企業の業務データはもちろん、個人ベースでも効率的に情報管理ができるデータベース管理ソフトが注目を集めています。
最終更新日: 2024年02月14日
導入メリットや使い方、おすすめの管理アプリを紹介するとともに、そもそもデータベースとは何か、基本的なポイントをチェックしてみましょう。
データベースとは？
そもそもデータベースとは、どういうものでしょうか？日常的に使っている用語ではあるものの、いざ説明するとなると、難しいと感じる人は多いでしょう。
データベースとは、ユーザーが必要なデータを検索して利用したり、追加したりするための情報の集まりを指します。主にコンピューター上に構築された専用のストレージ領域を指す場合が多いですが、電話帳や住所録なども広義にはデータベースの一種です。
ただし、企業が導入・運用しているものは、データを蓄積しておくストレージに加えて、それを制御するための管理システムを合わせた概念として使われる場合がほとんどです。
データベースの役割
データベースは、情報を有効かつスムーズに活用するために導入されるのが一般的です。特に企業の場合、顧客データや商品データなど、業務に必要な情報を必要なタイミングで利用できるように導入されます。各所に散らばっていた情報を一カ所で管理することで、情報の検索コストの削減や業務効率化を実現できるのです。
データベースが求められる理由
企業がデータベースを求める理由は、主に次の3点です。
- 業務に関するデータが膨大なため
- 複数人が同時にデータを利用するため
- 業務効率化を図るため
顧客に関するデータや商品データ、取引先の情報など、業務に必要なデータが多種多様で、膨大な量になるため、データベースによって一元管理している企業は多いでしょう。さらに、複数人で同時にデータを利用しなければならない場面も多く、業務の生産性を上げるために導入する意味もあります。
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データベース管理アプリでできること
データベース管理アプリとは、その名の通り、データベースの作成や管理をスムーズに行うための専用アプリです。現在、さまざまなアプリがリリースされていますが、いずれも次の2項目の機能を基本としています。
データベースを作る
大量のデータをセキュアに保管するためのデータベースを作成できるのが、管理アプリの特徴です。Excelなどのスプレッドシートなどで情報を管理する場合、どうしても容量が多くなると管理がしづらくなりますが、専用アプリの場合、容量が多くなってもデータの検索や追加・削除などが高速かつ簡単にできます。
さらに自動バックアップ機能を持っているアプリもあるので、逐一データの保存をする必要がなく、ユーザーのミスやトラブルによってデータを失ってしまうリスクを軽減できます。
各種データの加工・分析
データベースに保存されているデータは自由に加工や分析ができます。情報の紐づけも行えるので、大量のデータの中から必要なものをピックアップして分析を加えることが可能です。
必要な顧客データを抽出して分析することで、自社のマーケティングやセールスに活かすことができます。アプリによってはCSVのダウンロード(アップロード)機能やデータを集計してグラフやチャートを表示できるものもあります。
データベース管理アプリのメリット
アプリによって特徴や強みは違ってきますが、一般的にデータベース用アプリは次のようなメリットがあります。導入前に、具体的にどういった機能を持っているか必ず確認しておきましょう。
データ検索・利用の簡略化
データをすぐに検索・利用できるのが、データベースアプリの最大のメリットです。パソコンを使った業務では、保存しているデータ量が膨大になると必要なデータを見つけづらくなり、作業が滞ってしまうケースは珍しくありません。
そこでデータベース管理ソフトを導入すれば、膨大な量のデータを検索・編集しやすい状態で保存できるため、ユーザー側が具体的な保存場所を知らなかったとしても、必要なデータをスムーズに検索し、利用することが可能です。
個人事業主が一人で利用する場合もメリットがありますが、複数人で膨大なデータを利用する機会が多い企業ほど、より大きなメリットを享受できるでしょう。
データの同時利用が可能
複数のユーザーが同じデータを同時に利用できるのも、データベース管理アプリのメリットです。企業では、チームでデータを同時に編集しなければならないケースも出てくるため、あるユーザーがデータにアクセスしている状況で、他のユーザーがデータを利用できないとなると、どうしても作業が非効率になってしまいます。
データベース用のアプリならば、ユーザーのデータ更新がすぐに反映されるため、複数人が同時にアクセスして作業をした場合でも、データを壊すことなく整合性を保つことが可能です。
また、データへのアクセス権限を付与できるアプリもあるので、無関係なユーザーが勝手にデータにアクセスして編集・更新してしまう状況を防げます。
自動でバックアップができる
データベースアプリの中には、保存されているデータを自動でバックアップする機能を持っているものもあります。
コンピューターを使って編集をする電子データは、ユーザーのミスやシステムのトラブルなどによって、いつの間にか消失してしまうリスクをはらんでいます。不正アクセスの被害に遭ってしまう危険もあるでしょう。
そういった場合に備えて、データベース管理ソフトには、最新データをバックアップする機能があり、トラブルが起こった際にも、すぐにデータの復旧ができるメリットがあります。
事前にしっかりと設定をしておけば、ユーザーが逐一手動でバックアップを取る必要がなく、アプリが自動でバックアップしてくれるので手間がかかりません。
ただし、すべての管理アプリが自動バックアップ機能を持っているとは限らないため、導入前にバックアップ機能が実装されているか確認するようにしましょう。
スマホで使えるデータベース管理アプリ
それでは、スマートフォンで使えるデータベース管理アプリを紹介します。基本的にAndoroid端末用のアプリとなっていますが、デスクトップ環境でも利用可能です。
Memento Database
Memento Databaseは複雑なデータの管理にも対応できる、カスタマイズ可能なデータベースアプリです。表計算ソフトの形式でデータを登録できるのに加え、Android端末用のアプリではあるものの、Google Driveのスプレッドシートと同期できます。
データの集計やチャートの作成、グループ化や柔軟なデータ分析が可能で、複数のAndroid端末とデスクトップパソコンなどからアクセスができるため、チームでデータを共有するのにも便利です。
MobiDBデータベース
MobiDBデータベースは、ユーザーが自由にカスタマイズできる方法でデータの記録ができるアプリです。ビジネスユースはもちろん、個人の料理レシピやDVDコレクションなどの情報をデータベース化するのにも有効で、さまざまなテンプレートを使用することで、必要なデータをすぐに取り出すことができます。
作成したデータライブラリは、他の端末から使用したり、外部システムにエクスポートしたりも可能です。無料版のアプリもあるので、まずは使い勝手を確認してみると良いでしょう。
EZデータベース
EZデータベースは、プログラミングやSQLなど、専門知識がなくても、端末から独自のデータベースを簡単に作成できるアプリです。ユーザーが自ら定義したデータ構造を使用でき、さまざまな種類のデータを保存・編集できます。
データベースの初心者が利用しやすいシンプルな設計になっているものの、ビジネスユースに求められる機能も実装されており、データテーブルをCSVでエクスポートすることも可能です。基本無料で利用できるので、ビジネスで活用する場合は、実際に使用感を確かめてから本格導入を検討することをおすすめします。
おすすめのデータベース管理ソフト
次に、基本的にパソコンで利用するタイプのデータベース管理ソフトを紹介します。
kintone
kintoneはサイボウズ社が提供しているアプリ構築サービスです。ノンプログラミングで企業の日常業務に求められるデータベースが作成でき、各所にバラバラに存在しているExcelデータやメールデータ、紙の書類などのデータを一元的に管理できるようになります。
さらに、チームメンバー全員の仕事を「見える化」する機能が実装されており、ワークフロー機能やログ管理機能で、仕事の進捗状況も確認できるのが特徴です。
既に自社で使用しているExcelファイルやCSVファイルなどを簡単にデータベース化でき、必要に応じてデータの集計やグラフ化も直感的な操作で行えます。スマートフォンからの利用もできるので、テレワークなどでも重宝するでしょう。
Canbus
Canbusは業務データを効率的に蓄積し、自由に共有・活用ができるデータベースです。基本となるWebデータベースに加えて、顧客管理や勤怠管理、会計、ワークフロー管理などの業務に求められる機能が集約されており、ドラッグ＆ドロップを中心としたノンプログラミングでアプリの作成ができます。
営業からマーケティング、経理業務まで幅広い領域で活用でき、データに基づいた合理的な経営管理に役立ちます。無料体験版も利用できるので、実際にどういった機能を利用できるのか確認してみましょう。
楽々Webデータベース
楽々Webデータベースは、住友電工情報システム社が提供しているExcelファイルを簡単にデータベース化できるソフトです。Excel上では不可能だったファイル共有やアクセス制限などの設定が可能で、Excelファイルを取り込むだけで簡単にWebアプリとして活用できるのが特徴です。
近年、広がりを見せているクラウド型のスプレッドシートとは違い、大容量データの蓄積や共有化ができるので、膨大なExcelファイルを業務で活用している企業におすすめできます。無料トライアル版も用意されています。
データベース管理アプリの活用でデータ運用の効率化を
データベース管理アプリの概要と、主な機能を紹介しました。データベース管理アプリは大量のデータを高セキュアに保存・管理ができ、必要に応じて加工や分析が可能です。
データベース管理ソフトという言い方もされますが、アプリと銘打っている場合はスマホアプリとしてリリースされている製品が多く、ソフトの場合はパソコン用のソフトウェアという位置付けになっています。
いずれも業務で利用するデータを効率的に管理・運用することが可能ですが、機能や特性が違っているので、よく確認した上で、自社に合ったシステムを導入するようにしましょう。
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