディーな経費管理が可能になり、ミスや従業員側の不正を防げます。
「いつ」「何に」「いくら」使ったかの履歴をチェックしやすい
クレジットカードや電子マネーの場合、利用履歴の一覧が残るため、いつ何にいくら使ったのかチェックするのが簡単です。
問題のある利用をしっかり確認・修正できるので不正利用などのトラブル防止にもつながります。
キャッシュフローに余裕ができる
クレジットカードによるキャッシュレス化を行った場合、支払いまでの期間があるため、その分キャッシュフローに余裕を持つことができます。
すぐに支払う必要がなく、実際に購入した日から引き落とし日まで1カ月程度かかるのが一般的です。
特典やポイントが利用できるサービスもある
キャッシュレス決済を実現できる法人用クレジットカードの中には、一般消費者向けのカードと同様、使用するたびにポイントが貯まったり、さまざまな特典を得られたりするものがあります。
うまく活用すれば、ポイントで備品をお得に購入したり、特典を利用して従業員の出張費を抑えたりといったことも可能です。
特定の店舗で割引を受けられるカードもあるので、積極的に活用するとよいでしょう。
経費精算システムの人気製品
経費精算システムで定評のある人気製品を紹介します。
楽楽精算
- 累計導入社数が1万5,000社以上（2023年9月時点）を突破
- カスタマイズ性が高く、自社に合わせたデザインで利用できる
- 専任のスタッフが助けてくれるなど、サポートが充実している
「楽楽精算」は紙やエクセルでの経費精算から脱却することをコンセプトに設計されています。累計導入社数は1万5,000社以上（2023年9月時点）と信頼度も高いです。
カスタマイズの自由度が高く、申請項目やフォーマット、承認フローなどを簡単に設定できます。自社に合ったシステムを構築しやすく、業務フローを変える必要もありません。
また大きな特徴として、サポートが充実しています。たとえば専任スタッフがメールや電話で、丁寧に対応してくれます。「経費精算システムをはじめて利用する」「製品を使いこなせるか不安」といった企業におすすめです。
| 無料プラン | – |
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| スマホ対応 | 〇 |
| 関連記事：楽々精算の特徴・評判・料金・機能｜ミツモア |
マネーフォワード クラウド経費
- 経費の申請・承認をスマホで完結できるので、利便性が高い
- 申請の不備を指摘するアラート機能で、ミスない経理業務を実現
- PASMOなどのICカードの履歴から交通費の申請を行える
「マネーフォワード クラウド経費」は個人利用から大企業への導入まで、幅広く対応しているクラウド型の経費精算システムです。
また入力ミスを伝えるアラート機能が搭載されているのも特徴的です。たとえば「領収書の添付ができていない」など、申請の不備について教えてくれます。申請の段階でミスに気づけるので、2度手間になることがないでしょう。
またICカードを読み込むためのアプリも用意されています。アプリを利用することで、PASMOやSuicaなどのカード情報を取り込めるので、効率的に交通費の申請が可能です。
| 無料プラン | – |
| 無料トライアル期間 | 1カ月間 |
| ユーザー数 | 50名まで |
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| 関連記事：マネーフォワード クラウド経費の特徴・評判・料金・機能｜ミツモア |
ジンジャー経費
- 申請から承認まですべてオンラインで完結
- スマホアプリで社外からでも申請ができる
- 無料トライアルでは担当者が運用イメージを説明し、導入後のミスマッチをなくしてくれる
「ジンジャー経費」は申請・承認は全てオンラインで完結でき、仕訳やFBデータの作成も自動化できます。
さらにスマートフォンアプリにも対応しています。外出先や出張先の空いた時間を使って、効率的に経費申請ができるのも魅力的な点です。
無料トライアルの際は担当者が運用イメージを説明してくれるため、導入前に自社に合っているかをしっかりと考えられるでしょう。
| 無料プラン | – |
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| 関連記事：ジンジャー経費の特徴・評判・料金・機能｜ミツモア |
経費精算をキャッシュレス化する際の注意点
キャッシュレス化によって業務が効率化されるといっても、いきなりキャッシュレス決済を導入することは危険です。導入を成功させるためにも、運用ルールやリスクについて理解しておきましょう。
移行期間を必ず設ける
キャッシュレス決済の導入には十分な期間を設け、段階的に運用することが大切です。
周知が十分ではない段階で運用を始めると、現場の混乱やミスが発生し、かえって手間がかかることがあります。
段階的な運用に関しては、まずは役職者や経費精算の多い部署から運用を始め、徐々に対象者を増やしていきましょう。
しっかりと手順を踏んで導入すれば、スムーズにキャッシュレス化を進めることができますよ。
盗難や不正利用などのリスク対策をおこなう
従業員の裁量でクレジットカードを使用できる場合は、特にカードの盗難や不正使用には十分に注意しましょう。本来経費に計上できない費用はないか、こまめに確認し管理することが大切です。
またカードの所在を常に管理し、異変があればすぐに使用を停止するといった盗難対策に取り組みましょう。
経費精算のキャッシュレス化を実現させ、業務を楽にしよう
経費精算をキャッシュレス化するメリットや方法、導入する際の注意点などを解説しました。社会的にキャッシュレス化が浸透する中、企業の経費精算でもキャッシュレス化が進められています。
キャッシュレス化によって正確な経費精算が可能になり、従業員の手間も軽減できます。
法人用カードや電子マネーと連携できる経費精算システムも数多くあるので、この機会にシステムの刷新を検討してみてください。
自社の環境に合ったキャッシュレス決済を導入し、経理業務を少しでも楽にしましょう。
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経費精算システムを活用すれば、経費精算のキャッシュレス化を効率的に進められます。
とはいえ、経費精算システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのサービスを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。
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