自社の固定資産を適切に使用し、減価償却や税金を正しく計算するためには、固定資産管理を行う必要があります。正しい知識を身に付けておけば、経理担当がスムーズに申告業務を行えるでしょう。固定資産管理の必要性や業務の流れについて解説します。
最終更新日: 2024年03月14日
固定資産管理の基礎知識
固定資産管理とは何か、まずは基本を押さえておきましょう。固定資産管理の必要性についても解説します。
固定資産管理の意味とは
簿記上の資産は、固定資産・流動資産・繰延資産の三つに大別されます。このうち、一定の金額以上かつ1年を超えて使用する予定の資産が固定資産です。
機械や備品などの固定資産を保有する企業は、償却資産税と呼ばれる税金を納めなければなりません。固定資産税の一部である償却資産税を正しく申告するために、固定資産の情報を把握する作業が固定資産管理です。
償却資産税の対象となる固定資産には、機械設備や車両運搬具など販売目的で保有していないものが該当します。土地や建物も固定資産であり、固定資産税が課税されますが、償却資産ではありません。
固定資産管理の必要性
機械設備などの償却資産は、時間が経つと数が多くなるため、管理が甘くなりがちです。まだ使用できるものを新しく買い替えて無駄が発生したり、古い設備を使用し続けて社員がけがをしたりするなど、さまざまなリスクが生まれます。
固定資産管理を行うことで、これらのようなリスクの防止に役立てることが可能です。償却資産を長期間適切に使用し続けるためには、徹底した管理が必要になります。
資産を適切に管理していれば、不必要な固定資産の処分が可能です。必要最小限の資産のみが残るため、固定資産税の節税にもつなげられます。
実態に即した減価償却を行えるようになる点も、固定資産管理を行うメリットです。固定資産管理台帳に記入した資産の状態や耐用年数を基に計算すれば、より正確な減価償却を行えます。
固定資産には3種類ある
固定資産は大きく三つに分類されます。それぞれに該当する具体的な資産や、減価償却する主な資産を覚えておきましょう。
目に見える資産「有形固定資産」
会社が事業で使用する固定資産のうち、物理的な実体を持ち目に見える資産のことを「有形固定資産」といいます。土地・建物・機械設備類・車両運搬具などが代表例です。
有形固定資産の中でも、建物や機械設備類など、時間が経つにつれて劣化していくものを「減価償却資産」と呼びます。減価償却資産は購入年に一括で経費計上せず、数年～数十年にわたり少しずつ処理するのが基本です。
土地は経年劣化しないため、非減価償却資産として扱い、取得した金額で一括経費計上します。販売目的で所有している土地は、事業で使用しないことから、そもそも有形固定資産に該当しません。
形のない「無形固定資産」
無形固定資産とは、事業のために使う固定資産の中でも、実体を持たない資産を指します。特許権・商標権・営業権などの「権利」や、買収された企業が持つ「のれん」は、代表的な無形固定資産です。
パソコンなどにインストールして使用する「ソフトウェア」も、無形固定資産に含まれます。パッケージタイプのものを購入したとしても、実体がない資産として扱わなければなりません。
無形固定資産も減価償却資産と非減価償却資産に分けられます。ソフトウェアや特許権は技術の進歩に伴い価値が下がるため、減価償却資産として扱われる資産です。時間が経っても価値が減少しない借地権や電話加入権は、非減価償却資産に分類されます。
有形、無形以外の「投資その他の資産」
有形・無形固定資産に該当しない固定資産が「投資その他の資産」です。企業が1年を超えて投資する資産などが該当します。
子会社や関連会社の株式・長期貸付金・出資金など、特定企業への影響力を強めるために資本を直接投下する投資は、投資その他の資産です。長期保有の有価証券や投資不動産など、会社の余剰資金を長期運用するための投資も含まれます。
差入保証金・長期前払費用・保険積立金といった、投資目的ではなく他に適切な区分がない資産も、投資その他の資産です。これらの資産は全て非減価償却資産に分類されます。
固定資産管理の業務内容
固定資産管理ではどのようなことを行えばよいのか、業務の大まかな流れを紹介します。スムーズに業務を進めるためのポイントも押さえておきましょう。
固定資産管理業務の流れ
固定資産管理で最初に行う作業は、資産の詳細な内容を記載する固定資産管理台帳の作成です。リース資産を保有しているなら、リース物件管理台帳も作成しなければなりません。
台帳を準備できたら、固定資産ごとに管理ラベルを貼付して台帳とひもづけます。資産の購入や廃棄を正確に把握できるよう、各部署に申請書を配布する作業も重要です。
台帳通りに適切な管理が行われていることを確認するため、年1～2回のペースで棚卸しを実施する必要もあります。申請書と台帳を照らし合わせるだけでなく、実際に現物を確認しながら台帳と照合していくことが大切です。
固定資産管理のポイントを押さえる
固定資産管理業務を適切に進めていけるよう、社内で統一したルールを決めておきましょう。仕組みとしてしっかりと機能させるためには、ルールの徹底した共有が大事です。
固定資産を管理する部署では、現物の日常管理を徹底させる必要があります。資産を移動・処分する際に申請がなければ、あるはずのない資産を計上し続けることにもなりかねません。
各部署の責任者に強い管理意識を持ってもらい、現場でもルールを周知させることが重要です。現場の責任者にはルールだけでなく、固定資産管理を行う意味や目的も理解してもらいましょう。
固定資産管理台帳の作り方をチェック
固定資産管理台帳の具体的な作成方法を解説します。現物台帳と兼用することの重要性も理解しておきましょう。
記載項目を決めておく
固定資産管理台帳には、記載項目に関するルールがありません。自社で管理するために必要な記載項目を決めておく必要があります。
台帳に載せる一般的な項目は、固定資産番号・資産名・資産区分・取得年月日・取得価格・個数・管理部署・設置場所・耐用年数・償却方法・償却率・減価償却費です。
資産区分・耐用年数・償却率の項目については、内容が法律により細かく規定されています。その他の項目は、管理のしやすさを重視した記載を意識しましょう。
エクセルで固定資産管理台帳を作る方法
固定資産管理台帳はエクセルでの作成が可能です。エクセルで台帳を作成すれば、初期費用やランニングコストを抑えられる上、さまざまなパソコン環境で利用できます。
自社管理するための記載項目を決めたら、行と列のどちらかに固定資産番号を記載し、もう片方に他の記載項目を並べましょう。固定資産ごとの情報を管理しやすくなります。
エクセルの使い方に慣れていない場合は、ネット上にある無料テンプレートを使用するのもおすすめです。記載項目を変更するだけで簡単にカスタマイズできます。
会計ソフトの利用も有効
エクセルで台帳を作成するのが面倒なら、会計ソフトの利用も検討しましょう。無料・有料にかかわらず、多くの会計ソフトには固定資産管理台帳の作成機能が備わっています。
税務申告書の作成までサポートしてくれる点が、会計ソフトを使用する大きなメリットです。仕訳も自動で行ってくれるものが多いため、手間を省きたい人は重宝するでしょう。
ただし、エクセルで作成する台帳と同様、固定資産管理業務を大幅に効率化するものではありません。入力作業や税務申告をサポートしてくれる程度です。
現物台帳があると効率的
固定資産管理台帳は、減価償却の計算や固定資産税の算出を主な目的として作成するものです。管理する情報も、これらの目的を達成するための情報に特化しています。
一方、固定資産管理台帳には、メンテナンスを行った時期や詳細なコンディションまでは基本的に記載しません。実態に即した管理をしにくい点がデメリットです。
税務調査が行われる場合は、現物の使用状況や管理コストなども説明する必要があります。実態ベースでの資産管理も意識するなら、現物台帳があるとより効率的です。
現物台帳とは、経費計上の対象となる物品を、固定資産も含めて管理するものです。使用状況やコンディションなどを詳細に記録できるため、固定資産管理台帳との兼用を検討しましょう。
負担を減らすにはシステムの検討を
固定資産管理業務の負担を軽減したいなら、専用のシステムを利用するのがおすすめです。導入するメリットやシステムの選び方について解説します。
システムを導入するメリット
固定資産管理システムを使えば、社内の固定資産情報を一元管理できるようになります。資産ごとの取得・廃棄情報をはじめ、減価償却状況や現物の詳細なコンディションをすぐに把握することが可能です。
会計ソフトと連動させることで、管理作業を一本化できるため、業務の効率化も期待できます。最新の税法や会計基準に合わせて自動処理してくれる点もメリットです。
固定資産管理システムでは承認プロセスが明確になるため、内部統制も強化されます。ログイン時の認証やログ管理により、ミスや不正の防止効果があることも特徴です。
固定資産管理システムの選び方
システムを選ぶ際は、税制改正に対応したアップデートが行われるかをチェックしましょう。自動更新機能がない場合、税率や項目の修正に時間や手間がかかってしまいます。
償却計算機能の充実度を確認することも重要です。減価償却計算方法が自社基準と合致していれば、業務の大幅な効率化につながります。
自社と同じような業種・規模の企業に導入実績があるなら、安心して利用できる可能性が高くなります。システム利用時のトラブルに対し、迅速に対応してくれるサポートがあるかどうかも確認しましょう。
固定資産管理をしっかり行おう
固定資産管理とは、減価償却の計算や税金の算出を正しく行うために、固定資産の情報を把握する作業です。固定資産管理台帳を作成し、社内で確実にルールを共有して進める必要があります。
エクセルや会計ソフトでも業務を行えますが、かなりの手間や時間を要することがデメリットです。専用のシステムを導入し、効率的に固定資産管理業務を遂行しましょう。
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