近年の生活に根付いてきたキャッシュレス化により、経費精算にもキャッシュレス決済を導入する企業が増えています。しかしまだ小口現金での管理を行っている企業が多いのも事実。
最終更新日: 2023年12月20日
実際に「小口現金での管理がめんどくさい…」「経理業務を少しでも楽にしたい…」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、経費精算をキャッシュレス化するメリットや方法、導入する際の注意点などを詳しく解説します。経費精算をキャッシュレス化し、業務の効率化を図りましょう！
経費精算をキャッシュレス化する5つのメリット
経費精算のキャッシュレス化には以下の5つのメリットがあります。
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小口現金の管理の手間がかからなくなる
一般的に企業は、いつでも業務に必要な備品を購入できるよう、いわゆる「小口現金」と呼ばれる少額の現金を用意しているのではないでしょうか。
しかし小口現金の管理には手間がかかり、現金の盗難や紛失が発生する可能性もあるため、負担に感じている経理担当者は少なくありません。
経費精算のキャッシュレス化を実現すれば、両替のために銀行へ行ったり、金庫の小口現金を数えたりといった日々の管理業務が不要になります。
必要な備品があれば、法人カードや電子マネーなどで購入すればよいので、テレワークやリモートワークにも柔軟に対応できます。
計算ミスが少なくなる
現金での経費精算がメインの場合、社員や経理担当者の計算ミスによって、正確な精算ができなくなる可能性があります。
しかし小口現金を中心に、経費精算の一部をキャッシュレス化すれば、正確かつスピーディーな経費管理が可能になり、ミスや社員側の不正を防げます。
「いつ」「何に」「いくら」使ったかの履歴をチェックしやすい
クレジットカードや電子マネーの場合、利用履歴の一覧が残るため、いつ何にいくら使ったのかチェックするのが簡単です。
問題のある利用をしっかり確認・修正できるので不正利用などのトラブル防止にもつながります。
キャッシュフローに余裕ができる
クレジットカードによるキャッシュレス化を行った場合、支払いまでの期間があるため、その分キャッシュフローに余裕を持つことができます。
すぐに支払う必要がなく、実際に購入した日から引き落とし日まで1ヵ月程度かかるのが一般的です。
特典やポイントが利用できるサービスもある
キャッシュレス決済を実現できる法人用クレジットカードの中には、一般消費者向けのカードと同様、使用するたびにポイントが貯まったり、さまざまな特典を得られたりするものがあります。
うまく活用すれば、ポイントで備品をお得に購入したり、特典を利用して社員の出張費を抑えたりといったことも可能です。
特定の店舗で割引を受けられるカードもあるので、積極的に活用するとよいでしょう。
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経費精算をキャッシュレス化する方法
経費精算業務をキャッシュレス化する具体的な方法を紹介します。今から紹介する3つを組み合わせるとより業務の効率化を図れますよ。
法人向けのクレジットカードを利用する
近年は法人契約できるクレジットカードが続々登場しており、法人ならではの特典が得られるサービスも増えています。
業務に必要な備品やサービスを購入する場合、クレジットカードで決済することで、現金を手元に置いておく必要がなくなり、経理担当者の負担を軽減できます。
さらにクレジットカードを使用し続ければポイントも貯まっていくので、有効に活用しましょう。
各種電子マネーを導入する
交通系の電子マネーや流通系の電子マネーを導入すれば、社員の経費精算にかかる手間を一気に削減できます。
電車通勤している社員の多い企業や出張の多い職場などでは、交通系ICカードの導入によって、交通費の精算を自動化できるようになります。
社員側は移動に使った経路と費用を計算して申請する手間がなくなり、管理側は申請が正しくなされているか確認する手間をなくせるので、組織全体の業務効率を向上できるでしょう。
経費精算システムを活用する
キャッシュレス決済に対応した経費精算システムは当たり前になってきているので、積極的を検討しましょう。
経費精算にかかる作業を効率化できるため、内部統制の強化や働き方改革にもつながります。
電子マネーと連携できるシステムならば、社員が使用した時点で自動的に経費精算処理が可能になるので、管理側だけでなく、社員側も恩恵を受けられます。
次の記事ではおすすめの経費精算システムを紹介しています。経費精算のキャッシュレス化を検討しているなら、ぜひ合わせてご覧ください。
経費精算をキャッシュレス化する際の注意点
キャッシュレス化によって業務が効率化されるといっても、いきなりキャッシュレス決済を導入することは危険です。導入を成功させるためにも、運用ルールやリスクについて理解しておきましょう。
移行期間を必ず設ける
キャッシュレス決済の導入には十分な期間を設け、段階的に運用することが大切です。
周知が十分ではない段階で運用を始めると、現場の混乱やミスが発生し、かえって手間がかかることがあります。
段階的な運用に関しては、まずは役職者や経費精算の多い部署から運用を始め、徐々に対象者を増やしていきましょう。
しっかりと手順を踏んで導入すれば、スムーズにキャッシュレス化を進めることができますよ。
盗難や不正利用などのリスク対策を行う
従業員の裁量でクレジットカードを使用できる場合は、特にカードの盗難や不正使用には十分に注意しましょう。本来経費に計上できない費用はないか、こまめに確認し管理することが大切です。
またカードの所在を常に管理し、異変があればすぐに使用を停止するといった盗難対策に取り組みましょう。
キャッシュレス化の方法は統一させる
どんな方法でキャッシュレス化を進めるにしろ、方法を統一することは重要です。キャッシュレス化の方法を混在させてしまうと、かえって経費精算の手間が増える恐れがあります。
企業によって適切やキャッシュレス決済は異なるため、企業の現状を把握し、最適なシステムを導入しましょう。
経費精算のキャッシュレス化を実現させ、業務を楽にしよう
経費精算をキャッシュレス化するメリットや方法、導入する際の注意点などを解説しました。社会的にキャッシュレス化が浸透する中、企業の経費精算でもキャッシュレス化が進められています。
キャッシュレス化によって正確な経費精算が可能になり、社員の手間も軽減できます。
法人用カードや電子マネーと連携できる経費精算システムも数多くあるので、この機会にシステムの刷新を検討してみてください。
自社の環境に合ったキャッシュレス決済を導入し、経理業務を少しでも楽にしましょう。
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